Контроль: сущность и виды

Институт  социальных и гуманитарных знаний

Межрегиональный факультет дистанционного образования

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по дисциплине

Менеджмент

на тему

КОНТРОЛЬ: СУЩНОСТЬ И ВИДЫ 
 
 
 
 

Выполнила: Михайлова Ксения Сергеевна

Тел. 8-927-845-02-05

 Проверил:___________________________ 
 

Казань-2009.

Содержание

Введение…………………………………………………………………………..3

Глава I. Сущность значения контроля в организации………………………….6

1. .    Контроль в организации: сущность, виды, формы. ……………………..6
2. Взаимосвязь контроля с другими функциями менеджмента…………..10
3. Процесс контроля…………………………………………………………12
4. Поведенческие аспекты…………………………………………………..15

Глава II. Эффективность контроля в организации…………………………….18

1. Характеристики эффективного контроля. Рекомендации науки по повышению его эффективности…………………………………………18
2. Роль информационного обеспечения в повышении эффективности контроля…………………………………………………………………...21
3. Факторы, влияющие на эффективность контроля на российских предприятиях в условиях переходной экономики……………………...26

Заключение……………………………………………………………………….31

Список  литературы………………………………………………………………33 
 
 
 
 
 

     Введение

     Термин  “контроль” не является однозначным. В переводе с  французского слово  “контроль” означает  проверочный  документ,   оформленный в двух экземплярах или в двух записях.      В течение длительного времени понятие контроля  связывалось,  прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей  в массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с деятельностью  главным образом бухгалтеров, кассиров, финансовых работников.             В словарях и энциклопедиях контроль определяется как проверка  чего-либо; проверка правильности тех или иных действий в области производства  и управления; наблюдение с целью проверки; учреждение или тот, кто занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо  другого учреждения или ответственного лица.        Как видно из вышесказанного, исторически первоначальным является объяснение контроля как проверки правдивости и достоверности документов.             Следующим этапом стало представление о контроле как проверке  соответствия действий поставленным целям, задачам, действующим законам.  Третий  этап включил в контроль и анализ отклонений, раскрытие их причин.            Классики науки управления (Ф.У.Тейлор, А.Файоль, Г.Эмерсон,  Г.Черч) подчеркивали, что без контроля невозможно управлять любым процессом. Так, А.Файоль отмечал, что в любом мероприятии цель контроля состоит  в  проверке того, все ли происходит в соответствии с принятым  планом, действующими инструкциями и установленными принципами. Цель  контроля - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить и не допускать их повторения. По его мнению, следует контролировать все: предметы, людей, действия.          В кабинетах многих менеджеров висят плакаты со словами Анри Файоля: "Управлять - значит прогнозировать и планировать, организовывать, руководить командой, координировать и контролировать". В этих словах одного из основоположников научного менеджмента сформулированы основные функции управления, которым посвящена настоящая глава.  Француз Анри Файоль (1841-1925) более 30 лет управлял горно-металлургическим синдикатом. В 1916 г. в Бюллетене общества горной промышленности был опубликован его основной труд "Основные черты промышленной администрации - предвидение, организация, распорядительство, координирование, контроль", который затем неоднократно переиздавался на различных языках. Вместе с Фредериком Тэйлором, Генри Фордом и рядом других специалистов Анри Файоль работал над созданием научной теории управления. Таким образом, научный менеджмент появился сравнительно недавно - в начале ХХ века. Бурное развитие этой научной дисциплины продолжается. Так, лишь в последние годы выявилась важная роль контроллинга - современной концепции системного управления организацией, в основе которой лежит стремление обеспечить ее долгосрочное эффективное существование. Рассматривая  контрольную  деятельность  в  управлении   предприятия, А.Файоль разделял ее на шесть основных групп:. с точки зрения административной - необходимо выяснить, существует ли программа работы и соответствует ли она моменту;. с точки зрения коммерческой - все материалы, поступающие и  выходящие, должны быть точно учтены по количеству, качеству, цене;. с точки зрения  технической - нужно проследить ход операций, их результаты, состояние машин и оборудования;. с точки зрения финансов - необходимо  проконтролировать кассу, имущество, материалы, расходный капитал и пр.;. с точки зрения охраны - надо проверить средства, употребляемые для охраны имущества (от пожаров, краж и т.д.);. с точки зрения учета - необходимо выяснить, как быстро поступают отчеты, дают ли они точное представление о положении предприятия,  как ведется статистика. Таким  образом,  по  А.Файолю контроль соотносится со всеми основными функциями управления и реально сам становится особой функцией.     Таким образом, целью курсовой работы является раскрытие контроля как одной из одной из функций менеджмента.

     Для раскрытия этой цели поставлены следующие  задачи:

     - определение сущности значения  контроля в организации;

     - характеристика эффективного контроля  в организации;

     - раскрытие роли информационного  обеспечения и рекомендации науки  по повышению эффективности контроля.

     Итак, в настоящее время под термином “контроль” подразумевают: органическую функцию управления; набор средств регулирования поведения личности или организации в целом; функцию системы, выполняющую задачу обратной связи и обеспечивающую наблюдение за состоянием системы. Выделенные А.Файолем пять функций менеджмента дают основу для анализа работы современного управляющего.  
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава I. Сущность и значение контроля в организации.

1. Контроль в организации: сущность, виды, формы. Взаимосвязь контроля с другими функциями менеджмента.

   Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих  проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности. Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, для того чтобы организация функционировала успешно. Функция контроля - это такая характеристика  управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации. Другими словами, один из важных  аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективны. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем  возможность,  достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды. Контроль не только позволяет выявлять проблемы и реагировать на них так, чтобы достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству решить, когда нужно вносить радикальные изменения в деятельности организации.             Контроль - это критически важная и сложная функция управления.  Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал. Контроль есть  фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание  организационных структур, ни  мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля.

Виды  контроля.

     Выделяют  три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.           По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так  как имеют одну и  ту же  цель: способствовать тому, чтобы  фактически  получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.              Предварительный контроль.

     Основными приемами этого контроля являются реализация, а не создание определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку  правила и линии поведения  вырабатываются для обеспечения  выполнения  плана, то их строгое  соблюдение - это способ убедится, что работа  развивается в заданном направлении, и задачи его проверить готовность организации к началу работы. Этот контроль используется в  трех областях: человеческих,  материальных, финансовых. В области человеческих ресурсов  контроль достигается за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач организации. В области материальных ресурсов контроль осуществляется за качеством сырья, чтобы произвести отличный товар. В области финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет. Он отвечает на вопрос когда, сколько и каких средств безналичных или  наличных потребуется организации. Он имеет две разновидности диагностический и терапевтический. Диагностический включает такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы, указывающие на то, что в организации что-то не в порядке. Терапевтический позволяет не  только выявить  отклонения от стандарта, но и принять исправительные меры.               Текущий контроль.

     Как это собственно следует из его  названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Текущий  контроль обычно производится в виде контроля работы  подчиненного его непосредственным начальником. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется  на  измерении  фактических результатов, после проведения работы. Текущий контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.                   Заключительный контроль.

     Заключительный  контроль осуществляется  после того, как работа закончена  или  истекло отведенное для нее  время. Хотя заключительный контроль и осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна  из них состоит в том, что заключительный контроль даёт информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит  в том, чтобы способствовать мотивации. 
 
 

Формы контроля.

     Основная  из современных форм управленческого  контроля - внутренний аудит, под которым понимается регламентированная внутренними документами организации деятельность по контролю  звеньев управления и различных аспектов функционирования организации, осуществляемая представителями специального контрольного органа в рамках помощи органам управления организации (общему собранию участников хозяйственного товарищества или общества или членов производственного кооператива, наблюдательному совету, совету директоров, исполнительному органу). Мало у кого возникнут сомнения по поводу необходимости внутреннего аудита в крупных и средних российских коммерческих организациях. В экономически развитых государствах внутреннему аудиту уделяется такое же пристальное внимание, как и внешнему. Но, если становление внешнего аудита в России, можно сказать, уже состоялось, то отечественный внутренний аудит и в профессиональном, и в законодательном, и в институциональном аспектах сегодня находится еще в "зачаточном" состоянии. Администрация разрабатывает политику компании. Однако персонал может не всегда ее понимать или не всегда содействовать ее реализации. Менеджеры не имеют остаточного времени проверить это выполнение и своевременно обнаружить недостатки. Внутренние аудиторы помогают им в этом, обеспечивают защиту от ошибок и злоупотреблений, определяют» зоны риска" и возможности устранения будущих недостатков или недостач, помогают идентифицировать и устранить слабые места в системах управления и найти те принципы управления, которые  были нарушены. Все эти действия дополняются обсуждениями с высшими органами управления, нужды и предложения которых и определяют процедуры внутреннего аудита (внутренние аудиторы должны обеспечить управляющих любой информацией, касающейся их компетенции). Таким образом, органы управления организацией пользуются услугами внутренних аудиторов как дополнительными ресурсами, помогающими им осуществлять свои функции. Иными словами, внутренний аудит вводят с целью помощи органам управления организации в осуществлении эффективного контроля над различными звеньями (элементами) системы внутреннего контроля. Главная задача отдела внутреннего аудитора - обеспечение удовлетворения потребностей органов управления в части предоставления контрольной информации по различным интересующим их вопросами. В общем же виде функции внутренних аудиторов могут быть представлены следующим: а) оценка адекватности управленческих систем - осуществление проверок звеньев управления и предоставление обоснованных предложений по устранению выявленных недостатков и рекомендаций по повышению их   эффективности; б) оценка эффективности деятельности - осуществление экспертных оценок различных сторон функционирования организации и предоставление обоснованных предложений по их совершенствованию. Для органов управления организацией деятельность отдела внутреннего аудита имеет информационное и консультационное значение. К институтам внутреннего аудита также можно отнести и ревизионные комиссии  (ревизоров), деятельность которых регламентирована действующим законодательством (этот институт в основном распространен в акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью и производственных кооперативах).      

1.2. Взаимосвязь контроля с другими функциями менеджмента.

     Контроль - есть фундаментальнейший элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в организации. Контроллинг - это инструмент менеджера, но сам по себе он не может обеспечить успех предприятия и не может освободить менеджеров от функций управления. "Контроллинг обеспечивает методическую и инструментальную базу для поддержки" (в том числе компьютерной) "основных функций менеджмента: планирования, контроля, учета и анализа, а также оценки ситуации для принятия управленческих решений". Таким образом, развитие менеджмента в ХХ в. можно описать формулой: от Файоля к контроллингу. Под мотивацией понимается процесс стимулирования самого себя  и  других на деятельность направленную на достижение  индивидуальных  и  общих целей организации. Мотивация  –  это  процесс  побуждения себя и других к деятельности для достижения целей организации. Задачей функции мотивации является выполнение членами организации своей работы в соответствии с делегированными им обязанностями и сообразуясь с планами. Для получения эффективного контроля, менеджеру следует учитывать потребности и возможности каждого своего подчиненного. В соответствии с этим не будет лишних осложнений в организации своих планов. Функция контроля, так же как и функция планирования, служит важнейшим средством централизации управления со стороны высшего руководства фирмы и одновременно позволяет достигать оптимального сочетания децентрализации в управлении фирмой в целом.          Планирование – то постановка целей и разработка путей их достижения. Сколь бы хорошо ни были разработаны планы, они, как правило, не могут быть выполнены так, как были задуманы. Будущее нельзя абсолютно точно предсказать. Неблагоприятные погодные условия, аварии на производстве  и на транспорте, болезни и увольнения сотрудником многие другие причины, нарушают наши планы. Эти нарушения, прежде всего, надо обнаружить с помощью системы контроля. Например, надо регулярно - раз в день, неделю или месяц – возвращаться к плану и выявлять нежелательные отклонения от запланированного плана. Цель организации представляет собой направление, в котором  осуществляется ее деятельность.     Организация – это создание некой структуры, по средствам которой организация могла бы выполнять свои планы и тем самым достигать своей цели. Основные цели воздействуют на стратегию, которая влияет  на структуру, систему управления и саму деятельность. Таким образом, цель - есть “контур” плана. Цели образуют собой иерархическую систему. Основные базовые  цели, в направлении которых действует фирма при планировании параметров эффективности: рост, рентабельность, платежеспособность, доля рынка, гибкость, устойчивость.