Контрольная робота по "Менеджменту"

Природнім джерелом неофіційних  відносин є поліархія, що характеризує взаємовідносини між різними  партіями або групами, а також  різні чутки: про скорочення штатів, переміщення кадрів випровадження  на пенсію, чвари між керівником та заступниками тощо.

Для розвитку неформальних комунікацій можуть з успіхом  використовуватися неофіційні правила  і ритуали, система ящиків для  пропозицій, яка сприяє вільному потоку новаторських різних рівнів. У цьому  руслі можуть діяти спеціальні комісії  для розгляду скарг, "дні відкритих  дверей", різні збори і наради.

При дослідженні комунікацій  у залежності від рольової участі окремих осіб часто виділяють "сторожів", "зв´язкових" (їх ще називають "містками"), "лідерів думки" (це, скоріш усього, неформальні, ніж формальні лідери), "космополітів" (індивіди, що частіше  за інших взаємодіють із зовнішнім  середовищем).

За всіх умов неформальні  комунікації забезпечують певну  надмірність у всіх елементах  інформації для досягнення гнучкості  цієї системи. І все-таки ефективний менеджмент передбачає ситуацію, за якої основна частина задач організації  повинна вирішуватися в результаті використання офіційних зв´язків і  відносин. Переважання неофіційних  комунікацій у системі управління призводить до високого ступеня невизначеності і часто свідчить про її недосконалість.

Для менеджера доступними є два типи комунікацій: формальні  та неформальні.

Формальні комунікації - передбачені організаційною структурою. Схема організаційної структури є ілюстрацією "проходження інформації каналами". Формальні комунікації поділяються на вертикальні, горизонтальні та діагональні.

До вертикальних комунікацій належать комунікації зверху вниз і знизу вгору.

Комунікації зверху вниз вирішують  п´ять основних завдань:

• · ознайомлення працівників з цілями організації для усвідомлення ними важливості виконуваної роботи;
• · викладення конкретних інструкцій щодо виконання робіт,
• · забезпечення розуміння роботи та й зв´язку з іншими завданнями організації;
• · надання інформації про процедури і методи виконання роботи;
• · забезпечення підлеглих інформацією зворотного зв´язку про результати діяльності організації.

Отже, комунікації зверху вниз допомагають пов´язувати різні  рівні організації, координувати їх діяльність. Поряд з тим комунікації  зверху вниз мають певні недоліки:

• створення передумов для формування авторитарної системи;
• значне завантаження підлеглих;
• постійні втрати інформації внаслідок викривлень, помилкової інтерпретації.

Один з методів подолання  цих проблем - організація потоків  інформації знизу вгору, тобто налагодження ефективного зворотного зв´язку. Цими каналами передається інформація від  підлеглих до керівників, хоча не всі  менеджери приділяють достатньо  уваги організації такого типу інформаційних  потоків. Результати спеціального дослідження  ефективності комунікацій знизу  вгору показали, що до керівників фірми  доходить не більше як 10% інформації, надісланої робітниками.

Горизонтальні комунікації здійснюються між особами, які знаходяться на одному рівні ієрархії. Такий обмін інформацією забезпечує координацію діяльності (наприклад, між віце-президентами з маркетингу, фінансів, виробництва). Як показують дослідження, ефективність горизонтальних комунікацій досягає 90% і пояснюється значним рівнем розуміння працівниками характеру роботи своїх колег і проблем, що виникають у функціонуванні суміжних підрозділів.

Діагональні комунікації здійснюються між особами, які перебувають на різних рівнях ієрархії (наприклад, між лінійними та штабними підрозділами, коли штабні служби керують виконанням певних функцій). Такі комунікації характерні також для зв´язків між лінійними підрозділами, якщо один з них є головним з певної функції.

Неформальні комунікації - не передбачені організаційною структурою. Практика свідчить, що значна частина комунікацій здійснюється неформально, за допомогою незапланованих керівництвом способів. У теорії та практиці менеджменту зарубіжних країн часто використовується термін "grape-vipe" - система розповсюдження чуток, неофіційних даних. Особливо слід підкреслити, що неформальними каналами комунікацій передається значна частина достовірної інформації. Неформальна інформація буває досить корисною для доповнення інформації, отриманої через формальні канали комунікації. Ця інформація є цінною для керівника, однак не можна допускати, щоб система розповсюдження чуток виступала замінником формальних каналів комунікації. Кожен працівник апарату управління повинен пам´ятати, що він теж частково бере участь у розповсюдженні чуток (наприклад, мовчання у відповідь на запитання підлеглого - це теж реакція, яка відповідно інтерпретується підлеглими).

Неформальні канали, як і  формальні, передають інформацію у  чотирьох напрямах: вгору, вниз, горизонтально, по діагоналі. Особливістю неформального каналу є швидкість виникнення та швидкість зникнення. Крім того, неформальний канал комунікації відрізняється змінюваністю суб´єктів на відміну від формальних каналів.

Для вироблення оптимальних  управлінських рішень менеджери  повинні використовувати не лише формальні, а й неформальні канали комунікацій, хоча останні не завжди піддаються впливу та контролю. Слід пам´ятати, що неформальні канали комунікацій - невід´ємна частина організації, і  їх необхідно використовувати для  досягнення формальних цілей.

Система неформальних комунікацій  характеризується:

-  швидкістю передавання інформації;

-  потенційною можливістю доповнювати формальні канали комунікацій;

-  передбачливий характер неформальних комунікацій;

-  оперуванням останніми новинами тощо.

Американські автори Мескон М.Х., Альберт М., Хедоурі Ф. виділяють два великих класи комунікацій з подальшою їх деталізацією:

-  комунікації між організацією та її зовнішнім середовищем;

-  комунікації між: рівнями і підрозділами організації.

Повідомлення найчастіше передаються за допомогою мови, зображень, дій. Найпростішим, найдоступнішим засобом  комунікацій є мова, яка реалізує усні та письмові комунікації. Зображення використовуються як доповнення до мовних комунікацій (наприклад, графіки, плакати). Дії підтверджують словесні висновки керівника.

Комунікації поділяються  на два великих класи: письмові та усні.

Письмові  комунікації виступають у формі планової та звітної документації, пам´ятних записок, доповідей, оголошень, довідників, фірмових газет тощо. Переваги таких комунікацій:

-  добре збереження інформації;

-  можливість вивчення, багаторазове перечитування інформації;

-  ґрунтовність підготовки;

-  можливість доведення до багатьох працівників. Недоліки письмових комунікацій:

-  складність поновлення;

-  об´ємність інформації (особливо знизу вгору).

Усні комунікації - телефонні розмови, публічні виступи, наради, безпосереднє спілкування тощо). Позитивним аспектом таких комунікацій є економія часу, забезпечення глибшого взаєморозуміння.

Менеджер повинен знати  переваги та недоліки кожної форми  комунікацій, уміти відшукати оптимальні шляхи їх забезпечення та уникати  можливих проблем.

 

 

Список використаної літератури

1. Юр'єва Т.В. Соціальна економіка:  Учеб. для студ. вузів, які навчаються за економ, спец. - М.: Дрофа, 2001. - 352 с. ISBN 5-7107-4289-9

2. Серія ЕКОНОМІКА. Соціальна  політика. Державний Університет  ВИЩА ШКОЛА ЕКОНОМІКИ. Підручники  для Вищої школи. 2003 - 2005. ТОВ "ВД  РІВНОВАГА". Програма "Електронна  книга".

3. Іванова В.М., Безгрошових Т.І. Управління зайнятістю населення на місцевому рівні: Учеб. посібник. - М.: Фінанси і статистика, 2002. - 192 с.: Іл.

4. Соціальна політика: Підручник / За заг. ред. Волгіна Н.О., М.: Изд-во РАГС, 2003. - 548 с.

5.Скотт Г. Джинні. Засоби вирішення конфліктів. Київ, 1991.ред. Тутушкіна М.”Практична психологія для менеджерів”. Москва, 1996.

6.Фішер Р, Юрі У. Шлях до згоди або переговори без поразки. Москва, 1990. 7.Осовська Г.В., Осовський О.А. Основи менеджменту Навчальний посібник / К.: "Кондор", 2006.- 664 c.