Информационное обеспечение управления организацией

выполнением. Информация, следовательно — необходимая  предпосылка  соединения и последующего органического срастания процессов труда и развития личности.

       Состав, содержание и качество  информации,  которая  привлекается  к

руководителю,  имеют   определяющую   роль   в   обеспечении   действенности управления.  Анализ  информации  не  ограничивается  только   экономическими данными,  а  широко  использует  техническую,   технологическую   и   другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

       К  плановым  источникам   относятся   все   типы   планов,   которые

разрабатываются  на  предприятии   (перспективные,   текущие,   оперативные, хозрасчетные  задания,   технологические   карты),   а   также   нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

       Источники информации учетного  характера - это  все  данные,  которые

содержат документы  бухгалтерского, статистического и  оперативного  учета,  а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

       Ведущая  роль  в  информационном  обеспечении  анализа принадлежит

бухгалтерскому  учету  и   отчетности,   где   наиболее   полно   отражаются

хозяйственные явления,  процессы,  их  результаты.  Своевременный  и  полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных)  и отчетности,  обеспечивает  принятие   необходимых   мер,   направленных   на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

       Данные статистического учета,  в  которых  содержится  количественная

характеристика  массовых явлений и процессов, используются  для  углубленного изучения    и    осмысления    взаимосвязей,     выявления     экономических

закономерностей.

       Оперативный учет и отчетность  способствуют  более  оперативному  по

сравнению  со  статистикой  или  бухгалтерским  учетом  обеспечению  анализа необходимыми данными (например,  о  производстве  и  отгрузке  продукции,  о состоянии  производственных  запасов)  и  тем  самым  создают  условия   для повышения эффективности аналитических исследований.

       С  расширением  компьютерной  техники  появились  и   новые  машинные источники  информации.  К  ним  относятся  данные,  которые   содержатся   в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а  также  выдаются  в  виде разнообразных машинограмм.  К  внеучетным  источникам  информации  относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность,  а  также  данные, которые не относятся к перечисленным ранее.  В  их  число  входят  следующие документы:

       1)  Официальные  документы,  которыми  обязан  пользоваться   субъект

          хозяйствования в своей  деятельности:  законы  государства,  указы

          президента, постановления правительства  и местных органов  власти,

          приказы вышестоящих органов  управления, акты ревизий  и   проверок,

          приказы и распоряжения руководителей  предприятия.

       2) Хозяйственно-правовые  документы:  договора,  соглашения,  решения

          арбитража и судебных органов,  рекламации.

       3) Решения общих собраний  коллектива,  совета  трудового  коллектива

          предприятия в целом или отдельных  ее подотделов.

       4)  Материалы  изучения  передового  опыта,  полученные   из   разных

          источников информации  (Интернет,  радио,  телевидение,  газеты  и

          т.д.).

       5) Техническая и технологическая  документация.

       6)  Материалы  специальных   обследований  состояния  производства  на

          отдельных рабочих местах (хронометраж,  фотография и т.п.).

       7) Устная информация, которая получена  во  время  встреч  с  членами

          своего коллектива или представителями  других предприятий.

       По отношению к объекту исследования  информация бывает  внутренней  и внешней.  Система  внутренней  информации  -  это   данные   статистического бухгалтерского,  оперативного   учета   и   отчетности,   плановые   данные, нормативные данные, разработанные на  предприятии  и  т.д.  Система  внешней информации  -  это  данные   статистических   сборников,   периодических   и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно- правовые документы и т.д.

       По отношению к предмету исследования  информация делится на  основную и вспомогательную, необходимую для  более  полной  характеристики  изучаемой предметной области.

       По периодичности поступления  аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации  относятся плановые и учетные данные.  Эпизодическая  информация  формируется  по  мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.

       Регулярная информация в свою  очередь классифицируется на  постоянную, сохраняющую  свое  значение  длительное  время  (коды,  шифры,  план  счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую  свое  значение в течение определенного периода  времени  (показатели  плана,  нормативы)  и переменную, характеризующую частую сменяемость событий  (отчетные  данные  о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

       По  отношению  к  процессу  обработки  информацию  можно   отнести  к

первичной  (данные  первичного  учета,   инвентаризаций,   обследований)   и вторичной,  прошедшей  определенную  стадию   обработки   и   преобразований отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

       В деятельности крупных фирм  передача информации является  непременным и первостепенным  фактором  нормального  функционирования  фирмы.  При  этом особое  значение  приобретает  обеспечение  оперативности  и   достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации  решает  задачи организации технологического процесса  и  носит  производственный  характер.

Это   касается,   прежде   всего,    процессов    обеспечения    предприятий

кооперированной продукцией, поступающей  со  специализированных  предприятий по  внутрифирменным  каналам.  Здесь  информация  играет   важную   роль   в предоставлении сведений  для  принятия  управленческих  решений  и  является одним  из  факторов,  обеспечивающих  снижение   издержек   производства   и повышение его эффективности. Особую  роль  играет  прогнозирование  рыночных процессов.

       Важное значение имеет информация  о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

       Существенную  роль  в  принятии  решений  играет  научно-техническая

информация, содержащая  новые  научные  знания,  сведения  об изобретениях, технических  новинках  своей  фирмы  и  фирм-конкурентов.   Это   непрерывно пополняемый  общий  фонд  и  потенциал   знаний   и   технических   решений, практическое  и  своевременное  использование  которого  обеспечивает  фирме высокий уровень конкурентоспособности.

       Информация служит основой для  подготовки  соответствующих   докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

       Содержание каждой конкретной  информации  определяется  потребностями управленческих  звеньев   и   вырабатываемых   управленческих   решений.   К информации предъявляются определенные требования:

        - краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

        - удовлетворение потребностей конкретных  управляющих;

        - точность и достоверность,  правильный  отбор  первичных  сведений,

          оптимальность систематизации и   непрерывность  сбора  и   обработки

          сведений.

       Важную  роль  в   использовании   информации   играют   способы   ее

регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное  хранение и  выдача  информации  в  требуемой  форме;  производство  новой   числовой, графической  и  иной  информации.  Другими  словами  необходимо  рассмотреть технологию информационной деятельности.

      

         2. Технология информационной деятельности 
 

        Информатизация менеджмента   в  современных  условиях  базируется  в

основном на  использовании  вычислительной  техники.  Это  —многоаспектный процесс, включающий в себя:

        -  формирование  соответствующей   технико-технологической  базы   (с

 применением  новейших  информационных  технологий  и   современных

 электронно-вычислительных и коммуникационных средств);

        - организацию  производства  и   сферы  распределения  информационно- вычислительных услуг;

        -  отработку  механизма   информационного  обслуживания  и   создание

          действенной системы управления  данными процессами;

        - внедрение и эксплуатацию прогрессивных   форм,  методов  и  средств

          проведения информационной деятельности  в процессах  управления,  а также  создание  для  этого  необходимых  материально-технических,

организационно-экономических  и социальных условий.

        Использование вычислительной техники  и информационных технологий  в сфере управления открывает  возможности  более  экономичной  и  рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и  динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и  факторов

их  обоснований.  В  конечном  итоге  вся  масса  преимуществ  использования электронно-вычислительной техники  позволяет  повысить  многократно  уровень управления.

       Эффективное применение ЭВМ зависит  от следующих условий:

        - создания самих вычислительных  машин;

        - создания для них программного  обеспечения;

        - подготовленности среды применения.

       Оснащение электронной техникой  позволяет экономить управленческие  и накладные расходы:

        - значительно повышает эффективность  проектно-конструкторских работ;

        - обеспечивает эффективное внутрифирменное  планирование;

        -    заменяет    в    конторском     деле     секретарей-машинисток,

          делопроизводителей;

        - в бухгалтерском деле облегчает  составление  письменных  финансовых

          документов,  осуществление  бескассовых   связей   с   банками   и

          финансовыми учреждениями.

       Во внутрифирменной системе информации  используются  следующие  виды вычислительной техники:

        - ЭВМ крупногабаритные и персональные;

        - микропроцессоры;

        - средства телекоммуникаций;

        - электронные пишущие машинки,  композеры, терминальные устройства  со встроенной микроЭВМ;

        - средства автоматизированной обработки  текстовой информации.

       ЭВМ используются, прежде  всего,  для  обработки  данных  и   решения

расчетных задач. В современных условиях ЭВМ стали  все  чаще  применять  для обработки  нечисловой   информации   (текстовой,   графической)   и   термин "вычислительная техника" перестал соответствовать характеру задач,  решаемых с помощью компьютера.

       Современные  ЭВМ  способны  одновременно   обрабатывать   текстовую,

цифровую  и  графическую  информацию.  В  начале  80-х   годов   в   крупных промышленных  фирмах  объем  обрабатываемой  цифровой  информации  составлял около 10% всей обрабатываемой внутрифирменной  информации,  остальная  часть приходилась  на  текстовую  информацию.   Обработка   текстовой   информации осуществлялась   с   применением   технических   средств,   основанных    на использовании встроенной микроЭВМ. В системе оперативного  управления  мини- ЭВМ чаще всего используются для: