Делопроизводство в управлении персонала

     Для оформления приказов по личному составу  необходимо письменное обоснование, в  качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении  его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой организации  с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии работника  и др.

     Личное  заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как  правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат, текст, личная подпись, расшифровка подписи. В  дальнейшем на заявлении проставляется  резолюция руководителя и отметка  об исполнении документа и направлении  его в дело.

     Каждый  пункт приказа по личному составу  должен быть сформулирован в строгом  соответствии с ТК РФ. Постоянной информацией  для любого кадрового приказа  является указание распорядительного  действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника, должности  и структурного подразделения, дата вступления в силу данного пункта приказа.

     Состав  других сведений в пунктах приказа  по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

     При приеме на работу обязательно устанавливается  размер оплаты труда и, при необходимости, условия приема: временно (с…по…), с  испытательным сроком (его продолжительность) и п.д.   При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает). При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ. При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата начала и окончания. При командировании – дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия. При поощрениях и наказаниях – причина и вид поощрения или взыскания.

     Каждый  пункт приказа по личному составу  должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного  действия.

     Приказы по личному составу, согласно ТК РФ, доводятся до сведения работника  под расписку. Проект приказа по личному составу согласовывается  с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются  в приказе.

     Приказы по личному составу обязательно  регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу регистрации, где указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности).

     Информация, содержащаяся в приказах по личному  составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках. 

     4. Подготовка, оформление  и порядок утверждения  должностных инструкций  работников

     Должностная инструкция может являться приложением  к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ. Разрабатывается  и подписывается соответствующим  руководителем отдела, службы, иного  структурного подразделения на основе Типовых должностных инструкций работников, визируются юридическим  отделом и утверждаются директором.

     При поступлении на работу руководитель соответствующего структурного подразделения  знакомит работника с должностной  инструкцией под расписку с обязательным указанием даты ознакомления, должности, расшифровкой подписи.

     Если  должностная инструкция оформлена  как самостоятельный документ, она  относится к локальным нормативным  актам, содержащим нормы трудового  права, которые работодатели, за исключением  работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, - вправе принимать в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ст. 8, ст. 22 ТК РФ).

     Должностная инструкция как локальный нормативный  акт вступает в силу с момента ее утверждения руководителем организации и прекращает свое действие в случае сокращения соответствующей должности после проведения мероприятий по сокращению численности или штата работников организации, а также замены новой должностной инструкцией.

     Первые  экземпляры должностных инструкций хранятся в отделе кадров, вторые - непосредственно  в структурных подразделениях. Копия  должностной инструкции может выдаваться работнику.

     Требования  должностной инструкции являются обязательными  для любого штатного работника, находящегося на соответствующей должности, с  момента его ознакомления с инструкцией  и до перемещения на другую должность  или увольнения.

     Порядок разработки и утверждения должностной  инструкции трудовым законодательством  не урегулирован. Следовательно, работодатель сам решает, как ее оформить и  как вносить в нее изменения.

     Внесение  изменений и дополнений в действующую  должностную инструкцию производится  руководителем соответствующего подразделения, утверждается приказом директора.

     Согласно  абзацу третьему части второй ст. 57 ТК РФ наименование должностей, профессий  или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать  наименованиям и требованиям, указанным  в соответствующих квалификационных справочниках, но только если с выполнением  работ по этим должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие  ограничений в соответствии с  федеральным законодательством.

     Должностная инструкция должна содержать конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации  производства, труда и управления, их прав и ответственности. Основой  для ее разработки являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утверждаемые Минздравсоцразвития РФ.

     С учетом специфики для некоторых  отраслей разработаны характеристики по должностям, присущим только им. Соответствующие  характеристики утверждаются федеральными органами исполнительной власти по согласованию с Минздравсоцразвития.

     Требования  к оформлению и содержанию должностной  инструкции, а также к расположению в ней реквизитов установлены  в государственном стандарте 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

     Срок  хранения должностной инструкции после  замены новой - 3 года. 

     5. Правовые аспекты  приема и высвобождения  работников. Задачи  менеджера по персоналу  при сокращении  штатов

     Согласно  ст.68 ТК РФ, прием на работу оформляется  приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать  условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) объявляется  работнику под роспись в трехдневный  срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

     До  подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под  роспись с правилами внутреннего  трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно  связанными с трудовой деятельностью  работника, коллективным договором.

     При заключении трудового договора может  устанавливаться и испытательный  срок, продолжительность которого не может превышать трех месяцев, а  в отдельных случаях по согласованию с соответствующими выборными комитетами, профсоюза – шести месяцев (ст.70 ТК РФ). В период испытания на работника  распространяются положения трудового  законодательства и иных нормативных  правовых актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашений, локальных нормативных актов.

     На  лиц, поступающих на работу впервые, заполняется трудовая книжка со дня  приема на работу, оформляется личное дело.

     Вопросы оплаты, условий труда и отдыха, пенсионного обеспечения, медицинского обслуживания и т.д., являющиеся общими для всех категорий работников предприятия, должны отражаться и регулироваться условиями трудового договора, заключенного между администрацией и трудовым коллективом.

     Под «высвобождением работников» понимется их увольнение с предприятий, из учреждений, организаций в связи с их ликвидацией, осуществлением мероприятий по сокращению численности или штата (ст. 40.2 КЗоТ РФ).

     Трудовое  законодательство устанавливает ряд  гарантий и компенсаций, предоставляемых  работникам в связи с увольнением  по п.1 ч.1 ст.81 ТК РФ. Согласно ч.2 ст.180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.

     Согласно  ч.1 ст.178 ТК РФ работникам, увольняемым в связи с ликвидацией организации, выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка.

    Увольнение  работников всех категорий производится приказом по личному составу предприятия (Форма № Т-8), а также запиской об увольнении, имеющей силу приказа.

     Увольнение  в связи с сокращением численности  или штата работников организации, являясь одним из случаев высвобождения, предусмотрено п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ.

     Провозглашая  одним из основных принципов регулирования  трудовых и иных непосредственно  с ними связанных отношений защиту от безработицы (ст.2 ТК РФ), законодатель ограничивает возможность злоупотребления  работодателем правом на увольнение работников по п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ путем установления ряда гарантий высвобождаемым лицам.

     Принимая  решение о расторжении с работником трудового договора в связи с  сокращением численности или  штата менеджеру по персоналу  необходимо иметь в виду возможное  наличие у него преимущественного  права на оставление на работе. Перечень оснований возникновения такого права приведен в ст. 179 ТК РФ и  не является исчерпывающим. Производительность труда и квалификация, как это  следует из анализа ст.179 ТК РФ, являются приоритетными критериями при решении  вопроса о наличии преимущественного  права.

     Согласно  ч.2 ст.81 ТК РФ увольнение в связи  с сокращением численности или  штата допускается, если невозможно перевести работника с его  письменного согласия на другую работу как соответствующую его квалификации, так и нижестоящую и нижеоплачиваемую, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья.

     При расторжении трудового договора в связи с сокращением численности  или штата за работником на период трудоустройства сохраняется средний  заработок в течение двух (или  трех) месяцев, как и при увольнении по п.1 ч.1 ст.81 ТК РФ, с зачетом ранее  выплаченного выходного пособия. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение

     Кадровое  делопроизводство – это отрасль  деятельности, документирующая трудовые отношения. Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации.

     К основным документам, регламентирующим деятельность персонала, можно отнести  его утвержденную структуру и  штатную численность, штатное расписание, правила трудового распорядка, должностные  инструкции, квалификационные характеристики, положение о структурном подразделении.

     Документы по учету кадров призваны дать представление  о личности, семейном положении и  потенциальных возможностях как  принимаемого, так и уже работающего  сотрудника.

     Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, поощрения и наложения взысканий и др. Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с ТК РФ.