Делопроизводство в управлении персонала

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ 
 
 
 
 
 
 

Контрольная работа

по дисциплине «Управление персоналом»

на тему «Делопроизводство в управлении персонала»

(Тема  № 6) 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 

Орел, 2010 г. 

     Введение

     Термин  «делопроизводство» характеризует  совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов.

     Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.

     В современном обществе информация стала  полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления.

     В современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию  работы с документами, так как  всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном  документе.

     Правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

     Данная  работа состоит из 5 разделов, где будет рассмотрено делопроизводство в управлении персонала на основе нормативных документов, а также содержит практическую часть, состоящую из двух задач. 
 
 
 
 

     1. Состав документации  кадровой службы

     Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

     Разновидности документов по функциям и задачам  управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)

     В состав кадровой документации входят следующие документы:

     1. Трудовой договор (контракт) заключается  в письменной форме между работником  и администрацией предприятия  в лице руководителя предприятия  и должен содержать следующие  основные реквизиты: название  вида документа, дату и место  составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух  экземплярах, один из которых  остается на предприятии, а  другой хранится у работника.

     2. Приказ (распоряжение) о приеме на  работу (форма № Т-1) является одной  из унифицированных форм первичной  учетной документации, применение  которых с 1 января 1999 г. является  обязательным для предприятий  всех организационно-правовых форм  и форм собственности. Заполняется  в одном экземпляре, где также  устанавливается тарифную ставку, оклад. Работник отдела кадров  на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу заполняет  личную карточку, делает отметку  о зачислении на работу в  трудовой книжке, а бухгалтерия  открывает лицевой счет или  соответствующий ему документ.

     3. Личная карточка (форма № Т-2) заполняется  на работников всех категорий  в одном экземпляре на основании  соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома (свидетельства), на основании  опроса работника. Коды профессии  и специальности указываются  по общероссийским классификаторам  профессий рабочих, должностей  служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной  карточке.

     4. Учетная карточка научного работника  (форма № Т-4) предназначена для  учета научных работников учреждениями  и организациями, осуществляющими  деятельность в сфере образования,  науки и технологии.

     5. Приказ (распоряжение) о переводе  на другую работу (форма № Т-5) применяется при оформлении перевода  работника из одного структурного  подразделения в другое. Заполняется  работником отдела кадров в  одном экземпляре. На основании  подобного приказа (распоряжения) отдел кадров делает отметки  в личной карточке, трудовой книжке  и других документах.

     6. Приказ (распоряжение) о предоставлении  отпуска (форма № Т-6) применяется  для оформления ежегодного и  других видов отпусков, предоставляемых  работникам в соответствии с  КЗоТ, действующими законодательными  актами и положениями, коллективными  договорами и графиками отпусков. На основании данного приказа  (распоряжения) отдел кадров делает  отметки в личной карточке  работника, а бухгалтерия производит  расчет заработной платы, причитающейся  за отпуск.

     7. Приказ (распоряжение) о прекращении  трудового договора (контракта) (форма  № Т-8) применяется при оформлении  увольнения работников. На основании  приказа (распоряжения) бухгалтерия  производит расчет с работником.

     8. Табель учета использования рабочего  времени и расчета заработной  платы (форма № Т-12) и табель  учета использования рабочего  времени (форма № Т-13) применяются  для учета использования рабочего  времени всех категорий служащих, контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, составления статистической отчетности по труду.

     9. Личные заявления работников  предприятия о приеме, переводе  или увольнении пишутся от  руки, в свободной форме или  на трафаретном бланке, разработанном  на предприятии. В заявлении  следует указывать: адресата, наименование  структурного подразделения, наименование  вида документа, текст, дату, подпись,  расшифровку подписи. На заявлении  ставится резолюция и делается  отметка об исполнении. В дальнейшем  заявление направляется в дело.

     10. Графики отпусков представляют  собой внутренний документ, в  котором определяется очередность  предоставления отпусков сотрудникам  подразделений и предприятия  в целом. 

     11. Докладные записки – это документ, в котором содержится изложение  какого-либо производственного вопроса.  В состав обязательных реквизитов  входят: адресат, наименование документа,  текст, дата, подпись, расшифровка  подписи.. После выполнения предписания  на докладную записку ставится  отметка об исполнении и она подшивается в соответствующее дело.

     12. Акт – вид документа, подтверждающий  те или иные факты, который  составляется несколькими лицами. Обязательными реквизитами акта  являются: наименование документа,  наименование предприятия, гриф  утверждения, дата, текст, отметка  о наличии приложений, подписи  и их расшифровка. 

2.  Содержание и порядок  оформления документов, регламентирующих  деятельность персонала  и документов по  учету кадров

     К основным документам, регламентирующим деятельность персонала, можно отнести  его утвержденную структуру и  штатную численность, штатное расписание, правила трудового распорядка, должностные  инструкции, квалификационные характеристики, положение о структурном подразделении.

     Структура и штатная численность персонала  оформляются документом за подписью заместителя руководителя организации  или руководителя структурного подразделения, необходимыми визами, утверждаются первым лицом и содержат перечень наименований структурных подразделений и  должностей. Изменения в документ и  в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

     Правила трудового распорядка утверждаются руководителем и содержат общие  положения, порядок приема, перевода и увольнения служащих, перечень основных обязанностей служащих и администрации; нормативы рабочего времени и  его использования, основания для  поощрения за успехи в работе и  взыскания нарушителям трудовой дисциплины; требования к внутреннему  режиму и организации работ. Документ подписывается руководителем кадровой службы, содержит необходимые визы и согласовывается с решением общего собрания (номер протокола).

     Изменения в положение о структурном  подразделении вносятся приказом руководителя организации.

     Квалификационная  характеристика состоит из трех разделов. В первом разделе «Должностные обязанности» приводятся сведения о месте и  ранге должности в структуре  организации, требованиях к квалификации лиц, которые могут ее замещать, а  также перечень должностных обязанностей в порядке их важности. Второй раздел квалификационной характеристики «Должен  знать» содержит перечень требований к знанию особенностей основной деятельности и связанных с ней нормативных  документов, методических материалов, правил техники безопасности и охраны труда. В третьем разделе «Квалификационные  требования» («Должен уметь») отражаются требования к уровню и профилю  специальной подготовки работника, стажу, накопленному опыту, позволяющим выполнять возложенные на него обязанности.

     Каждая  должность, предусмотренная штатным  расписанием, должна быть снабжена должностной  инструкцией, которая составляется на основе Положения о структурном  подразделении и квалификационной характеристики и определяет права, обязанности и ответственность  сотрудников, начиная с заместителей руководителей подразделений. Деятельность первых лиц организации и их заместителей регламентируется ее Уставом, а руководителей  подразделений — положениями  о них.

     Документы по учету кадров призваны дать представление  о личности, семейном положении и  потенциальных возможностях как  принимаемого, так и уже работающего  сотрудника. К основным из них относятся автобиография, личный листок по учету кадров, алфавитная и личная карточки. Приведем их примеры.

     Личная  карточка (форма Т-2) заполняется  на сотрудников всех категорий в  одном экземпляре работником кадровой службы на основании документов и  со слов. После заполнения общих  сведений работник ставит подпись и  дату.

     Личная  карточка состоит из пяти разделов и содержит в «шапке» наименование организации, табельный номер, первую букву фамилии по алфавиту, пол. В первом разделе приводятся год рождения, образование, основная профессия, квалификация по диплому (свидетельству), виды обучения, специальность по диплому, общий и непрерывный стаж работы, последняя должность, семейное положение, паспортные данные, телефон, место и дата заполнения. Второй раздел содержит сведения о воинском учете. В третьем разделе отражаются сведения о назначениях и перемещениях (дата, подразделение, профессия или должность, тарифный разряд или оклад,  основания перевода, подпись руководителя). В четвертом разделе приводится информация об отпусках работника. Наконец, в пятом разделе «Дополнительные сведения» могут быть данные об учебе в настоящее время, наличии второй профессии, работе по совместительству.

    На  обороте формы Т-5 отражаются заключение о состоянии здоровья на основании  медицинского осмотра с датами и  подписями, отметки о прохождении  инструктажа по технике безопасности и пожарной охране с подписями  ответственных лиц и датами, справка  о несданных имущественно-материальных ценностях.

   Изъятие документов из личных дел производиться  с разрешения начальника отдела кадров, о чем делается отметка в описи  документов в личном деле, а подлинный  экземпляр документа заменяется его копией.  

     3. Приказы по личному  составу – порядок  их издания, оформления, регистрации

     Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложения взысканий и др.