Корпоративные информационные системы в управлении

Рис.3 Развитие концепции ERP из стандарта MRP II 

     По  сравнению с системами MRP II в системах ERP появились развитые средства управления финансами и персоналом, развитые средства поддержки принятия решений, средства конфигурирования и интеграции с приложениями других типов. В системах ERP появились механизмы управления, предназначенные не только для компаний, функционирующих в одной стране, но и для транснациональных корпораций, включая поддержку нескольких часовых поясов, языков, валют, систем бухгалтерского учета и отчетности. Предложенная в  2000 году аналитиками Gartner Group концепция систем ERP II  в своей основе содержат идею выхода за рамки задач по оптимизации и автоматизации процессов внутри предприятия, присущих концепции ERP. Новая парадигма предполагает более глубокую и богатую модель взаимодействия между компаниями. Позволяет предприятию "разделять" свою информацию и на этой основе сотрудничать с другими компаниями в рамках совместной коммерции.

   Используемые  в составе ERP II средства электронного бизнеса являются своего рода "клеем", объединяющим предприятия в глобальной экономике.

   Концепция ERP II позволяет работать в рамках  электронного бизнес сообщества. Общая схема систем ERP II представлена на рисунке 4.

Рис. 4  общая схема системы ERP II

   Системы ERP II вобрали в себя и объединили все основные выделенные к этому  моменту типы корпоративных приложений:

• систему планирования ресурсов предприятия ERP в прежнем понимании этого термина,
• систему управления взаимоотношениями с клиентами CRM (Customer Relation Management),
• систему управления цепочками поставок SCM (Supply Chain Management),
• средства аналитики и поддержки принятия решений BI (Business Intelligence),
• систему управления данными IMS (Information Management System) для интеграции всех компонентов,
• средства электронной коммерции и взаимодействия через Интернет e-commerce.

     На  схеме, представленной на рисунке 4, изображения  отдельных элементов частично накладываются  друг на друга. Это связано с тем, что функции отдельных систем частично пересекаются.

     Таким образом, эволюция КИС неотрывно  следует глобальным тенденциями  развития информационных потоков в мире.

2. Выбор корпоративной системы. Проблемы эффективного внедрения и использования.

     Автоматизация предприятия зачастую приводит к  повышению эффективности бизнеса, его конкурентоспособности, стратегической координацию всех сторон бизнеса. Она  так же способствует оптимизации  бизнеса, в том числе объединению  возможностей управления деятельностью, трудовыми ресурсами и информационными  технологиями для комплексного улучшения  результатов работы. Именно поэтому  проблемы реинжиниринга становятся все более актуальными не только для зарубежных, но и для российских предприятий.

     Успешное  внедрение информационной системы  приводит к положительным изменениям в деятельности предприятия и  появлению новых возможностей, таких  как:

• возможность учета сложности и разнообразия продукции и услуг в планировании и финансовом анализе;
• способность предугадать и удовлетворить весь спектр требований по обслуживанию клиентов;
• возможность адекватно оценить масштабы и сложность рынков;
• способность своевременно реагировать на изменение законодательства;
• поддержка наращивания капитала и развития трудовых ресурсов;
• оперативная реакция на изменяющиеся условия рынка.

     Учитывая  преимущества, которые дает внедрение  КИС, все большее количество компаний стремятся автоматизировать не только учет хозяйственных операций, но и  управление бизнес-процессами. В ответ  на возрастающий спрос со стороны  потребителей возрастает и количество разнообразных программных продуктов, предлагаемых различными фирмами-разработчиками. Кроме того, появление новых западных систем и дальнейшее развитие российских разработок делает рынок более насыщенным, а конкуренцию — более жесткой. Некоторые аналитики предсказывают в скором будущем пик интереса к компьютерным системам управления предприятием. Многие из этих программных продуктов обладают сходными характеристиками, что в свою очередь ставит вопрос перед предприятием о выборе наиболее подходящей корпоративной информационной системы.

     Перед выбором КИС следует учитывать, что внедрение системы автоматизации  управления, как и любое серьезное  преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным  процессом. Вот только некоторые  проблемы, возникающие при внедрении  системы, заблаговременное изучение и  подготовка к которым значительно  облегчают процесс внедрения  и повышают эффективность дальнейшего  использования системы:

• Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии. Это одна из наиболее значимых и сложных проблем. Достаточно часто руководители управляют предприятием, исходя только из своего опыта, интуиции, своего видения предприятия и в достаточной мере неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Поэтому одним из важнейших факторов, влияющих на успех проекта автоматизации, является грамотная постановка задач менеджмента. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы бюджетирования, если само бюджетирование не поставлено на предприятии должным образом, как определенный последовательный процесс. Поэтому, наибольшего успеха достигают проекты внедрения корпоративной информационной системы в тех компаниях, где предварительно максимально четко поставлена цель автоматизации и формализованы все те контуры управления, которые планируются автоматизировать.
• Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия. Для повышения эффективности автоматизации, внедрению КИС должна предшествовать частичная реорганизация структуры автоматизируемого предприятия и технологии ведения бизнеса. С этой целью проводиться полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Это не обязательно должен быть реинжиниринг в его классическом понимании, с полной перестройкой всей внутрихозяйственной и коммерческой деятельности. Реорганизация проводится только в тех местах, где она объективно необходима, чтобы не повлечь за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.
• Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах. Эффективно построенная информационная система практически всегда вносит изменения в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами. Одним из преимуществ корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга, дающие руководителю предприятия возможность получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Внедрение системы автоматизации так же вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ, отображающий в информационном поле течение или завершение того или иного сквозного бизнес-процесса, в интегрированной системе создается автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот бизнес-процесс лишь контролируют и, при необходимости, вносят изменения в позиции построенных системой документов.
• Сопротивление сотрудников предприятия. При автоматизации в довольно часто возникает активное сопротивление сотрудников на местах, вполне способное сорвать или существенно затянуть проект внедрения. Оно может быть вызвано несколькими человеческими факторами: обыкновенным страхом перед нововведениями, консерватизмом, опасением потерять работу или утратить свою незаменимость, а так же боязнью существенно увеличивающейся ответственности за свои действия. В подобных ситуациях, в зависимости от их сложности, проводят разъяснительную работу с кадрами, создают у сотрудников всех уровней твёрдое ощущение неизбежности внедрения, наделяют руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, а так же подкрепляют все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений.
• Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы. На некоторых этапах проекта внедрения временно возрастает нагрузка на сотрудников предприятия. Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться. В таких случаях помимо ведения разъяснительной работы применяются и различные организационные меры, а так же поощрения и благодарности, в том числе и доплата за переработку, что в свою очередь ведет к дополнительным расходам.

     Таким образом, прежде чем приступить к  выбору КИС, необходимо сформулировать детальные требования к будущей  системе со стороны всех заинтересованных подразделений, после чего нужно составить общий документ для всего предприятия.

     Детализированная  формулировка требований к системе  помогает решить и многие другие вопросы. Во-первых, выявляются потребности  сотрудников предприятия. Во-вторых, подобный список потребностей предприятия  может выступать в качестве оснований  для инвестиций, размер которых на протяжении нескольких лет может  составить достаточно крупную сумму, сопоставимую с покупкой новой производственной линии или строительством нового цеха. В-третьих, определится примерная  широта охвата проекта внедрения  ещё до его начала.

     После составления детальных требований к КИС можно приступать непосредственно  к выбору системы. В большинстве подобных ситуаций руководство предприятия основывает свой выбор на экономических характеристиках той или иной системы, а именно на сравнении затрат по её приобретению с эффектом от её внедрения. ⁵

     Для расчета эффективности внедрения IT-решений обычно используются показатели возврата инвестиций (ROI Return on investment) и расчет совокупной стоимости владения (TCO total cost of ownership), а также анализ выгодности затрат (CBA Costs Benefits Analysis). Рассмотрим на примере CRM системы.

     Основной  показатель расчета эффективности  внедрения - TCO, подобно о котором  рассказала выше. Несовершенство использования  показателя TCO заключается только в  том, что он позволяет оценить  всего лишь расходы на внедрение  и использование CRM-системы, расчет только ТСО не даст целостного понимания  о целесообразности применения системы: чем больше пользователей работают в единой системе и чем сложнее  процессы, тем выше будет совокупная стоимость владения. Тем не менее, и польза от инсталляции подобной системы будет намного выше. В связи с этим при расчете эффективности необходимо учитывать не только затраты, но и выгоды от внедрения CRM-системы, которые определяются с помощью показателя возврата инвестиций. Данный коэффициент позволяет оценить рентабельность вложений в приобретение и внедрение CRM-системы.

     В классике ROI = кумулятивный чистый доход [Сумма чистой прибыли и амортизационных отчислений за вычетом общих инвестиционных затрат за выбранный период лет] / TCO⁶

     Отмечу, что абсолютно неважно, какую  формулу использовать, главное, чтобы  был breakeven, когда затраты полностью компенсировались, но еще не дали прибыль и затем положительный ROI. Дело в том, что если ROI больше 100%, то в любом случае, затраты себя оправдывают.

     Выгода  от использования CRM-системы на стадии принятия решения нельзя оценить  в количественном выражении. Целесообразно  обратить внимание на соответствие критериев  эффективности, т.е. провести анализ выгодности затрат – метод CBA. Метод предполагает рассмотрение всех затрат, использует экспертные оценки выгоды альтернативных вариантов инвестиционных вложений. В нашем случае мы сравним ситуацию «as is», а именно сохранение старой позиции – отсутствие CRM, и с ее использованием, учитывая возможные потери, если проект внедрения не будет реализован.

     Если  спросить, как учесть влияние лояльности клиентов на рост продаж, например? Можно же сказать, что - это все слова. Для такого случая нужны не общие слова, а конкретные сценарии с примерами и цифрами у фирм, например, производителей, как правило, такие есть. Например:

• вложили 200 К$,
• лицензии на систему и внедрение 170 К$
• поддержка в год 30 К$
• доход в итоге общий 1 млн. $

  Доход у компании есть. Два фактора играют роль: или внедрение системы позволит увеличить доход, или 2) снизить затраты, или что еще лучше 3) и то и  другое. Третий вариант как вы понимаете - самый выигрышный.

     Можно брать сложные или простые  формулы, главное в зависимости  от имеющихся корпоративных требований/ задач, стоящих перед компанией, разработать именно свои показатели для анализа эффективности внедрения CRM. В основу таких показателей  как раз и ложится оценка предполагаемых выгод от внедрения CRM-системы и  затраты на ее использование.

     Суммируя  все исследованные вопросы, можно  сделать вывод, что для обеспечения успешной реализации информационного проекта, еще в процессе разработки необходимо уделить особое внимание предварительной оценке его окупаемости. Оценка окупаемости расходов на внедрение информационных технологий часто сложнее многих других инвестиционных решений. Размер и сложность проекта оказывает влияние на подход к выбору программного обеспечения и компьютерной техники. При этом умеренная стоимость компьютерной техники сама по себе не свидетельствует о небольшом размере проекта.