Информационное обеспечение управления организацией

Контур специализированных решений – осуществляет учет сырья, переданного для переработки сторонней организации, а также полученной от этой организации готовой продукции; кроме того включает решение для автотранспортных предприятия, предприятий розничной торговли, организаций, где необходимо вести учет специальной и форменной одежды.

Контур управления взаимоотношениями с клиентами – ориентирован на сотрудников отделов сбыта, технической поддержки, маркетинга, которые непосредственно взаимодействуют с клиентами, ответственны за регистрацию контактов с ними, продаж, сделок и договоров на гарантийное и абонентское обслуживание.

Контур администрирования – набор сервисных средств для квалифицированного пользователя и программиста, обеспечивающих администрирование базы данных, корпоративный обмен данными, обмен документами с внешними информационными системами, а также проектирование пользовательского интерфейса и отчетов.

Другое перспективное направление развития решений корпорации – разработка Интернет-приложений, которые должны создать единое информационное пространство для предприятия заказчика и его контрагентов, с возможностью автоматизации всех функций материально-технического снабжения и увязки в единой цепочке звеньев внутрикорпоративных бизнес-процессов: бухгалтерии и финансов, учета материальных ценностей, снабжения, сбыта, планирования и анализа. В интегриророванном Интернет-решении каждое рабочее место оказывается подключенным как к внутренней зоне, в которой решаются локальные задачи управления ресурсами, так и к внешней – торговой площадке, через которую осуществляется связь и взаимодействие с партнерами и контрагентами. При этом клиент не будет чувствовать разницы между работой в локальной сети и через Интернет [14].

Еще один распространенный вид – это информационная система Scala – это современный инструмент управления различными областями деятельности предприятия, используемый более чем в 100 странах уже в течение многих лет.

Комплексный набор модулей Scala охватывает такие аспекты бизнеса, как финансы, материально-техническое снабжение, управление производством, сервисное обслуживание, ведение проектов и управление персоналом.

Финансовые модули ПО Scala объединяют все функциональные возможности “Главной книги”, “Книги продаж” и “Книги закупок” с элементами выбора, такими как “Ведение основных средств”, “Консолидация компаний” и “Планирование движения денежных средств”.

“Главная книга” - функциональное ядро системы Scala: в ней описывается структура компании или холдинга. Здесь, используя гибкую десятимерную структуру финансового и бухгалтерского учета, можно установить любую схему группировки и кодирования счетов. Для уменьшения объема повседневной рутинной деятельности финансовых работников и бухгалтерии “Главная книга” выполняет автоматическое распределение, накопление, делает полный запрос и формирует готовые на подпись отчеты.

Модули “Книга продаж” и “Книга закупок” позволяют управлять движением денежных средств и ликвидных активов, а также вести подробную базу взаимозачетов с дебиторами и кредиторами. Суммы в местной валюте и любой другой по выбору учитываются параллельно, с их дальнейшей переоценкой согласно избранной учетной политике. Для упрощения повторяющихся операций в системе предусмотрена возможность использовать шаблоны работы автоматических платежей, что упрощает процедуру оплаты и выставления счетов.

Программный комплекс “БЭСТ-ПРО” относится к новому поколению систем управления предприятий различного профиля и форм собственности. Система помогает полностью контролировать все ресурсы предприятия, оптимизировать издержки, выявлять источники дополнительной прибыли и принимать обоснованные управленческие решения.

Модульная система “БЭСТ-ПРО” позволяет сконфигурировать и настроить систему в соответствии с бизнес-задачами, решаемыми на предприятии.

Основные задачи, которые решает система “БЭСТ-ПРО”:

• Объемно календарное планирование;

• Управление составом изделия;

• Планирование потребности в материалах;

• Планирование потребности в производственных мощностях;

• Управление цехом; продажами; закупками; финансами; персоналом;

• Бухгалтерский/налоговый учет;

• Управленческий анализ.

Результаты внедрения системы “БЭСТ-ПРО”:

• Получение оперативной информации о текущих результатах деятельности как на уровне предприятия в целом, так и на уровне отдельных заказов, видов ресурсов, выполнения планов;

• Долгосрочное, оперативное и детальное планирование деятельности предприятия с возможностью корректировки плановых данных на основе оперативной информации;

• Решение задач оптимизации производственных и материальных потоков;

• Сокращение объемов материальных ресурсов на складах;

• Планирование и контроль всего производственного цикла;

• Автоматизация работ договорного отдела с полным контролем платежей, отгрузок продукции и сроков выполнения договорных обязательств;

• Финансовое отражение деятельности предприятия в целом;

• Значительное сокращение непроизводственных затрат;

• Возможность поэтапного внедрения системы, с учетом инвестиционной политики конкретного предприятия;

3.2 Улучшение сетевой организации предприятия .

Персональные компьютеры и компьютерные сети стали важным фактором не только благополучия малых и растущих предприятий, но и их выживания. Они являются инструментом, позволяющим рационализировать работу, снизить затраты и повысить производительность труда служащих.

Одна из главных задач владельца небольшой фирмы - опережать конкурентов. Чтобы сохранить конкурентоспособность на сегодняшнем рынке, нужно добиваться повышения выручки с наименьшими затратами - и именно здесь на помощь приходит современная сетевая технология.

Правильно сделанное капиталовложение в компьютерную сеть поможет предприятию зарабатывать деньги за счет четырех основных факторов. Оно позволит:

- Снизить административные  накладные расходы

- Повысить производительность  труда

- Рационализировать ведение  дел

- Снизить затраты на  аппаратные средства

Перечисленные выше преимущества локальной сети не используются. Так, например, повышение производительности труда. Наличие сети позволяет работникам организации тратить меньше времени на рутинные операции, экономя его для производительности труда. Рассылая служебные записки по электронной почте, менеджеры избавляются от необходимости печатать, копировать и разносить их. Электронная почта обеспечивает практически мгновенную доставку корреспонденции и реакцию на нее. Однако электронная почта просто не используется настолько, как будто её вовсе нет.

Возьмём рационализацию работы. Применение сетевых приложений, таких как система управления базами данных и электронные таблицы, позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места, где бы ни находились пользователи или прикладные программы. Это может намного ускорить ведение дел. Однако, это невозможно из-за неграмотности персонала в первую очередь и из-за того, что подразделения больше не доверяют друг другу, чем хотели бы сотрудничать.

Рассмотрим снижение расходов на аппаратные средства. Наличие сети позволит сотрудникам фирмы совместно использовать достаточно дорогостоящее периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное оборудование. Это снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя, и обеспечивает доступ к нему большому числу работников.

Значительное снижение административных расходов возникает при объединении персональных компьютеров в сеть. Если, например, менеджер решает перейти на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не на каждом рабочем месте. Простота управления сетью означает повышение производительности труда работника, ответственного за ее эксплуатацию.

Эффект от внедрения локальной сети в ОАО «Эксмаш» будет более ощутимым, так как само только подключение отдела к локальной сети ничего абсолютно не даёт. Отдел обычно становится более закрытым. Известна такая реакция у начальников подразделений при подключении к сети:

- архивация данных на  дискеты

- защита файлов паролями

- отказ от использования  сети

- проверка на компьютерные  вирусы

- отказ соблюдать требования  администратора сети, мотивируя  это неумением

Итак, внедряются новые технологии, а способы выполнения работ остаются прежними. Поэтому самой трудной задачей нового отдела будет обучение сотрудников организации новым информационным технологиям. Конечно же, решать существующую проблему необходимо в комплексе, нет здесь главных задач, так как если проигнорировать или упустить некоторые направления комплексного развития в организации информационной системы, то экономического эффекта может вовсе не быть или он будет незначительным.

3.3 Технико-экономическое  обоснование внедрения автоматизированой информационной системы. Использование Интернет-технологий.

Автоматизация системы управления предприятия ОАО «Эксмаш» заключается в установлении оптимального документооборота между подразделениями предприятия, налаживание управленческого учета и информатизации финансового контроллинга предприятия. Каждое функциональное подразделение должно вести соответствующий финансовый учет. Отвечать требованиям четкого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

Проведем оценку целесообразности предлагаемого проэкта.

Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их решении в ОАО «Эксмаш»:

1) Отсутствие постановки  задачи менеджмента на предприятии;

2) Необходимость в частичной  или полной реорганизации структуры  предприятия;

3) Необходимость изменения  технологии бизнеса в различных  аспектах;

4) Сопротивление сотрудников  предприятия;

5) Временное увеличение  нагрузки на сотрудников во  время внедрения системы;

6) Необходимость в формировании  квалифицированной группы внедрения  и сопровождения системы, выбор  сильного руководителя группы.

Отсутствие постановки задачи менеджмента в ОАО «Эксмаш» является наиболее значимым и сложным. Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы электронного документооборота, если сам документооборот не поставлен в организации должным образом, как определенный последовательный процесс.

Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения автоматизированной системы управления оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно Вы планируете автоматизировать. В большинстве случае, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но по опыту, затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации. Однако нужно не ошибиться в выборе консультантов, но это уже отдельный сложный вопрос.