Информационное обеспечение управления организацией

В соответствии с Уставом ООО «Эксмаш», органами управления общества являются: общее собрание акционеров; совет директоров; единоличный исполнительный орган – генеральный директор.

Управление предприятием строится по линейному (начальник основного производства – начальники цехов – мастера участков) и функциональному (отделы и службы по направлениям деятельности) принципам.

Эта форма управления имеет определённые преимущества и недостатки.

В данный момент штат сотрудников фирмы составляет 17 человек.

Термин "организационная структура" сразу же вызывает в нашем воображении двумерную древовидную схему, состоящую из прямоугольников и соединяющих их линий. Эти прямоугольники показывают выполняемую работу и круг обязанностей и, таким образом отображают разделение труда в организации. Относительное положение прямоугольников и соединяющие их линии показывают степень подчинения. Рассмотренные соотношения ограничены двумя измерениями: вверх - вниз и поперек, так как мы оперируем с ограниченным допущением, согласно которому организационная структура должна быть представлена на двумерной схеме, вычерчиваемой на плоской поверхности.

 

 

 

Отдел информационных систем

Отдел сетевых технологий

Участки производства продукции

 

Рис. 1.2. Организационная структура ОАО «Эксмаш»

Очевидно, что для достижения такого равновесия организация должна иметь достаточно гибкую структуру. (Хотя гибкость не гарантирует приспособляемости, тем не менее она необходима для достижения последней).

Основы линейных структур составляет так называемый "шахтный" принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации. Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система мотивации и поощрения работников. При этом конечный результат становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его получение.

Преимущества организационной структуры ОАО «Эксмаш» (Рис. 2):

- четкая система взаимных  связей функций и подразделений;

- четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает  в своих руках руководство  всей совокупностью процессов, имеющих  общую цель;

- ясно выраженная ответственность;

- быстрая реакция исполнительных  подразделений на указания вышестоящих.

Недостатки организационной структуры ОАО «Эксмаш»:

- отсутствие звеньев, занимающихся  вопросами стратегического планирования;

- тенденция к волоките  и перекладыванию ответственности  при решении проблем, требующих  участия нескольких подразделений;

- малая гибкость и приспособляемость  к изменению ситуации;

- критерии эффективности  и качества работы подразделений  в целом - разные;

- тенденция к формализации  оценки эффективности работы  подразделений приводит обычно  к возникновению атмосферы страха  и разобщенности;

- большое число "этажей  управления" между работниками, выпускающими  продукцию, и лицом, принимающим  решение;

- перегрузка управленцев  верхнего уровня;

- повышенная зависимость  результатов работы организации  от квалификации, личных и деловых  качеств высших управленцев.

Общество состоит из различных подразделений и отделов. Большинство подразделений занимаются производством продукции и оказание платных услуг населению. В состав общества входят следующие подразделения:

- Центр основного производства  продукции;

- Подразделения производства  продукции;

- Участки производства  продукции;

- Производственно-коммерческие  подразделения;

- Сервисные подразделения;

- Подразделения управления (Бухгалтерия, Управление эксплуатации, Управление региональной политики, Управление юридического и кадрового  обеспечения).

Проблемами информатизации в ОАО «Эксмаш» занимаются два отдела: Отдел сетевых технологий и Отдел программных систем, объединенные в Управление информатизации, которое разрабатывает и внедряет компьютерные технологии на предприятиях и в организациях края.

Отдел сетевых технологий проводит работы по обслуживанию сети Интернет и Внешней электронной почты. Разработана и сдана в эксплуатацию головная страница Web-сервера в сети Интернет.

Отделами Управления были выполнены следующие мероприятия: внедрены автоматизированная система учета кадров и расчета заработной платы, автоматизированная система учета и контроля поручений; успешно эксплуатируется система электронного документооборота на основе локально-вычислительной сети.

2.2 Технико-экономические  показатели.

Для анализа технико-экономических показателей используется годовая бухгалтерская отчётность за несколько лет.

Устойчивость финансового положения предприятия в значительной степени зависит от целесообразности и правильности вложений финансовых ресурсов в активы. Наиболее общее представление об имевших место изменениях в структуре имущества, а также его динамики можно получить с помощью горизонтального и вертикального анализа баланса организации (Таблица № 2.1)

Таблица № 2.1

Анализ структуры и динамики имущества организации (тыс. руб.)

Показатели	2007 год	2008 год	2009 год	удельный вес, %		отклонения		темп роста, %	темп прироста, %
				на начало периода	на конец периода	по сумме	по удельному весу
1.Внеоборотные активы	5 213	3 152	2 178	72,96%	51,13%	-3 035	-21,83%	41,78	-58,22
2. Запасы, затраты	1 080	1 010	1 082	15,12%	25,40%	2	10,28%	100,19	0,19
3. Дебиторская задолженность	454	386	246	6,35%	5,77%	-208	-0,58%	54,19	-45,81
4. Денежные средства и  краткосрочные финансовые вложения	398	549	754	5,57%	17,70%	356	12,13%	189,45	89,45
Баланс	7 145	5 097	4 260	100 %	100%	-2 885	0	71,34	-28,66

 

В результате осуществления горизонтального и вертикального анализа актива баланса можно сказать, что: наибольший удельный вес в структуре имущества организации на начало периода (73%) и на конец периода (51,1%) имели внеоборотные активы. Высокий уровень внеоборотных активов является нормальным для данной сферы деятельности, но отрицательным фактом является то, что на конец периода происходит снижение уровня внеоборотных активов.

Источники финансирования организации отражаются в пассиве баланса. Оценка структуры и динамики осуществляется на основе результатов горизонтального и вертикального анализа пассивов организации (Таблица № 2.2).

На основе анализа структуры и динамики источников финансирования организации можно сделать следующие выводы: В источниках финансирования организации на начало периода (173,9%) и на конец периода (241,6%) преобладает кредиторская задолженность. За анализируемый период произошло уменьшение суммы источников финансирования на 40,4 %. Наибольшее уменьшение произошло по статье «краткосрочные кредиты и займы» (-100%).

Таблица № 2.2

Анализ структуры и динамики источников финансирования (тыс. руб).

показатели	2007 год	2008 год	2009 год	удельный вес, %		отклонения		темп роста, %	темп прироста, %
				на начало периода	на конец периода	по сумме	по удельному весу
1. Источники собственных  средств	-6 193	-6 192	-6 191	-86,68	-145,3	2	-58,65	99,97	-0,03%
2. Долгосрочные кредиты  и займы	161	161	161	2,25	3,78	0	1,53	100	0,00%
3. Краткосрочные кредиты  и займы	750	530	0	10,50	0,00	-750	-10,50	0,00	-100%
4. Кредиторская задолженность	12 427	11 840	10 290	173,93	241,55	-2 137	67,62	82,80	-17,2
Баланс	7 145	6 339	4 260	100%	100%	-2 885	0	88,72	-11,28

 

В составе текущих активов наибольший удельный вес имеют запасы, которые составляют 42,2% на начало периода и 39,4% на конец периода. Очень высокий уровень дебиторской задолженности в составе текущих активов является отрицательным фактором в деятельности организации. Отвлечение значительных средств в дебиторскую задолженность может привести к финансовым затруднениям – к снижению платежеспособности организации, перебоям в текущей деятельности. (Таблица № 2.3.)

Таблица № 2.3

Анализ структуры и динамики оборотных активов. (тыс. руб.)

показатели	2007 год	2008 год	2009 год	удельный вес, %		отклонения		темп роста, %	темп прироста, %
				на начало периода	на конец периода	по сумме	по удельному весу
1. Запасы	815	713	821	42,18	39,43	6	-2,75	100,74	0,74
2. НДС по приобретённым  ценностям	265	240	261	13,72	12,54	-4	-1,18	98,49	-1,51
3. Дебиторская задолженность	454	380	246	23,50	11,82	-208	-11,6	54,19	-45,81
4. Денежные средства и  краткосрочные финансовые вложения	398	511	754	20,60	36,22	356	15,61	189,45	89,45
Оборотные активы всего	1 932	1 844	2 082	100%	100%	150	0	107,76	7,76%