Общая характеристика управления

2. Функции, «организация», полномочия и власть, пределы полномочий, делегирование полномочий 

     Основными функциями управления являются:

     -планирование - стадия процесса управления, на  которой определяются цели деятельности  и необходимые для этого средства и действия;

     -организация,  нацелена на то, чтобы претворить  намеченные планы в жизнь, формирование структуры организации или определения того, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание

     -мотивация,  необходима для обеспечения успешного выполнения работы и продвижения к намеченным в планах целям;

     -контроль, управленческая деятельность, заключается  в проверке сопоставлении фактических результатов с данными.

     В менеджменте термин организация  используется как минимум в трех смыслах, очень тесно связанных между собой:

     - организация как некое свойство предприятия, фирмы, компании – плохая, хорошая или удовлетворительная организация, с которой, как правило, связывают рациональность, четкость взаимодействия элементов, упорядоченность, согласованность действий работников и пр.;

     - организация как объект – предприятие, фирма, компания;

     - организация как функция менеджмента, в результате осуществления которой формируется структура управления, позволяющую достигать цели, распределять и координировать совместную работу работников компании, т. е. решаются основные вопросы организационного устройства компании.

     Организация как функция – это важнейший  вид управленческой деятельности позволяющий создать условия для реализации выбранной стратегии. Логически функция организации выполняется после завершения процесса планирования и направлена на определение двух основных аспектов устройства объекта:

     - принятие решения о форме структуры  управления и построение организационной структуры;

     - налаживание взаимодействия и полномочий внутри организации, обеспечивающего связь высшего руководства с остальными уровнями и распределение задач в аппарате управления.

     Если  формируется новое предприятие, то в результате осуществления функции создается требуемая организация. Если компания уже существует, то производится анализ сложившейся организации, и делаются выводы о том, пригодна ли она для реализации выбранной стратегии и достижения поставленных целей, какие необходимо внести изменения и как это следует сделать.

     Организационная структура представляет собой модель должностей и подразделений в  организации и взаимосвязей между ними. К взаимосвязям обычно относят иерархические, властные, процессные, временные и пространственные.

     Осознавая, что осуществление организации как функции управления носит поэтапный характер и заключается в формировании структуры, которая могла бы обеспечить эффективную и слаженную работу всего предприятия. И здесь необходимо не только произвести оптимальное разделение предприятия на ряд подразделений, но и обеспечить их координированную совместную деятельность для достижения общих целей.

     Один  человек не в состоянии, даже имея в своем распоряжении все необходимые средства, обеспечить достижение общих целей – для этого необходима четкая и скоординированная работа всего коллектива, а это невозможно без определения сфер ответственности каждого работника.

     Полномочия  – это ограниченное организационно закрепленное право использовать ресурсы  организации и направлять усилия ее работников на выполнение определенных задач.

     Ответственность – это обязательство выполнить  поставленные задачи и отвечать за их удовлетворительное решение.

     Ответственность определяет круг решаемых задач, полномочия дают все необходимое для их решения.

     Однако  необходимо понимать, что любые полномочия небезграничны. Оптимальный объем полномочий зависит от множества факторов и, прежде всего, от возможности реализации полученных полномочий (полномочия не имеют смысла, если сотрудник не может их использовать) и соответствия этих полномочий характеру решаемых задач. Каждая задача имеет собственную сферу ответственности, требующую соответствующих полномочий. И об этом необходимо помнить всегда, когда вы осуществляете делегирование.

     Недостаточность собственных полномочий может вынудить подчиненного выйти за их пределы. Выход за пределы полномочий называется превышением полномочий. Несмотря на то, что превышение полномочий в любом случае нежелательно, в критических ситуациях оно бывает необходимо, так как порой является единственным выходом, позволяющим уйти от еще более негативных последствий. В этом случае подчиненный обязан проинформировать об этом вышестоящее руководство.

     Делегирование позволяет руководителю передать часть  своих задач подчиненным. Это помогает руководителю освободить себя для решения задач, требующих большей значимости, таких, например, как стратегическое планирование и управление.

     Вместе  с тем, делегирование создает  возможность для профессионального роста подчиненных.

     Делегирование полномочий подчиненным может служить  инструментом их поощрения, способом вовлечения (особенно молодых) сотрудников.

     Кроме того, расширение полномочий работника  повышает его автономность и дееспособность, значительно упрощая управление всем коллективом.

     Процесс делегирования носит поэтапный  характер и требует ряда предварительных действий.

     Для начала необходимо проанализировать задачу и понять то, что требуется получить в результате ее выполнения.

     Поняв сущность задачи, можно решить, кому следует поручить ее решение.

     При этом если вопрос о срочности выполнения не стоит, то возможно, более правильным решением будет поручить ее менее опытному работнику – это обеспечит возможность его профессионального роста. Однако недостаточно просто поручить задачу, необходимо также объяснить работнику, какое место занимает его работа в общей иерархии целей организации, поставить крайний срок выполнения порученной задачи, установить стандарты качества, по которым будет оцениваться ее выполнение, обеспечить сотрудника необходимыми ресурсами, установить пределы его полномочий.

     Если  поручение носит директивный  характер, то на этом процесс делегирования завершается, в противном случае необходимо убедиться, что сотрудник правильно понял порученное ему задание и может его выполнить.

     Именно  этот этап разделяет два основных подхода к делегированию, рассмотренных нами ранее.

     И все же было бы наивно полагать, что  на этом процесс делегирования завершается. Всегда следует помнить, что, поручая какое-то дело своему подчиненному, вы не снимаете с себя ответственность за правильное и своевременное его выполнение. Вот почему необходимо всячески способствовать работе своих подчиненных, оказывая им любую посильную помощь.

     Необходимо  также обеспечить контроль за процессом выполнения задания.

     Контроль  должен обеспечивать выявление скрытых  ошибок, однако это не должно служить поводом для чрезмерного вмешательства, поскольку появление ошибок неизбежно. Необходимо всячески стараться действовать так, чтобы подчиненные устраняли допущенные ошибки по возможности самостоятельно. После того, как работа выполнена, необходимо произвести анализ полученных результатов, оценку и поощрение работников. 

3. Личность в менеджменте: особенности управления

 

    Личность  – это самое главное в человеке, важнейший его социальный признак. Если человек – носитель самых разных свойств, то личность – это основное его свойство, в котором проявляется его общественная сущность. Личность выражает отнесенность человека к определенному обществу, определенной исторической эпохе, культуре, науке и т.д.

    Индивидуальность — это единство неповторимых личностных свойств конкретного человека. Это также своеобразие его психофизиологической структуры (тип темперамента, физические данные, психические особенности), интеллекта, мировоззрения; сочетание семейно-бытовых, производственных и общественных функций, своеобразие жизненного опыта. Индивидуальность – это непременный и важнейший признак личности.

    С развитием общественных отношений  термин перешел в разряд научных. В психологии есть несколько общепризнанных положений относительно личности. По крайней мере, можно говорить об аксиомах: 1) личность присуща каждому человеку; 2) личность есть то, что отличает человека от животных, у которых личности нет; 3) личность возникает на определенной ступени эволюции человеческого существа; 4) личность есть индивидуальная отличительная характеристика человека, т.е. то, что отличает одного человека от другого. Общаясь с людьми, мы прежде всего ориентируемся на особенности их личностного склада.

    В целом, структура личности может  быть, в теоретическом плане, представлена следующей схемой, которая, конечно же, весьма условна: 1) общечеловеческие свойства (ощущения, восприятия, мышление, память, воля, эмоции); 2) социально-специфические черты (социальные установки, роли, ценностные ориентации); 3) индивидуально-неповторимые черты (темперамент, самосознание).

    Роль  личности имеет большое значение как для теории, так и для  практики современного менеджмента. В первую очередь такое положение вещей обусловлено тем, что личность с точки зрения менеджмента может выступать в двух основных качествах: как субъект управления и как объект управления. В качестве субъекта управления личность представляет собой совокупность основных психологических характеристик руководителя-практика, а в качестве объекта – совокупность индивидуальных качеств подчиненного ему работника.

     Несомненно, для того чтобы руководить, необходимо влиять, а чтобы влиять - необходимо иметь основу власти. Для того чтобы обладать властью, вы должны иметь возможность держать под своим контролем что-либо, имеющее значение для исполнителя, то, что создаст его зависимость от вас и заставит его или ее действовать так, как желаете вы. Это «что-то» есть у нас всех. По определению Маслоу - основные потребности следующие: физиологические потребности, потребность в защищенности, социальные потребности, потребности в уважении и самовыражении. Власть зиждется на обращении к активным потребностям исполнителя.

     Все формы влияния побуждают людей  исполнять желания другого человека, удовлетворяя неудовлетворенные потребности или препятствуя их удовлетворению, или они побуждают исполнителя ожидать, что потребность будет или не будет удовлетворена в зависимости от поведения исполнителя. Как мы уже говорили, люди строят предположения относительно того, что может произойти, если они будут вести себя определенным образом. Видя именно такое поведение, человек начинает представлять в уме воздействие его или ее поведения на состояние его или ее потребностей. А руководитель также представляет эффект своего влияния на поведение будущего исполнителя. В результате руководитель и исполнитель усваивают схожую или несхожую манеру поведения на будущее. Этот процесс влияния руководителя на подчиненного показан на рис. 1. 
 
 

 

    Рис.1. Модель влияния руководителя на подчиненного. 

    Власть  посредством принуждения, влияние  через страх – так представляют себе власть люди, критикующие ее.

    Методика  принуждения, как правило, сопутствует  власти во всех случаях, когда человеку действительно что-то нужно, и он уверен, что другой способен отобрать это у него. Яркий пример этого «что-то» – своя собственная жизнь или жизнь любимого человека. Но есть множество примеров, имеющих менее экстремальные свойства. Многие люди испытывают острейшее беспокойство по поводу того, что они могут лишиться защищенности, любви или уважения. Поэтому даже в тех ситуациях, где насилие не присутствует, страх является распространенной причиной того, почему люди - сознательно или бессознательно - разрешают на себя влиять.

    Власть, основанная на вознаграждении, оказывает влияние через положительное подкрепление подчиненного с целью добиться от него желаемого поведения. Исполнитель не сопротивляется этому влиянию, потому что он или она в обмен на выполнение того, что хочет руководитель, ждет получения вознаграждения в той или иной форме. В контексте мотивационной теории ожидания исполнитель представляет, что имеется большая вероятность получения прямого или косвенного вознаграждения, которое удовлетворит активную потребность, и что он или она способны сделать то, чего желает руководитель.