Оптимизация организационной структуры управления

    Кроме этого существуют наказания за невыполнения заданий, за нарушение трудовой дисциплины, за нарушение правил безопасности дорожного движения и другие.

    Рекомендации  по повышению мотивации сотрудников:

    • уважать и поощрять способности  каждого, стремиться выявить в человеке лучшее, верить в него и постоянно давать возможность развивать свои способности,

    • устранение чувства дистанции, вызываемого  символами статуса, приведет к улучшению  взаимоотношений между сотрудниками и облегчит переход к коллективной работе,

    • необходимо помочь осознать важность чувства единства коллектива, приложить усилия для того, чтобы каждый воспринимал предприятие как свое,

    • постановка кратковременной цели перед  каждым сотрудником в начале работы, доходчивое ее объяснение, приведет к  тому, что сотрудники будут относиться с энтузиазмом к работе. 

    2.5. Отношение к нововведениям 

    Нововведение  – идея, доведенная до практической реализации. К сожалению, при постановке новых задач в системе управления на предприятии и претворении  их в жизнь возникает негативная реакция со стороны коллектива, т.к. наблюдается нежелание приспосабливаться к изменяющимся обстоятельствам, боязнь сокращения. Для того, чтобы новые идеи воспринимались положительно, надо повысить заинтересовать в служебном росте работников, осведомленность в происходящем, укрепить веру в будущее. 

    2.6. Осуществление функций  контроля 

    Контроль  – это процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов  с запланированными. Контроль имеет  отношение к процедуре оценки успешности выполнения намеченных организацией планов и удовлетворения потребностей внутренней и внешней среды.

    Различают следующие виды контроля:

    • Предварительный контроль. Он осуществляется до фактического начала работ. Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения. На предприятии предварительный контроль используется в трех ключевых областях: человеческих, материальных и финансовых ресурсах. В области человеческих ресурсов контроль достигается за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач АТП, в области материальных - контроль за качеством услуг, сырья, чтобы предоставить качественные услуги. В области финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет в том смысле, что он дает ответ на вопрос, когда, сколько и каких средств (наличных, безналичных) потребуется организации. В процессе предварительного контроля возможно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты. Он имеет две разновидности: диагностический и терапевтический. Диагностический контроль включает такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т.п. указывающие на то, что в организации что-то не в порядке. Терапевтический контроль позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.

    • Текущий контроль. Он осуществляется проведения работ. Чаще всего его объемом являются сотрудники, а сам он - прерогатива их непосредственного начальника. Он позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Для того, чтобы осуществить текущий контроль, аппарату управления необходима обратная связь. Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями от намеченных целей, корректируют отклонения для достижения этих целей.

    • Заключительный контроль. Цель такого контроля – помочь предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена (при текущем - в процессе ее выполнения). Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он, во-первых, дает руководству информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем.

    На  АТП предварительный контроль человеческими  ресурсами осуществляет отдел кадров по предоставлению информации начальниками служб и цехов, проводится аттестация рабочих, прохождение квалификационной комиссии водителями и т.д. Ответственность за качество предоставляемых услуг и обеспеченность АТП материалами возложено на руководителей эксплуатационной и технической служб. Анализ хозяйственной деятельности предприятия проводит бухгалтерия и планово-экономический отделы. В конце года проводится общее собрание всех работников, где обсуждаются финансовая и производственная деятельность предприятия по итогам прошедшего года.

    Контроль, как правило, проводится по вопросам выполнения производственных заданий, с целью повышения дисциплины на предприятии. Результаты контроля доводят до исполнителей. В результате контроля не отмечено отставание в выполнении производственных заданий, опозданий на работу не выявлено, и была выбрана стратегия поведения – оставить все как есть. 

    При работе с кадрами администрация  большее внимание уделяет вопросам производства, выполнения планов, а  человеческий фактор мало учитывается. Возможность функционального роста  минимальна, совмещения дополнительно не оплачиваются.

    К сожалению, руководители среднего звена  весьма неохотно отвлекаются на решение  стратегических задач. Все свое рабочее  время они затрачивают на оперативные  вопросы, от которых зависят ближайшие  результаты их деятельности и соответствующее поощрение. Вместе с тем многие ценные идеи стратегического характера выдвигаются людьми, которые никогда ранее этими вопросами не занимались.

    Отмечается  низкая активность посещения общих  итоговых собраний, что говорит о  не заинтересованности работников в успехе деятельности предприятия.

3. ВНЕШНЯЯ СРЕДА  ОРГАНИЗАЦИИ 

    Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Внешнюю среду характеризуют сложность и динамизм. Сложность внешнего окружения определяется тем, как много факторов влияет на организацию и насколько эти факторы схожи между собой. Динамизм внешнего окружения характеризуется тем, как быстро меняются факторы, влияющие на проектирование. Остаются ли они в основном неизменными, стабильными, или же они изменяются, нестабильны.

    Анализ  внешней среды представляет собой  оценку состояния и перспектив развития важнейших, с точки зрения организации, субъектов и факторов окружающей среды отрасли, рынков, поставщиков и совокупности глобальных факторов внешней среды, на которые организация не может оказывать непосредственное влияние. 

    3.1. Анализ факторов прямого воздействия 

    К факторам прямого воздействия относят: 

      • Ресурсы предприятия (материальные, человеческие, информационные) Главный  элемент в процессе (производства) труда – рабочая сила (человеческие ресурсы) Ресурсы предприятию необходимы, чтобы достичь главной цели своей деятельности Своевременное снабжение ресурсами и в необходимом количестве обеспечит бесперебойною работу автотранспортного предприятия.

    • Анализ потребителей как компоненты непосредственного окружения предприятия в первую очередь имеет своей задачей составление профиля тех, кто покупает услуги, реализуемые АТП. Изучение покупателей позволяет организации лучше уяснить то, на какой объем транспортной работы может рассчитывать АТП, в какой мере клиенты привержены услугам именно данного предприятия, насколько можно расширить круг потенциальных клиентов, что ожидает услуги в будущем и многое другое. Характер взаимоотношений с клиентами носит разовый, временный характер, что делает сложным анализ потребителей. Изучая покупателя, АТП также уясняет для себя, насколько сильны ее позиции на рынке.

    • Анализ поставщиков направлен на выявление тех аспектов в деятельности субъектов, снабжающих организацию различным сырьем, энергетическими и информационными ресурсами, финансами и т.п., от которых зависят эффективность работы организации, себестоимость и качество предоставляемых услуг. Поставщики материалов и комплектующих изделий, если они обладают большой силой, могут поставить предприятие в очень сильную зависимость от себя. Поэтому следует изучить глубоко и всесторонне их деятельность с тем, чтобы суметь построить такие отношения, которые обеспечивали бы организации максимум силы во взаимодействии с поставщиками.

    • Анализ факторов конкуренции предполагает постоянный контроль со стороны руководства организации за действиями конкурентов. Суть анализа можно свести к поиску ответов на следующие вопросы: что движет конкурентом? что он делает? что может сделать? В анализе конкурентов выделяют четыре диагностические зоны: анализ будущих целей конкурентов, оценка их текущей стратегии, оценка предпосылок относительно конкурентов и перспектив развития отрасли, изучение сильных и слабых сторон конкурентов. Контроль деятельности конкурентов позволяет руководству организации постоянно быть готовым к потенциальным угрозам. Сейчас рынок автотранспортных услуг переполнен, появилось много крупных и мелких автотранспортных фирм, занимающихся таксомоторными перевозками. АО "Такси сервиче" проводит сбор с последующим анализом данных о деятельности конкурентов, чтобы отреагировать вовремя на возможные изменения на рынке автотранспортных услуг.

    • Анализ правового регулирования, предполагающий изучение законов и других нормативных актов, устанавливающих правовые нормы и рамки отношений, дает организации возможность определить для себя допустимые границы действий во взаимоотношениях с другими субъектами права и приемлемые методы отстаивания своих интересов. Изучение правового регулирования не должно сводиться только к изучению содержания правовых актов. Важно обращать внимание на такие аспекты правовой среды, как действенность правовой системы, сложившиеся традиции в этой области и процессуальная сторона практической реализации законодательства. 

    3.2. Анализ факторов  косвенного воздействия 

    К факторам косвенного воздействия относят:

    • Изучение экономического фактора позволяет  понять то, как формируются и распределяются ресурсы. Оно предполагает анализ таких  характеристик, как величина валового национального продукта, темп инфляции, уровень безработицы, процентная ставка, производительность труда, нормы налогообложения, платежный баланс, норма накопления и т.п. При изучении экономической компоненты важно обращать внимание на такие факторы, как общий уровень экономического развития, климат, тип и уровень развитости конкурентных отношений, структура населения, уровень образованности рабочей силы и величина заработной платы, платежеспособность предприятий.

    • Политическая составляющая макроокружения должна изучаться в первую очередь  для того, чтобы иметь ясное  представление о намерениях органов государственной власти в отношении развития общества и о средствах, с помощью которых государство намерено проводить в жизнь свою политику. Изучение политической компоненты должно концентрироваться на выяснении того, какие программы пытаются провести в жизнь различные партийные структуры, какие группы лоббирования существуют в органах государственной власти, какое отношение у правительства существует по отношению к различным отраслям экономики и регионам страны, какие изменения в законодательстве и правовом регулировании возможны в результате принятия новых законов и новых норм, регулирующих экономические процессы, какая кредитная политика местных властей, какие ограничения на получение ссуд и наем рабочей силы. При этом важно уяснить такие базовые характеристики политической подсистемы, как-то: какая политическая идеология определяет политику правительства, насколько стабильно правительство, насколько оно в состоянии проводить свою политику, какова степень общественного недовольства и насколько сильны оппозиционные политические структуры, чтобы, используя недовольство, захватить власть.

    • Изучение социальной компоненты макроокружения направлено на то, чтобы уяснить  влияние на бизнес таких социальных явлений и процессов, как: отношение людей к работе и качеству жизни; существующие в обществе обычаи и верования; разделяемые людьми цен; демографические структуры общества, рост населения, уровень образования, мобильность людей или готовность к перемене жительства и т.п. Значение социальной компоненты очень важно, так как она является всепроникающей, влияющей как на организации. Поэтому организация должна серьезно отслеживать возможные социальные изменения. В условиях экономической нестабильности именно в социальной среде рождаются многие проблемы, представляющие большую угрозу для организации. Чтобы эффективно справиться с этими проблемами, организация как социальная система сама должна меняться, приспосабливаясь в внешней среде.

    • Руководство организации обязано  постоянно следить за технологической внешней средой, чтобы не упустить момент появления в ней изменений, которые представляют угрозу самому существованию организации. Это особенно важно потому, что изменения в технологической внешней среде могут поставить организацию в безденежное положение в условиях конкуренции. Анализ технологической внешней среды должен учитывать изменения в технологии производства (особенно важно не пропустить момент начала создания принципиально новых технологий), конструкционных материалах, применении вычислительной техники для проектирования новых товаров и услуг, в управлении, изменения в технологии сбора, обработки и передачи информации, в средствах связи.