Нормативно-методическое и правовое обеспечение системы управления персоналом

     Требования  к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных  систем документации.

     Основными действующими государственными стандартами  в области документов и делопроизводства являются:

     • ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

     • ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»  и др.

     В подсистеме управления персоналом, как  и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие  унифицированные системы документации

     • плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

     • первичной учетной (по учету труда  и заработной платы);

     • отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению  работников и т.п.);

     • по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию  и т.п.);

     • организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.) .

     Каждое  подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет  ту документацию, которая соответствует  его функциональному назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы: личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.; личные карточки; трудовые книжки, пенсионные дела, трудовые договоры (контракты) и т.д. Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

     В подразделениях управления персоналом составляется и исполняется ряд  документов в соответствии с вышеприведенной  классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии  трудовой дисциплины, данные по текучести  кадров, график отпусков, предложения  по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с распределением по подразделениям и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работников, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников, направления для трудоустройства  специалистов и рабочих и т.д.

     Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок  работы с ней регулируется внутренними  правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением  кадровых документов, который осуществляет либо руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководители подразделений кадровой службы.

     Особенностью  нынешнего этапа является то, что  если в кадровых службах государственных  учреждений и предприятий сохраняются  традиции обязательного строгого и  четкого ведения кадровой документации, то в коммерческих организациях часто  недооценивается роль документации по личному составу, игнорируется необходимость  создания отдельных видов документов и соблюдения правил их хранения. Руководители негосударственных и общественных организаций нередко склонны  считать документацию, возникающую  в деятельности этих организаций, частной  собственностью фирмы или объединения. В связи с этим ими не учитываются  установленные государством правила  ведения делопроизводства и сдачи документов на государственное хранение.

     Однако  в Основах законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, а  также в Положении об Архивном фонде РФ, утвержденном Указом Президента РФ 17.03.94 № 552 в составе Архивного  фонда РФ выделяются две части: государственная  и негосударственная. Последнюю  составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности  негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), общественных организаций и объединений, в  том числе профессиональных союзов и т.п. Собственники документов этих организаций должны представлять сведения о своих фондах и документах органам  и учреждениям Государственной  архивной службы по их запросам с целью  государственного учета этих документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Правовое регулирование трудовыx отношений 

     Правовое  обеспечение системы управления персоналом состоит в использовании  средств и форм юридического воздействия  на органы и объекты управления персоналом с целью достижения эффективной  деятельности организации.

     Основные  задачи правового обеспечения системы управления персоналом — это правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями и наемными работниками; защита прав и законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений.

     Правовое  обеспечение системы управления персоналом включает: соблюдение, исполнение и применение норм действующего законодательства в области труда, трудовых отношений; разработку и утверждение локальных  нормативных и ненормативных  актов организационного, организационно-распорядительного, экономического характера; подготовку предложений об изменении действующих  или отмене устаревших и фактически утративших силу нормативных актов, изданных в организации по трудовым, кадровым вопросам.

     Осуществление правового обеспечения в организации  возлагается на ее руководителя и  других должностных лиц (в пределах предоставленных им прав и полномочий при осуществлении ими организационно-распорядительных, административно-хозяйственных, трудовых и других функций), а также на руководителя системы управления персоналом и  ее работников по вопросам, входящим в  их компетенцию. Головным подразделением по ведению правовой работы в области  трудового законодательства является юридический отдел. 
 
 

3. Разработка и утверждение нормативныx и ненормативныx правовыx актов 

     Одно  из специфических условий работы кадровых служб заключается в  том, что их повседневная деятельность связана непосредственно с людьми. Организовать работу по приему работников, своевременно обеспечить переводы на другую работу, произвести увольнение, не допустить возникновения конфликтных  ситуаций, связанных с нарушениями  по приему на работу, увольнению, и др. — все подобные меры возможны только на основе четкого урегулирования прав и обязанностей всех участников трудовых отношений.

     Это достигается путем установления правовых норм централизованного или  локального характера. В трудовом законодательстве преобладающее место занимают акты централизованного регулирования  — Трудовой кодекс РФ, постановления  Правительства РФ, акты Министерства здравоохранения и социального  развития РФ. Вместе с тем есть вопросы  труда, которые могут решаться при  помощи локальных правовых норм, принятых в каждой организации, В условиях рыночных отношений сфера локального регулирования неуклонно расширяется. К таким актам относятся: приказы  руководителя организации по кадровым вопросам (по приему, увольнению, переводам), положения о подразделениях, должностные  инструкции, стандарты организации  и др.

     Основные  задачи юридического отдела в этой области таковы:

     а) разработка проектов нормативных актов  организации;

     б) правовая экспертиза нормативных актов, разработанных в системе управления персоналом, на соответствие требованиям  законодательства и визирование  их;

     в) организация систематизированного учета и хранения законодательных  и нормативных актов, поступающих  в организацию и издаваемых ею;

     г) информирование подразделений и  служб о действующем законодательстве о труде;

     д) разъяснение действующего трудового  законодательства и порядка его  применения.

     В систему нормативных актов о  труде входят генеральные, отраслевые (тарифные), специальные (региональные) соглашения, коллективные договоры и  другие правовые акты, применяемые  непосредственно в организациях.

     Правовые  акты ненормативного характера —  это распоряжения и указания, которые  могут издавать руководители службы управления персоналом и всех ее подразделений  по вопросам объявления дисциплинарного  взыскания, поощрения работников, техники  безопасности, отпусков, прекращения  трудового договора и т.п.

     Основными законодательными актами, регулирующими  трудовые отношения, являются: Гражданский  кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, Закон  РФ «О коллективных договорах и соглашениях», Закон РФ «О занятости населения  в Российской Федерации», Закон РФ «О порядке разрешения коллективных трудовых споров (конфликтов)», Указ Президента РФ «О социальном партнерстве и разрешении трудовых споров (конфликтов)» и  др.

     Под "локальными нормативными актами" принимаются разрабатываемые и  принимаемые органами управления организации  в соответствии с их компетенцией, определенной действующим законодательством  и Уставом организации, внутренние документы, устанавливающие нормы (правила) общего характера, предназначенные  для регулирования производственной, управленческой, финансовой, коммерческой, кадровой и иной функциональной деятельности внутри организации.

     Проекты нормативных и ненормативныx актов разрабатываются по решению общего собрания и / или Правления организации в зависимости от их компетенции, определенной законом и Уставом организации.

     Президент (единоличный исполнительный орган) вправе внести на общее собрание и / или Правление вопрос о разработке и принятии любого нормативного акта, необходимого, по его мнению, для  деятельности организации.

     Орган управления организацией, принявший  решение о разработке проекта  нормативного и ненормативного акта, вправе поручить кому-либо: подразделению  организации или третьему лицу такую  разработку либо разработать проект сам. В любом случае орган управления издает распорядительный документ, определяющий сроки и порядок разработки акта, порядок согласования его с другими  подразделениями организации.

     Подразделение, разрабатывающее нормативный или  ненормативный акт, подготавливает проект данного акта, обоснование  необходимости принятия данного  акта и последствий его принятия.

     Нормативные акты, принимаемые организацией, подлежат правовой экспертизе.

     Нормативные акты принимаются Правлением организации  либо Общим собранием членов организации  в соответствии с Федеральными законами и Уставом организации.

     Нормативные и ненормативныx акты могут быть изменены путем внесения в них дополнительных норм, признания утратившими силу отдельных норм, утверждения новой редакции существующих норм.

     Предложение о внесении изменений может исходить от любого органа, который вправе поставить  вопрос о разработке и принятии данного  локального акта либо принял (утвердил) этот акт.

     Принятые  нормативные акты подлежат обязательной регистрации с присвоением им в канцелярии организации порядкового  номера и указанием даты введения в действие.

     Нормативные акты вводятся в действие в срок, указанный в решении об их принятии (утверждении), а если этот срок не указан, то по истечении десяти дней со дня  их принятия (утверждения).

     О принятых актах должны быть обязательно  извещены:

• работники организации - путем вывешивания публичного объявления в 5-дневный срок с момента принятия данного акта;
• все члены организации и работники - путем указания соответствующейq информации в уведомлении о проведении Общего собрания членов организации, на котором подлежат утверждению соответствующие акты, либо путем объявления на ближайшем Общем собрании членов организации.

     Акты, в отношении которых не соблюдены  вышеуказанные требования, признаются недействующими для тех лиц, которые  не были соответствующим образом  извещены.