Коммуникация менеджера

    Коммуникация  менеджера

    Менеджеры выполняют функцию «информационного процессора». Они тратят более 80% рабочего времени на общение с сотрудниками. Иными словами, 48 минут из каждого часа уходит на встречи, телефонные разговоры, общение по Интернету и «живые» беседы. Менеджеры изучают окружающую среду, чтобы узнать об интересующих их событиях, собрать необходимые данные, сделать обобщение и передать полезную информацию другим людям. Затем они получают сообщения подчиненных, что позволяет установить обратную связь и увидеть, присутствует ли в коммуникационном канале «шум», мешающий правильному пониманию. Менеджеры налаживают коммуникацию, чтобы направлять и контролировать корпоративную деятельность. Здесь эффективность коммуникации зависит от точности формулировок и устранения «шума». Основное содержание сообщений составляют факты, статистика и решения. Дальновидные менеджеры стараются занять центральное место в информационной сети, чтобы контролировать выполнение заданий. Лидеры осуществляют коммуникации по другим принципам. (Дафт). 

  ОБЯЗАННОСТИ И ФУНКЦИИ РУКОВОДИТЕЛЯ

    Должностные права и обязанности руководителя находятся в тесной зависимости  от тех задач, которые ему предстоит  решать в процессе своей работы. Поэтому их рассмотрение целесообразно  начать с анализа важнейших функций  руководителя.

    В процессе управления руководитель осуществляет ряд функций, т.е. обязательных видов  деятельности (обязанностей), среди  которых необходимо выделить следующие: административная, стратегическая, экспертно-консультативная, инновационная, представительская, коммуникационная и социальная. Разберемся в содержании названных выше функций.

    Административная  функция является одной из наиболее значимых в деятельности руководителя. В переводе с латинского «администратор» буквально означает «управитель», человек, выполняющий управленческую работу.

    Традиционно специалисты склонны разделять  управленческий процесс на пять этапов: планирование, организация, руководство  людьми, мотивация и контроль. Считается, что именно через них проходит в своей работе каждый управленец. Поэтому в административную функцию  входит пять подфункций:

    - планирование, в процессе которого руководитель определяет этапы выполнения задания, намечает, как достичь единых рабочих целей, предполагает возможные варианты решения потенциальных проблем;

    - организационная, связанная с созданием необходимых условий деятельности, - распределение среди исполнителей полномочий, задач, ресурсов, инструктирование и др.;

    - кадровая, заключающаяся в организации подбора необходимых работников, их ориентации, профессионального обучения, обеспечения необходимым инструктажем и т.п.;

    - стимулирующая, предполагающая действия, направленные на убеждение и воодушевление исполнителей, их поощрение за успешно выполненную работу, наказание за провинности;

    - контрольная, заключающаяся в оценке промежуточных и конечных результатов деятельности организации, проведение ее необходимой корректировки.

    В основе стратегической функции лежат планирование и прогноз возможных событий в сфере деятельности не только конкретного руководителя, но и всей организации в целом в процессе разработки стратегии и составления планов.

    Экспертно-консультативная  функция имеет как минимум три основных направления развития деятельности руководителя:

    1. в связи с реализацией им  профессиональной компетентности;

    2. в связи с действиями по  оптимизации организационного процесса, который выражается в передаче  части руководящих полномочий  подчиненным;

    3. в связи с контролем работы  подчиненных, осуществляемым в  форме консультирования, проведения  собеседования, публичного сообщения  результатов и др.

    В рамках нового этапа НТР все большее  значение приобретает инновационная  функция, тесно связанная с предыдущей. В процессе ее реализации руководитель направляет разработку и внедрение новых видов продукции и услуг, создает условия для соответствующей перестройки организации и системы управления ею, постоянно знакомится с новинками и дает необходимые консультации подчиненным. Осуществляя представительскую функцию, руководитель в той или иной мере представляет свой коллектив на разных уровнях внутриорганизационной иерархии как по горизонтали (например, отношения со смежниками), так и по вертикали (отношения с вышестоящим руководством, администрацией). Эта сторона представительства выражается в умении руководителя отстаивать интересы своего коллектива (коллектива подразделения). Кроме этого, представительская функция может реализовываться в активности руководителя за пределами его организации, т.е. во взаимоотношениях с другими организациями. Во всей этой деятельности руководитель является своеобразным «лицом коллектива»

    В век информации все большую роль играет коммуникативная функция, включающая большой диапазон действий, затрагивающих человеческий фактор: прием на работу, проведение совещаний, прием посетителей, ответы на письма и телефонные звонки, распространение деловой информации, проведение переговоров и др.

    Все возрастающее значение человеческого  фактора в жизни организации  выводит на одно из первых по значению мест социальную функцию. Выполняя ее, руководитель создает в организации благоприятный морально-психологический климат, атмосферу комфорта, поддерживает существующие традиции и стандарты поведения и формирует новые, помогает подчиненным в трудную минуту.

    В рамках рассмотренных функций для  руководителя определены:

    - соответствующие  права по решению возникающих  вопросов самостоятельно или  по согласованию с вышестоящим  руководством;

    - круг  подчиненных и степень их участия  в подготовке документов различного  уровня;

    - полномочия  во внешних контрактах.

    В различных ситуациях и на разных уровнях управления те или иные права  и обязанности руководителя имеют  неодинаковое значение. Так, в период создания или перестройки организации, прежде всего, нужны руководители-предприниматели, создающие концепцию развития, принимающие ответственные решения и смело берущие на себя риск последствий, и руководители-лидеры, увлекающие людей новыми перспективами, раскрывающие их способности и направляющие на решение поставленных задач.

    В период стабильного развития на первое место выдвигаются руководители-плановики, создающие, исходя из текущих реалий, планы и программы развития, а также руководители-администраторы, осуществляющие в соответствии с плановыми заданиями организаторскую координирующую, контролирующую деятельность с помощью приказов, поощрений и наказаний.

    В работе руководителя много привлекательного. Она предоставляет широкие возможности  для развития личности, для принятия самостоятельных решений интересных и сложных проблем, а также  престижна, приносит уважение окружающих и сама по себе увлекательна. При  этом основная его задача состоит  не в том, чтобы делать ту или иную работу самому, а чтобы, изучив ситуацию и наметив план действий, организовать ее выполнение силами подчиненных, проконтролировать  и оценить их действия.

    В зависимости от уровня в управленческой иерархии можно выделить три звена  руководства: высшее, среднее и низшее.

    Руководители  высшего звена.

    Их  основные задачи состоят в формулировании миссии, ценностей и политики организации, основных стандартов ее деятельности, формировании структуры и системы  управления, представительстве на переговорах  с государственными органами и главными контрагентами.

    Функции высших руководителей чрезвычайно  сложны, разноплановы, требуют глубоких всесторонних знаний, аналитических  способностей, задатков политика, дипломата, публициста и оратора. Поскольку  сегодня каждый человек в отдельности  таким критериям отвечать уже  не в состоянии, высшее руководство  реализует их в составе команды, где первое лицо является уже не «боссом», а первым среди равных. Последнее обстоятельство ослабляет  борьбу за власть и тем самым облегчает  смену поколений менеджеров.

    Команда высшего руководства обычно подбирается  первым руководителем, или главным администратором, занимающим свою должность на основании контракта с собственником (государством, акционерами, пайщиками), являющимся его доверенным лицом и несущим перед ним полную ответственность за состояние и результаты работы организации. С юридической точки зрения в обязанности первого руководителя входят: организация работы в рамках, определяемых законодательством, уставом и другими документами; распоряжение в обученных рамках имуществом и средствами без специальной доверенности; заключение и расторжение хозяйственных договоров, открытие счетов в банках; решение кадровых вопросов; стимулирование руководителей более низких уровней.

    Руководители  среднего звена (основных подразделений, входящих в данную организацию).

    Они назначаются и освобождаются  от должности первым руководителем  или его заместителями и несут  перед ними ответственность за выполнение полученных заданий и сохранность  имущества вверенных им подразделений. Через подчиненных руководителей  они управляют деятельностью  в подразделениях: устанавливают  задания исполнителям, осуществляют текущий контроль, проводят мероприятия  по совершенствованию организации  и технологии

    производства, условий труда, соблюдению санитарных норм. В рамках компетенции им предоставлено  право решать кадровые вопросы (частично самостоятельно, частично выходя с предложениями к руководству организации), поощрять и наказывать своих подчиненных.

    Руководители  среднего звена представляют собой  наиболее бюрократизированную прослойку  менеджеров, число представителей которой  неуклонно растет, увеличивая «этажность»  управленческих структур. Считается, что данная прослойка создает «эффект одеяла» между высшим и низовым уровнями управления, тормозит внедрение новых методов работы. Отношение к представителям среднего звена управления в целом на Западе негативное и при любой возможности с ними ведется решительная борьба, иногда даже имеющая некоторые успехи. Например, за счет ликвидации целиком некоторых промежуточных управленческих структур размер этого слоя менеджеров удается сократить по численности на 30-40%.

    Руководители  низшего звена (бригад, участков, групп и др).

    Они работают непосредственно с исполнителями  и несут полную ответственность  за их действия. Именно на них ложится  вся тяжесть повседневного управления персоналом. В их обязанности входят организация и координация подчиненных, обеспечение условий для выполнения ими качественно и в срок производственных заданий; контроль за соблюдением графика работ, рациональным использованием оборудования, материальных и иных ресурсов, производственной, технической и трудовой дисциплины, техники безопасности; содействие рационализаторству, изобретательству, внедрению передовых методов работы.

    Руководители  низшего звена имеют право  в установленном порядке премировать  подчиненных, налагать на них дисциплинарную ответственность, делать соответствующие  представления руководству подразделений  и организации.

    По  мнению западных специалистов, помимо официальных обязанностей, закрепленных в соответствующих документах, руководители несут по отношению к своим подчиненным обязанности неофициальные. Они состоят в справедливом и уважительном отношении к работникам, проявлении интереса к их здоровью, личным проблемам, успехам, взаимоотношениям в коллективе, оказании им при необходимости всесторонней помощи.

    Права, обязанности и ответственность  руководителей всех Уровней, равно  как и всего персонала, закрепляются в должностных инструкциях. Наличие  должностных инструкций позволяет  во многом упорядочить процесс распределения  полномочий и добиться более перспективной  технологии управления в организации.

    Должностная инструкция не только позволяет определить обязанности, права и ответственность  персонала, но и оберегает его  от выполнения несвойственных функций, подчеркивая систему взаимоотношений  между руководителем и подчиненным  ему работником. Кроме того инструкция упорядочивает потоки информации в  организации, формирует требования к должностям и порядку оценки работников.