Характеристики эффективного контроля и система контроля

     План-факт анализ может проводиться как  для всех основных, так и для  отдельных операционных бюджетов. Его  основная цель - выявить причины отклонений, а именно – какие из показателей, бюджетных статей, сценарных условий повлияли на исполнение бюджета компании.

     Приведенные методы просты и эффективны при оценке отклонений, поэтому их применяет  большинство российских компаний.

     Казначейский контроль

     Существенная  составляющая системы контроля - контроль казначейского исполнения бюджета. То есть контроль поступления и расходования денежных средств, которые запланированы  в бюджете движения денежных средств.

     Оперативный контроль бюджета движения денежных средств, как правило, осуществляет бюджетный контролер. Он, руководствуясь утвержденными лимитами денежных средств, определяет статьи бюджета для финансирования сверхплановых расходов. Финансовый контролер оценивает каждую поступающую заявку на осуществление расчетов и выясняет, не превышает ли она лимит по соответствующей статье бюджета. Превышение лимитов в бюджетном периоде может допускаться только по специальному распоряжению уполномоченного должностного лица. Обычно им является финансовый или генеральный директор. Но когда речь идет о перераспределении расходов между различными бюджетными статьями, эти должностного лица. Обычно им является финансовый или генеральный директор. Но когда речь идет о перераспределении расходов между различными бюджетными статьями, эти полномочия, как правило, закрепляются за самими финансовыми контролерами.

     Казначейский  контроль очень часто применяется  в холдингах, где управляющая компания распоряжается денежными средствами филиалов. Сами филиалы лишь инициируют платеж, а финансовое управление головной компаний сравнивает его сумму с данными, заложенными в бюджете. И после этого принимает решение об оплате.

     Пример

     Филиалы одной золотодобывающей компании, расположенные в различных регионах, не распоряжаются денежными средствами, за исключением выплаты заработной платы персоналу. Все остальные расходы оплачивает головная компания, находившаяся в Москве. Существующая система казначейского контроля регламентирует все операции по движению денежных средств. Но при этом обладает достаточной гибкостью и предусматривает возможность перераспределять при необходимости денежные потоки между различными филиалами или бюджетными статьями расходов. Система позволяет повысить эффективность использования денежных средств компании. Например, когда на одном из филиалов возникает необходимость оплатить незапланированные работы по ремонту оборудования, компании не приходится привлекать дополнительные кредиты.

     Однако  стоит отметить, что не всегда эта  методика является действенной. Типичная ошибка при таком виде контроля - жесткое закрепление лимитов  по всем статьям и неотлаженная система  корректировки бюджета. В таких  случаях предприятие лишено гибкости и не способно быстро реагировать на изменения. Предприятиям стоит это учитывать.

     Пример

     Так, бюджет одного металлургического завода строго регламентировал расходы  по списанию технологических материалов на производство продукции. Закупка  данных материалов рассчитывалась исходя из планируемой величины списания. Затем технология производства изменилась. В связи с этим появилась необходимость увеличить нормы расхода и приобрести более дорогие технологические материалы. При этом объем производства должен был оставаться на том же уровне. Сумма, указанная в заявке на приобретение материалов, была значительно выше установленной. Поэтому финансовый контролер, руководствуясь плановыми данными, ее сократил. Ведь корректировка расходов на закупку была разрешена только в случае увеличения объема производства. В итоге это привело к тому, что в следующем отчетном периоде снизились объемы производства.  

     Расчет отклонений фактических величин от плановых

     таблицы 1 Расчет отклонений фактических величин от плановых  

III Практика.Анализ функций управления на примере ООО «Алена»

3.1. Анализ функций  управления на  примере ООО «Алена» 

     Общество  с ограниченной ответственностью «Алена»  является юридическим лицом. ООО  «Алена», осуществляет свою деятельность в сфере отдыха, рассчитан на клиентов, имеющих по понятиям города Саратова высокий уровень достатка.Структура управления ООО «Алена» является линейно-штабной.

     Исследование  функций управления ООО «Алена»  является наиболее трудоемкой задачей, особенно в условиях переходного периода, так как любое их изменение приводит к изменению структуры управления. Выделение функций управления вызвано ещё и многообразием управленческой деятельности, то есть процессами принятия решения. Поскольку каждая отдельная функция характеризует специфическую управленческую деятельность, то совокупность таких функций позволяет формировать конкретную систему управления.

     К общим функциям управления ООО «Алена»  относятся: планирование, организация, регулирование, контроль, учёт, т.е. те функции, которые характеризуют процесс управления.

     К специфическим функциям исследуемой  организации относится управление:

     - основными производственными процессами;

     - вспомогательными и обслуживающими  процессами;

     - оперативное (производством);

     - технической подготовкой производства;

     - сбытом продукции и др.

     Поскольку для ООО «Алена» главная цель: увеличение числа клиентов, желающих получить полноценный отдых в  кафе и прибыльности предприятия, то для реализации этих целей необходимо удовлетворять требованиям клиентов. Таким образом, функция организации объединяет людей и средства для достижения поставленных целей организацией, то есть удовлетворение потребностей клиентов: посидеть в уютной теплой обстановке; вкусно поесть качественно приготовленные блюда, пить некрепкие спиртные напитки (пиво, сухие вина); чувствовать себя в безопасности; получить вежливое и приятное обслуживание.

     Функция мотивации в ООО «Алена» занимает немаловажное значение в управлении, то есть создает условия для эффективной деятельности и мотивирует деятельность сотрудников для качественного выполнения своей работы, то есть хорошая заработная плата, дополнительные выходные дни и др.

     Функция контроля ООО «Алена» обеспечивает достижение цели организации. Функцию контроля осуществляет администрация, то есть обнаруживает и разрешает возникающие проблемы, изменение фактически достигнутых результатов и проведение корректировок, если это необходимо. 

3.2. Предложение по  повышению эффективности  функций управления  на предприятии 

     Сегодня руководителям Российских предприятий необходимо принимать решения, которые бы способствовали выживанию и закреплению позиций в условиях жесточайшей конкурентной борьбы. Достичь таких результатов можно, лишь используя современные информационные технологии в управлении предприятием, что в корне меняет методы координации и контроля, снижает роль личного наблюдения за работой подчиненных и бюрократических форм согласования тех или иных решений.

     Предложение применения информационных технологий в деятельности предприятий это не только дань моде, но и увеличение производительности, эффективности управления и использования складских запасов, повышение уровня рентабельности предприятия и т.п. Все вышеперечисленное обеспечит стабильность и перспективность бизнеса в условиях конкурентной борьбы.

     На  сегодняшний день существует множество  компаний, которые предлагают заказчикам свои услуги в области создания информационных систем управления. Большей частью это представительства иностранных  компаний, услуги которых не всегда удовлетворяют заказчиков в силу нескольких причин. Во-первых, программные продукты разрабатывались для зарубежных предприятий, вследствие чего возникают трудности в адаптации системы при ее внедрении на отечественном предприятии. Во-вторых, зарубежные продукты не устраивают руководителей с финансовой точки зрения, ведь их стоимость намного выше например украинских аналогов.

     Что касается отечественных разработчиков производителей программных продуктов, то на сегодняшний день их сравнительно немного, но они постепенно расширяются и вытесняют своих зарубежных конкурентов благодаря более совершенным продуктам и технологиям, гибкой ценовой политике.

     Выработка стратегии и тактики бизнеса, придание ему управляемого и регулируемого  характера, повышение его эффективности - вот те задачи, решение которых является сферой деятельности компаний. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     В данной работе мы изучили сущность контроля, задачи, виды и процесс  контроля.

     Вспомним  основные моменты данной работы.

     Контроль – это процесс измерения и оценки фактической траектории развития организации и сопоставление ее с плановой траекторией, позволяющей достичь цели.

     Результаты  контроля используются при принятии оперативных решений до полного  завершения процесса. При этом, во-первых, определяется фактическое состояние организации и сопоставляется с плановым. Во-вторых, оценивается отклонение от намеченного пути, в том числе по времени, включая отставание либо опережение развития по сравнению с плановой траекторией. Например, цель организации - удвоение в течении двух лет объема продаж товара А. Плановой траекторией предусмотрен рост объема продаж за первый год на 40%, а фактически он вырос на 60%. Причиной такого позитивного отклонения может быть новый сегмент потребителей товара, не учтенный в ходе маркетингового исследования. Результаты контроля позволяют скорректировать первоначальную цель в направлении увеличения объема продаж либо сокращения срока для достижения ранее поставленной цели.

     Основными видами контроля являются предварительный, текущий и заключительный.

     Предварительный контроль осуществляется на стадии разработки планов и формирования организационной  структуры. Контролируется точность выполнения определенных правил, процедур, инструкций по разработке планов, формированию структуры организации.

     Механические  системы с обратной связью, как  правило, замкнуты, работают в автоматическом режиме (например, холодильник). Организационные  системы являются открытыми. Здесь  отклонения возникают под воздействием внешней среды или управляющей подсистемы. Организационные системы бывают жесткими и адаптивными. Последние способны ослабить неблагоприятные изменения либо использовать благоприятные возможности.

     При заключительном контроле обратная связь  используется после выполнения работ, то есть передается информация о конечном результате.

     Информация, полученная в ходе заключительного  контроля используется в будущих  периодах - при повторении сходной  ситуации и решаемых задач. При изменении  ситуации, решении новых задач  также необходимо учитывать уже накопленный опыт. Указанная информация должна быть учтена в организации мотивации исполнителей.