Делопроизводство в управлении персоналом

       Изъятие документов из личных дел производится с разрешения начальника отдела кадров, о чем делается отметка в описи документов в личном деле, а подлинный экземпляр документа заменяется его копией.

       Личные дела работников сгруппированы по подразделениям. Учетные документы на работников хранятся в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. Для быстрого нахождения конкретного личного дела ведется алфавитная картотека, состоящая из алфавитных карточек. Для обеспечения контроля за выдачей личных дел составляются контрольные карточки, которые хранятся в личных делах.

       Действующий Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя всю информацию о работнике хранить в особом порядке. 

       3 Приказы по личному составу — порядок их издания, оформления, регистрации.

       Приказами по личному составу документально оформляются: прием, перевод на другую работу, увольнение, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты труда, предоставление отпусков, командирование сотрудников, наложение дисциплинарных взысканий и др.

       По структуре приказы могут быть простыми и сложными.

       Если приказ касается одного лица, то он называется простым. В заголовках к текстам таких приказов пишется: "О приеме на работу...", "О переводе на другую работу...", "О поощрении..." и т.п.

       В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. Заголовок в сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием и увольнение и др.), отсутствует или дается в обобщенном виде ("По личному составу"). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов. Сначала - назначение на должности, затем - перевод на другие должности, далее - освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.

       Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.

       Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии , имени и отчества; в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.

       Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать основание, в котором указывают документы, послужившие основанием для его издания.

       В приказе по личному составу обязательна запись: "С приказом ознакомлен, подпись, расшифровка подписи, дата."

       Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников касается приказ.

       Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юрисконсультом.

       Приказы по личному составу подписываются главным врачом, а в его отсутствие заместителем, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

       Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, об отпусках и командировках.

       Индекс приказа по личному составу имеет порядковый регистрационный номер в пределах календарного года.

       Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

       В связи с тем, что приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные сроки хранения, их формирование производится отдельно от всех других приказов по личному составу. 

       

4. Подготовка, оформление и порядок утверждения должностных инструкций работников.

      Несмотря на то что Трудовой кодекс не содержит упоминания о должностной инструкции, она является неотъемлемым инструментом в регулировании трудовых отношений. Должностная инструкция - это документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности и ответственность работника. Частично должносные обязанности указываются в трудовом договоре, однако подробно они расписываютя в должностной инструкции

      В МУЗ «Верхнекамская ЦРБ» разработаны должностные инструкции всех специалистов.

      Разработчиком должностной инструкции является руководитель структурного подразделения, в подчинении которого находится тот или иной сотрудник.

      Должностные инструкции согласовываются с начальником отдела кадров, юрисконсультом и главным врачом. После получения всех согласовательных подписей должностные инструкции утверждается.

       Должностная инструкция составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в отделе кадров, другой — в соответствующем структурном подразделении. Работник подлежит ознакомлению с должностной инсрукцией под расписку во всех случаях, предусмотренных трудовым законодательством:

• при заключении с работником трудового договора;
• переводе работника на другую работу (независимо от того, является ли перевод постоянным или носит временный характер, и т.д.);
• предложении работнику другой работы, вакантной должности в порядке трудоустройства в случаях, предусмотренных ТК РФ.

       В должностной инструкциии должны быть указаны наименование структурного подразделения, конкретная должность, реквизиты согласования и утверждения.

       Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

       I. Общая часть (Общие положения).

       II. Функции.

       III. Должностные обязанности.

       IV. Права.

       V. Ответственность.

       VI. Взаимоотношения (связи по должности).

       Раздел "Общие положения" предусматривает  квалификационные требования, предъявляемые к лицу, занимающему должность; основополагающие организационные и правовые документы, которые обязан знать работник, поскольку, осуществляя свою деятельность, обязан ими руководствоваться. 

       5. Правовые аспекты приёма и высвобождения работников. Задачи менеджера по персоналу при сокращении штатов.

       Распорядительная деятельность органов управления предприятием включает в себя решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнение. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это - приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

       В МУЗ «Верх некамская ЦРБ» установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

       На основании ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку, (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства);
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

       В отдельных случаях с учетом специфики работы ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

       Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

       При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются отделом кадров.

       Трудовой договор заключается в двух экземплярах. Один выдаётся работнику, другой — остаётся у работодателя.

       Запрещается применение труда лиц моложе 18 лет на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, на подземных работах, а также на работах, выполнение которых может причинить вред их нравственному развитию и здоровью (в игорном бизнесе, ночных кабаре и клубах, в производстве, перевозке и торговле спиртными напитками, табачными изделиями, наркотическими и иными токсическими препаратами) (ст. 265 ТК РФ). Кроме того, лица, не достигшие 18 лет, не могут быть приняты на работу, выполнение которой потребует от работника заключения договора о полной материальной ответственности (ст. 242 ТК РФ). Несовершеннолетние принимаются на работу только после предварительного обязательного медицинского осмотра (за счет средств работодателя - ст. 266 ТК РФ) и не допускаются к работе в ночное время (с 22 до 6 часов) - ст. 96 ТК РФ.

      Прекращение трудового договора —  это окончание действия трудового договора по инициативе одной из его сторон — работника или работодателя. Кроме того, увольнение возможно и при отсутствии волеизъявления сторон прекращаемого трудового договора.

      Общие основания прекращения трудового договора указаны в ст. 77 ТК РФ. В этой статье предусмотрены основания увольнения как по инициативе работника, так и по инициативе работодателя.

      Трудовым кодексом предусмотрены гарантии и компенсации работникам организации, увольняемым в связи с сокращением штата. Следовательно, в этой ситуации необходимо определить, какие денежные выплаты положены такому сотруднику. Кроме того, при проведении указанной процедуры возникают и другие вопросы.

      Расторжение трудового договора с сотрудником в случае сокращения численности или штата работников организации (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) возможно при условии, что он не имел преимущественного права на оставление на работе (ст. 179 ТК РФ) и был предупрежден о предстоящем увольнении персонально и под расписку не менее чем за два месяца до увольнения (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). Преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией.

       Работодатель для определения уровня квалификации может использовать данные документов об образовании, повышении квалификации, сведения о стаже и опыте работы, данные отчетов о выполненной работе и др.

       При равной производительности труда и квалификации предпочтение в оставлении на работе отдается:

       - семейным - при наличии двух или более иждивенцев (нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию);

       - лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком;

       - работникам, получившим в данной организации трудовое увечье или профессиональное заболевание;

       - инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества;

       - работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.

       Названные критерии следует рассматривать как равнозначные. Преимущество может быть отдано тому работнику, который одновременно подпадает под большее число критериев.

       Помимо критериев, установленных ст. 179 ТК РФ, коллективным договором могут предусматриваться другие критерии для работников организации, пользующихся преимущественным правом на оставление на работе при равной производительности труда и квалификации.