Коммуникации вне организации

К основными  правилам работы относится: 

1)             организация работающая со СМИ должна иметь план работы, но с внеплановыми запросами организация должна быть более гибкой. Регулировать отношения со СМИ надо путем аккредитации. 

2)             но также и организация должна  предоставлять один голос формулирующий  позицию организации. 

3)             лучше чтобы это был человек  подготовленный к работе со  СМИ 

4)             проблемы суда общественного  мнения могут оказаться более  весомыми. 

5)             Надо своевременно опровергать  ложные сведенья в адрес организации. 

6)             Мы  не обязаны отвечать на  все вопросы СМИ. 

7)             Надо быстрее возражать, если  наше мнение искажено. 

8)             Сотрудничество с журналистами  может быт лучше, чем рознь. 

9)             Наши партнеры должны знать  о позиции со СМИ. 

10)             Лучше сразу признать свои  ошибки, чтоб в конце не потерять  свой имидж. 

11)             Специалисты по коммуникации  координируют деятельность по  предоставлению интервью должностных  лиц со СМИ. 

3.21 мониторинг  СМИ 

Так как отношения  со СМИ носят двусторонний характер.  С одной стороны организация дает информацию о себе, а с другой отслеживает информацию о себе. Иногда такие потоки информации создаются специалистами по коммуникациям. В крупных компаниях есть такие бюро где собирают информацию о компании, а также делают подборку информации из СМИ о других компаниях. При этом на рынке коммуникаций есть компании которые могут предоставить такую информацию. 

Например: два  крупнейших бюро в США, Burrelle и Luce получают каждое более сотни газет и журналов ежедневно. И оба отправляют более 50 тысяч различных подборок своим клиентам ежедневно. (9) 

3.3 Работа со  СМИ. 

Отношения с  прессой продолжают оставаться наиболее важными из отношении со СМИ. Пресса служит для организации каналом  широкого распространения информации о организации, необходимым для принятия решения. 

В работе с прессой  нужно помнить, что организация  заинтересована в освещении только благоприятной информации о своей  деятельности. 

Пресса же, заинтересована чтобы журналисты доставали информацию интересную или скрываемую от читателей. Пресса в основном публикует статьи социального характера. 

До сих пор  общественное мнение формируется под  воздействием прессы. 

Основными функциями  ответственного в организации за связь с прессой являются:  1) предоставление материалов для печати, на основе которых готовятся статьи, репортажи, 2) ответы на запросы прессы и предложения информационных услуг, 3) мониторинг – отслеживание, анализ и оценка сообщений печати, радио и телевиденья. Принятие мер по исправлению ошибок в сообщениях и выступление с опровержениями. 

Функции связи  с прессой могут реализоваться  самой организацией или возлагаться  на посредника. В зависимости от объема работ, функция пресс-коммуникаций может выполнятся: 1) пресс-секретарем, 2) пресс-бюро, 3) отделом по работе с прессой, 4) пресс-службой или пресс-центром, 5) службой по коммуникациям, 6)внештатным работником или внешней консультативной фирмой по договору. Крупные организации и компании имеют собственные пресс-службы или пресс-центры, в небольших компаниях такая функция может совмещаться с другими функциями исполнителя. 

В крупных организациях пресс-центры являются подразделениями  отдела ПР, а ответственный за связь  с прессой подчиняется руководителю отдела ПР. В обычных случаях ответственный за связь с прессой выступает от имени организации. Но если вопрос представляющий важный интерес для организации, то по этому вопросу должен выступать сам  руководитель организации. Ответственные за связь с прессой должен прикладывать максимум усилии, чтоб руководитель находил время для выступлении в прессе. 

К основным сферам ответственности пресс-службы организации  относится :  1) оперативное распространение  информации о деятельности организации,  2) организация оперативного взаимодействия организации с СМИ, 3) информационно-аналитическое обеспечение менеджеров и занятых в организации по вопросам, затрагивающих интересы организации, 4) создание информационного банка данных отражающих деятельность организации, 5) организация пресс конференций, 6) оперативный сбор и анализ материалов печати, имеющих отношение к организации, 7) подготовка интервью должностных лиц в организации для СМИ. 

Пресс-службы существуют в том или ином виде во всех крупных  организациях и компаниях. Например: такие центры имеют президент РФ, правительство РФ, мэры крупных городов, крупные компании (газпром, ЕЭСРФ и так далее). 

Материалы для  прессы 

С целью поддержания  хорошего общественного мнения о  себе или об организации, пресс-специалист предоставляет следующие материялы: 1) Бэкграундеры – информация текущего характера, 2) Ньюз-, или Пресс-релиз – сообщения, содержащие важную новость для широкой аудитории, 3) Медиа-кит – сообщение содержащие полезную новость для прессы, 4) Занимательная статья – статья которая больше развлекает читателя, чем его информирует, 5) Кейс-история – история случай о фирме, товаре, 6) Именные статьи – статьи подписанные должностным лицом фирмы, 7) Обзорные статьи – статьи инициируемые изданиями или специалистами по коммуникаций, 8) Факт-лист – документ отражающий профиль организации, 10) Биографии, 11) Фотографии, 12) Заявления – заявления призваны объявить или объяснить позицию. 

Пресс-конференции 

На мой взгляд, пресс-конференция – это встреча  журналистов с целью получения  информации для общественности по актуальным вопросам от представителей деловых, общественных, правительственных кругов. 

Мониторинг в  прессе 

Отслеживание  публикаций в прессе – одна из функций  пресс-центра организации. Эту функцию  выполняют обычно пара сотрудников, анализируют всю национальную прессу. 

3.4 Работа с  радио и телевидением. 

Радио и телевиденье  – значимые средства связи с широкой  общественностью. Особенно они актуальны  для крупных компаний, государственных  структур, политических компаний. 

Общим для этих компании является: 

1)             передача сообщений, сразу же  принимается в доме слушателя  или зрителя 

2)             зависимость наличия коммуникаций  от приобретения приемных устройств 

3)             планирование работы по часам 

4)             наличие станций для вещания по стране и за пределами. 

Работа специалиста  по коммуникациям с радио и  телевиденьем предполагает знание аудиторий  различных программ, выбора жанра, времени  и продолжительности трансляции. Кроме того, крупные компании имеют  собственные теле- и радиокомпании. Применение самых последних достижении в этой области позволяет готовить репортажи специалистам по коммуникациям самим. А знание особенностей этих сфер позволит специалисту более эффективно работать с журналистами. 

Основные сообщения  передаваемые телевиденьем и радио можно разделить на три типа: публицистические, художественные, научные. 

Публицистические  сообщения отличаются документальностью, невымышленностью материала. В коммуникациях  чаще используют публицистические сообщения. Которые можно также подразделить на информационную, аналитическую и художественную публицистику. 

Информационная  публицистика выражает жанры стремящиеся  к постой фиксации фактов: автор  описывает конкретное событие. 

Аналитическая публицистика сообщает содержание авторского анализа реальных событий и явлений. 

Художественная  публицистика основывается на сообщениях полагающихся на образах предложенных исполнителем. Задачи коммуникации реализуются  средствами художественной выразительности. 

Эффективное использование  СМИ для целей коммуникаций предполагает знание разнообразия видов теле- и радиосообщений. 

3.41 жанры информационной  публицистики. 

Жанры информационной публицистики – это: 

1)             Репортаж – оперативный и достоверный  рассказ, при этом журналист  выступает как свидетель или участник этого события. Отличие телерепортажа – зрелищность. 

2)             Интервью – беседа в форме  вопросов и ответов, беседа  журналиста желающего получить  информацию с тем кто эту  информацию может дать. 

3)             Заметка – это укороченное изложение какого-либо события, обычно этот жанр применяют в выпусках новостей. 

4)             Отчет – это, по сути, та  же заметка, но все таки в  более расширенном виде. 

5)             Выступление – рассказ какой-либо  личности по поводу или на тему. Известные в стране люди обычно часто  появляются на экране с выступлением. Но выступления можно разделить на три группы: текстовые произносимые по заранее написанному тексту, тезисное произносится основываясь на тезисы и материалы написанные заранее, импровизированное выступление, то которое говорится на уже известную тему но без подготовки. 

3.42 жанры аналитической  и художественной публицистики. 

Разделение на три вида публицистики основано на функции и структуре сообщения. Функция аналитической публицистики основана на анализе событий. А художественная публицистика – это показ какого то события, через чью то точку зрения.  Эти жанры представлены в виде: 

1)             Беседа – форма общения в  виде диалога, часто это дискуссия  на тему интересующую общественность. 

2)             Обозрение – рассмотрение разнообразных  событий, фактов, проблем на протяжении  определенного отрезка времени. 

3)             Комментарии – толкование важного  события или фактов объединенных  общей проблемой. 

4)             Корреспонденция – это сообщение фактов, сопровождающееся их анализом и обобщением. 

Наряду с этими  жанрами используются также: очерк, зарисовка, эссе, фельетон и памфлет. 

Выбор жанра  теле- и радио коммуникаций –  является не менее важной задачей  специалиста по коммуникациям, чем выбор студии, времени и даты передачи. 

Следует помнить  что телевиденье и радио также  средство организации встреч, пресс-конференций, лекций. На выставках используются внутренние телесети использующиеся на конференциях и выставках. С помощью  этой сети можно показать фильм или  репортаж. 

Фильм – это средство коммуникаций с разнообразными аудиториями – от занятых и потребителей до акционеров и законодателей.(10)  

Аудитория может  быть различной : узкой, сгруппировавшейся, массовой. 

Узкая аудитория  – это небольшое количество человек, например посетители выставки. 

Сгруппировавшееся аудитория – это посетители спорт  клубов, экологические движения, общества, ассоциации, товарищества и так далее. 

Массовая –  это та, которая охвачена СМИ  

Помимо перечисленных  выше средств коммуникации организации  есть еше немало важных способов воздействовать на аудиторию таких как: 

Видео-ньюз-релиз  – это видео новость, имеющая  длительность 30-120 секунд. Видео-релиз  целесообразен для компании, обладающей интересной визуальной новостью. Отснятый и неотредактированный материал сопровождаемый звуковыми эффектами. Например, на мой взгляд, такие новости дает аэрокосмическое агентство  НАСА. 

Социальная реклама  – это объявления общественных служб  и передается бесплатно. Это реклама  красного креста, ролики против спида, курения и так далее. 

Спутниковые медиа-туры – аналогом может быть внутристудийное  интервью. Но в данном случае проводится запись различных интервью на актуальные темы, в различных частях света, с  различными людьми и организациями, а потом соединяется все вместе.