Делопроизводство в управлении персоналом

 

Федеральное агентство по образованию

ГОУ ВПО

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ 
 
 
 

Факультет                      менеджмента и маркетинга

Специальность             маркетинг 

                              (направление) 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА №_1__ 

по  дисциплине управление персоналом 

Тема  вариант 6

Делопроизводство  в управлении персоналом 
 
 
 
 
 
 

Студент Колесник Марина Валерьевна

     (Ф.И.О.)

Курс 6 ой      № группы день

Личное дело № 06МАБ01300

Преподаватель Мехдиев М.В.

     (Ф.И.О.) 
 
 
 

Владимир – 2011 

Введение.

    Конечный результат управленческой деятельности государственного аппарата зависит от множества промежуточных звеньев, одним из которых 
является делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений. Делопроизводство координирует все этапы работы - от проектирования до практической реализации решений.

    Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор 
информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

    Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно- распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления. Если учесть, что в аппарате управления занято более 14 млн. человека ежегодный документооборот в стране составляет примерно 60 млрд. листов и продолжает расти,  то несомненно, что эффективное нормативное регулирование этого процесса имеет большое значение. В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают документные государственные стандарты, общесоюзные классификаторы и унифицированные системы документации. 

    Эти и другие нормативы признаны стабилизировать документооборот в стране по всему технологическому циклу, создать оптимальную технологию ведения документного хозяйства каждой управленческой единицы. 
 

1. Состав кадровой документации

    В состав кадровой документации входят следующие документы:

• трудовой договор (контракт);
• приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
• личная карточка (форма № Т-2);
• учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
• приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
• табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
• табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
• личные заявления работников предприятия;
• графики отпусков;
• докладные записки;
• акты.

    Трудовой  договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название вида документа, дату и место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.

    Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма  № Т-1) является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности. Подписанный руководителем организации приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку.

    Работник  отдела кадров на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу заполняет личную карточку, делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или соответствующий ему документ.

    Личная  карточка (форма № Т-2) заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей – копии трудовой книжки, заверенной нотариусом), диплома (свидетельства), на основании опроса работника.

    Учетная карточка научного работника (форма  № Т-4) предназначена для учета научных работников научными, научно-исследовательскими, конструкторскими, образовательными и другими учреждениями и организациями, осуществляющими деятельность в сфере образования, науки и технологии. Заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на научных работников на основании соответствующих документов, а также на основании опроса работников. На каждого научного работника ведется также личная карточка по форме № Т-2.

    Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре. Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации.

    Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с КЗоТ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

    Приказ (распоряжение) о прекращении трудового  договора (контракта) (форма № Т-8) применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию.

    Табель  учета использования рабочего времени  и расчета заработной платы (форма  № Т-12) и табель учета использования  рабочего времени (форма № Т-13) применяются для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, составления статистической отчетности по труду

    Личные  заявления работников предприятия  о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении.

    Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом.

    Докладные записки – это документ, в котором содержится изложение какого-либо производственного вопроса. Пишется докладная записка от руки на стандартном листе бумаги.

    Акт – вид документа, подтверждающий те или иные факты, который составляется несколькими лицами. Обязательными реквизитами акта являются: наименование документа, наименование предприятия, гриф утверждения, дата, текст, отметка о наличии приложений, подписи и их расшифровка.

    

    Пример  структуры кадровой службы предприятия малого бизнеса. Рис.1

    2. Содержание и порядок оформления  документов, регламентирующих деятельность  персонала и документов по  учету кадров.

    Комплекс  взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанность и ответственность руководства и специалистов предприятия, называется

    организационными  документами.

    К организационным документам относятся:

    -  учредительные документы ( устав и договор);

    - структура и штатная численность;

    - штатное расписание;

    - правила внутреннего трудового распорядка;

    - положение о структурных подразделениях;

    -  должностные инструкции работников.

    Правила внутреннего распорядка.

    Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и

    администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный  режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируется юристом и утверждается директором предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрение за успехи в работе, ответственность за

    нарушение трудовой дисциплины.

    Штатное расписание

    В соответствии с Уставом предприятия  разработана его штатная численность (в данный момент более 1000 работающих человек). Здесь указаны все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составлен на бланке предприятия, согласован с главным бухгалтером, утвержден директором.

    Изменения в структуру и штатную численность  вносятся приказом директора

    предприятия. Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закреплен в штатном расписании.

    Должностные инструкции

    Правовое  положение работников предприятия  регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

    Должностная инструкция составлена по каждой штатной  должности предприятия, носит обезличенный характер и объявляться сотруднику под расписку при заключении контракта, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

    В должностной инструкции указывают  наименование подразделения предприятия, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения.

    Трудовой  договор

    Трудовой  договор – соглашение между работодателем  и работником, в

    соответствии  с которым работодатель обязуется  предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

    Трудовые  договоры могут заключаться:

    1)     на неопределенный срок;

    2)     на определенный срок не более  пяти лет, если иной срок  не установлен

    Срочный трудовой договор заключается в  случаях, когда трудовые отношения  не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом и иными федеральными законами.