(По материалам <a style="text-decoration:none;color:black;cursor:default" href=http://w%77w%2E%61v%61cco%2Eru>www.avacco.ru</a>) Автоматизация  делопроизводства переводит на  новый качественный уровень решение  задачи организации работы с  документами: 

• Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.
• Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей.
• Текущее состояние каждого документа можно контролировать.
• Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др.
• Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET.

1.3. Документооборот на предприятии

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы  обеспечивают информационную поддержку  принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение  всех бизнес-процессов. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с  отправкой и получением, ошибки персонала  составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации  документооборота. Все это может  сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Отдельно следует  выделить проблемы предприятий, имеющих  в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное  управление, в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот  исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

Упорядочивание документооборота должно начинаться с составления  полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого  типа документа определяется схема  движения по этапам развития от момента  его возникновения (создания или  получения) до списания и отправки в  архив. Каждый этап жизненного цикла  документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный  за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются  связи с документом-основанием и  дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга  документы и операции, ускорить работу над документами.

 

 

 

2. Практическая часть

2.1 Постановка цели

 

Целью практической части  является переход предприятия на систему электронного документооборота, для чего нужно выполнить следующие  задачи.

Во-первых, требуется  модель организации. Структура фирмы  и все необходимые для аналитической  части данные будут максимально  приближены к реальным показателям  крупного предприятия Волгограда. Это  необходимо для наглядности результатов  автоматизации документооборота, так  как малый и средний бизнес в нашем регионе недостаточно развит для перехода на СЭД.

Во-вторых, следует подробнее  рассмотреть одну из систем, указанных  в теоретической части работы. В качестве примера будет взята  СЭД PayDox. При низкой стоимости лицензии на продукт, она зарекомендовала себя как система с хорошей функциональностью. Потребуется разобрать архитектуру данной СЭД и произвести требуемые настройки, а также выявить ее преимущества и недостатки при внедрении в организацию.

В-третьих, рассчитать эффективность  от перехода предприятия на автоматизированный документооборот.

2.2 Моделирование организации

 

Базой для внедрения  СЭД PayDox будет являться смоделированная коммерческая организация ОАО «Модель-Волгоград», которая предоставляет юридические и аудиторские услуги на городском и региональном уровне. Внутри предприятия выделяются 4 подразделения: бухгалтерия, секретариат, юридический и аудиторский отделы, которые в свою очередь взаимодействуют с рядом предприятий-клиентов, а также с головной компанией, которая находится в Москве. В этих отделах работают специалисты по отдельным вопросам, готовящие квалифицированные решения в соответствии со своей компетенцией, а утверждает их генеральный директор.

 

Рисунок 8 - Структура организации

 

Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие  документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям и, соответственно, головной компании.

2.3 Внедрение СЭД PayDox

 

2.3.1 Архитектура системы

Система PayDox разработана полностью на интернет технологиях. Для работы с системой необходим web-браузер, без установки дополнительного программного обеспечения на компьютерах пользователей.

 

Рис 1 – Архитектура системы

 

Организация системы - трехуровневая. Тонкий клиент на рабочем месте пользователей - Internet браузер, сервер приложений - web-сервер, сервер БД в качестве подсистемы хранения и обработки информации. [19]

 

2.3.2 Структура электронного  документа

Документ в PayDox состоит из карточки документа и возможных к нему источников внешних данных. Карточка документа содержит набор стандартных реквизитов и несколько дополнительных реквизитов. Источник внешних данных представляет собой одну или несколько таблиц дополнительных реквизитов. Типичный пример такого документа – счет-фактура.

Если документ имеет  подчиненные документы, то для каждого  подчиненного документа заводится  отдельная карточка, соответствующая  его типу. В карточке подчиненного документа указывается индекс родительского  документа. При просмотре карточки родительского документа система  выдает список всех подчиненных документов с гиперссылками на карточки этих документов.

 

Рис 2 – Модель электронного документа

 

2.3.3 Настройка установки  системы

Для инсталляции выделим  для PayDox отдельный IP-адрес (обычно это адрес данного компьютера в корпоративной локальной сети) - программа установки попросит его ввести. Необходимо убедиться, что функциональность ASP (Active Server Pages) включена (по умолчанию в MS Windows 2003 Server функциональность ASP отключена) (рис. 12).

 

Рисунок 3 – Активация ASP

 

Можно отдельный IP-адрес  для работы PayDox не выделять, а ввести в процессе инсталляции IP-адрес 127.0.0.1, в этом случае PayDox можно вызывать с компьютера, на котором система установлена, но нельзя будет вызывать с других компьютеров сети по IP-адресу.

Перед установкой необходимо убедиться, запущен ли IIS (Internet Information Services) на нашем компьютере.

Если IIS не запущен, то программа установки PayDox сообщит об ошибке: Runtime Error (at 75:617):Please install Microsoft IIS first.

Запускаем IIS следующим  образом: Пуск (Start) -> Панель управления (Control Panel) -> Программы и компоненты (Programs and Features) ->Включение и отключение компонентов Windows (Add/Remove Windows Components)», далее отметьте флажками компоненты Службы IIS и нажмите кнопку OK. (рис. 4)

 

Рисунок 4 – Настройка IIS

 

Позже, при возникновении  необходимости подключать к PayDox пользователей с других компьютеров, необходимо будет в настройке web-узла PayDox в IIS указать реальный IP-адрес данного компьютера, отличный от 127.0.0.1, чтобы разрешить вызывать PayDox пользователям с других компьютеров по этому реальному IP-адресу.

База данных инсталлируемой версии PayDox Personal системы содержит заполненные примеры документов, справочников и бизнес-процессов для того, чтобы с работой системы можно было ознакомиться.

После того как мы решим  использовать систему для работы с реальными документами и справочниками, необходимо будет заменить файл базы данных системы, содержащий примеры, на такой же файл с пустой базой данных, не содержащий этих примеров - чтобы примеры, содержащиеся в инсталлированной версии, не мешали работать с реальными документами и справочниками, которые мы начнем заводить в системе.

Для этого заменим  файл базы данных системы \PayDox\Database\PayDoxRUS.mdb, переписав его из файла \PayDox\Setup\PayDoxRUS.mdb нашей инсталляции PayDox. Также необходимо удалить все демонстрационные файлы документов из папки PayDox\DocFiles. Входить в систему после замены бызы данных необходимо, используя логин Admin и пароль Admin.

 

2.3.4 Создание сложных  форм документов

Необходимо настроить  системы на достаточно сложные формы  документов. Будем называть сложными документами те, для которых необходимо: вести в системе большое количество реквизитов; автоматически рассчитывать часть реквизитов на основе значений других реквизитов; создавать произвольные печатные формы, содержащие реквизиты  документ.

Вот перечень настроек, которые  необходимо сделать, чтобы вести  в системе всю информацию о  таком сложном документе:

Определить и создать  структуру данных, соответствующую  уникальным реквизитам документа.

Для счета-фактуры это  может быть следующий набор реквизитов: Продавец, - Адрес продавца, - ИНН продавца, - Грузоотправитель, - Адрес грузоотправителя, - Грузополучатель, - Адрес грузополучателя, - Покупатель, - Адрес покупателя, - ИНН покупателя, - Руководитель организации (предприятия), - Главный бухгалтер, - Итоговая сумма.

Информация о товарах/услугах: Наименование товара, - Единица измерения, - Количество, - Цена (тариф за ед. изм.) руб., - Сумма, - Налоговая ставка, - Сумма налога, руб., - Стоимость товаров (работ, услуг), всего с учетом налога, руб., - Номер строки.

Определить формулы  для расчетных реквизитов документа.

 

Сумма = Цена (тариф за ед. изм.) руб. х Количество; Налоговая  ставка = 18;

 

Сумма налога, руб. = Сумма / 100 х Налоговая ставка; Стоимость  товаров (работ, услуг), всего с учетом налога, руб. = Сумма + Сумма налога, руб.

 

Создать печатную форму  документа и определить данные для  вывода.

Для счета-фактуры пример файла в формате MS Word расположен в \PayDox\Samples\ Счет_фактура_ExtData.doc

Создание структуры  данных

Для счета-фактуры пример структуры данных расположен в самой  БД PayDox в файле БД \PayDox\DataBase\PayDoxRUS.mdb

Это две таблицы: Счет-фактура - реквизиты и Счет-фактура –  товары. В карточке каждого документа  необходимо хранить две группы информации – информацию об основных реквизитах и информацию о товарах/услугах, которая является множественной. Т.е. для каждой карточки счета-фактуры  будет создаваться одна запись в таблице Счет-фактура - реквизиты и произвольное количество записей в таблице Счет-фактура – товары.

В каждой из этих таблиц необходимо предусмотреть поле DocID, которое обеспечит соответствие по номеру документа между стандартными карточками документов, хранимыми в стандартной таблице DOCS БД PayDox и дополнительными таблицами Счет-фактура - реквизиты и Счет-фактура – товары, созданными для хранения дополнительных реквизитов документов. Таблицы Счет-фактура - реквизиты и Счет-фактура – товары присоединяются к PayDox как внешний источник данных.

 

Таблица 1 – Счет-фактура – товары

 

Определение формул для расчетных реквизитов документа

Формулы для расчетных  реквизитов документа могут быть определены в файле программной  настройки UserASP\UserCalculateValuesOnClient.asp. Этот настроечный файл позволяет задать программный код на VB Script, исполняемы на клиенте, т.е. в процессе ввода данных пользователем в MS Internet Explorer без обращения к серверу PayDox.

Код примера, который  расположен в этом файле для расчетных реквизитов счета-фактуры указан в Приложении 1. Также в нем указаны комментарии к тексту программному кода.