Обеспечение устойчивого развития формальной организации

Рис.1. Формальные группы

     Формальные группы¹ - это группы, созданные по воле руководства.

Разновидностями формальных групп являются: группы руководителей, рабочие (целевые) группы, комитеты и команды.

     Группа  руководителей состоит из руководителя и его непосредственных подчиненных, находящихся в зоне его контроля (президент и вице-президенты).

     Рабочая (целевая) группа - сотрудники, работающие над выполнением одного задания.

     Комитет - группа внутри организации, которой  делегированы полномочия для выполнения какого-либо задания или комплекса заданий. Иногда комитеты называют советами, комиссиями, целевыми группами. Выделяют постоянные и специальные комитеты.

     Комитеты  рекомендуется создавать в следующих  случаях:

1. Когда  решение проблемы требует большого  опыта в какой-либо области.

2. Предполагаемое решение окажется непопулярным в организации (в этом случае руководитель может себя обезопасить).

3. Когда  необходимо узнать мнение подчиненных.

Команда – коллектив сотрудников организации  или структурного подразделения, работающих как  единое целое, проявляющих максимум инициативы и ответственности.

     Характеристики  «команды» и «группы» различны, так  как:

1. В  команде лидерство разделено  между ее членам, а в группе, как правило, один ярко выраженный  лидер.

2. В  команде личная ответственность  дополняется коллективной, а в группе доминирует личная ответственность.

3. В  команде продукция или услуги  являются результатом коллективной  деятельности, а в группе –  индивидуальной.

4. Команда  обсуждает, принимает решение  и выполняет его, а группа  обсуждает, решает и делегирует выполнение решения.

     Команда всегда является группой, но не всякой группе присущ командный дух. Команда, как правило, имеет более высокие  результаты труда чем другие группы вследствие того, что каждый член команды  стремится к достижению общей цели, четко выполняет свои обязанности, взаимодействует с другими сотрудниками для координации совместной деятельности и считает себе частью целого. В результате возникает синергетический эффект за счет внутренних взаимосвязей, преданности, делу, согласованности действий, доверия друг к другу, сотрудничества, одинаковых ценностей. Члены команды могут работать индивидуально в разных помещениях и общаться посредством электронных средств связи.

     Эффективная командная деятельность предполагает учет национальных особенностей при формировании команды и достаточно высокого уровня зрелости и профессионализма.

     Формальная  организация может быть описана  в виде системы подразделений, групп  и рабочих мест. Рабочее место  отдельного работника и отдельного структурного подразделения в формальной организации легко определяется позициями, которые они занимают в горизонтальном и вертикальном срезах. В одном случае такая позиция называется функцией, в другой - статусом. 
        Система безличных требований фиксируется нормами и образцами поведения, которые представляют собой основные элементы культуры. Они фиксируются в ролевых предписаниях. Формальную организацию с полным правом следует отнести к числу наиболее древних социальных изобретений человечества, направленных на рационализацию управления и эффективность кооперированной деятельности. Поскольку её цель - сделать управление людьми эффективным, а поведение контролируемым и предсказуемым, в фундаменте такой организации лежит принцип максимального упрощения и стандартизации отношений. Это достигается формализацией ролевых предписаний, введением безличных стандартов и норм, регламентирующих деловое поведение в организации. 
          Формальная структура образует каркас отношений в организации, придаёт их необходимую устойчивость, позволяя облегчить и рационализировать процесс целедостижения. Вместе с тем она порождает ряд неустранимых дисфункций, поэтому служит для социологов самых разных направлений объектом критики. Неформальная организация - вторая подсистема. Она базируется на других принципах и источниках социальной регуляции поведения. В отличие от формальной неформальная организация строится на принципах саморегуляции и самоорганизации. Неформальная организация не является жёстко структурированной, вектор её направленности меняется. При этом её направленность может как усиливать внешний организационный импульс, так и противостоять ему. Вся она строится на основе личностных особенностей работников, специфики отношений, складывающихся между ними. Здесь нет жёстко закрепленных безличных стандартов, делающих организацию устойчивой, напротив, превалируют групповые нормы, а спонтанное взаимодействие придаёт гибкость организационному поведению. Если формальная организация опирается на жёсткую структуру отношений, зафиксированную в иерархии должностных функциональных позиций, то в неформальной подобная структура носит ситуационный характер. Таким образом, формальная структура создаётся отношениями между безличными должностными и профессиональными позициями, а неформальная - отношениями между живыми людьми в процессе их совместной деятельности. 

1.3. Особенности формальной  группы.

     В обиходной речи слово «формальный» имеет негативный оттенок, означающий не заинтересованность в результатах, равнодушное отношение к выполнению должностных обязанностей. И действительно, злоупотребление формальностями ведет к различного рода бюрократическим извращениям. Однако формальное имеет ряд достоинств:  делает общим достоянием полученные знания и, основывающиеся на них, передовые технологии и приемы работ;  устанавливает единые нормы и правила для всех, чем исключает произвол и способствует объективизации деятельности;  
обеспечивает «прозрачность» постановки дела для контроля и гласность для взаимодействия с общественностью, что, безусловно, важно для демократизации управления.  
        Таким образом, формальная группа имеет следующие особенности:  
Она рациональна, т.е. в основе ее лежит принцип целесообразности, сознательного движения к известной цели;  
Она безлична, т.е. рассчитана на индивидов, отношения между которыми устанавливаются по составленной программе.  
        В формальной группе предусмотрены только служебные связи между индивидами, и она подчиняется лишь функциональным целям. К формальным группам относятся:  
- вертикальная (линейная) организация, объединяющая ряд органов и подразделений таким образом, что каждое из них находиться между двумя другими – вышестоящими и нижестоящими, а руководство каждым из органов и подразделений сосредоточено в одном лице;  
Функциональная организация, в соответствии с которой, руководство распределяется между рядом лиц, специализирующихся на выполнении определенных функций и работ;  
- штабная организация, характеризующаяся наличием штаба советников, экспертов, помощников, не включенных в систему вертикальной организации.  
Формальные группы могут быть сформированы для выполнения регулярной функции, как, например, бухгалтерия, а могут быть созданы для решения определенной целевой задачи, например комиссия по разработке какого-либо проекта.  

1.4. Повышение эффективности формальных групп.

       Кроме  задачи  управления   неформальными   организациями   с   целью использования   их   потенциальных   выгод   и   уменьшения   отрицательного воздействия,  руководство  также  должно  повышать  эффективность  командных групп  и  комитетов.  Поскольку  эти  группы  представляют  собой  намеренно созданный  компонент  формальной  организации,  большая  часть   того,   что справедливо для управления организацией, справедливо также и для них. Как  и всей организации в целом,  чтобы  добиться  эффективности  функционирования, группам  требуется   планирование,   организация,   мотивация   и   контроль деятельности.

      Остановимся на одном из аспектов  функционирования  малой  группы,  по мнению  многих  руководителей,  самом  трудном,  а  именно  –  на  повышении эффективности проведения  собраний,  где  решаются  проблемы  и принимаются решения. В зависимости от характеристики группы  и  способа  руководства  ею собрание может являться бесплодным упражнением или  чрезвычайно  эффективным инструментом, где соединяются талант, опыт и способность генерировать  новые идеи.  Перед  тем,  как  мы  представим  некоторые  конкретные  рекомендации относительно того,  как  сделать  собрание  эффективным,  позвольте  сначала рассмотреть общие факторы, влияющие на эффективность работы группы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Факторы, влияющие  на процесс развития  формальной организации.

     2.1. Процесс формирования  эффективной группы.

     Работоспособная сплоченная группа возникает не сразу, этому предшествует длительный процесс ее становления и развития, успех которого определяется рядом обстоятельств, мало зависящих от того, складывается ли она стихийно или формируется сознательно и целенаправленно.

     Прежде  всего, речь идет о ясных и понятных целях предстоящей деятельности, соответствующих внутренним стремлениям людей, ради достижения которых они готовы полностью или частично отказаться от свободы решений и поступков и подчиниться групповой власти.

     Другим  важным условием успешного формирования группы является наличие определенных, пусть даже незначительных достижений в процессе совместной деятельности, наглядно демонстрирующих ее явные преимущества перед индивидуальной.

     Еще одним условием успеха деятельности официальной группы является сильный  руководитель, а неофициальной—лидер, которым люди готовы подчиняться и идти к поставленной цели.

     Наконец, каждая группа должна найти свое место, свою «нишу» в формальной или неформальной структуре организации, где бы она  могла полностью реализовать  свои цели и возможности и не препятствовала делать это другим.

     Началом формирования официальной группы является решение о создании соответствующего подразделения, надлежащим образом  оформленное юридически. Затем определяется его функциональная структура, круг обязанностей, прав и ответственности для каждого сотрудника, создается надежная система информирования. Привлекаемым работникам официально сообщают о целях и задачах подразделения его и коллектива, возлагают на них персональные задачи с учетом их способностей и возможностей роста и совершенствования, целенаправленно формируют и поддерживают благоприятный морально-психологический климат.

     Для неофициальной группы «днем рождения»  становится обычно какое-то чрезвычайное событие или достижение некоего  предела в развитии ситуации. Оно порождает всплеск эмоций, толкающий людей на объединение друг с другом. Обычно речь идет о чувствах страха, протеста, желания защитить себя, свое положение, свой статус в организации.

     Теоретики управления посвятили много времени  определению идеального размера группы. Авторы школы административного управления считали, что формальная группа должна быть сравнительно небольшой. По мнению Ральфа К. Дэвиса, идеальная группа должна состоять из 3-9 человек. Его мнение склонен разделить Кит Дэвис, современный теоретик, посвятивший много лет исследованию групп. Он полагает, что предпочтительное количество членов группы—5 человек . Исследования показывают, что фактически на собрания в группу приходят от 5 до 8 человек².

     По  некоторым исследованиям можно  заключить, что группы, насчитывающие от 5 до 11 членов, обычно принимают более точные решения, чем те, которые выходят за пределы этой численности . Исследования также показали, что в группах из 5 человек ее члены обычно испытывают большую удовлетворенность, чем в группах большего или меньшего размера^. Объяснение этому, по-видимому, заключается в том, что в группах из 2 или 3 человек ее члены могут быть обеспокоены тем, что их персональная ответственность за принимаемые решения слишком очевидна. С другой стороны, в группах, состоящих из более, чем 5 человек, ее члены могут испытывать затруднение, робость в высказывании своего мнения перед другими.

     Любые отношения между людьми начинают складываться в результате технических  контактов и наблюдений, в процессе которых люди накапливают информацию друг о друге, служащую основой взаимной заинтересованности, симпатии или, наоборот, антипатии. Симпатия—это неосознанное, иррациональное отношение расположенности к другому лицу. Симпатизирующие друг другу люди работают более согласованно и эффективно.

     Возникновение симпатии и антипатии обусловлено закономерностями восприятия, степенью совпадения или несовпадения основных жизненных интересов, целей и ценностей (люди, естественно, симпатизируют тем, кто разделяет их взгляды и позиции, находится рядом, совместно участвует в решении трудных проблем, но вряд ли кто-то будет испытывать добрые чувства к конкурентам), общей манерой поведения. На основе симпатии зачастую возникают определенные достаточно постоянные отношения. Если группы формируются «сверху» и в основе отношений лежит принуждение, они окажутся малоэффективными, поскольку могут быть «замешенными» на антипатии.