Кадровый потенциал предприятия и методы ее усовершенствования

К организационно-распорядительным документам относятся:

• организационные документы (положение о кадровой службе, должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков).

Должностная инструкция - это организационно–правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность сотрудника предприятия при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности (Приложение 1).

Должностная инструкция состоит из следующих разделов: общие положения, права, обязанности, ответственность, квалификационные требования.

Должностная инструкция составляется по каждой должности организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под роспись при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности. [13, С. 27]

Правила внутреннего трудового распорядка представляют собой документ, регламентирующий организацию работы предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные права и обязанности работодателя, основные права и обязанности служащих, рабочее время и его использование, время отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Штатное расписание – документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях в организации. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации штатная структура и штатное расписание разрабатываются организацией самостоятельно (Приложение 2).

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, набавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации. Указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем (Приложение 3).

График отпусков является обязательным локальным нормативным актом, утвержденным ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года.

• распорядительные документы (приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с кадрами и приказы (распоряжения) по личному составу).

Распорядительная деятельность организации документируется в основном посредством издания приказов руководителем организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, отчетности, финансирования, реализации продукции, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.

Приказы по личному составу в настоящее время имеют две формы: унифицированную и неунифицированную. Выбор формы зависит от содержания. Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска, прекращении действия трудового договора, командировании работника, поощрении – оформляются с использованием унифицированных форм. Другие приказы по личному составу оформляются в текстовой форме на обычном бланке приказа.

• информационно-справочные документы (протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п.). [5, С. 13]

Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами организации составляются акты по результатам ревизий деятельности предприятия и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию.

Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации.

Объяснительная записка – это документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины.

1.2.2. Оформление кадровых документов

 

Оформление документов при приеме на работу.

При приеме на работу работник должен предоставить следующие документы:

- паспорт  или иной документ, удостоверяющий  личность;

- трудовую  книжку, за исключением случая, когда  трудовой договор заключается  впервые или работник поступает  на работу на условиях совместительства;

- страховое  свидетельство государственного  пенсионного страхования;

- документы  воинского учета – для военнообязанных  и лиц, подлежащих воинскому учету;

- документ  об образовании, о квалификации  или наличии специальных знаний  – при поступлении на работу, требующую специальных знаний  или специальной подготовки.

На основании этих документов оформляется приказ о приеме работника на предприятие, с которым он знакомится под роспись (Приложение 4). В приказе указывается наименование структурного подразделения, в котором предстоит работать сотруднику, профессия, (должность), испытательный срок (если он устанавливается при приеме), а также условия приема на работу, характер предстоящей работы, оплата труда. Далее заполняется личная карточка работника.

Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 №26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». [16, С. 47]

Личная карточка Т-2 является основным учетным документом. Заполняется в обязательном порядке на всех работников организации. Срок хранения каточки – 75 лет. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью менеджера по персоналу.

Трудовой договор, заключенный в письменной форме – это акт индивидуально-договорного характера, который должен отражать условия труда работника и обязательства сторон, предусмотренные законодательством, коллективным договором и другими соглашениями (Приложение 5).

Согласно Трудового кодекса Российской Федерации трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязан предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, а также соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. [1, С. 56]

Трудовой договор составляют в двух экземплярах, каждый из которых подписывается работодателем и работником, заверяется печатью организации. Один экземпляр хранится у работодателя, а второй – у работника.

После составления отчета о приеме, работник знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка, знакомится со своими должностными обязанностями.

При приеме на работу и в процессе трудовой деятельности работника у работодателя накапливается на него определенное «досье», соответствующие данные о нем, которые вместе с документами, необходимыми при приеме на работу, трудовым договором, приказом (распоряжением) о приеме на работу образуют личное дело работника.

Содержащиеся в личном деле данные нередко носят конфиденциальный характер. Такая информация о работнике (персональные данные) представляет собой сведения о фактах, событиях и иных обстоятельствах жизни и деятельности работника, посредством которых возможно идентифицировать его личность. [6, С. 15]

Оформление документов при переводе работника.

Условия и порядок перевода на другую работу определяется трудовым кодексом Российской Федерации.

Все изменения трудового договора допускаются только с согласия работника. Согласие должно быть получено предварительно, до издания приказа (распоряжения) о переводе, после ознакомления со всеми условиями той работы, на которую конкретно предполагается перевод работника.

Оформление перевода работника на другое предприятие (п.5 ст.77 ТК РФ) производится в следующем порядке:

работник, давший согласие на перевод, подает письменное заявление на имя своего непосредственного руководителя с изложением мотивов перевода и указанием предприятия, в котором он желает работать;

его непосредственный руководитель рассматривает заявление, и при согласии на перевод отдел кадров оформляет соответствующие документы – представление на перевод в 2 экземплярах, заявление работника, характеристику;

руководитель принимающего предприятия после получения документов решает вопрос о приеме работника на работу и дает ответ руководителю предприятия, от которого получены документы на перевод;

при получении согласия на перевод прежний руководитель издает приказ об освобождении работника от занимаемой должности. [8, С. 76]

Оформление отпусков.

Оформление ежегодного основного оплачиваемого отпуска.

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику в соответствии с утвержденным графиком отпусков. Его соблюдение обязательно как для работодателя, так и для работника (ст.123 ТК РФ). Для оформления и учета отпусков применяется форма Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» (Приложение 6).

Ежегодный оплачиваемый отпуск может делиться на части. При этом одна из его частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст.125 ТК РФ).

Статьей 120 ТК РФ предусмотрено, что нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются. [7, С. 58]

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год.

Оформление отпуска без сохранения заработной платы.

Предоставление отпуска без сохранения заработной платы (Приложение 7) определено ст.128 ТК РФ. Его продолжительность определяется соглашением между работником и работодателем. [7, С. 63]

Есть ряд случаев, когда работодатель не имеет права отказать в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Он обязан предоставить отпуск при наличии письменного заявления работника:

- работающим  пенсионерам по старости (по возрасту) – до 14 календарных дней в году;

- родителям  и женам (мужьям) военнослужащих, погибших  или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных  при исполнении обязанностей  военной службы, либо вследствие  заболевания, связанного с прохождением  военной службы, - до 14 календарных  дней в году;

- работающим  инвалидам – до 6 календарных  дней в году;

- работникам  в случаях:

- рождения  ребенка – до 5 календарных дней;

- при  регистрации брака – до 5 календарных  дней;

- смерти  близких родственников – до 5 календарных дней. [7, С. 64]

Оформление пенсии.

Условия, необходимые для назначения трудовой пенсии по старости, установлены ст.7 Федерального закона от 17.12.01 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации».

Данная статья предусматривает два условия, при выполнении которых возникает право на трудовую пенсию по старости. Во-первых, достижение определенного возраста – 60 лет для мужчин и 55 лет для женщин. Во-вторых, наличие определенной продолжительности страхового стажа – не менее 5 лет. Указанный страховой стаж исчисляется по нормам ст.10-13 Закона «О трудовых пенсиях».

Следует отметить, что названные условия должны выполняться одновременно. Если у лица, достигшего установленного возраста, отсутствует необходимая продолжительность страхового стажа (менее 5 лет), право на трудовую пенсию по старости не возникает. [17, С.107]

Для лиц, которые не имеют требуемой ст.7 Закона «О трудовых пенсиях» продолжительности страхового стажа, а также для лиц, которые вообще не имеют страхового стажа, действующим пенсионным законодательством предусмотрено назначение социальной пенсии в соответствии с Федеральным законом от 15.12.01 №166 – ФЗ «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации».

Однако социальная пенсия таким лицам назначается только по достижении возраста 65 лет мужчинами и 60 лет женщинами.

Условия назначения трудовой пенсии по старости, установленные Законом «О трудовых пенсиях», несколько отличаются от условий, которые были необходимы для назначения пенсии по старости в соответствии с Законом РФ от 20.11.90 №340-1 «О государственных пенсиях в Российской Федерации», действовавшим до 1 января 2002 г. [17, С. 108]