Методы повышения эффективности управления организацией (на примере ООО «Галактика» сети магазинов «Норд»)

     Критерии оценки эффективности системы управления в целом должны быть дополнены частными критериями ее элементов. Во-первых, их включение в общую систему критериев эффективности обеспечивает полноту охвата и комплексность оценки.

     Во-вторых, это позволяет установить и измерить источники, факторы повышения эффективности управления, обеспечивающие рост его качества и снижение издержек. Находясь в непрерывном взаимодействии, так что изменение одних элементов вызывает соответствующие изменения других, они и придают в системе в целом новые, присущие только ей качества.

     Качество  функционирования оценивается по двум направлениям:

• Организационные структуры;
• Информационное обеспечение.

     Эффективность организационных структур связывается, в первую очередь, с исторически  меняющимся соотношением централизации и децентрализации, с ростом гибкости организационных форм. Критерии эффективности, в основном, относятся к оценке числа связей в структуре и взаимодействии уровней управления, степени структуризации целей и соотношений между ними и структурой, горизонтальными и вертикальными связями.

     Также используется критерий управляемости  информацией в рамках организационной  структуры, степень взаимодействия различных аспектов управленческой деятельности. Отсюда вытекает требование уменьшения иерархических уровней. Используется критерий, оценивающий соответствие структуры и целей по уровню иерархии.

     Критерии  информационного обеспечения отражают регулярность и надежность обслуживания управляющих оперативной документацией  и определяется по следующим направлениям:

     Эффективность текущей обработки информации, включая ее комплексность;

• Скорость и точность выдачи информации по специальным запросам (качество отбора необходимой информации и минимизация времени, затрачиваемого на подготовку ответа);
• Надежность и безопасность информации;
• Своевременность информации;
• Наличие необходимой информации;
• Отсутствие избыточной информации;
• Качество межфункциональных связей;
• Экономия от масштабов сбора, обработки и передачи данных.

     Таким образом, современная теория управления приходит к необходимости, во-первых, согласования показателей эффективности управления с показателями эффективности и производительности фирмы; во-вторых, к необходимости учета многостороннего воздействия управления на фирму, используя набор дополнительных критериев.

     Тогда система управления и его эффективности  рассматривается не на одном, а на трех уровнях:

• Как органическая часть более высокой системы.
• Как самостоятельная целостная система.
• Как сосредоточие компонентов, входящих в эту систему, с присущими им специфическими свойствами.

     В этом случае эффективность управления на первом уровне может быть выражена через результативность деятельности фирмы, так как результат деятельности по управлению проявляется опосредованно  через результаты всей организации, во взаимоотношениях ее с внешней средой.  
На втором уровне эффективность системы управления выражается через характеристики ее способности к самостоятельному действию, т.е. к разрешению непосредственно стоящих перед ней задач и достижения поставленных целей.

     На  третьем уровне выделяется эффективность  действия составляющих системы. Именно здесь могут быть рассмотрены  в конкретных формах функционирование сил и средств, входящих в систему  как в технико-организационном, так  и в социально-психологическом плане. Практически эффективность третьего уровня может быть сведена к эффективности управленческого труда и его средств⁷.

     Продукт управленческой деятельности тоже трехмерен.

     Во-первых, он выступает как конечный, в виде той или иной эффективности производства, и есть не что иное, как результат эффективности функционирования объектов управления и самой управляющей деятельности.

     Во-вторых, он выступает как промежуточный, в виде качества и экономичности  деятельности системы управления в целом.

     В-третьих, он является воплощением качества исполнения функций и этапов управленческого  труда, характера использования  наличных сил и средств управления.

     Анализ  существующих теоретических и практических подходов к оценке эффективности  управления в рамках фирмы позволяет выделить следующие направления анализа различных сторон эффективности как слагаемых общей эффективности управления:

     Экономические показатели эффективности управления.

     Эффективность в обеспечении внешней и внутренней социальной политики; отношение целей фирмы и общества.

     Эффективность управления как саморегулируемой системы; адаптационная способность к  требованиям научно-технического прогресса, изменениям социальных условий производства.

     Эффективность информационной системы; информационное обеспечение управления и управляющего воздействия на фирму.

      Далее рассмотрим более подробно каждую группу методов повышения эффективности управления организацией в отдельности. 

 

2. Основные методы повышения эффективности управления организацией

 

    Итак, рассмотрим основные методы эффективности управления организацией.

    Объектно-логическое управление (ОЛУ)⁸.

    Совершаемые управленческие действия: предвидеть, прогнозировать, анализировать, планировать, решать, организовывать (разрабатывать и внедрять, ...) приказывать, давать указания, ставить задачи, координировать, контролировать.

    Объектами управления являются: процесс, функция, информация, а также человек, подразделение - как элемент процесса, исполнитель функции и т.п.

    Объектно-логическое управление часто называют административным.

    Социально-психологическое управление (СПУ)⁹.

    Совершаемые управленческие действия: мотивировать (призывать, вдохновлять, поощрять и наказывать и т.п.), обучать, развивать, наставлять, проявлять заботу, осуществлять поддержку.

    Объектами управления являются: человек - как социальный объект, являющийся эмоциональной и духовной личностью, имеющий свои взгляды, ценности, интересы; группа - как социум, задействованные в процессах, выполняющие функции и задачи.

    Только  гармоничное сочетание двух этих компонентов в итоге создаёт полноценный менеджмент и открывает путь к эффективному управлению: 
 
 

    Эффективный менеджмент = ОЛУ+СПУ¹⁰.

    Когда эти все факторы сводятся в  единую систему, то получается многомерная  модель, в которой   прослеживается сложное переплетение причинно-следственных связей.

      Видя такую сложную картину  взаимозависимостей, большинство собственников  даже не пытаются в ней разобраться,  так как являются по своей  сути предпринимателями, а рутина  системного управления навевает на них скуку. Они, как правило, идут тремя путями:

    1.     Оставить предприятие на том уровне развития, который позволяет осуществлять привычное директивное управление.

    2.     Изобрести свою упрощённую модель управления и пытаться её усовершенствовать методом проб и ошибок.

    3.    Поставить эффективный менеджмент

    с помощью специалистов в управлении и передать общее управление

    предприятием  профессиональному менеджеру.

    Первый  путь приводит к постепенному затуханию  и умиранию предприятия, так как  если в условиях конкуренции бизнес не развивается, то компания проигрывает  в конкурентной борьбе более сильным  соперникам. Исключение составляют предприятия, которые нашли на рынке и заняли свою очень маленькую нишу, которая более сильным конкурентам не интересна. Если перед предприятием стоит задача по выходу на новый уровень конкуренции, то значит необходимо повышать уровень эффективности управления.

    Второй  путь приводит к разочарованию, так как чтобы изобрести свою оригинальную систему управления необходимо глубоко понимать принципы эффективного управления. Если не нарушены основные принципы эффективного управления, то вполне реально создать свою оригинальную систему управления, что на практике доказали многие передовые компании. Но эти компании создавали свои модели управления, кажущиеся на первый взгляд не сложными для понимания, пройдя этап глубокого изучения принципов эффективности, и лишь после этого создали свои системы управления.

    Третий  путь потенциально выигрышный, но лишь в том случае, если собственник  бизнеса ответственно подошёл к  передаче управления. Если передача управления не была осуществлена технологически грамотно, то последствия такой передачи могут быть самыми плачевными, вплоть до полной потери бизнеса.

    Эффективность стратегического управления предприятием (организацией) имеет более высокий  приоритет по сравнению с оперативным  управлением, хотя оба эти компонента для успеха в бизнесе крайне важны. Стратегическое управление обозначает направление движения (вектор направления всех усилий организации) и создаёт системы отслеживания курса. Оперативное управление обеспечивает скорость продвижения предприятия по выбранному стратегическому курсу. Почему стратегия имеет более высокий приоритет? Попробую объяснить просто. Если правильно выбрано направление, то предприятие даже с невысокой скоростью может опередить конкурентов. Но если направление выбрано неправильно, то предприятие может двигаться быстрыми темпами  в неправильном направлении и, соответственно, своей цели не достигнет.

    Эффективность стратегического  управления предприятием (организацией).

    Многие  основатели бизнеса имеют предпринимательский  талант, правильно определяют стратегические приоритеты развития бизнеса на интуитивном уровне и такие стратегии для предприятия являются выигрышными. В реальности такое интуитивное стратегическое управление возможно только до определённых масштабов бизнеса. Так как многие решения в области оперативного управления основываются на стратегических ориентирах, осознанные правильные решения может принимать только собственник бизнеса. Его подчинённые не имеют достаточной информации для принятия верных решений. На начальной стадии развития предприятия (организации), как правило, используется директивный стиль управления, и все важные бизнес-процессы замыкаются на собственнике бизнеса. Директивный стиль управления означает управление через прямые указания (директивы). 

        Типичная картина директивного управления. Подчинённый, получив прямое указание (директиву) на исполнение чего-либо, начинает его выполнять. При этом, постановка задачи предполагает определённый сценарий развития ситуации. Если развитие ситуации отклоняется от сценария, то подчинённый становится в тупик и вынужден опять беспокоить руководителя, чтобы тот принял решение

    и дал ему новые указания. Пока подчинённых  не так много  и бизнес-процесс

    ы все на виду, то собственник справляется  с этим потоком запросов на принятие решений и выдачу директив. Но  как только бизнес начинает расти, управляющий собственник становится «тормозом процессов». Подчинённые часами и днями ожидают решений, а процессы в это время заморожены, так как основной центр принятия решений перегружен.

    Не  буду останавливаться на эмоциональных  аспектах такого положения, когда собственник  ощущает себя загнанной лошадью, скажу лишь о том, что такая  ситуация чрезвычайно вредна для бизнеса и может привести к серьёзным экономическим потерям и спровоцировать проблемы на стратегическом уровне –  серьёзные осложнения отношений с клиентами, поставщиками, внутри коллектива, ухудшение имиджа торговой марки  и так далее.

    Эффективность директивного управления предприятием (организацией) резко устремляется к нулю, как только предприятие переходит определённую границу деловой активности.

    Решения о судьбе бизнеса (предприятия, организации) принимаются на верхнем уровне управления и это называют стратегическим управлением. В большинстве украинских компаний стратегическое видение успешного пути ведения конкурентной борьбы и завоевания рынков – это миссия отдельных высококвалифицированных специалистов, а иногда и одного основателя. Стратеги в тумане будущего разглядывают цель и ориентируют на неё организацию. Какой должна быть организация через N-лет, какими будут её продукты, и почему они будут пользоваться спросом, почему потребители отдадут им предпочтение перед конкурентами и так далее. Это и есть стратегическое видение (иногда его называют визией).