Организационно-административный механизм в упавленческой деятельности

     Технология, инструмент  - более стабильная часть, чем система управления в целом. Может поменяться стратегия, политика, методика, исполнители, все это приведет к изменению системы управления и информационной системы. Простой пример – приход нового топ-менеджера. Новое управление, новые источники информации, новые способы работы с информацией, принятия решения и передачи управления. Но инструмент, например, существующая автоматизированная информационная система, может обеспечивать решение новых задач, при необходимости, с минимальной дополнительной настройкой. Какая-то часть дополнительной информации может вырабатываться экспертными методами, или с огрублением, или с меньшей периодичностью, чем это необходимо для работы нового руководителя.

     Таким образом, начинает накапливаться разрыв между информационными технологиями и потребностями системы управления. Плохо это или хорошо? До какого-то момента действует правило взаимовлияния  организационных и транзакционных издержек. Это правило говорит, что управленческий процесс порождает транзакционные издержки, которые увеличиваются прямо пропорционально росту числа  управляемых объектов.  Задача организационной структуры – снижать транзакционные издержки, но каждый элемент организационной структуры является управляемым объектом. Следовательно, попытки снизить транзакционные издержки с помощью организационных «вливаний» приводят к росту организационных издержек, и связанных с ними дополнительных транзакционных издержек. Очевидно, что существует граница, на которой слабость информационных технологий начинает оказывать существенное влияние на эффективность управления, вызывая лавинообразный рост организационных и транзакционных издержке.

     Заметим, кстати, что смена инструмента  всегда приводит к изменению в работе системы управления. Это весьма опасный для бизнеса момент. Очень часто попытка просто «обновить информационную систему» приводит к глубоким, плохо управляемым процессам реорганизации бизнеса. При этом  заранее оценить глубину изменений в организации, соответствия уровня развития организации в целом требованиям нового инструмента очень сложно, как и сложно провести сбалансированные изменения во всей системе управления.  Поэтому развитие автоматизированной информационной системы и административных механизмов так важно вести в составе портфеля проектов по целостному, целенаправленному развитию системы управления, и прежде всего - по подготовке  руководителей и исполнителей к применению этих инструментов. Часто ли вспоминают об этой задаче, приглашая сторонних консультантов?  Но эту задачу в этой статье мы не рассматриваем.  

2.3. Понятие и сущность организационного - административных методов государственного управления 

     В экономической литературе можно  встретить деление методов руководства на методы стимулирования и методы распорядительства. Методы распорядительства (организационно-распорядительного воздействия) базируются на использовании «обязывания», то есть разрешения или запрета на определенные действия или нормы поведения субъекта. Эти методы представляют собой инструмент, посредством которого развивается и конкретизируется, облекается в определенную форму управленческое воздействие субъекта. Они достаточно широко используются в организаторской деятельности руководителя на всех уровнях управления.

     Объективной основой использования организационно-административных (организационно-распорядительных) методов  управления выступают организационные  отношения, составляющие часть механизма  управления. Поскольку через их посредство реализуется одна из важнейших функций управления – функция организации, задача организационно-административной деятельности состоит в координации действий подчиненных. Никакие экономические методы не смогут существовать без организационно-административного воздействия, которое обеспечивает четкость, дисциплинированность и порядок работы коллектива. Важно определить оптимальное сочетание, рациональное соотношение организационно-административных и экономических методов.

     Подход, согласно которому сфера воздействия экономических методов расширяется только за счет вытеснения организационно-административных методов управления, нельзя признать правомерным ни с научной, ни с практической точки зрения, так как механизмы их действия принципиально различаются. Организационно-административные методы в основном опираются на власть руководителя, его права, присущую организации дисциплину и ответственность. Руководитель представляется здесь как администратор, субъект власти, опирающийся на предоставленное ему в этом право. Организационно-административные методы оказывают прямое воздействие на управляемый объект через приказы, распоряжения, оперативные указания, отдаваемые письменно или устно, контроль за их выполнением, систему административных средств поддержания трудовой дисциплины и другие. Они призваны обеспечить организационную четкость и дисциплину труда. Эти методы регламентируются правовыми актами трудового и хозяйственного законодательства.

     Организационно-административные методы отличает от других четкая адресность директив, обязательность выполнения распоряжений и указаний, нарушение которых рассматривается как прямое нарушение трудовой дисциплины и влечет за собой определенные взыскания. К характерным особенностям прямого воздействия относится непосредственно связь руководителя и подчиненного. Однако в целом, прямые методы воздействия ведут к усилению пассивности подчиненных, а иногда к скрытому неповиновению. Поэтому наиболее эффективны косвенные методы воздействия, которые осуществляются посредством постановки задачи и создания стимулирующих условий.⁵

     В практике управленческой деятельности административное воздействие связано, как правило, с тремя типами подчинения:

     1.вынужденное и внешне навязанное, которое сопровождается неприятным чувством зависимости и понимается подчиненными как нажим «сверху»;

     2.пассивное, для которого характерно удовлетворение, связанное с освобождением от принятия самостоятельных решений;

             3.осознанное, внутренне обоснованное.

     Административные  методы управления имеют следующие  особенности:

     1.они выражают отношения соподчиненности и действуют не через стимулирование (как экономические методы), а в принудительном порядке;

     2.эти методы предписывают четкую программу действий исполнителя (задачи, порядок и сроки их выполнения, ресурсы, условия, ограничения);

     3.они ограничивают свободу выбора исполнителя, за исключением самостоятельности, предоставляемой в рамках полученного задания;

     4.с их использованием связано осуществление не только всех функций, но и других методов управления;

     5.средства административного воздействия существенно отличаются по степени жесткости – от прямых приказов до рекомендаций и советов;

     6.невыполнение административных предписаний рассматривается как нарушение трудовой дисциплины и влечет соответствующие меры взыскания.  

2.4.Классификация  организационно-административных  методов управления.  

     Организационно-административные методы управления разнообразны. Их чаще определяют особенности личности управляющего и управляемых, их знания, практический опыт, а также соответствующая  оценка ситуации. Они тесно связаны  с индивидуальным стилем работы любого руководителя, но изменяются в зависимости от уровня управленческой деятельности. Выделяют три группы организационно-административных методов:

     1.организационно-стабилизирующие;

     2.распорядительные;

     3.дисциплинирующие.

     Распорядительные  и дисциплинирующие методы управления всегда используют вместе с организационно-стабилизирующими, обеспечивая регламентирование, нормирование и инструктирование.

     Направления их действия следующие:

     1.обеспечение стабильности организационных структур социально-экономической системы и условий их функционирования;

     2.подчинение каждого процесса, протекающего в социально-экономических системах, власти.

     При этом все организационно-административные (организационно-распорядительные) методы должны применяться в комплексе, способствуя стабилизации системы. Вопрос о взаимозаменяемости методов управления неправомочен, поскольку они имеют различную природу и различный спектр действия и поэтому они взаимодополняют.

     Регламентирование включает также методы управления: общеорганизационные (определяют принципы устройства предприятия и

     органов власти), структурные (определяют структуру  органов власти, то есть набор звеньев  и уровней управления), должностные (определяют должностной статус каждого  лица, обладающего властью), функциональные (определяют порядок функционирования властных структур). Распорядительное воздействие может осуществляться как в устной форме (указания, установки), так и в виде документа (приказы, распоряжения). Последнее позволяет более четко учитывать и контролировать исполнение распоряжений. Проблема     использования регламентирующих методов заключается в том, что во многих сферах направления регламентации слишком жестко зафиксированы, что сковывает подвижность отдельных звеньев системы. В других сферах регламентация расплывчата, а иногда вообще отсутствует.

     Нормирование  управления основано на использовании  нормативов. Норматив – это условное распределение (закрепление) чего-либо на единицу. К нормирующим методам  относятся нормативы времени, численности, величины, выработки, соотносительности. Использование нормативов является исключительно важным, их недооценка может привести к тяжелым последствиям.

     Инструктирование  также образует широкую сферу  действия организационно-административных (организационно-распорядительных) методов  управления. Оно включает в себя различные виды информирования (предостережение, разъяснение, ознакомление, советы и другие). Инструктирование преследует цель ознакомить работников с последствиями необдуманных, неоправданных или непрофессиональных действий, способных повлечь за собой тяжкие последствия или судебную ответственность.

     Таблица  1. Классификация организационно-административных методов управления.

     Функциональное  назначение организационно-стабилизирующих  методов заключается в установлении долговременных организационных отношений и связей в системах управления между исполнителями управленческих работ (отдельными людьми и их группами), а также между самостоятельными субъектами хозяйствования на договорной основе.

     Функциональное назначение распорядительных методов заключается в действиях субъектов управления, направленных на устранение возникающих отклонений от запланированного, установленного режима функционирования организации-системы, выработку и осуществление реакции на внешние и внутренние изменения ситуации или среды, в которой протекает жизнедеятельность фирмы.

     Дисциплинирующие  методы предназначаются для недопущения  в будущей деятельности отклонений от установленного режима работы организации. При этом подбираются способы, которые призваны исключать несоблюдение трудовой, производственной и технологической дисциплин, режима трудового распорядка и других нарушений. Главное внимание здесь концентрируется не на определении меры вины и наказания работников, а на выявлении глубинных причин сложившейся ситуации, выработке действенных и реальных способов неповторения нарушений в дальнейшей работе.⁶

     Успех использования организационно-административных методов управления определяется тем, что применяемое воздействие  должно:

     1.быть правомочным, предельно ясно и четко сформулированным;

     2.не подавлять активности подчиненных, не сковывать их мелочной опекой;

     3.учитывать предел загрузки сотрудника, не допуская избыточности адресуемых ему поручений, а также уровень его компетентности;

     4.не оставлять сомнений в правильности отдаваемого распоряжения;

     5.не противоречить ранее данным по тому же вопросу указаниям или распоряжениям вышестоящих субъектов управления (если они не противоречат закону);

     6.подвергаться своевременной корректировке, если отданные ранее распоряжения оказались ошибочными или не совсем удачными.

     В любом случае указанные методы дают ощутимый результат только при соблюдении общих для них требований: