Организация труда руководителей и специалистов на предприятии

    Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Не следует покрывать стол стеклом, так как его блестящая поверхность вредно действует на зрение. На приставке (слева) можно разместить компьютер, телефоны и другие предметы, которые могут занимать много место на рабочем столе. Приставка спереди рабочего стола нужна для официального приема 1 -3 посетителей.

    Стол  для совещаний должен быть рассчитан  на определенное количество человек (как  правило, количество участников конференций, планерок (5 -7 человек) + 2 свободных места). Стулья вокруг стола для конференции не должны быть слишком комфортабельными или неудобными. Оптимально - обыкновенные стулья с мягким сиденьем.

    Зона  отдыха предназначена для неофициальных  приемов и отдыха руководителя.

    Рабочий кабинет можно также дополнить  стендом, где будут располагаться образцы производимой продукции. Также необходимы большие настенные часы, которые были бы видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы, продуманное цветовое оформление, все это создает комфорт и уют, а значит, помогает в работе.

    Конечно же, рабочий кабинет руководителя СПК «Енганаевский» не отвечает полностью этим нормативам и правилам. Форма кабинета имеет прямоугольную форму общей площадью 26 квадратных метров. В кабинете мебель очень старая и не удобная: рабочий стол обычный письменный, стул деревянный с мягкой обивкой. Параллельно столу руководителя стоит длинный полированный стол с 10 деревянными стульями для проведения совещаний. Справа от стола находится двухстворчатый шкаф для одежды. На столе находятся телефон, канцелярский набор и еженедельник, компьютер отсутствует.

 Кабинет бухгалтерии обставлен тремя письменными столами, которые находятся возле окон. Форма кабинета прямоугольная общей площадью 18 квадратных метров с соотношением сторон 1:3. Справа от столов стоят два шкафа и сейф. На столах бухгалтеров лежат 12 разрядные калькуляторы и канцелярские наборы. Также в бухгалтерии находится ксерокс Саnоn 330.

  Обеспеченность  оргтехникой слабая, требуется приобрести как минимум 2 компьютера, так как вести бухгалтерский учет без компьютера не эффективно, а руководитель без компьютера как без рук. 
 

     2.3.Аналш  структуры рабочего  времени руководителей и специалистов, выявление причин его потерь.

 
 Руководители  и специалисты располагают определенным фондом рабочего времени в течение дня. Продолжительность рабочего дня руководителя строго не лимитирована, но все же ограничена и необходимо спланировать свою работу таким образом, чтобы рабочий день не растянулся на 14-15 часов.

    Прежде  всего необходимо отметить, что производительность руководителя в течении рабочего дня различна. Так пик производительности приходится на период между 10 и 11 часами. Затем производительность падает. После обеда (между 12 и 13 часами) производительность несколько возрастает, но после 14 часов заметно идет на спад. В соответствие с этим необходимо важные решения принимать в период максимальной работоспособности.

    Руководитель  должен тщательным образом планировать  свой рабочий день. Для этого лучше всего подходят графики работы. В таких графиках сразу отводиться определенное время в течение дня на выполнение каких-либо повторяющихся действий. Например: проведение совещаний в 9°° продолжительностью 15 минут, прием посетителей с 13°° до 14°° и т.д. Оставляется резерв времени на непредвиденные ситуации. Соблюдение графика не является строго обязательным, но помогает рационально спланировать рабочее время. Руководитель должен постоянно контролировать, как выполнены запланированные задачи, а также делать анализ использования рабочего времени и узнать, не теряется ли оно по одним и тем же причинам. В результате руководитель лучше узнает самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов.

Рассмотрим таблицу10 и сравним фактический удельный вес управленческих функций с нормативным. 

Таблица 10 - Удельный вес функций управления.

    Председатель  СПК «Енганаевский» наибольший удельный вес своего рабочего времени тратит на функцию распорядительства, которая охватывает виды деятельности, относящиеся к постановке задач перед подчиненными и проверке их деятельности. Основными организационными элементами данной функции являются методика постановки задач, отдача распоряжений, проверка исполнения, работа с людьми и др. Относительное отклонение от норматива составило 135%. Удельный вес функции регулирования снизился по сравнению с нормативом на 27%. Функция организация является третьей по величине удельного веса и составляет 0,18, что на 38% больше от нормативного.

     Рабочий день у руководителя начинается по разному в зависимости от сезона. В своем кабинете он находится до обеда, затем уезжает неизвестно куда. Вначале рабочего дня он отдает распоряжение всем специалистам, проверяет их результаты прошедшего дня. После чего рассматривает входящие и исходящие документы.

    Телефон — важное средство эффективности  управленческого труда, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4% до 27% рабочего времени.

Все телефонные звонки должны проходить через секретаря, который перенправляет звонки в то или иное подразделение и переключает на руководителя, если звонки предназначены для него. Это позволит сэкономить время руководителя. Час его рабочего времени уходит на прием посетителей. Специалисты бухгалтерской службы практически сидят без работы, и через каждые десять минут пьют чай. Тоже самое происходит и со специалистами других подразделений.

Глава 3. Разработка предложений по улучшению организации труда

                  руководителей и специалистов.

3.1. Планирование рабочего  дня и недели.

    Одним из важных моментов рационализации затрат управленческого труда является его нормирование.

    Нормирование рабочего времени характеризует одну из сторон отношений людей в процессе производства и приобретает с прогрессом производства все большее значение. Нормы затрат рабочего времени работников управления должны совпадать с общественно необходимыми затратами труда и, как таковые, служить одним из инструментов сознательного осуществления закона экономии времени, повышения научного уровня планирования во всех сферах общественного труда. 

Таблица 11 - Структура фонда рабочего времени руководителей хозяйства по функциям управления.

    Планирование  рабочей недели у руководителей  должно осуществляться на основе данных таблицы 11.

    Рабочее время специалистов включает затраты  его на выполнение административных, технологических, экономических, и хозяйственных функций. Такая классификация затрат рабочего времени принята с целью приближения и унификации методик исследований фактически однородного труда инженерно-технических работников промышленности и специалистов сельского хозяйства.

    Исследования  показывают, что наибольший эффект получен в хозяйствах, где у специалистов время на выполнение отдельных функций распределено следующим образом: у агрономов - на административные функции - 10%; технологические- 55, экономические - 25 и хозяйственные - 10%; у экономистов соответственно -10,15,10,15%; у зооинженеров - 5,60,15%; инженеров -15,50,20,15%.

    Агрономы, к примеру, должны уделять планированию 8 - 10% рабочего времени, разработке агротехнических мероприятий - до 20 - 25%, внедрению научных достижений в производство - до 10-12, работе над специальной литературой - до 10%.

    Зооинженеры: племенной и лечебно - профилактической работе -25-30, разработке зооинженерных мероприятий-20-25; работе над специальной литературой - 10; планированию 10-12%; инженеры: эксплуатации МТП - 25-30, ремонту мобильных и стационарных установок - 10-15%; эксплуатации и оборудованию животноводческих ферм - 20-25; материально-техническому обеспечению -10-12, организационным вопросам использования техники - 8-10%.

 
3.2.Улучшение  информационного  обеспечения руководителей и специалистов.

    В современных условиях укрепляется  связь между сельскохозяйственными предприятиями и их партнерами по АПК, что в свою очередь вызывает рост объема информации и необходимость ее качественной переработки. Основными недостатками в организации информационного обеспечения руководителей и специалистов сельскохозяйственных предприятий и объединений являются следующие: несвоевременность получения и передачи необходимой информации; многочисленность различной документированной и недокументированной информации; дублирование; неграмотное оформление документов; низкая квалификация работников аппарата управления в вопросах делопроизводства, неумение многих из них грамотно составлять документы; слабая механизация работ по обработке различной информации и др.

    Документы и корреспонденция, в зависимости  от источника делится на: входящие и исходящие.