Для вывода в карточке документа необходимо также задать способ вычисления итоговых значений счета фактуры. Формулы для итоговых значений реквизитов документа могут  быть определены в файле программной  настройки UserASP\UserShowDocExtDataCalcValues.asp. Этот настроечный файл позволяет задать программный код на VB Script для определения формул автоматического расчета пользовательских переменных в процессе вывода записей внешнего набора данных.

Код примера, который  расположен в этом файле для расчета суммарных реквизитов счета-фактуры указан в Приложении 1.

Рассчитанные итоговые значения счета-фактуры необходимо вывести в карточке документа. Это  делается в файле программной  настройки UserASP\UserShowDocExtDataShowValues.asp. Этот настроечный файл позволяет задать программный код на VB Script для вывода на экран пользовательских значений после вывода записей внешнего набора данных.

Рассчитанное итоговое значения суммы и количества счета-фактуры  необходимо автоматически записать в поле суммы и количества карточки документа. Это делается в файле программной настройки UserASP\UserCalculateValuesDoc.asp. Этот настроечный файл позволяет задать программный код на VB Script для автоматического расчета полей карточки документа.

Код примера, который  расположен в этом файле для автоматического  расчета полей карточки документа  также указан в Приложении 1.

Вывод сформированного  документа в MS Word

Для обеспечения правильного  вывода сформированного документа  в MS Word необходимо обеспечить соответствие указанных в документе в MS Word закладок полям стандартной карточки документа и полям внешних источников данных, связанных с документом.

Для простых документов, содержащих не более одного внешнего источника данных, такое соответствие обеспечивается без использования  программных настроек, только через  названия закладок файла MS Word, которые должны соответствовать стандартным реквизитам карточки документа:

полям стандартной таблицы DOCS, формат имени закладки DocField_<FieldName> для вывода в документ значения поля <FieldName>)

расширенным реквизитам карточки документа из внешнего источника  данных (формат имени закладки EXT_<FieldName> для вывода в документ значения поля <FieldName> внешнего источника данных)

полям подчиненных документов при выводе списка подчиненных документов (формат имени закладки DEP_<FieldName> для вывода в документ значения поля <FieldName> подчиненного документа)

Использование в документе  нескольких внешних источников данных, вывод в документ MS Word произвольных вычисляемых выражений и использование в документе MS Word произвольных наименований закладок требует использования программной настройки.

Каждой таблице внешнего источника данных и списку подчиненных  документов должна соответствовать  отдельно располагаемая таблица  в документе MS Word.

Такая программная настройка  делается в файле программной  настройки UserASP\UserMSWordBookmarkProcessing.asp. Этот настроечный файл позволяет задать соответствие между закладками документа MS Word и используемыми внешними наборами данных.

Код примера, который  расположен в этом файле для вывода значений из внешних наборов данных, связанных с карточкой документа  в пользовательские закладки документа  в формате MS Word указан в Приложении 2.

 

2.3.5 Настройка связи  с MS Word

Если настройка связи  с MS Word не произведена, то при выдаче таких документоов система будет выдавать ошибку вида: ОШИБКА при обработке MS Word/ MS Excel. Проверьте наличие MS Word/ MS Excel на сервере и настройте доступ с помощью DCOMCNFG.EXE. - 006~ASP 0177~Server.CreateObject Failed~8000401a.

Запускаем программу DCOMCNFG.EXE

 

Рис 5 – Запуск программы Component Services

 

Выбираем Component Services -> Computers -> My Computer -> DCOM Config

В настройках Microsoft Word Document укажите на вкладке Identity пользователя Administrator (и укажите его пароль):

Добавьте во всех 3-х  пунктах вкладки Security пользователя everyone (все).

Приведенный пример содержит настройки доступа, предоставляющие  избыточные права доступа к MS Word / MS Excel. При необходимости обеспечить большую безопасность можно уменьшить данные права доступа.

 

Рисунок 6 – Настройка прав доступа к документу Microsoft Word

 

Попробуем снова вызвать  документ MS Word из PayDox. Если ошибка повторится, следует перезагрузить Windows.

2.4 Расчет эффективности  внедрения СЭД

 

2.4.1 Вычисление расходов

Сначала подсчитаем все  расходы на внедрение системы. Введем некоторые предположения и обозначения, выполним простейшие подсчеты.

1) Стоимость одной  лицензии ПО. Обычно эта цифра находится в диапазоне от 2500 до 25 000 руб. на рабочее место и в существенной степени зависит от числа закупаемых лицензий, то есть - от количества рабочих мест в СЭД. [20] В нашем случае, количество рабочих мест равняется 60, а стоимость одной лицензии ПО PayDox 5000 руб. Таким образом, стоимость внедрения составит 5000*60 = 300 000 руб.

2) Стоимость дополнительной  техники, необходимой для внедрения  СЭД (компьютеры, принтеры, сканеры  и т. д.). Величина, в большинстве  случаев практически пропорциональная  количеству рабочих мест. Такая  пропорциональность соблюдается,  если не требуется закупка  дорогой специализированной техники,  например, промышленных сканеров. Коэффициент  пропорциональности, очевидно, зависит  от текущей степени оснащенности  техникой. Стоимость техники на  одного сотрудника = 35 000 руб. Данные указаны исходя из современных цен на технику (компьютеры, сканеры, принтеры и т.д.). Коэффициент недооснащенности может быть от 10 до 40%, по большинству организаций эта цифра вряд ли больше. Допустим, требуется дооснащение техникой на 25%. Стоимость дополнительного оборудования в этом случае составит примерно:

Дооснащение = 0,25*35 000*60 = 525 000 руб.

3) Стоимость работ  по внедрению системы. Эта величина  не пропорциональна размеру организации,  но, естественно, находится в определенной  зависимости от него. Стоимость  внедрения в существенной степени  зависит от того, как будет  организовано внедрение, чьими  силами оно будет проводиться,  во сколько этапов.

Предположим, что у  ОАО «Модель-Волгоград» есть собственный  штат сотрудников, способных организовать внедрение системы, и ей нужно  только привлечь консультанта для решения  наиболее сложных проблем. Типовой  объем работ по внедрению информационных систем такого класса обычно составляет порядка 5 человеко-месяцев. Из них примерно 2 человеко-месяца - работа консультанта, которая стоит дороже. Добавим  еще два человеко-месяца с учетом достаточно большого количества сотрудников  в организации. Средняя стоимость  собственного персонала типичного  ведомства - примерно 15 000 руб. в месяц. Стоимость консультанта в зависимости  от условий предоставления услуг - от 50 000 до 150 000 руб. в месяц. Для определенности положим, что она равна 100 000 долл. Итого получаем оценку стоимости работ по внедрению: 5*15 000 + 2*100 000 = 275 000 руб.

Таким образом, суммарные  расходы по внедрению такой системы  при разумной организации процесса могут составить:

300 000+525 000+275 000=1 100 000 руб. Стоимость сопровождения составит еще порядка 200 000 руб. Получаем расходы на сумму 1 300 000 руб.

Перейдем теперь к "доходной части".

 

2.4.2 Оценка эффекта

Начнем с оценки прямой экономии средств. Пусть она включает только стоимость бумаги, сэкономленной  при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому посчитаем расходы  в месяц, чтобы затем оценить  сроки окупаемости.

Максимальную стоимость  расходуемой в месяц бумаги можно  подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить определенное количество страниц документов в месяц. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, то есть 4-5 страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит, не представляет интереса с точки зрения внедрения СЭД. Разброс получается большой, но для моей грубой схемы (тем более что этот фактор явно не будет значимым в общем балансе доходов и расходов) положим, что на одного сотрудника средней организации приходится 25 страниц в день.

Если Р - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), то месячные расходы на бумагу составят 21*25* P*N. Положим, что один напечатанный в организации лист стоит примерно 0,5 руб. Тогда:

Расходы на бумагу = 21*25*0,5*60 = 15 750 руб. в месяц.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов:

Экономия усилий за счет повторного использования существующих документов.

Экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных  средств поиска информации.

Ускорение всех бизнес-процессов  за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.

Попытаемся перевести  эти факторы в конкретные оценки.

Так как любая организация  постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования  существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое  повторное использование - устоявшаяся  практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных  проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве  случаев равен нулю. Исходим из того, что практически для любого документа в достаточно давно  существующей организации найдется прототип. Чаще всего от прототипа  можно будет "взять" от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам  на создание), остальное - специфика  отдельного случая, которая требует  продумывания и принятия решений. Поэтому будем исходить из коэффициента повторного использования в 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени (этот параметр нигде не измерялся, но, по моему мнению, является достаточно близким к истине), то общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5% (0,25*0,30)от их полного рабочего времени.

Экономия времени на поиск документа. В рекламных  целях называют цифры, доходящие  до 30% рабочего времени сотрудника. В реальности, конечно же, эта  цифра меньше, и скорее всего находится в диапазоне 5-10%. Для определенности возьмем 5,5%. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 13% (7,5%+5,5%).

Ускорение бизнес-процессов - наиболее очевидная выгода от внедрения  СЭД. При бумажном документообороте почта сотрудникам обычно разносится канцелярией два раза в день. Таким  образом, в зависимости от списка согласования документ может проходить  инстанции от трех дней до месяца и  более. Любая задержка исполнения только увеличивает этот срок. Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен, а комплексный контроль исполнительской дисциплины отдельного сотрудника осложняется непрозрачностью  его деятельности. При внедрении  СЭД документы передаются в следующую  инстанцию сразу же после исполнения. При любых задержках кем-либо из исполнителей можно видеть как  сроки задержки, так и загрузку исполнителя другими работами, и  соответственно можно принять меры. С учетом этого документ, который  обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один-два  дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может  быть сокращено в несколько раз. Другими словами, это еще 10-30% экономии рабочего времени.

Таким образом, наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат  составила величину около 20%. Исходя из средних месячных расходов на одного сотрудника в типовом ведомстве  в 15 000 руб. можно считать, что внедрение СЭД позволяет сэкономить:

Экономия = 15 000*60*0,20 = 180 000 руб. в месяц.

Получаем, общую экономию за месяц равной около 195 000 руб. При расходах в 1 300 000 руб. срок окупаемости внедрения СЭД составит менее года.

В приведенном выше подсчете можно легко выявить недосатки. Во-первых, стоимость внедрения СЭД может оказаться выше в несколько раз - в зависимости от того, какая форма внедрения будет выбрана, и насколько требования организации отличаются от возможностей, уже заложенных в систему. Во-вторых, эффективность от внедрения может быть не столь очевидной, хотя, по моему мнению, 20% экономии усилий - вполне достижимая величина для организации, постоянно работающей с документами. Надо учитывать, что если объем работы с документами в организации недостаточен для того, чтобы можно было говорить о столь существенной экономии ресурсов, то и требования к системе будут существенно более простыми, а значит, стоимость внедрения, модернизации техники и т. д. может оказаться гораздо ниже.

2.5 Анализ результатов

 

2.5.1 Проблемы внедрения  СЭД

Одной из типичных ошибок, совершаемых при переходе к электронному документообороту, является их недостаточная  проработка, что в свою очередь  приводит к неэффективной работе системы. Очень часто руководство  компании считает вопросы организации  документооборота несущественными, не заслуживающими особого внимания, но в конечном итоге именно эти «мелочи» становятся решающими в деле повышения  эффективности бизнес-процессов  компании. Недостаточная заинтересованность руководства в проекте может  привести к тому, что внедрение  может затянуться на очень длительное время.

Другим распространенным препятствием является способ построения СЭД. По мнению экспертов, самостоятельная  разработка СЭД корпоративного масштаба силами ИТ-подразделения заранее  обрекает организацию на длительный процесс доработок и ставит, кроме  того, весь проект в зависимость  от разработчиков системы.

Еще несколько трудностей возможны на следующих этапах внедрения  СЭД. Среди них недостаточная  проработанность внутрикорпоративных  документов, регламентирующих процессы документооборота в организации  и слабое внимание со стороны руководства  к вопросам обучения конечных пользователей.

 

2.5.2 Эффективность автоматизации  документооборота

Эффект от внедрения  автоматизированной системы электронного документооборота складывается из двух основных частей: