Найм и отбор персонала

Желательно также изменить содержание листка по учету кадров. В документ возможно внесение следующих пунктов: список патентов; общественная деятельность; непрофессиональные навыки, увлечения профессионального уровня; время, когда человек может приступить к работе. На многих предприятиях вместо личного листка по учету кадров используют резюме-справку, характеризующую человека.

Ступень 6. Медицинский осмотр

Проводится, как правило, если работа предъявляет особые требования к здоровью кандидатов.

Ступень 7. Принятие решения

Сравнение кандидатов. Представление результатов на рассмотрение руководству, принимающему решение. Принятие и исполнение решения.

Предложение занять вакансию

Предположим, что в результате отбора удалось выявить подходящего кандидата на вакансию, который может получить предложение от компании. Обычно такое предложение делается в устной форме, и если претендент принимает его, компания направляет ему официальное предложение в письменной форме. На первоначальном этапе предложение о работе требует особого внимания, особенно в том, что касается следующих аспектов:

• предлагаемая кандидату заработная плата или вознаграждение должны не только быть соответствующими для данной должности и привлекательными для кандидата, но и не должны превышать заработков сотрудников компании того же ранга;
• следует четко назвать предлагаемую должность и оговорить специальные условия;
• кандидат должен быть ознакомлен с основными условиями работы, например, с режимом работы, продолжительностью отпуска, порядком выплаты премий, дополнительными льготами;
• любое условие должно быть четко сформулировано;
• следует четко определить следующий этап взаимодействия с кандидатом.

Если он просит предоставить ему время на раздумья, следует договориться о сроках, когда он сообщит свой ответ.

Если кандидат получил и принял устное предложение занять вакансию, работодатель должен направить ему письменное (официальное) подтверждение. В этом письме работодатель должен повторить все ранее оговоренные условия найма, придавая большое значение точности формулировок, поскольку они составят основу трудового контракта.

Некоторые работодатели предпочитают совмещать письмо с официальным предложением занять место с документом, устанавливающим условия работы и содержащим следующую информацию:

• имена работодателя и работника;
• дату начала работы и дату начала непрерывной работы;
• размер вознаграждения за работу или метод исчисления размера вознаграждения;
• сроки выплаты вознаграждения, т.е. понедельно, ежемесячно и тд;
• условия работы;
• часы работы;
• отпуска, в том числе размер выплаты при увольнении;
• оплата пропусков по болезни;
• схема предоставления пенсии;
• срок уведомления работника о готовящемся увольнении, которое работник должен получить, или срок подачи заявления о намерении уволиться, которое работник должен подавать;
• примечание, указывающее право работника присоединяться или не присоединяться к профсоюзу;
• описание процедуры восстановления справедливости, к которой работник может прибегнуть в случае возникновения жалоб, касающихся его трудоустройства;
• наименование предлагаемой должности;
• специальное указание, засчитывается или нет период работы в другом месте как часть периода занятости при уведомлении работника о готовящемся увольнении;
• если штат компании-нанимателя превышает 20 человек, то ссылку на документ, формулирующий правила внутреннего распорядка с указанием имени сотрудника, к которому работник может обратиться, если он не удовлетворен решениями по дисциплинарному вопросу;
• указание на любые коллективные договоры, тем или иным образом влияющие на условия работы;
• местонахождение работы;
• ожидаемую продолжительность работы (для временной работы).

Письменный документ не обязательно должен содержать подробное изложение всех перечисленных пунктов; работника можно просто отослать к документам, с которыми он может самостоятельно ознакомиться. Например, в этих документах должно находиться руководство по программе пенсионного обеспечения или экземпляр дисциплинарных правил.

О любых изменениях условий работы работников следует информировать в письменной форме не позднее, чем за один месяц до фактического введения изменений.

        Под введением в должность понимается весь процесс приема работника в первый день на новом месте, его ознакомление с правилами и порядком работы, с сотрудниками и его непосредственными обязанностями, а также с традициями и культурой компании работодателя. Это может рассматриваться как начало периода внутрифирменного обучения или как заключительный этап процесса отбора персонала. 
2. Анализ системы найма и отбора персонала в организации

2.1 Организационно  – экономическая характеристика

В качестве базового предприятия для проведения исследования выбираем некий ЗАО.

Общество с ограниченной ответственностью, является коммерческой организацией, основной целью деятельности которой является извлечение прибыли. Учредителями общества являются физические лица. Предприятие является юридическим лицом и имеет свидетельство о государственной регистрации. Клиентами компании являются ведущие компании целлюлозно-бумажной и химической промышленности, компании топливно-энергетического комплекса и государственные структуры.

Организационная структура предприятия функционального типа. Между специалистами осуществляется распределение функций управления. Генеральный директор занимается стратегическим планированием деятельности предприятия, обеспечением финансовыми и трудовыми ресурсами, координацией действий персонала, отвечает за принятие решений с высоким уровнем ответственности.

Основные преимущества функциональной структуры управления:

• распределение функций управления между руководителем и специалистами;
• освобождение руководителя от оперативного управления предприятием, с целью уделения большего внимания на стратегические направления деятельности;
• повышение качества подготовки управленческих решений.

Служба управления персоналом представлена на предприятии только отделом кадров, который состоит из начальника отдела и двух специалистов.

Кадровая политика на предприятии существует и прописана в локальных нормативных актах: Коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, Устав предприятия, а также в трудовом договоре, который заключается с каждым сотрудником при приеме не работу.

2.2 Анализ состава  и структуры персонала

Численность предприятия на сегодняшний день составляет 17 человек. Из них инженерно-технических работников – 5 человека, руководителей отделов – 4 человека, служащих – 7 человек и генеральный директор. Квалификационный уровень соответствует занимаемым должностям. Образовательный уровень очень высок. Большинство специалистов (13 человек) имеют высшее образование, 2 работника обучаются в ВУЗе на электротехническом факультете (информационные технологии и автоматизированные системы) за счет предприятия и два работника имеют средне-специальное образование.

Повышение квалификации - ключевой инструмент, с помощью которого работники развиваются вместе с развитием науки и техники, совершенствованием технологий. Повышение квалификации технического отдела, бухгалтерии, информационного отдела предусмотрено требованиями руководителя. Работники должны совершенствовать свой профессиональный уровень на курсах повышения квалификации (технический отдел – 2 раза в год, бухгалтерия – 2 раза в год, информационный отдел – 1 раз в год).

Численность персонала в связи с приемом и увольнением постоянно меняется. За период 2008 года в общем на предприятие было принято 8 человек (из них 3 человека – руководители проектов, 1 человек – секретарь, 4 человека – менеджеры по рекламе), было уволено 5 человек (1 человек – руководитель проекта, 4 человека – менеджеры по рекламе), что говорит о наличии на предприятии низкого уровня текучести кадров.

Структура численности работников по полу: 8 человек женского пола и 9 мужского пола.

Возрастной состав персонала: от 18 до 25 лет – 10 человек; от 26 до 36 лет – 5 человек; от 37 до 50 лет – 2 человека. Как видите, молодых специалистов в возрасте до 25 лет больше остальных. В их работе предприятие очень заинтересовано, поскольку именно они могут стать «костяком» предприятия в перспективе. К сожалению, в этом существует проблема – как раз работники первой возрастной категории очень часто заменяются новыми.

Причина текучести заключается в том, что новые работники не имеют необходимую профессиональную подготовку и опыт работы в данной сфере и зачастую не оправдывают ожидания руководителя. В ходе работы выясняется, что сотрудник недостаточно хорошо справляется со своими обязанностями и не соответствует некоторым требованиям, выдвинутым работодателем, хотя на момент приема на работу полностью устраивал и подходил на вакантную должность.Процедура подбора персонала в ЗАО проходит следующим образом:

2.3 Анализ системы найма и отбора

Прием на работу начинается с определения того, кто нужен организации. Для облегчения подбора и оценки кандидатов создана квалификационная карта. Карта подготавливается начальником подразделения (директором отдела по обработке информации) и работниками службы управления персоналом на основе должностной инструкции и представляет собой набор квалификационных характеристик, которыми должен обладать «идеальный» сотрудник, занимающий эту должность. Основные требования к кандидату на должность менеджера по рекламе:

• высшее профессиональное образование (по специальности менеджмент) или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области менеджмента;
• стаж работы по специальности не менее 2 лет;
• знание деловой этики;
• умение работать с оргтехникой;
• уверенность в пользовании ПК (основные программы);
• уверенность в себе и активная жизненная позиция;
• креативность;

Использование квалификационной карты дает возможность структурированной оценке кандидатов (по каждой характеристике) и сравнения кандидатов между собой.

Определив требования к кандидату, сотрудники службы управления персоналом ЗАО приступают к привлечению кандидатов, используя несколько методов:

1. Объявления в средствах массовой информации (газеты, Интернет). Недостатком данного метода является огромный наплыв кандидатов, большинство из которых не обладает требуемыми характеристиками.
2. Рекомендации друзей и родственников.
3. Рекомендации консультативных фирм, специализирующихся на поиске и продвижении персонала.
4. Инициатива кандидатов. Отдел кадров постоянно получает резюме, телефонные звонки и другие обращения от людей, занятых поиском работы.

Подбор кандидатов является основой для отбора будущих сотрудников организации, который начинается с анализа списка кандидатов с точки зрения их соответствия требованиям организации к будущим сотрудникам.

Задача первичного отбора и оценки состоит в определении ограниченного числа кандидатов, с которыми организация могла бы работать индивидуально.

Следующим этапом отбора кандидатов является собеседование. Собеседование носит неформальный характер и длится примерно 15 минут. На основе собеседования (с начальником подразделения) выбирают кандидата, который наиболее подходит на должность менеджера по рекламе. В ходе данного этапа выясняются личные данные кандидата, опыт его работы, причину увольнения с последнего места работы. Особое внимание уделяется внешнему виду претендента и умению грамотно и дружелюбно общаться. Анкетирование или тестирование не проводится. Также не производится анализ вопросов соискателя. Рекомендации с предыдущего места работы не требуются.

После этого выбранного сотрудника принимают на работу с испытательным сроком (от 1 до 3-х месяцев), давая возможность руководству оценить кандидата непосредственно на рабочем месте без принятия на себя обязательств по его постоянному трудоустройству. Если по истечении испытательного срока у руководства нет претензий к новому сотруднику, он принимается на постоянную работу.

Причина неудовлетворенности руководителя новыми сотрудниками связана с несовершенством отбора и оценки кандидатов на вакантную должность.

В результате анализа действующей системы найма персонала в ЗАО были выявлены следующие недостатки, препятствующие развитию фирмы:

• Основу системы отбора претендентов на вакантную должность составляет одноэтапное собеседование.
• В отборе кандидатов отсутствует анкетирование и тестирование.
• В качестве критерия отбора не применяется практика работы с рекомендациями с предыдущих мест работы, отсутствие проверки претендентов службой безопасности.

Тот факт, что новые сотрудники не соответствуют занимаемой должности, говорит о том, что необходимо искать пути подбора новых людей на эти должности.

Следует также отметить и тот факт, что СМИ, в частности объявления в местных газетах являются источником привлечения тех сотрудников, которые увольняются менее чем через год работы в организации. Это говорит о том, что данный канал отбора персонала является лишь причиной текучки кадров, что, несомненно, отрицательно сказывается на работе всей компании.

 

3.Мероприятия по  совершенствованию процесса найма  и отбора персонала в организацию

Действующая система отбора персонала в ЗАО имеет явные недостатки и требует принятия корректирующих мер, которые позволят значительно улучшить эффективность найма работников.

Для эффективного управления персоналом предприятие нуждается в целостной системе работы с кадрами, позволяющей управлять ими от момента приема на работу до завершения карьеры. Ниже представлена откорректированная система подбора персонала для ЗАО:

1. Прием на работу начинается с определения того, кто нужен организации. Для облегчения подбора и оценки кандидатов создана квалификационная карта. Карта подготавливается начальником подразделения (директором отдела по обработке информации) и работниками службы управления персоналом на основе должностной инструкции и представляет собой набор квалификационных характеристик, которыми должен обладать «идеальный» сотрудник, занимающий эту должность. Основные требования к кандидату на должность менеджера по рекламе:
2. Высшее профессиональное образование (по специальности менеджмент) или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области менеджмента;
• Стаж работы по специальности не менее 2 лет;
• Знание деловой этики;
• Умение работать с оргтехникой;
• Уверенность в пользовании ПК (основные программы);
• Уверенность в себе и активная жизненная позиция;
• Креативность;
3. Использование квалификационной карты дает возможность структурированной оценке кандидатов (по каждой характеристике) и сравнения кандидатов между собой.