Классификация и кодирование функций в системе управления предприятием

     Другие  из известных принципов управления, как правило, вытекают из названных. В частности, называется принцип системности, который состоит в непременном соблюдении цикличности управления с обязательным прохождением каждого этапа управленческого цикла.

     1.2 Методы управления

     Для управления производственно-экономическими системами выработан целый арсенал  различных методов, которые применяются  по отдельности или совместно, комплексно.

     Методы  управления образуют четыре группы:

     1) организационно-распорядительные (или  административно-распорядительные);

     2) экономические;

     3) социально-психологические;

     4) социально-политические (идеологические).

     Организационно-распорядительные методы — это управление с помощью приказов, распоряжений, указаний, не терпящих возражений и требующих неукоснительного выполнения. Одним из главных таких методов, дающий наибольший управленческий эффект, является подбор и расстановка кадров — производственных и управленческих.

     Коллектив компетентных работников, единомышленников и в то же время специалистов каждый в своей области (по современной  терминологии — «команда») наилучшим образом может справиться со своими задачами. Таким людям не надо подробно объяснять и обосновывать то или иное решение руководителя: они все понимают, как говорится, с полуслова, будучи объединенными общими целями.

     Экономические методы управления во все времена давали наилучший управляющий эффект, поскольку содержат самую главную мотивацию в обществе с товарно-денежными отношениями — материальный стимул. Сегодня в числе этих методов можно назвать такие:

• оплата труда в соответствии с квалификацией работника; это заставляет стремиться к повышению квалификации, расширению и улучшению трудовых навыков, в том числе и в управлении. Главным достижением последних лет в этой области стала отмена ограничений в заработке. Сейчас каждый работник имеет право зарабатывать столько, сколько сможет. Одна из задач руководства — создать необходимые условия для возможности таких заработков;
• премирование за выполнение установленных производственных показателей, расширение зон обслуживания, улучшение качества работы;
• внутрипроизводственный    коммерческий (бывший хозяйственный) расчет. Материальная (коммерческая) заинтересованность остается главным стимулом высокопродуктивного труда, необходимо только должным образом организовать на предприятии внутрипроизводственные коммерческие отношения;
• мотивация трудовой деятельности, состоящая в участии работников в собственности, прибылях и управлении.

     Существуют  и другие формы и разновидности  экономических методов управления: выдача льготных ссуд и кредитов; оплата социальных нужд работников; предоставление жилья — бесплатно или по льготным ценам; обеспечение медицинским и санаторным обслуживанием также по льготным ценам или бесплатно; оплата учебы самих работников и членов их семей и т.д. (Эти формы нередко относят к социально-психологическим методам управления, поскольку они экономически затрагивают социальную сферу жизни.)

     Социально-психологические  методы управления — методы, основанные на использовании социально-психологических факторов и направленные на управление социально-психологическими процессами, протекающими в коллективе, для оказания необходимого воздействия в интересах достижения поставленных целей.

     К числу этих методов относится, например, социальная эстетика, производственный дизайн: хорошая, красивая обстановка в цехе, в отделе по наблюдениям  специалистов снижает утомляемость, повышает производительность труда. Сюда же относится забота о социальных нуждах работников. Одним из наиболее важных факторов такого управления является создание в коллективе здорового, комфортного психологического климата. Здесь важно выявить так называемого «неформального лидера» и стараться привлечь его к процессам управления.

     Социально-политические методы управления состоят в стимулировании качественного труда на основе политических, нравственных, религиозных, патриотических убеждений работников.

     Все перечисленные методы управления должны использоваться в комплексе, нежелательно, чтобы какие-то из них, даже экономические, преобладали. Из опыта развитых стран известно, что именно комплексный подход, разумное использование этих методов в рациональном сочетании дает наибольший управляющий эффект.

     В отечественной науке разработан широкий спектр рекомендаций по применению методов управления. К сожалению, достижения науки у нас с большим трудом и опозданием находят дорогу в практическую деятельность. Современный экономист-менеджер (бывший инженер-экономист) должен быть хорошо оснащен передовой техникой управления для успешной работы в любой отрасли народного хозяйства, в том числе и в топливно-энергетическом комплексе, на предприятиях любой формы собственности.

     Совершенствование управления во многом связано с тем, чтобы придать управляемой системе  большую устойчивость за счет улучшения  производственных отношений, резервирования, в чем-то ужесточения управленческих связей и т.п. Рыночная экономика  особенно явно обнажила неустойчивость, вероятностный характер производственно-хозяйственных явлений, и с этим необходимо считаться в полной мере.

     Кроме того, все известные, проверенные  наукой и прошлой хозяйственной (не всегда такой уж негативной) практикой, экономико-организационные понятия, применимые при решении задач управления, сегодня необходимо уточнять и корректировать для нынешних, еще не вполне устоявшихся рыночных отношений.

     Совершенствование управления означает наилучшее выполнение всех управленческих действий и деловых  процедур в указанном цикле управления, во всех его фазах. Следовательно, для  этого необходимо обеспечить все  условия, т. е. создать информационную систему как хороший инструмент для управления в условиях рынка.

     Если  признать необходимость включать в  процесс совершенствования все фазы и стадии управленческого цикла, совершенствование управления практически состоит в информатизации управления:

     Информатизация управления —это своевременное обеспечение всех звеньев управления достоверной информацией, необходимой и достаточной для подготовки, принятия и осуществления управленческого решения на любом уровне компетенции путем создания наиболее рациональной структуры управления, оптимизации движения информационных потоков, совершенствования систем управленческой документации и документооборота.

     На  практике, разумеется, в процессе управления далеко не всегда присутствуют все перечисленные выше стадии управленческого цикла. Здесь следует учитывать целый ряд обстоятельств и факторов, которые приведут к значительному сокращению как этих стадий, так и времени прохождения цикла. Это чрезвычайно важно в реальных производственных условиях, при оперативном управлении быстротекущими процессами, в экстремальных ситуациях, а также для оперативной реакции на изменение внешней экономической среды, на рыночную конъюнктуру. Однако отмеченное обстоятельство не только не отрицает необходимость изучения и совершенствования полного цикла управления для каждого управленческого действия, но и показывает его целесообразность и практическую эффективность. Действительно, в отмеченных экстремальных ситуациях только у небольшого числа талантливых и очень квалифицированных руководителей реакция будет адекватной наблюдаемому явлению и будет принято правильное, близкое к оптимальному решение. А в большинстве случаев решение принимается впопыхах «скоропалительно», и вряд ли будет не то, что оптимальным, а хотя бы приемлемым.

     Следовательно, для принятия верного решения  любой и каждый руководитель должен иметь своеобразную, оперативно и  в удобном виде предоставляемую  «шпаргалку», набор возможных наилучших  решений, из которых он быстро выберет  подходящее для данного конкретного  случая. Именно такие подсказки может дать информационная система, оперативно представляющая необходимую и достаточную управленческую информацию, обработанную по всем стадиям управленческого цикла с помощью современных средств в автоматизированных комплексах вычислительной техники.

     Критерием качества управления является его эффективность. Для эффективного управления требуется  решать очень большое количество управленческих задач, стараясь ни одну из них не упустить из вида. Затем  на основе достоверных сведений и  с должной оперативностью принять  необходимые решения, организовать и проконтролировать их осуществление. Само понятие эффективности хорошо известно и формулируется как достижение поставленных целей при минимуме затрат. Вероятно, для каждого конкретного предприятия эффективность — это наибольшая прибыльность. Однако не следует забывать, что любое предприятие действует в определенной экономической среде и его частная эффективность в значительной мере зависит от эффективности всей экономики, всего хозяйственного комплекса страны.

     Для общества в целом понятие эффективности, очевидно, состоит не только в производственном, но и в социальном эффекте. Определение социально-экономического эффекта как конечной цели управления государством, сегодня сформулировать очень нелегко. Пожалуй, самым бесспорным в качестве цели управления сейчас можно считать социально-экономическую стабильность, т.е.:

1. обеспечение социальной защищенности людей;
2. гарантированность их экономико-правового статуса со справедливой и своевременной оплатой труда;
3. укрепление цивилизованных рыночных отношений под разумным государственным контролем;
4. поддержка и развитие тенденций к постепенному позитивному изменению (реструктуризации) и росту экономики.

     Можно попытаться дать такое определение  эффективному управлению при достижении поставленных целей.

     Эффективное управление производственно-хозяйственной деятельностью- это обеспечение социально-экономической стабильности при

разумном  государственном регулировании  и организационно-правовом обеспечении  рыночных отношений, при всесторонней поддержке любых позитивных тенденций  к развитию экономики независимо от форм собственности, осуществляемое с наименьшими материальными, трудовыми и финансовыми затратами.

     Чтобы разобраться во всем сложном комплексе  управленческих задач на любом производственном объекте, следует тщательно изучить  всю систему управления. Одним  из наиболее эффективных способов такого изучения является умозрительное расчленение  этой системы на составные части, выделенные по определенным признакам, т. е. следует провести декомпозицию системы управления.

     1.3 Основы декомпозиции системы управления

     Процесс управления происходит в результате движения разнообразной управленческой информации. Следовательно, совершенствование управления должно происходить при улучшении информационного обеспечения. Для оптимизации движения информации (информационных потоков) необходимо ее упорядочение на основе классификации. Требуется установить или выбрать некоторую единицу информации, которую затем уже использовать как неделимый элемент классифицируемого множества. В качестве возможных таковыми являются:

1. показатель как минимальная единица информации;
2. управленческая задача как элементарный акт управления на любой его стадии и в любой фазе цикла;
3. управленческий документ как документированная информация, в большинстве случаев являющийся конечным результатом выполнения какой-либо управленческой задачи.

     При совершенствовании управления потребуется  классификационная группировка каждого из этих элементов, а, следовательно, необходима разработка классификаторов для показателей, задач и документов.

     Показатели   являются  наименьшими  из  возможных  элементов — объектов классификации, используются при построении информационных моделей управления и при описании информационных потоков. В теории управления существуют следующие определения:

     — показатель — 1) контролируемый параметр системы; 2) наименьшая единица данных, имеющая смысловое значение и содержащая количественную или качественную характеристику объекта;

     — показатель в документе  — совокупность реквизита-признака и реквизита-основания. Обычно под показателем понимают количественное значение (число) с набором идентифицирующих его качественных признаков, причем таких признаков может быть несколько.

     Эта единица информации очень хорошо, но слишком подробно иллюстрирует процесс  управления, и потому применяется  при совершенствовании управления лишь для локальных решений, в  частности, при упорядочении информации в информационных потоках и при формировании исходных или выходных данных управленческих задач для оценки ее необходимости и достаточности на определенном уровне компетенции. В то же время кодирование этих единиц информации давно уже получило широкое распространение, для чего созданы общеотраслевые и общепромышленные классификаторы.