Информационное обеспечение управления организацией

информационные  технологии не использовались там, где  легко  можно

справиться с  задачами  управления  с  помощью  карандаша  и  листа

бумаги.

       Система  должна  поддерживать  такую  схему   взаимодействия   между

 модулями  и  автоматизированными  рабочими  местами,  которая  отвечала   бы требованиям и техническим возможностям пользователя. Важнейшими  параметрами информационной системы являются надежность, масштабируемость,  безопасность, поэтому при создании таких систем  используется  архитектура  клиент-сервер.

Эта архитектура  позволяет распределить работу между  клиентской  и  серверной частями   системы,   предусматривает   развитие   и  совершенствование    в соответствии с особенностями решаемых задач. В  последние  годы  наблюдается устойчивая  тенденция  увеличения  спроса  на  клиент-серверные  приложения, которые обладают в области учета и управления  большими  возможностями,  чем файл-серверные системы при обработке больших  объемов  данных,  возможностью создания распределенных систем, а также достаточной  интеграцией  с  другими

системами.

       На современном этапе формирования  рынка большое  внимание  уделяется малым предприятиям. Так, по мнению западных  экономистов,  будущее  мирового производства  за  мелкими  фирмами.  Например,  96%  фирм  Великобритании  - мелкие.  Очевидно,  что  с  мелкого  предпринимательства  начинается  всякое производство,  всякий  бизнес,  основанный  на  применении  силы  свободного человека. Ограничение численности предприятия кажется некоторым  экономистам серьезным  барьером,  который  не  будет  позволять  предприятию   расти   и

развиваться. Но это  не так. Производство можно наращивать за счет  внедрения техники, передовой технологии,  одним  из  основных  направлений  которой  в настоящее  время  считается  внедрение  информационных  технологий  на  базе нтегрированной информационной системы управления бизнесом.

       Трудности и сложности применения  информационной системы  для   малого бизнеса заключаются в большом  многообразии  предприятий,  в  разных  формах организации производства,  в  широком  ассортименте  выпускаемой  продукции.

Хотя  для  отдельного  предприятия  число  видов  изделий  и  услуг   весьма

ограничено.  Все  это  обуславливает  создание  информационной  системы  для малого бизнеса,  по  объему  и  функциональным  возможностям  соизмеримых  с информационной системой крупных корпораций, поэтому, с одной стороны,  можно проектировать информационную систему для  отдельных  компаний,  учитывая  их специфику. Но разработка индивидуальной информационной системы  для  каждого предприятия   экономически   невыгодна.   Особенно   это   касается    малых предприятий, когда практически каждое из них несет  особенность  организации процессов, позволяющих данному быть конкурентоспособным. С  другой  стороны, более радикальным можно  считать  построение  универсальной  интегрированной системы,  позволяющей  уменьшить  масштаб  данной  системы  для  конкретного заказчика  путем  исключения   и   перевода   в   пассивное   состояние   не задействованных модулей. При этом панели  управления  этими  модулями  также переводятся в "скрытое" состояние.

       К  решению  о  необходимости   внедрения  информационных   технологий приходит все большее  число  руководителей  предприятий  самых  разных  сфер бизнеса.  Хотя  внедрение  системы  обходится  весьма   дорого,   сохранение существующего порядка, (а,  как  правило,  беспорядка)  может  обойтись  еще дороже. Конкуренция не дает возможности остановиться и  расслабиться.  В  то же время, только информационные системы как таковые и технические  средства, применяемые для  их  внедрения,  не  являются  достаточными  для  достижения

конкурентного преимущества. Эффективность от их внедрения  проявляется  лишь при должном внимании  к  вопросам  менеджмента  и  организационным  аспектам бизнеса.

       Потребность в информационных  технологиях многолика и  проявляется   в конкретных условиях. Существуют виды деятельности, где  информация  особенно важна.  Это,  например,   банковская,   биржевая   деятельность.   В   таких организациях применение информационных технологий жизненно необходимо.

       Организации различаются по эффекту,  который ожидается  от  внедрения компьютерных информационных систем. В некоторых случаях грамотное  внедрение специальных информационных систем может благоприятно повлиять на  достижение конкурентного преимущества, например, за счет  улучшения  согласованности  в работе с удаленными агентами или  за  счет  увеличения  скорости  выполнения заказов. В других ситуациях компьютерная техника может облегчить  выполнение рутинных операций и способствовать систематизации  информации.  В  небольших

организациях  эффективной оказывается лишь автоматизация  бухгалтерии.

       По   словам   Билла   Гейтса,   главы   компании  Microsoft:  “   нам

потребуется еще  немало  времени,  чтобы  превратить  персональный  компьютер в    настоящее    электробытовое    устройство”.   Исполнительный   менеджер корпорации Oracle  как  бы  вторит ему:  “Миру   нужны   более   дешевые   и простые    в     обращении компьютеры”.  Действительно,  менеджерам  просто некогда  осваивать сложные системы. Именно поэтому стали  появляться   новые операционные системы типа Windows 95, основной конек которых   -   простота

и   интуитивная   понятность   выполняемых   действий,   да   плюс   еще   и

многозадачность,  то  есть   возможность   выполнять   несколько    операций

одновременно.

       Насколько  важную  роль  играет  рынок   информационных   технологий достаточно ярко   характеризует   представленная  ниже  таблица  1.  В  этой таблице  представлена  сводная  информация  объёма  производства  крупнейших отраслей мировой промышленности. 

Таблица 1. 

           Объем производства по отраслям  мировой промышленности

 

       По  объему  производства  рассматриваемый   сектор  занимает   вторую

позицию в  перечне  после  туристической.  Это  свидетельствует  о   высоком

потенциале и  возможной привлекательности для  потенциальных инвесторов.  Но пока,  несмотря  на  такое  лидерство,  еще  рано   говорить  о   том,   что информационные системы прочно вошли в жизнь  современных  управленцев. 

      Глава 2. Совершенствование информационного   обеспечения в организации. 

   2.1 Внедрение автоматизированной информационной       системы. 

       Внедрение системы автоматизации  управления, как  и  любое   серьезное

преобразование  на  предприятии,  является  сложным  и  зачастую  болезненным процессом. Тем не  менее,  некоторые  проблемы,  возникающие  при  внедрении системы,  достаточно  хорошо  изучены,  формализованы  и  имеют  эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и  подготовка  к ним  значительно  облегчают  процесс  внедрения  и  повышают   эффективность дальнейшего использования  системы.  Далее  приведены  основные  проблемы  и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении систем управления  и

рекомендации  по их решению.

       Основные проблемы  и  задачи,  требующие  особого  внимания  при  их

решении в Техническом  университете:

          1) Отсутствие постановки задачи  менеджмента на предприятии;

          2) Необходимость в частичной или   полной  реорганизации  структуры

             предприятия;

          3)  Необходимость  изменения   технологии   бизнеса   в   различных

             аспектах;

          4)  Сопротивление сотрудников  предприятия;

          5) Временное увеличение нагрузки  на сотрудников во время внедрения

             системы;

          6)   Необходимость   в   формировании   квалифицированной   группы

             внедрения и сопровождения системы,  выбор сильного  руководителя

             группы.

       Теперь опишем эти пункты  подробнее.  Отсутствие  постановки  задачи

менеджмента  является  наиболее  значимым  и  сложным.  На первый  взгляд,  его  тема  перекликается  с  содержанием  второго   пункта, посвященного реорганизации структуры предприятия. Однако, на самом деле,  он является  более  глобальным  и  включает  в  себя  не   только   методологии управления, но также философские и психологические аспекты. Дело в том,  что большинство руководителей управляют своим подразделением, только  исходя  из своего опыта, своей интуиции, своего видения  и  весьма  неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя  попросить описать в каком-либо виде описать структуру деятельности своего  предприятия

или набор положений, исходя из которых он принимает управленческие  решения, дело достаточно быстро заходит в тупик.

       Грамотная постановка задач менеджмента  является важнейшим  фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом,  так  и  на  успех проекта   автоматизации.   Например,   совершенно   бесполезно    заниматься внедрением автоматизированной системы  электронного  документооборота,  если сам  документооборот  не  поставлен  в  организации  должным  образом,   как определенный последовательный процесс.

       К сожалению, на настоящий момент  в  России  до  конца  не  сложился

национальный  подход к менеджменту, и в данный момент  российское  управление представляет собой гремучую смесь из теории западного  менеджмента  (которая во  многом  не  является  адекватной  существующей  ситуации)  и   советско- российского  опыта,  который,  хотя  и  во  многом  гармонирует   с   общими жизненными принципами, но  уже  не  отвечает  жестким  требованиям  рыночной конкуренции.

       Поэтому, первое, что  необходимо  сделать  для  того,  чтобы   проект внедрения  автоматизированной  системы   управления   оказался   удачным   - максимально формализовать все те контуры управления, которые  собственно  Вы планируете автоматизировать. В большинстве случае, для  осуществления  этого не обойтись без привлечения профессиональных  консультантов,  но  по  опыту, затраты на консультантов просто не сопоставимы с  убытками  от  проваленного проекта автоматизации. Однако нужно не ошибиться в выборе консультантов,  но это уже отдельный сложный вопрос.

       Необходимость в частичной   реорганизация  структуры   и  деятельности

предприятия. Прежде чем приступать  к  внедрению  системы  автоматизации  на предприятии  обычно  необходимо  произвести  частичную   реорганизацию   его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из  важнейших  этапов проекта внедрения, является полное и  достоверное  обследование  предприятия во всех аспектах его  деятельности.  На  основе  заключения,  полученного  в результате  обследования,   строится   вся   дальнейшая   схема   построения корпоративной информационной  системы.  Несомненно,  можно  автоматизировать все, по принципу "как  есть",  однако,  этого  не  следует  делать  по  ряду причин. Дело  в  том,  что  в  результате  обследования  обычно  фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных  затрат, а  также  противоречий  в  организационной  структуре,  устранение   которых позволило бы уменьшить производственные и логистические  издержки,  а  также

существенно сократить  время исполнения  различных  этапов  основных  бизнес- процессов. Как сказал, кто-то из великих, нельзя автоматизировать хаос,  ибо в  результате  этого  получится  автоматизированный   хаос.   Под   термином реорганизация я  даже  не  имею  в  виду  реинжиниринг  в  его  классическом западном  понимании,  с  полной  перестройкой  всей  внутрихозяйственной   и коммерческой  деятельности.  Реорганизация  может  быть  проведена  в   ряде локальных точек, где она объективно необходима, что  не  повлечет  за  собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.

       Необходимость  в  изменении   технологии  работы  с  информацией,   и

принципов ведения  бизнеса. Эффективно построенная информационная система  не может  не  внести   изменений   в   существующую   технологию   планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

       Во-первых, одними из  самых   важных  для  руководителя  особенностей

• корпоративной информационной системы, являются модули управленческого  учета и  финансового  контроллинга.  Теперь  каждое функциональное  подразделение может  быть  определено  как  центр  финансового  учета,  с соответствующим уровнем финансовой ответственности его  руководителя.  Это  в  свою  очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и  предоставляет  в

руки высших  менеджеров  эффективный  инструментарий  для  чёткого  контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.