Информационные технологии поддержки принятия управленческих решений

Информационные  технологии поддержки принятия управленческих решений 

     Не  секрет, что для быстрого и верного  принятия управленческого решения, требуется достаточный объем  информации, понятной для понимания, то есть правильно обработанной. Именно на этот процесс работы с информацией и направлены информационные технологии поддержки принятия управленческих решений. Считается, что на данный момент мы уже живем в мире высоких технологий, соответственно данные технологии уже достаточно разработаны. Тем не менее, все еще ведутся все новые и новые поиски в данном направлении с целью оптимизировать управленческий процесс. Расскажем далее об информационных технологиях поддержки принятия управленческих решений подробнее.

     Во-первых, это система OLAP. OLAP - это Online Analytical Processing, т. е. оперативный анализ данных. Так, OLAP представляет собой хранилище данных, предназначенное для их дальнейшей обработки и представлении в необходимой форме для анализа.

     OLAP - удобный инструмент  анализа

     Централизация и удобное структурирование - это далеко не все, что нужно аналитику. Ему ведь еще требуется инструмент для просмотра, визуализации информации. Традиционные отчеты, даже построенные на основе единого хранилища, лишены одного - гибкости. Их нельзя "покрутить", "развернуть" или "свернуть", чтобы получить желаемое представление данных. Конечно, можно вызвать программиста (если он захочет придти), и он (если не занят) сделает новый отчет достаточно быстро - скажем, в течение часа (пишу и сам не верю - так быстро в жизни не бывает; давайте дадим ему часа три). Получается, что аналитик может проверить за день не более двух идей. А ему (если он хороший аналитик) таких идей может приходить в голову по нескольку в час. И чем больше "срезов" и "разрезов" данных аналитик видит, тем больше у него идей, которые, в свою очередь, для проверки требуют все новых и новых "срезов". Вот бы ему такой инструмент, который позволил бы разворачивать и сворачивать данные просто и удобно! В качестве такого инструмента и выступает OLAP.

     Хотя OLAP и не представляет собой необходимый атрибут хранилища данных, он все чаще и чаще применяется для анализа накопленных в этом хранилище сведений.

     Компоненты, входящие в типичное хранилище, представлены на рис. 1. 

     Рис. 1. Структура хранилища  данных  

     Оперативные данные собираются из различных источников, очищаются, интегрируются и складываются в реляционное хранилище. При этом они уже доступны для анализа при помощи различных средств построения отчетов. Затем данные (полностью или частично) подготавливаются для OLAP-анализа. Они могут быть загружены в специальную БД OLAP или оставлены в реляционном хранилище. Важнейшим его элементом являются метаданные, т. е. информация о структуре, размещении и трансформации данных. Благодаря им обеспечивается эффективное взаимодействие различных компонентов хранилища.

     Подытоживая, можно определить OLAP как совокупность средств многомерного анализа данных, накопленных в хранилище. Теоретически средства OLAP можно применять и непосредственно к оперативным данным или их точным копиям (чтобы не мешать оперативным пользователям). Но мы тем самым рискуем наступить на уже описанные выше грабли, т. е. начать анализировать оперативные данные, которые напрямую для анализа непригодны.

     Многомерность в OLAP-приложениях может быть разделена  на три уровня:

• Многомерное представление данных - средства конечного пользователя, обеспечивающие многомерную визуализацию и манипулирование данными; слой многомерного представления абстрагирован от физической структуры данных и воспринимает данные как многомерные.
• Многомерная обработка - средство (язык) формулирования многомерных запросов (традиционный реляционный язык SQL здесь оказывается непригодным) и процессор, умеющий обработать и выполнить такой запрос.
• Многомерное хранение - средства физической организации данных, обеспечивающие эффективное выполнение многомерных запросов.

     Первые  два уровня в обязательном порядке  присутствуют во всех OLAP-средствах. Третий уровень, хотя и является широко распространенным, не обязателен, так как данные для  многомерного представления могут  извлекаться и из обычных реляционных структур; процессор многомерных запросов в этом случае транслирует многомерные запросы в SQL-запросы, которые выполняются реляционной СУБД.

     Конкретные OLAP-продукты, как правило, представляют собой либо средство многомерного представления данных, OLAP-клиент (например, Pivot Tables в Excel 2000 фирмы Microsoft или ProClarity фирмы Knosys), либо многомерную серверную СУБД, OLAP-сервер (например, Oracle Express Server или Microsoft OLAP Services).

     Слой  многомерной обработки обычно бывает встроен в OLAP-клиент и/или в OLAP-сервер, но может быть выделен в чистом виде, как, например, компонент Pivot Table Service фирмы Microsoft.

     Помощники в бюджетировании и планировании

     С точки зрения бизнес-процессов, бюджетирование и планирование - это изолированные и негибкие процессы.

     Бюджетирование. Компании тратят от четырех до шести месяцев на выполнение годового бюджета. К моменту завершения этого утомительного процесса основные допущения, на которых базировался бюджет, вероятнее всего изменятся. Что будет, например, если спрос упадет из-за экономического спадаили неожиданного изменения вкусов покупателей. Могут ли компании создавать планы, учитывающие непредвиденные обстоятельства, и перераспределять ресурсы? К сожалению, ненадежность этого процесса практически не дает возможности вносить изменения ни после завершения бюджета, ни в течение самого бюджетного цикла.

     Планирование. Стратегическое планирование ориентируется на более длительные периоды времени (как минимум на один год). Поэтому можно рассматривать новые сценарии для с использованием анализа "что-если". Следовательно, проблемы здесь несколько другие, чем в бюджетировании. Однако планы должны основываться на качественной информации о том, что влияет на эффективность бизнеса. Стратегия должна быть связана с характерными показателями эффективности, понятными для сотрудников всей организации. Согласно теории карт сбалансированных показателей, особое внимание необходимо уделять главным нефинансовым показателям финансовой эффективности. Наконец, цели устанавливаемые в стратегическом плане, должны стать отправной точкой для процесса бюджетирования. Ограничения с точки зрения технологии

     С технологической точки зрения, поддержка  бюджетирования и планирования чаще всего сводится к использованию  электронных таблиц или отдельных приложений, а не интегрированных систем:

• Электронные таблицы. Бюджет чаще всего составляется с помощью электронной таблицы. Однако использование инструмента, предназначенного для отдельного пользователя, не подразумевает взаимодействия пользователей в процессе бюджетирования или планирования.
• Автономное приложение для бюджетирования. Даже если используется специальное приложение для бюджетирования, оно, как правило, является автономным. Отсутствие общих интегрированных данных как для бюджетирования, так и для планирования не позволяет осуществлять разделение информации между этими процессами. В результате планирование, бюджетирование и управление эффективностью оказываются несвязанными друг с другом.
• Интегрированный пакет приложений. Вместо того, чтобы использовать электронные таблицы или автономные приложения, нужно интегрировать бюджетирование и планирование в одном более широком пакете приложения, предназначенном для управления эффективностью.

     Интегрированное планирование и бюджетирование для управления эффективностью.

     Чтобы планирование и бюджетирование служили  нуждам управления эффективностью бизнеса (BPM - Business Performance Management) в масштабах  предприятия, эти процессы должны быть интегрированы на нескольких уровнях. Интеграция должна основываться на трехуровневой модели аналитической компании IDC для аналитических приложений, в которой выделяются следующие три уровня: стратегический, специализированный и фундаментальный) и в которой задействована общая модель данных, обеспечивающая их единообразие.

     Бюджетирование - одно из самым популярных финансовых аналитических приложений. IDC оценивает  рынок пакетных приложений для бюджетирования и планирования в 320 млн. долларов, что  составляет около 44% всех финансовых аналитических инструментов. К 2005 году рынок должен достигнуть 1,4 млрд. долларов по мере вложения корпорациями средств в усовершенствование процессов бюджетирования и финансовой консолидации.

     Автономное  приложение для бюджетирования в  составе такого пакета обеспечивает поддержку взаимодействия пользователей, за счет чего может сократиться время на завершение годового бюджетного цикла. Тем не менее, бюджетные приложения, являющиеся частью интегрированного комплекса приложений, обладают следующими дополнительными преимущества:

• Интеграция со стратегическими приложениями (планирования и карт сбалансированных показателей) поддерживает преобразование стратегических корпоративных целей в специальные финансовые цели, что обеспечивает основу для процесса бюджетирования.
• Интеграция с планированием на уровне процессов гарантирует, что кадровые планы и планы загрузки производственных мощностей будут связаны с операционным бюджетом.
• Интеграция с ПО моделирования и прогнозирования обеспечивает более высокий уровень прогнозирования финансового положения до завершения квартала, тем самым появляется возможность внести корректировки и изменить результат.
• Интеграция с основными финансовыми инструментами позволяет выполнять сравнение бюджета с фактическими расходами и доходами, чтобы сравнить текущее положение с намеченными целями.

     Если  рассмотреть продукты бюджетирования и планирования различных поставщиков, то их можно разделить на два лагеря: ERP-производители и специалисты  по бюджетированию/консолидации.

     За  счет связывающего программного обеспечения ERP-поставщики обеспечили загрузку данных из электронных таблиц в бухгалтерские системы для back-офисов. Группа поставщиков средств бюджетирования, куда входят Hyperion Solutions Corporation и Comshare, встроили в свое программное обеспечение специальные бюджетные вычисления для менеджеров, составляющих собственные бюджеты и передающих результаты руководству для дальнейшего агрегирования и консолидации.

     Сейчас ERP-производители стараются наверстать упущенное, вступая в партнерские отношения или приобретая фирмы, выпускающие лучшие Web-приложения для бюджетирования и планирования. Пакет управления эффективностью предприятия (EPM - Enterprise Performance Management) одного из самых известных ERP-поставщиков - компании PepleSoft - является одним из самых перспективных продуктов бюджетирования и планирования. EPM предназначен для больших и средних компаний, стремящихся к точности и своевременности бюджетирования и планирования. Пакет продуктов включает себя приложения карт показателей (scorecard applications), встроенную аналитику и витрину данных для поддержки стратегического анализа. В качестве дополнительного продукта предлагается портал, который предназначен для глобального распространения информации.

     Конкуренты PeopleSoft - компания SAP со своим SAP Strategic Enterprise Management (SEM) и Oracle Corporation (продукт Oracle - Enterprise Planning And Budgeting, EPB ) планируют поставку новых версий приложений для бюджетирования и планирования. Исследования показывают, что пользователи работают только с компонентами этих приложений. Ожидается, что в этих обновлениях будет больше возможностей, в частности Web-функций, предназначенных для пользователей, которым необходим всеобъемлющий пакет для бюджетирования и планирования. Компания Lawson Software вступила в партнерские отношения с Hyperion, чтобы использовать приложение для бюджетирования и планирования, предлагаемые этой фирмой.

     Средние ERP-компании также предлагают функции  бюджетирования, планирования и оценки эффективности. Epicor Corporation работает в направлении Business Intelligence и поставляет готовую аналитику в своих корпоративных приложениях. Компания Great Plains Software, купленная корпорацией Microsoft, расширила возможности бюджетирования и планирования в своем ПО, вступив в партнерство с Logility и Siebel Systems. Фирма Hyperion расширила свою линейку, предложив продукт Hyperion Pillar, а также Hyperion Planning, который полностью охватывает процессы бюджетирования и планирования, и, кроме того, он шире по масштабу и концепции, чем лидирующее на рынке приложение Hyperion Pillar.

     Продукты Peoplesoft EPM