Информация и информационные технологии как составляющие кадровой службы

Информация по конкретному  работнику содержит данные о месте  его работы, демографические данные, данные об образовании, наличии специальной  подготовки, семейном положении, движении на предприятии (по структурным подразделениям, смена профессии, квалификационный рост) и др. Выходные данные включают большой набор обобщенных показателей  по различным признакам и имеют  вид отчетов, списков, справок, аналитических  разработок, расчетов и т.п., что позволяет  осуществлять непрерывность кадрового  планирования, обеспечивает многовариантность и многофакторность расчетов.

ИС «Кадры» прежде всего, выполняет функции информационно-справочной системы, решая следующие задачи:

- персональный учет кадров;

- составление отчетности  по кадрам;

- анализ качественного  состава и движения кадров;

- выдача по запросам  требуемой информации;

- подготовка и повышение  квалификации кадров.

ИС «Кадры» организована в виде модульной системы. Это обеспечивает комфортность её использования различными пользователями.

ИС включает пять модулей, позволяющих решать разные задачи:

1. "Штаты": формирование штатного расписания, учет вакансий по подразделениям и организации в целом;
2. "Приказы": подготовка и выполнение всех видов кадровых приказов, контроль за их исполнением;
3. "Кадры": формирование базы данных о сотрудниках, включающей сведения из личной карточки работника, сведения о результатах аттестации, повышения квалификации, перемещениях, наградах, взысканиях и др.;
4.   "Справки": поиск и анализ информации по всем показателям базы данных, оперативная подготовка справок по поступающим запросам и т.п.;
5.   "Статистика": подготовка стандартных форм с возможностью вывода их на печать, архивирование данных за любые периоды времени.

Такая организация ИС в  то же время имеет весомый недостаток - узкий круг выполняемых задач. Спектр задач, стоящих перед кадровыми работниками гораздо шире, чем возможности их решения с помощью ИС «Кадры».  За бортом автоматизации остались такие традиционные задачи, как планирование профессиональной подготовки рабочих и специалистов (обучение, переподготовка); планирование повышения квалификации (обучение и переобучение) руководящих кадров; рациональная расстановка кадров по уровню их квалификации; аттестация и рационализация рабочих мест.

Раскрывая недостатки информационной системы, стоит отметить, помимо прочего:

• отсутствие связи с базами данных других организаций (например, с учебными заведениями и кадровыми агентствами). Это в определённой мере препятствует полноценному функционированию кадровой работы и зачастую является причиной того, что получаемая информация неполная или недействительная.
• отсутствие прямой передачи (импорта) данных, подготовленных в других пакетах, что затрудняет и замедляет работу с информацией о кадрах.
• Не предусмотрено архивное хранение информации с учётом её кадровых особенностей. Кроме общих биографических и профессионально-квалификационных характеристик работников отсутствует специфическая информация об участии в производственных проектах, о состоянии трудовой дисциплины, о психофизиологических параметрах, определяющих поведение человека в условиях творческих коллективов, и т. п. Это приводит к снижению объективности и реалистичности получаемых данных.

Все эти нюансы, несомненно, снижают продуктивность работы кадровой службы. Их необходимо учитывать для  совершенствования информационной системы управления персоналом.

В данной главе была проанализирована специфика деятельности ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ», её организационная структура, а также информация и информационная система в кадровой службе компании.

Кадровой службе ОАО «ГК  «ВИКТОРИЯ» удаётся своевременно обеспечивать процессы управления необходимой информацией в условиях возрастающих ее объемов благодаря функционированию ИС «Кадры». Работники кадровой службы не выполняют рутинной работы. Они работают в диалоговом режиме (режиме общения), выполняя все типы операций технологического процесса обработки данных (сбор, подготовка, ввод, обработка, вывод и тиражирование необходимой информации). Однако множество мелких деталей, эффективных и облегчающих кадровую работу не учтено, в силу того, что данная система находится ещё на стадии внедрения и разработки. 

Глава 3. Проект рекомендаций по  использованию  информации и  функционированию информационной системы  в кадровой службе ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ»

Информация и информационная система в кадровой работе ОАО  «ГК «ВИКТОРИЯ» достаточно эффективны и обладают значительными преимуществами, однако в то же время имеют и  свои изъяны.

Исходя из рассмотрения информации как составляющей кадровой работы в  ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ» можно предложить некоторые новшества, связанные с её более эффективным использованием.

Явным положительным изменением станет существенное расширение информации, касающейся характеристики рабочих мест, содержания самой работы, определяющих требований к работнику. Такое расширение позволит взаимоувязать наем нового работника с характеристиками вакантных рабочих мест (должностей). Это повысит эффективность и безошибочность подбора кадров и найма персонала.

При найме персонала необходимо обеспечить достоверную и исчерпывающую  информацию по возможной оплате труда, профессионально-квалификационном продвижении  и другими подобными сведениями. Такая информация необходима для  избежания текучести кадров, обусловленной неверными или завышенными ожиданиями от нового места работы.

 Проведя анализ отдельно информационной системы ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ», можно сказать,что она в первоначальном этапе внедрения представляет собой локальную кадровую систему. Что является весомым недостатком.

Повысить эффективность  информационной системы ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ» поможет дальнейшая интеграция кадровой, экономической и социологической информации. Так как кадровая политика в организации  напрямую связана с управленческой, финансовой политикой организации, то и автоматизированная система управления кадрами не должна существовать обособленно, а быть частью единой информационной системы.

Кроме того, круг лиц, которые  в той или иной степени нуждаются  в качественной кадровой информации, гораздо шире. Это руководители всех уровней, сотрудники службы безопасности и др. Интегрированная, связанная  с другими сферами деятельности информационная система позволит существенно  расширить число лиц, которые  могут воспользоваться информацией со своего компьютера.

Исходя из предложенной выше рекомендации, вытекает следующая.  При интегрированной ИС  необходимо обеспечить контроль и разграничение прав доступа, для исключения возможности превышения полномочий и несанкционированного обращения к кадровой информации. Для решения этой задачи можно ввести коды, на использование той или иной информации в системе.

Ещё одна сложность ИС, применяемой  в ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ» – отсутствие прямого импорта в базу данных информации, подготовленной в других системах. Для устранения этой проблемы нужно в ИС применять технологии, позволяющие   использовать практически все широко известные форматы баз данных.  Данное преобразование поможет убрать преграду в движении и передаче информации.

В мировой практике кадровой работы широко используется преимущество связи базы данных организации с базой данных рынка труда и других организаций (высшие учебные заведения, кадровые агентства, пенсионный фонд и т.д). Заимствование такой технической возможности приведёт к улучшению качества данных: получению более достоверной, объективной, актуальной информации. Это поможет избежать  неправильных решений и ошибочных выводов в реализации функций кадровой работы (принятие сотрудника на должность, определении необходимой квалификации и.т.д.).

Наиболее эффективные  и действенные предложения возникают  в результате полемик и обсуждений. Следовательно, весьма целесообразно наладить каналы связи, обеспечивающие возможность совместного обсуждения коллегами каких-то важных моментов. Для этого в информационной системе важно создать форум для обсуждения сотрудниками своих проблем. При этом стоит предусмотреть возможность адресовывать сообщения не всем сотрудникам, а лишь выбранным группам пользователей для комфортного и результативного общения. Помимо продуктивных решений,  подобный форум позволит улучшить морально-психологический климат в ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ» за счёт установления определённой связи, контакта  между  коллегами и сплочённости всего кадрового отдела.

Стоит отметить, что ИС «Кадры»  по большей мере  выполняет функции  учёта кадров, т.е. документооборота, однако использованная  ИС не реализует другие функции кадровой работы, которые также могут быть воплощены с помощью ИС.

Так, например, аттестация работников в ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ» проходит традиционным способом. Однако это достаточно сложное мероприятие, требующее значительных временных затрат и связанное с определенными организационными трудностями. Стоит разработать определённые заготовки, т.е. шаблоны аттестации в той или иной сфере и использовать в этом процессе локальную сеть, и тогда аттестация станет обыденным не трудоёмким плановым процессом. Таким образом, работник может быть оценён сотрудником, руководителем или даже самим собой без особого длительного отрыва от производственной деятельности и от рабочего места. Полученная в процессе проведения аттестации информация и сделанные на ее основе выводы дадут возможность принять взвешенные решения по формированию кадрового резерва, индивидуальных планов развития и т.п

Подобным образом с  помощью информационной системы  можно организовать и квалификационный экзамен в форме компьютерного тестирования. Другими словами, квалификационный экзамен может быть осуществлён с помощью введенной в ИТ-систему базы тестовых заданий. Значительное преимущество в данном случае будет  заключено в возможности программы автоматически сформировывать вариант определенной сложности для конкретного сотрудника, обрабатывать результат тестирования, как с точки зрения общего итога, так и с точки зрения тех заданий, которые вызвали затруднения из соответствующих тем.

Для выполнения перечисленных рекомендаций необходимо повысить компьютерную грамотность работников кадровой службы ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ». И это, пожалуй, является первоочередной задачей. Информационные системы, компьютерные технологии беспрерывно изменяются, а информационная и компьютерная грамотность работников значительно отстаёт от происходящих изменений. Важно обеспечить их одновременность. Для этого обеспечения можно привлечь специалистов в области ИТ по внедрению программ. Устройство необязательно на постоянной основе, возможно лишь временное трудоустройство проектной группы. Такой способ увеличит затраты, но срок обучения персонала новым информационным процессам значительно уменьшится.

При успешной реализации рекомендаций по совершенствованию информации и  информационных систем в ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ» повысится эффективность не только конкретных процессов, но и кадровой работы в целом, повысится её оперативность, точность и автоматизированность.

В третьей главе описан предложенный проект рекомендаций  по усовершенствованию информации и информационной системы в кадровой службе ОАО «ГК «ВИКТОРИЯ».

Предложенные изменения  дают возможность более полного  использования возможностей информации и информационной системы для  осуществления различных функций  управления персоналом. Данный проект представляет возможность рационализировать  выполнение трудовых операций, уменьшить  затраты времени и упорядочить  действия по кадровому учету.

 

 

 

 

Заключение

 

Одной из задач кадровой службы является организация деятельности по совершенствованию кадрового  состава. Решение этой задачи возможно на основе правильного функционирования информации и  использования современных  информационных систем. Поэтому на сегодняшний день тема информации и информационных технологий, пожалуй, самая актуальная.

Ведь от этих составляющих кадровой службы зависит не только непосредственно её работа и деятельность, но и реализация основных целей и  задач самой организации.

И это вполне объяснимо. - Бурное развитие в последнее десятилетие информационных (компьютерных) технологий позволяет руководству современных организаций принципиально пересмотреть подход к организации процессов управления. Практически все руководители сегодня принимают управленческие решения на основе информации, содержащейся в базах данных. Внедрение информационных систем позволяет:

• работать в едином информационном пространстве,
• быстро получать достоверную информацию,
• оперативно планировать и контролировать основные процессы.

Информационная система – мощный инструмент создания рациональной управленческой схемы и кадровой службы.

Важно чтобы информация была грамотно отобрана и классифицирована, а информационная система - удобной, не сложной в использованной, но в тоже время эффективной и действенной. А главное, она должна иметь возможность выполнения всех функций кадровой работы.

Поэтому данная тема и затронута в работе.

В ходе проведённого исследования дан ответ на многие вопросы, касающиеся правильного функционирования информации и информационной системы.