Информационное обеспечение коммерческой деятельности

Информация - это сведения, которые должны снять в большей или меньшей степени существующую до их получения неопределенность у получателя, пополнить систему его понимания объекта полезными сведениями.

Информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. К информации предъявляются определенные требования: краткость, четкость формулировок, своевременность поступления; удовлетворение потребностей конкретных управляющих; точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

В настоящее время программа всеобщей информатизации общества подразумевает применение стратегии коммерческой информации на всех уровнях общественного устройства (микро и макро уровни).

Наибольшее распространение из технологий передачи и распространения коммерческой информации получили: автоматизированные банки данных, информационные продукты услуги на технических носителях, видеотекст.

 

ГЛАВА 2. ИССЛЕДОВАНИЕ КООМЕРЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ МАГАЗИНА «ПРОДУКТЫ»

 

2.1. Общая характеристика предприятия

 

Полное фирменное наименование: Общество с ограниченной ответственностью магазин «Дикси».

Сокращенное наименование: ООО магазин «Дикси».

Дата государственной регистрации компании: 03.03.2001 г.

Адрес места нахождения: 644010, Россия, г. Бологое, Петропавловская ул., 17.

ООО магазин «Дикси» осуществляет розничную продажу продуктов питания.

Предприятие работает с множеством различных поставщиков. Заказ товара происходит по телефону. Оплата товара поставщикам осуществляется путем безналичного расчета платежным поручением.

Ассортимент товара: консервация (овощная, плодово-ягодная, рыбная, мясная, молочная), мясные и рыбные деликатесы, сыры, соусы, растительные масла, мед, соки, изделия быстрого приготовления, мюсли, замороженные овощи, фрукты, море- и мясопродукты, минеральные воды, пиво, сигареты.

Основной целью организации, как полностью коммерческого предприятия, состоит в получении прибыли от своей деятельности и максимально длительный срок оставаться на рынке, стремясь расширять свой ассортимент и рынок сбыта.

Процесс продаж происходит следующим образом: клиент покупает необходимые комплектующие в розницу через розничный магазин предприятия. Расчет производится наличными деньгами через кассу. Все обслуживание клиентов осуществляется продавцами розничного магазина.

Персонал предприятия:

• директор – осуществляет непосредственное руководство процессами организации, производит безналичные расчеты с поставщиками и покупателями, производит анализ прошлых продаж и принимает заявки от менеджера на заказ товаров, на основе анализа и заявок производит заказ необходимых товаров у поставщиков, ищет возможности для расширения ассортимента;
• менеджер – передаёт директору заявки на заказ товаров у поставщиков;
• продавцы – производят розничную реализацию в торговом зале, после продажи товаров делают отметки в базе данных о количестве реализованной продукции, являются ответственным за хранение комплектующих;
• приглашаемый системный администратор – осуществляет настройку и установку оборудования, занимается устранением неполадок с ПО и компьютерным оборудованием, следит за работоспособностью компьютеров и периферийного оборудования.
• Бухгалтерия ООО магазин «Дикси» осуществляет сплошное, непрерывное, взаимосвязанное, документальное отражение хозяйственной деятельности данного предприятия.

С бухгалтерами заключаются договоры о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством РФ.

Организационная структура предприятия в виде графической схемы представлена на рисунке 1.

 

Рисунок 1. Организационная структура ООО магазин «Дикси»

За защиту информации отвечает бухгалтер и системный администратор.

2.2. Виды информации

 

К внутренним источникам коммерческой информации относятся:

1. статистическая отчетность предприятия;
2. данные оперативного учета результатов коммерческой деятельности (сведения об объемах товарооборота, затратах на продажу, товарных запасах, прибыли, расходах на рекламу и др.);
3. бухгалтерская отчетность.

Вся информация хранится в сейфе бухгалтерии.

Видов коммерческой информации несколько.

Информация о покупателях и мотивах покупок — основа для принятия коммерческих решений. Такой информацией являются численность обслуживаемых клиентов, их состав, уровень доходов, типы покупателей и др. Наличие такой информации снижает риск выпуска или закупки неходовых товаров, обеспечивает увеличение объемов реализации товаров, укрепляет финансовую устойчивость предприятия.

Информация о требованиях рынка к товару — необходима для правильного выбора предприятием товаров и услуг, которые будут предложены покупателям.

Информация о конъюнктуре рынка — это сведения о динамике спроса и предложения на рынке, о сегментах рынка, емкости и характере рынка, уровне цен, качества и др. Под конъюнктурой рынка понимается состояние рыночных отношений в определенный период времени. При превышении спроса над предложением возникает неудовлетворенный спрос. При чрезмерном превышении предложения над спросом накапливаются излишние товарные запасы. В результате увеличиваются издержки при хранении и реализации товаров.

Информация о конкурентной среде — данные о конкурентах-поставщиках и о конкурентах-покупателях товаров. При изучении конкурентов-поставщиков нужно выявить их позицию на рынке, изучить характеристику предлагаемых ими товаров, их финансовое положение, надежность и гарантии при выполнении договорных обязательств и др. При изучении конкурентов-покупателей следует выделить их сильные и слабые стороны и объективно оцепить позицию своего предприятия на рынке.

Информация о потенциальных возможностях предприятия и его конкурентоспособности необходима для оценки собственных сильных и слабых сторон деятельности, правильного выбора стратегии его развития.

Коммерческая тайна — преднамеренно скрываемые по коммерческим соображениям экономические интересы и сведения о различных сторонах и сферах производственно-хозяйственной, управленческой, научно-технической и финансовой деятельности предприятия, охрана которых обусловлена интересами конкуренции и возможными угрозами экономической безопасности фирмы. Коммерческая тайна возникает тогда, когда она представляет интерес для коммерции. Засекреченная информация предприятия необходима для собственной безопасности и экономической выгоды. Формой проявления коммерческой тайны являются коммерческие секреты.

2.3. Неконфиденциальная  информация

 

ИT-ресурсы ООО магазин «Дикси» делятся на три группы:

1. Информация, являющаяся коммерческой тайной.
2. Конфиденциальная информация.
3. Информация общего доступа.

По закону часть информации предоставляется в налоговую инспекцию.Это годовые отчеты о пибылях и убыках. Часть информации предоставляется по запросу СЭС и покупателям (в частности, сертификаты на продукцию).

Такие сведения в виде документов, схем, изделий, не относящиеся к коммерческой тайне предприятия, не подлежат защите службой безопасности от возможных посягательств путем похищения, выведывания, утечки информации.

2.4. Защита информации

 

Сеть ООО магазин «Дикси» создана с учетом единых концептуальных положений, лежащих в основе построения современных вычислительных сетей связи.

Сетевая структура ЛВС компании содержит несколько выраженных иерархических уровней. ЛВС бухгалтерии представляет фрагмент корпоративной сети, данный фрагмент сети состоит из нескольких сегментов, подключенных к магистрали более высокого уровня и осуществляющих доступ информационным ресурсам сети.

Конфигурация сети компьютеров магазина «Дикси» представлена в таблице 1. Компьютеры есть в бухгалтерии, в кассе, директора.

 

Таблица 1

Компонент/характеристика	Реализация
Топология	Звезда
Линия связи	Неэкранированная витая пара категории 5
Сетевые адаптеры	Ethernet 10/100 Base-T
Коммуникационное оборудование	Коммутатор Ethernet 10/100 Base-T
Совместное использование периферийных устройств	Подключение сетевых принтеров через компьютеры к сетевому кабелю. Управление очередями к принтерам осуществляется с помощью программного обеспечения компьютеров.
Поддерживаемые приложения	Организация коллективной работы в среде электронного документооборота, работа с базой данных.

 

При выборе сетевых компонентов необходимо придерживаться следующих общих требований:

• компьютеры должны обладать хорошим быстродействием, чтобы обеспечить работу всех сетевых служб и приложений в реальном времени без заметного замедления работы;
• жесткие диски компьютеров должны быть максимально надежными для того, чтобы обеспечить безопасность и целостность хранимых данных;
• сетевые принтеры должны устанавливаться в зависимости от местоположения пользователей, активно их использующих;
• коммутатор, являющийся центральным устройством данной сети, необходимо располагать в легкодоступном месте, чтобы можно было без проблем подключать кабели и следить за индикацией.

Конфигурация кассы приведена в таблице 2.

 

Таблица 2

Наименование товара	Количество, шт.
Материнская плата MSI 945G Neo2-F (i945G, LGA775, Dual DDRII-667, Video, LAN, ATX)	3
Процессор Intel Celeron D 346 (3,06 Ghz, LGA775, EM64T)	3
Оперативная память Transcend DIMM 512MB DDRII-533	3
Жесткий диск Seagate Barracuda 7200.9 ST3120814A 120,0Gb (U-ATA, 7200 rpm)	3
Корпус InWin S523T (MidiTower, ATX, USB, 350Вт, Fan, белый)	3
Монитор NEC (LCD) AccuSync 73V (17», 1280x1024, 500:1)	3
Мышь Genius NetScroll Eye Mouse (оптика, PS/2)	3
Клавиатура Logitech Value Keyboard (PS/2)	3

 

Конфигурация программного обеспечения приведена в таблице 3.

Таблица 3

Наименование товара	Количество, шт.
Windows Server 2003 Std Russian R2 (OEM)	1
Windows XP Professional Russian SP2 (OEM)	3
Office 2003 Standart Edition Russian SP2 (Коробка)	3
1С:Бухгалтерия 7.7	1
Лицензия на 10 доп. рабочих мест для «1С: Бухгалтерия 7.7»	1
Лицензия на сервер для «1С: Бухгалтерия 7.7»	1
Kaspersky Enterprise Space Security	1

 

Таким образом, с помощью программных и аппаратных средств в бухгалтерии ООО магазин «Дикси» решаются следующие задачи:

1. Организация общедоступной базы данных с помощью бухгалтерской программы «1С: Бухгалтерия 7.7».
2. Совместная обработка информации пользователями.
3. Централизованное резервное копирование всех данных.
4. Контроль за доступом к данным.
5. Совместное использование оборудования и программного обеспечения.

Формулирование целей и задач защиты информации, как любой другой деятельности, представляет начальный и значимый этап обеспечения безопасности информации.

1. предотвращение утечки, хищения, искажения, подделки информации;
2. предотвращение угроз безопасности личности, общества, государства;
3. предотвращение несанкционированных действий по уничтожению, модификации, копированию, блокированию информации, предотвращение других форм незаконного вмешательства в информационные ресурсы и информационные системы, обеспечение правового режима как объекта собственности;
4. сохранение тайны, конфиденциальности документированной информации в соответствии с законодательством;
5. обеспечение прав субъектов в информационных процессах и при разработке, производстве и применении информационных систем, технологии и средств их обеспечения.

Основной целью защиты информации в магазине «Дикси» является обеспечение заданного уровня ее безопасности.

Под заданным уровнем безопасности информации понимается такое состояние защищенности информации от угроз, при которых обеспечивается допустимый риск ее уничтожения, изменения и хищения.