Качества менеджера

   Деловое письмо

      В бизнесе дороже всего ценится  время. Поэтому всегда нужно помнить о том, что деловое письмо должно быть кратким, точным и по существу. Деловая корреспонденция редко охватывает несколько тем. Если всё же в письме нужно охватить несколько вопросов, то их желательно отделить один от другого визуально, то есть пронумеровать. Наилучший вариант – когда деловое письмо содержит ответ на какой-либо один вопрос или однородную информацию. В этом случае письмо получается точным и сжатым. Что желательно иметь, чтобы написать письмо своему деловому партнёру:

      1. Современную оргтехнику.

      Писать  от руки можно только корреспонденции  личного характера.

      2. Свой собственный фирменный бланк,  состоящий обычно из эмблемы фирмы, её полного названия, почтового и телеграфного адреса, телефона, банковских реквизитов.

      3. При возможности желательно использовать  свой фирменный конверт, на котором дублируются реквизиты, указанные на бланке. Это не обязательно.

      4. Оставляйте копии отправленных  писем.

      Общее правило для любой корреспонденции  – письмо должно свободно помещаться в конверт.

      На  любой корреспонденции проставляют  обратный адрес. Корреспонденции, как поздравление человека, кого Вы хорошо знаете, выражение соболезнования, благодарственные письма лучше писать от руки. Перед отправкой письма проверьте орфографию. Не стоит начинать письмо с местоимения “Я”. Постскриптум (P.S.) выносят вниз, после подписи. Ниже постскриптума ставят свою подпись или инициалы. Почтовые открытки не используют в деловой переписке. Можно послать телеграмму. Любое письмо, доверенное Вам, требует немедленного ответа. Если Вы не можете исполнить просьбу, изложенную в письме, то уведомите об это сразу же. На поздравления отвечают коротко. Если возникла необходимость принести извинения в письме, то его пишут от руки. Отвечать на письмо с извинениями обязательно. Соболезнования пишут от руки. Если такой возможности нет, лучше послать телеграмму. Общее правило для любой корреспонденции – с левого края бумаги донизу оставляют свободное поле одинаковой ширины.

      Рассмотрим  правила делового этикета при  отправке факсов. При отправке факсов самое главное требование – краткость. Необходимо тщательно сформулировать предложения, проверить, не повторяется ли дважды одна и та же мысль.

      Наилучший вариант факса – когда он помещается на одном листе машинописного  формата.

      Не  стоит посылать факс два раза подряд, лучше ещё раз созвониться  и поинтересоваться, нормально ли прошла копия. Для того, чтобы послать  факс, необходимо:

      Подготовить документы, которые вы будете отсылать. Документы должны отвечать требованиям  делового письма и иметь все необходимые  реквизиты.

      Указать номер своего факса для того, чтобы  с Вами могли связаться.

      Проставить  номер факса своего партнёра, название города и его код, название фирмы  и обязательно фамилию и имя  адресата.

      На  бумагах, которые являются официальными, должны стоять печать и подпись ответственного лица.

      Рассмотрим  правила проведения телефонных переговоров. Считается, что самое простое в деловом общении – телефонный разговор. На самом деле это далеко не так. Звонок по телефону должен так же подчиняться требованиям краткости, как деловая переписка и отправка факса.

      Первым  всегда представляется тот, кто звонит. Если на месте нет того абонента, с которым Вы хотели связаться, то представляться не обязательно. Достаточно будет поздороваться и попросить пригласить к телефону интересующего Вас человека. Если его нет – узнать, когда он будет на месте, или попросить что-либо передать ему и повесить трубку. Не нужно долго держать трубку, если на другом конце никто не отвечает. Не стоит спрашивать, с кем Вы говорите, можно лишь уточнить, правильно ли Вы набрали номер и дозвонились ли туда, куда хотели. Поручать сотруднику или секретарю дозвониться до интересующего вас человека позволительно. Если к телефону просят Вашего коллегу, то нельзя выяснять, кто его спрашивает. Если вы ошиблись номером, то при следующем его наборе сразу уточнить, тот ли это номер, что Вам нужен. В том случае, если Вы очень заняты, то телефон лучше отключать или попросить секретаря отвечать на телефонные звонки. Заканчивает разговор тот, кто позвонил.

      Скажем  несколько слов об одежде делового человека. Самая распространенная и наиболее признанная на сегодня одежда бизнесменов ¾ костюм. Костюм – визитная карточка делового человека. Прежде всего, смотрят, как человек одет. Первое впечатление надолго остаётся в памяти людей, с которыми мы знакомимся. Поэтому пренебрегать своим внешним видом – непростительная ошибка. Например, аккуратность и подтянутость в одежде часто ассоциируются с организованностью в работе, с умением ценить своё и чужое время. Расхлябанность – синоним суетливости, забывчивости.

                               Правила ношения костюма:

              Правило 1.

Никогда не надевайте одновременно костюм и  спортивную обувь. Эти вещи несовместимые по своему предназначению.

              Правило 2.

Надев костюм, не берите сумку спортивного  типа. Желательно носить бумаги и необходимые вещи в дипломате, портфеле или папке. Если же возникла необходимость, сумка должна быть однотонного цвета.

              Правило 3.

Если  вы надели костюм, всегда надевайте  галстук. Галстук к костюму необходим. Деловой костюм без галстука не носят. Исключения – пиджаки спортивного покроя, которые могут быть надеты даже на футболку. Но такие пиджаки не принадлежат к деловой одежде.

Недопустимо носить двубортные пиджаки без галстука.

             Правило 4.

Сорочка, надеваемая с костюмом, должна иметь  длинные рукава. Считается элегантным, если манжеты сорочки видны из под рукавов пиджака примерно на 1,5 – 2 см.

Лучше всего подобрать сорочку, на которой  нет нагрудных карманов.

             Правило 5.

Не допускайте, чтобы затяжной конец галстука был  на виду, выступал из-за его лицевой части.

             Правило 6.

Не выделяйтесь  своей одеждой в рабочее время. В повседневном общении неброский  костюм считается хорошим тоном.

Не носите слишком светлые костюмы. Наиболее распространенные цвета – тёмно-синий, тёмно-серый.

Не надевайте  пестрые или тёмные сорочки.

Галстуки  не слишком яркие и без броских  узоров.

Носки тёмных расцветок.

          Правило 7.

Если  вы не знаете, какие туфли или  сорочку выбрать, то предпочтите  белую сорочку и чёрные туфли.

          Правило 8.

В завязанном состоянии галстук должен касаться нижним концом пряжки ремня.

          Правило 9.

Ширина  галстука должна быть соразмерной ширине лацканов пиджака.

          Правило 10.

Галстук должен быть светлее костюма и  темнее сорочки.

          Правило 11.

Не допускайте несовместимости узоров, то есть два  элемента костюма подряд не могут  иметь узор.

                 Несколько простых советов:

   1. Светлые костюмы носите днём, вечером же тёмные.

   2. В официальной обстановке пиджак  должен быть застёгнут. Полностью расстегнуть пуговицы пиджака можно во время ужина или сидя в креслах театра. Поднимаясь, необходимо застегнуть на верхнюю пуговицу.

   3. Держите выходной костюм в  полном порядке всегда. Это же  относится к обуви, носкам, запонкам.

   4. Костюм должен быть удобным.

   5. Не всегда следуйте за модой.  Лучше выглядеть не модно, но  хорошо, чем модно и плохо.

   6. Имейте при себе два носовых  платка. Первый “рабочий” – находится  в кармане брюк. Второй – всегда  абсолютно чистый – во внутреннем  кармане пиджака.

   7. Галстук – бабочка, предназначенный  для официальных торжеств или  крупных праздников, надевают только  к тёмным костюмам. Галстук к  вечернему костюму лучше всего подбирать из натурального или искусственного шёлка.

   8. Если галстук сшит из качественного  материала, то узел развязывают,  когда снимают его. Если галстук  из недорогого материала, то  узел можно не развязывать,  а снимать галстук через голову.

   Несколько слов о жестах и движениях менеджера. Соблюдение правил ношения одежды –  это проявление уважения к партнеру. Манера держаться – это такой же способ проявлять уважение к окружающим людям, как опрятная одежда, вежливое обращение в разговоре, тактичность.

      В манере поведения достаточно велика роль привычек. Они могут как подчёркивать достоинства человека, так и сводить  к нулю самые лучшие черты.

      Иногда  человек ведёт себя неестественно  и при этом теряет не меньше, чем в предыдущем случае. Быть естественным – одно из главных условий делового человека, так как попытка выглядеть иначе наиболее заметна со стороны.

      Жесты и движения являются частью имиджа. Очень часто случается так, что  именно жест показывает настроение, лицо человека даже тогда, когда он сам  этого не хочет.

      Движения  не должны быть резкими и быстрыми. Не нужно при разговоре опускать надолго глаза или сидеть в расслабленной позе. Можно расслабить в часы досуга, но в рабочее время подтянутость – неотъемлемая черта бизнесмена.

      Если  вы находитесь среди людей, которые  старше вас, то в манере держаться  стоит быть более собранным, более  тактичным, чем среди людей вашего возраста.

      Походка не должна быть вялой. Но и не стоит  размахивать руками и делать широкие  шаги. Наилучший вариант – размеренные  движения, прямая осанка.

      Сидя  на стуле, не нужно раскачиваться, садиться на край,  

      не  рекомендуется облокачиваться на стол. Присаживаться и подниматься нужно  не производя шума. Стул не двигают по полу, а переставляют, взявшись за спинку.

      Привычки  машинально раскачивать ногой, ёрзать на стуле, периодически постукивать по нему каблуком относятся к разряду “неудобных”. Это может быть воспринято как нежелание продолжать разговор и др.

      Беседуя, сидеть лучше всего прямо, не наклоняясь и не откидываясь назад. Наиболее приемлемая для деловой женщины  посадка: колени вместе, ступни одна возле другой, голень повёрнута немного наискосок.

      Подпирать голову рукой при разговоре некрасиво. Это может означать скуку или усталость.

      Скрещивание рук на груди в принципе допустимо, но этот жест воспринимается собеседником как недовольство или желание прекратить разговор.

      Поднятые  плечи или втянутая голова означают напряжённость, производят впечатление замкнутости.

      Для расположения собеседника нужно  склонить набок голову. Наклон головы создаёт впечатление, что человек внимательно слушает.

      Не  стоит делать то, что может быть рассмотрено как затягивание  времени в разговоре (закуривание  сигареты, протирание стекол очков). Это  выглядит попыткой уйти от ответа.

 

      

      ЗАКЛЮЧЕНИЕ

      В настоящее время возрастает значение профессиональной этики в регулировании  различных видов трудовой деятельности. Это связано со стремлением постоянно  совершенствовать профессиональные нормы  применительно к изменяющимся общественным отношениям.