Государственное управление, его структура

          - внутренние документы

           Каждый из документопотоков имеет  свою особенность в составе,  количестве, обработке и движении. Документооборот в агентстве  ведется на основании книг  регистрации, на основе входящей и исходящей информации с записью телефонных сообщений, регистрацией выхода в Интернет. Происходит обязательное закрепление за журналами регистрации анкет соискателей и соответствующий график контроля, и их формирование в базе данных.

         В условиях использования компьютерной техники нормативно предусмотрена возможность хранения утвержденной номенклатуры в памяти ЭВМ «…для упрощения ее ведения, корректировки, а, в необходимых случаях, переработки».

       Документирование организации охватывает все процессы, относящиеся к записи на различных носителях и оформлению по установленным правилам.     Например, база данных «Компас» разработанная ООО «Лия». Она нацелена на банк данных анкет соискателей. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты).

      Перед тем, как рассматривать документирование организационно-распорядительной деятельности кадрового агентства «Карьера» необходимо выяснить какие документы относятся к организационным, а какие к распорядительным.

           Организационные документы представлены чаще всего уставами, положениями, инструкциями, правилами.

          К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организации, относятся постановления, решения, приказы, указания.

     Все распорядительные  документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.

     Положения и устав  ООО «Карьера»  входит в состав  унифицированной  системы организационно-распорядительной  документации и  имеют установленную структуру текста. Они разрабатываются в соответствии со спецификой деятельности кадрового агентства и подписываются руководителем организации.

     Должностная инструкция  в кадровом агентстве  разработана на  каждого сотрудника. Инструкция утверждается руководителем организации, о чем свидетельствует гриф утверждения.

      Проекты распорядительных  документов –  постановлений и  решений -  обсуждаются  и принимаются  на еженедельных  планерках. Полностью  подготовленные распорядительные  документы представляются на подпись руководителю  кадрового агентства.

       Информационно-справочными является подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемые им. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит для принятия распорядительных документов. К информационно-распорядительным документам относятся справки, докладные, сводки, письма, рекламные письма телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

     Документирование  информационно-справочного  материала в кадровом  агентстве «Карьера» не ведется. Поступающий материал отдается непосредственно сотрудникам, чьих интересов это касается.  

         Под системой автоматизации документооборота понимается система, обеспечивающая реализацию широкого спектра функций по управлению документооборотом.

         Система автоматизации документооборота  сопровождает традиционный бумажный  документооборот и создает возможности  перехода к безбумажной технологии. Функции электронного документооборота (передачи пользователям по локальной  сети электронных образов документа) могут быть реализованы частично, т.е., к примеру, охватывать отдельные категории документов.

          В кадровом агентстве «Карьера»  используемая автоматизированная  система «Компас» предназначается  для решения следующих задач:

• автоматизация управления потоками документов внутри организации вне зависимости от территориального расположения ее структурных подразделений;
• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• поддержка разработки документов;
• подготовка версий проектов документов и их согласование;
• контроль исполнения документов и поручений;
• формирование различного рода отчетов и справок по документам;
• контроль доступа к конфиденциальной информации;
• поиск документов по учетным реквизитам и контексту;

      Адресация в системе делопроизводства ведется по принципу функциональных ролей. Предусмотрена возможность установления динамического соответствия между наборами функциональных ролей и конкретными исполнителями. Например: “Заместитель директора агентства”- Зуева Н.   она же “специалист по маркетингу и рекламе, специалист по информационным технологиям”. Установлением этого соответствия должна заниматься административная подсистема.

        Документы помещаются в папки,  организованные в иерархическую,  легко настраиваемую и изменяемую  структуру, отражающую бизнес-правила и структуру организации.

        Поиск может осуществляться как  по содержимому документов для  текстовых данных, так и по  атрибутам документов, содержащимся  в регистрационных карточках:  названию, описанию, типу документа,  дате загрузки и т. п. Для всех видов хранения, включая нетекстовые документы. Пользователи могут комбинировать критерии поиска, определяя наборы атрибутов, выбирая папки, в которых должен производиться поиск документов, использовать шаблоны и логические операторы. 

Глава 2. Государственное управление, его структура, основные задачи и функции.

      2.1    Специфика государственного управления. 

              Многие авторы основанием видов управления признают природу и субстанциональную специфику субъектов управления, исходя из чего разграничивают государственное управление  (субъект управляющих воздействий - государство), общественное управление (субъект управляющих воздействий - общество и его структуры) менеджмент (субъект управляющих воздействий - предприниматель, собственник).¹ Среди всех видов управления государственное управление занимает особенное место, так как характеризуется только ему присущими свойствами. Рассмотрим важнейшие из них:

1. Государство, выступая в качестве субъекта управления, придает государственному управлению важное свойство, без которого оно не могло бы состояться. Это свойство системности. Как иначе, могло бы быть осуществлено управление огромными массами как человеческих, так и материальных ресурсов. Данное свойство принципиально ведь только при его наличии может осуществляться согласованность, координация, целеустремленность и эффективность.
2. Определяющее влияние на характер воздействий, осуществляемых данным видом управления, оказывает его субъект, то есть государство, и заложенная в нем властная сила. Так, обратясь к современной "Краткой философской энциклопедии" государство понимается как "структура господства, которая постоянно возобновляется в результате совместных действий людей, действий, совершающихся благодаря представительству, и которая, в конечном счете, упорядочивает общественные действия в той или иной области". Государство, тем и отличается от общественных структур, что им реализуется по отношению к людям государственная власть, которая имеет в источнике правовую обусловленность (легитимность), а в реализации силу государственного аппарата, обладающего средствами принуждения. Это силовое давление, которое ведет к тому, что поставленные в управлении цели, содержащиеся в нем организационные моменты, и установленные им нормы должны быть исполнены. Следовательно, все проблемы, связанные с государственным управлением, носят исторический характер: каково государство, что и как оно делает, какие ставит перед собой цели.
3. Это, безусловно, границы распространения государственного управления. Такие границы могут быть определены, как  проходящие не в рамках всего общества, а выходящие за его рамки и проявляющиеся во внешней политике данного государства. Нормальный вариант взаимосвязи государства и общества характеризуется тем, что общественная жизнь людей обладает большим объемом свободы и самоуправления, границы же данной автономии определяются как общественными институтами, так и государством. То есть, государство посредством законодательства устанавливает основные типы и нормы поведения людей во всех сферах жизни и обеспечивает их соблюдение своей властной силой. В данном контексте проблемой является  " распространенность государственного управления на общество", так как здесь уже пойдет речь не о технологических изменениях, а об анализе состояния самого общества, от способности его к само регуляции и адаптации к чему-то новому. Данная сентенция приводит нас к выводу, что государственное управление будет сохранять свое влияние на общество, но является вопросом глубина этого влияния. Важно отметить то, что это влияние будет призвано отражать и воспроизводить в себе состояние общества. Тем самым управление должно находиться в коррелятивной связи с тем процессом и явлениями, на которые оно направляет свои целеполагающие, организующие и регулирующие воздействия.   

Итак, Государственное управление - это практическое, организующее и регулирующее воздействие государства на общественную жизнедеятельность людей в целях ее упорядочения, сохранения или преобразования, опирающееся на его властную силу. 

Термин  «государственное управление» широко используется в отечественной и зарубежной научной литературе, а также в законодательстве многих стран. Более 70 лет он употреблялся и у нас, давая тем самым конституционные основания для выделения данного вида государственной деятельности.² 

      2.2 Цель, функции и принципы  государственного управления.

      Оценка  и анализ состояния государственного управления РФ и  поиски решений  по повышению производительности государственного управления в сложившейся в Российской Федерации ситуации затруднены непроясненностью ряда общественно-политических и особенно обострившихся экономических проблем, которые выступают объективными основаниями для самого государственного управления. В данный момент мы должны ответить на принципиальные вопросы, без ясного понимания ответов на которые государственное управление как технология их реализации не имеет большого значения. Нужно определиться в следующих моментах: 

      1.  В каком направлении  мы движемся?

      В данном контексте следует ответить на вопросы, являющиеся концептуальными, системообразующими: Определиться, какое общество мы желаем построить и действительно можем. Определить адекватность ресурсов, которыми мы располагаем, и охарактеризовать ту политическую волю, которой мы обладаем. Да, безусловно,  на данном этапе идет реструктуризация  общественно-экономической формации, произошел переход к частной собственности, мы находимся в плоскости рыночных отношений и живем в демократической стране со всеми недостатками этой модели в рамках нашего, специфического общества. Но данные ценности и завоевания являются общим выбором и весьма неопределенным. На основе выбора в пользу данных ценностей нельзя построить и сформулировать новую концепцию государственного управления. Надо определиться в специфике нашего общества и выделить общее и частное в рамках мирового опыта. Здесь следует принять во внимание огромный спектр факторов: от исторической специфики до особенностей менталитета.     

      2. В чем  истоки  преобразуемого нами  общества?

      Как мы видим, этот вопрос органически перекликается с предыдущим, так как выбор пути включает в себя отбор и сохранение элементов накопленных знаний и их целевое использование. Ведь нельзя полностью отторгать идеи социализма и считать, что они не востребованы. Немало от идей и принципов социализма взято и практически реализовано во многих странах. Как пример можно взять идеи "нового" курса Ф.Д Рузвельта. Значит нам нужен более глубокий и критический анализ, необходимо вычленить то, что является функциональным для развития будущего общества, а что выявило свою несостоятельность. Нам необходимо ранжировать общественные элементы, произвести селекцию элементов, которые могут быть адаптированы. Уже более 10 лет мы живем в переходном обществе и систему государственного управления необходимо адаптировать к интересам всего социального состава общества и ни в коем случае не допускать социального антаганизма. 

      Функции государственного управления - объективно обусловленные виды властных, целеполагающих, организующих и регулирующих воздействий государства на общественные процессы. Это специфическое воздействие государства, причем важно отметить, что оно является целостным. На набор функций государственного управления влияют по крайней мере 2 фактора: состояние, структура, самоуправляемость общественных процессов, то есть совокупности управляемых объектов и, безусловно, место и роль государства в обществе. Таким образом, можно сделать умозаключение, что государство, а государственное управление как его производная, является с одной стороны тем элементом, который осуществляет насилие, т.е так называемым " легитимным насилием", а с другой стороны оно играет подчиненную обществу роль и определяется потребностями, желаниями и интересами общественного развития. Говоря о таком противоречии, хочется сделать шаг в сторону ограничения и замещении, а точнее, в первый момент вообще о ликвидации данной функции (я имею ввиду " насилие "). Но, ликвидировав данную функцию, нужно заполнить чем-то вакантное место, и здесь на ум приходит лишь механизм самоуправления, в противном случае мы будем поставлены перед фактом, когда организующие и регулирующие механизмы будут девальвированы и настанет так называемый вакуум управляющего воздействия, то есть  хаос, произвол.

      Таким образом, речь должна идти о проработке, выборе и оценке тех общественных институтов, которые способны взять на себя функции государственного управления и обеспечить их должную реализацию. Оптимальным вариантом было бы нахождение некоего баланса, так как в современном обществе мы являемся свидетелями уменьшения государственного сектора (приватизация в данный момент рассматривается одним из основных способов повышения эффективности в государственном секторе), но с другой стороны, повышения роли государственного регулирования в организации и разработке политики в сфере организации рыночных отношений.