Функции менеджмента, их взаимосвязь и динамизм

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава 2. Принципы обеспечивающие взаимосвязь и динамизм в менеджменте

2.1 Организационная  структура как  объект управления

 "Офис  достигает совершенства  как раз к тому  времени, когда  фирма приходит  в упадок".  
12-й закон Паркинсона

     Под философией управления мы будем понимать самые общие принципы, на основе которых строится структура управления организацией и осуществляются процессы управления. Философия качества и философия управления взаимосвязаны - философия качества задает цель и направление деятельности организации, философия управления определяет организационные средства для достижения этой цели. Основы философии управления, так же как и философии качества, были заложены Ф. У. Тейлором.

     В самой же организационной структуре  не содержится ничего такого, что ограничивало бы нас в этом отношении. Кроме  того, эти ограничения на структуру  организации часто вызывают серьезные  и дорогостоящие последствия. Вот  только четыре из них:

1. во-первых, между отдельными частями организаций такого рода возникает не сотрудничество, а конкуренция. Внутри организаций существует более сильная конкуренция, чем между организациями, и эта внутренняя конкуренция приобретает значительно менее этичные формы;
2. во-вторых, обычный способ представления структуры организаций серьезно затрудняет определение задач отдельных подразделений и измерение соответствующих показателей качества работы вследствие большой взаимозависимости подразделений, объединенных подобным образом;
3. в-третьих, это способствует созданию организаций, сопротивляющихся изменениям, особенно изменениям их структуры; поэтому они перерождаются в бюрократические структуры, не поддающиеся адаптации. Большинство таких организаций обучается крайне медленно, если обучается вообще;
4. в-четвертых, представление организационной структуры в виде двумерного дерева ограничивает число и характер возможных вариантов решения возникающих проблем. При наличии такого ограничения невозможны решения, обеспечивающие развитие организации с учетом технических и социальных изменений, темпы которых все больше и больше растут. Существующая обстановка требует, чтобы организации были не только готовы к любым изменениям, но и способны им подвергаться.

     Каждое  подразделение и должность создаются  для выполнения определенных функций  управления или работ. При этом должностные  лица наделяются определенными правами  на распоряжение ресурсами и несут  ответственность за выполнение функций  и достижение поставленной цели.

     На  рис.5 в структуре руководство  показано только на уровне исполнительных органов, а высшее руководство (совет  директоров, наблюдательный совет и  т.д.) не показаны, так как зависят  от организационно-правовой формы предприятия. 
 
 
 
 

Рис.5 Организационная  структура управления предприятием (фирмой)

 

2.2 Роль руководства  и  координация  в реализации эффективного  менеджмента

     Руководство (лидерство) — деятельность по мотивации  персонала, активизации людей, работающих в организации, выбору наиболее эффективных  каналов коммуникации и разрешению организационных конфликтов.⁴

       Руководство как единый процесс может быть, разбит на отдельные действия и шаги руководителя. Они направлены на достижение промежуточных, оперативных целей. Руководство непосредственно связано  с оказанием влияние на подчиненных, учеников, друзей и т.п. Готовность персонала  следовать приказам и распоряжениям  руководителя, определяется следующими факторами:

      степенью понимания смысла распоряжения;

       совместимостью распоряжений с индивидуальными потребностями и интересами сотрудников;

       интеллектуальными и физическими способностями подчиненных;

       личных взаимоотношений;

       организаторских талантов руководителя;

       качества руководства;

       мотивации.

     Одним из элементов руководства является обязательное наличие общей цели, на достижение которой будет направлены совместные усилия. Личные цели отдельных  индивидов заставляют менеджера  либо выполнить их для достижения общей задачи, либо подчинить их достижению общей цели, либо они  не должны мешать достижению целей  организации. Чтобы подчинить цели индивида целям группы руководитель должен применить всю свою энергию, а иногда и власть.

     Процесс управления обеспечивается профессионально  подготовленными специалистами в области управления, которые формируют организации и управляют ими путем постановки целей и разработки способов их достижения. Умение ставить и реализовывать цели основатель школы научного менеджмента Ф.У. Тейлор определял как искусство точно знать, что предстоит сделать и как сделать это самым лучшим и дешевым способом. Этим искусством должна обладать определенная категория людей — менеджеры, чья работа состоит в организации и руководстве усилиями всего персонала для достижения целей. Они обеспечивают условия для производительного и эффективного труда занятых в организации работников и получение результатов, соответствующих целям. Поэтому управление — это еще и умение добиваться поставленных целей, направляя труд, интеллект, мотивы поведения людей, работающих в организации.

     Управление  нередко идентифицируется с органами или аппаратом управления. Менеджмент — специфический орган современных  организаций, как коммерческих, так  и некоммерческих. Без него организация  как целостное образование не может существовать и работать эффективно. Главная задача людей, занятых в  этом аппарате, — это эффективное  использование и координация  всех ресурсов организации (капитала, зданий, оборудования, материалов, труда, информации) для достижения ее целей.

     Отсюда  появляется необходимость внимания к таким факторам, как организационная  культура, различные формы демократизации управления, участие работающих в  прибылях, собственности, управлении, стиль руководства и лидерство. 

2.2.1  Команда - основа  успеха

    Команда - это те, с кем менеджер работает ежедневно. Высокий профессионализм  и ответственность членов команды, слаженность их работы, взаимная поддержка  обеспечивают успех. И наоборот, плохой подбор команды может сделать  беспомощным даже самого сильного менеджера. Если приказы не исполняются, письма теряются, встречи срываются из-за бестолковости сотрудников, которым поручено их организовать, то ожидать эффективной работы фирмы невозможно.

    Создание  команды - одно из самых важных дел  менеджера. Можно сказать, что команда - его основной инструмент работы. Недаром, меняя место службы, менеджер часто "перетаскивает" за собой и свою команду. Большое значение имеет психологическая совместимость членов команды. В ней не должно быть случайных людей. Возникновение ссор и раздоров в команде сильно снижает ее эффективность. Поэтому зачинщиков ссоры целесообразно удалить из команды, даже если их профессионализм весьма высок.

    Менеджер  должен заботиться о членах своей  команды, помогать им в различных  ситуациях, поддерживать положительную  мотивацию по отношению к команде, применяя как моральные, так и  материальные стимулы. Команда должна быть дружной. Однако при этом полезно  поддерживать некоторую дистанцию  между членами команды, чтобы  дружеские отношения не мешали деловым. Именно поэтому обычно не рекомендуют включать в команду родственников и друзей детства, поскольку в их отношении трудно отделить деловые отношения от иных. 

2.2.2 Коммуникационные технологии менеджмента

     Существуют  широкий и узкий смысл понятия  «коммуникация».

     В широком, смысле коммуникация – это  процесс обмена информацией.

     В узком смысле коммуникация – это  общение людей в процессе их совместной деятельности, обмен идеями, мыслями, чувствами, информацией.

     Основу  коммуникации составляет коммуникационный процесс.

     Цель  коммуникационного процесса состоит  в обеспечении понимания информации, являющейся предметом обмена.

     Элементы  коммуникационного процесса:

• отправитель – это лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;
• сообщение – это собственно информация, закодированная с помощью набора символов;
• канал – это средство передачи различной информации;
• получатель – это лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

     Существующие  в хозяйственной организации  коммуникации группируются по следующим  видам:

• внешние и внутренние;
• одноканальные и многоканальные;
• устойчивые и неустойчивые;
• формальные и неформальные;
• ситуационные и постоянные;
• мнимые и реальные;
• организационные и социально-психологические;
• экономические.

В организации  принята следующая типология  коммуникации:

• между организацией и внешней средой. В данном случае реализуются потребности хозяйственной организации в информации, обеспечиваются связи с государственными органами, общественностью, поставщиками, клиентами, формируется и поддерживается имидж организации, решаются определенные маркетинговые задачи;
• внутриорганизационные коммуникации – это коммуникации между подразделениями организации; внутри подразделений по уровням производства и управления; межличностные коммуникации, неформальные коммуникации.

Внутриорганизационные коммуникации включают:

• нисходящий уровень вертикальных коммуникаций. В данном виде коммуникаций происходит передача информации с высшего уровня на низший по поводу текущих задач, рекомендуемых процедур, технологий, изменений приоритета, уточнения конкретных заданий и т.п.;
• восходящий уровень вертикальных коммуникаций. Данный вид коммуникаций представляет собой передачу информации с низшего уровня на высший о возникших идеях по поводу рационализации работы организации. В том случае, если руководитель посчитает, что идея заслуживает поддержки, он сообщает о ее сути на следующий, более высокий уровень. В данном случае инициатива, возникшая на низшем уровне, поднимается на самый верх, последовательно проходя все промежуточные уровни иерархии управления. Такого рода коммуникации выполняют функцию оповещения высших органов о том, что происходит на низших уровнях управления. Коммуникация такого вида происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок;
• коммуникации по горизонтали. Подобные коммуникации осуществляются между различными функциональными подразделениями. Они дополняют информацию, проходящую по нисходящей и восходящей вертикалям, и необходимы для координации их деятельности. Руководство любой хозяйственной организации стремится к тому, чтобы все специализированные подразделения эффективно работали, реализуя общую цель и конкретные подцели организации;
• коммуникации между руководителем и подчиненным. Такие коммуникации непосредственно связаны с обменом информацией главным образом по вертикали. Основными участниками коммуникационного процесса в данном случае выступают два вида субъекта: управляющий и управляемый. Коммуникации между руководителем и его командой являются разновидностью данной группы коммуникаций. В силу большого количества участников процесса коммуникаций каждый имеет возможность внести свой вклад в повышение эффективности действий команды. Коммуникационные процессы такого характера позволяют более четко, а главное оперативно и с меньшими ошибками поставить стратегические и текущие цели и определить задачи организации;
• коммуникации между неформальными группами и сообществами, имеющимися в организации. Данный вид коммуникаций может охватывать целый комплекс связей – от бытовых до затрагивающих производственные процессы, кадровые перестановки и т.п. Данные коммуникации основаны на информации, которая циркулирует по каналам неформального общения, т.е. на «слухах», которые носят непроверенный характер. Такого рода слухи могут инициироваться руководителем, чтобы проверить реакцию персонала на интересующие руководство вопросы.⁵