Организационные и межличностные коммуникации

абстрагированность от значения передаваемой информации (все внимание уделяется лишь ее количеству;

однонаправленный линейный характер коммуникативного процесса, отсутствие обратной связи.

Циркулярная (циклическая) модель коммуникации была предложена в работах У. Шрамма и Ч. Осгуда.

У. Шрамм считал, что коммуникацию нельзя рассматривать как линейное взаимодействие, поскольку это цикличный процесс и в ходе коммуникации ее участники (источник и получатель) периодически меняются ролями. Таким образом, коммуникация трактуется как двусторонний процесс связи, когда и отправитель, и получатель информации в равной степени взаимодействуют друг с другом, обмениваясь сообщениями (сигналами), в результате чего коммуникация превращается в диалог. Именно механизм "обратной связи" делает коммуникацию более эффективной.

Двухканальная модель речевой коммуникации была предложена отечественным психологом В. П. Морозовым, в которой коммуникация представлена как двухканальная система, но не в технологическом, а в психологическом смысле. В. П. Морозов представляет коммуникацию как двухканальный процесс, состоящий из вербального, речевого лингвистического и невербального экстралингвистического каналов.

Его теория основывается па схеме Шеннона, в которой любая система коммуникации представляет собой взаимодействие следующих основных частей:

источника информации (человека, передающего информацию);

сигнала (транслирует информацию в закодированном виде);

приемника или слушателя (обладает свойством декодировать информацию).

В данной модели была учтена роль функциональной асимметрии мозга человека, которая является физиологической основой независимости невербальной функции речи от вербальной.

Двухступенчатая модель коммуникации. Исследования роли масс-медиа показали, что через две недели воздействие полученного сообщения не падает, а, наоборот, возрастает. Это связано с обсуждением этих сообщений получателями информации с теми, кого называют "лидерами мнения". Так, из одноступенчатой модели коммуникации (СМИ - получатели) возникла двухступенчатая (СМИ - лидеры мнений - получатели). Если на первом этапе главным моментом становится передача информации, то на втором в действие вступает передача влияния. Отсюда последовал вывод о приоритетности межличностной над массовой коммуникацией при попытках убедить аудиторию.

Опора на лидеров мнения представляет собой опору па уже имеющиеся в данном сегменте общества социальные и коммуникативные сети, что гораздо более эффективно, чем создание каких-то новых сетей.

Теория "Спираль тишины/молчания". "Спираль тишины/молчания" разработана Э. Ноэль-Нойман. Согласно данной теории средства массовой коммуникации могут манипулировать общественным мнением за счет предоставления слова меньшинству вместо большинства.

По ее гипотезе человек, ощущающий себя в меньшинстве, не высказывает своего мнения, тем самым как бы присоединяясь к большинству. Когда же массмедиа корректируют картинку реального распределения, делая большинство меньшинством, оно замолкает. Таким образом, в массовой коммуникации оказывается представленной только одна сторона. Другая сторона в ответ замыкается в себе. Функция общественного мнения реализуется в социальном контроле. В результате из-за того, что человек не хочет оказаться в изоляции, он либо смещается на позиции большинства, либо молчит. В этой же области лежит отмеченное многими исследователями явление присоединения к победителю в процессе голосования. Э. Ноэль-Нойман пишет: "Дважды мне приходилось наблюдать "сдвиг последней минуты", давление общественного мнения, что приносило кандидату дополнительные 3-4% голосов. Лазарсфельд, будучи свидетелем этого явления, еще в 1940 г. во время выборов американского президента назвал его "эффектом оркестрового вагона", за которым следуют другие. Согласно же общепринятому объяснению, каждому как бы хочется быть с победителем, считаться тоже победителем". В основе этого явления лежит страх индивида, являющегося по своей природной сути существом социальным, оказаться в изоляции одиночества.7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3 Методы повышения качества коммуникационного процесса

3.1 Понятие эффективных коммуникаций

В ходе совместной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс коммуникации представить как процесс обмена информацией. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом. А одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации – это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать мысли понятными другому лицу.

Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, можно называть коммуникации связующим процессом.

3.2 Проблемы качества коммуникационного  процесса и принципы организации эффективной коммуникации

Многие теоретики и практики менеджмента согласны с утверждением, что коммуникации — главное препятствие на пути достижения целей организации. Основная причина низкой эффективности коммуникаций в организациях заключается в забвении факта, что коммуникация — это обмен. В ходе обмена обе стороны играют активную роль: недостаточно лишь передать информацию — необходимо, чтобы другая сторона восприняла ее.

Главная цель коммуникационного процесса заключается в обеспечении понимания передаваемой информации.

Выделяют восемь основных категорий коммуникационного процесса:

отправитель — человек (или группа), желающий сообщить информацию;

сообщение — информация, смысл и идея, которые хочет передать отправитель;

канал — способ, которым передается информация: устно, письменно, невербально, по телефону, через Интернет и т.п.;

код — система знаков и символов, посредством которой передается смысл сообщения. В качестве кода могут выступать слова, произнесенные вслух, написанный текст, жесты, мимика, условные сигналы и т.п.;

контекст — внешняя среда, обстановка, ситуация, наполненные индивидуально различимыми смыслами и ассоциациями;

получатель — человек (или группа), до которого отправитель хочет донести свое сообщение;

шумы (помехи) — все, что искажает смысл сообщения;

обратная связь — реакция (отклик) получателя на воспринятое им послание.

 

 

Таким образом, процесс коммуникации включает в себя несколько этапов:

формирование сообщения отправителем — формулирование идеи, осознание необходимости передать сообщение;

выбор канала связи и отображение сообщения с помощью системы кодов;

передача закодированного сообщения отправителем;

восприятие закодированного сообщения получателем;

расшифровка кода и формулирование идеи сообщения;

реакция на воспринятое сообщение.

 Важно  отметить, что вследствие несовершенства  кода, различий в интерпретации  контекста и воздействия шумов  на каждом этапе коммуникативного  процесса смысл воспринятого  сообщения может (существенно) отличаться  от начального, сформулированного отправителем.

Различают межличностные и организационные коммуникации. Если проблемы межличностных коммуникаций кроются в индивидуальных особенностях людей и контексте передачи сообщения, то основным фокусом организационных коммуникаций становится создание эффективной системы передачи сообщений.

Основные барьеры на пути межличностных коммуникаций:

барьеры восприятия — неоднозначность интерпретации смысла сообщения, что зависит от различий в индивидуальных контекстах. Чаще всего это проявляется в виде конфликтов между сферами компетентности и преград, обусловленных установками людей;

семантические барьеры — неоднозначность толкования смысловых оттенков слов, паралингвистических (интонация, тон, скорость) и невербальных факторов речи (жесты, мимика, поза, взгляд);

барьеры обратной связи — неэффективная обратная связь, не дающая отправителю достаточной информации о правильности восприятия его сообщения;

неумение слушать — люди чаще ориентированы на экспрессию собственного внутреннего мира, чем на восприятие и анализ внешней информации.

 Специалисты  по менеджменту сформулировали  десять правил эффективного слушания, которые помогают преодолеть  последний барьер:

прежде всего перестаньте говорить;

помогите говорящему раскрепоститься;

покажите, что вы готовы слушать;

устраните раздражающие моменты;

сопереживайте говорящему;

будьте терпеливы;

сдерживайте свой характер;

не допускайте споров и критики;

Задавайте вопросы;

и еще раз: перестаньте говорить.

 Существует  множество способов повышения  эффективности межличностных коммуникаций. Перечислим лишь некоторые:

проясняйте свои идеи до того, как начнете их высказывать (передавать другим людям);

будьте восприимчивы к возможным семантическим проблемам;

следите за выражением своего лица, жестами, позой, интонациями;

выражайте открытость и готовность понимать;

добивайтесь установления обратной связи, используя следующие приемы:

задавайте вопросы;

попросите собеседника пересказать ваши мысли;

оценивайте язык поз, жестов и интонаций собеседника, которые могут указывать на замешательство и непонимание;

контролируйте первые результаты работы;

всегда будьте готовы ответить на вопросы.

 

  Барьеры на пути организационных коммуникаций:

Искажение сообщений. Возможные причины: непреднамеренно, в результате затруднений в межличностных коммуникациях; сознательно, когда кто-либо из менеджеров среднего звена не согласен с сообщением и модифицирует его таким образом, чтобы сообщение отражало его интересы; в результате фильтрации; из-за статусных различий; из-за страха перед наказанием или при ощущении бессмысленности коммуникации;

информационные перегрузки — превышение реальных возможностей системы и входящих в нее людей обрабатывать информацию;

неэффективная структура организации — чем выше в организации вертикаль власти (количество иерархических уровней), тем больше вероятность искажения информации;

некомпетентность персонала — коммуникативная, профессиональная и методологическая;

неэффективный способ организации работ и распределения задач;

конфликты как между подразделениями, так и между людьми.

 Пути  повышения эффективности организационных  коммуникаций:

создавайте системы обратной связи;

регулируйте информационные потоки;

предпринимайте управленческие действия, способствующие облегчению обмена информацией по вертикали и горизонтали.

развертывайте системы сбора предложений;

используйте внутриорганизационные информационные системы: корпоративные печатные издания, стенгазеты, стенды, Интранет и т. п.;

применяйте достижения современных информационных технологий.

Следующие принципы являются полезными для организации эффективной коммуникации в организации, так как они концентрируют внимание на четырех решающих областях: качество сообщения, условия приема, поддержание целостности организованных усилий и использование преимуществ неформальной организации.

Принцип ясности.

Хотя о коммуникации часто думают просто как о сообщении для того, чтобы она обладала какой-то ценностью, она должна пройти испытание по принципу ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и передано таким образом, что может быть понято получателем.