Анализ эффективности руководителя. Управление людскими ресурсами. Руководство и структура организации

Анализ  эффективности руководителя. Управление людскими ресурсами. Руководство и структура организации.

План.

     Введение.

     Глава 1. Анализ эффективности руководителя.

     1.1. Анализ ситуации.

     1.2. Управление временем.

     1.3. Принятие управленческих решений.

     1.4. Управление стрессом.

     1.5. Управление нагрузкой.

     Глава 2. Управление людскими ресурсами.

     2.1. Основная часть.

     2.2. Рекомендации руководителю по улучшению эффективности работы группы на благо организации.

     Глава 3. Руководство и структура организации.

     3.1. Понятие руководство.

     3.2. Основные инструменты руководства.

     3.3. Характеристика стилей руководства и основные теории в этой области.

     3.4. Понятие «структура организации» и «уровня управления».

     3.5. Определение структуры управления.

     Заключение. 
 
 
 
 
 
 
 

Введение.

     Анализ  эффективности руководителя способствует развитию менеджера как профессионала, способствует более глубокому осознанию  им своей функции и оценке личной эффективности. Управлять людьми - значит находить взаимопонимание, «заражать» энергией, вдохновлять, обеспечивать эффективные  коммуникации и передачу информации. Все это не так просто, как кажется  на первый взгляд. Более того, этому  практически невозможно научиться  из книг и лекций. Это знания, получаемые на собственном опыте, недаром говорят, что руководитель должен быть мудрым.

     В настоящей работе предпринята попытка  определения эффективности руководителя отдела продаж предприятия, занимающегося производством и реализацией продуктов питания. Руководитель отдела продаж на данном предприятии решает следующие задачи:

     1. Выработка стратегии оценки новых  клиентов.

     2. Информирование компании о ситуации  на рынке.

     3. Поддержание дисциплины.

     4. Контроль за соблюдением должностных обязанностей.

     5. Постановка задач.

     6. Контроль результатов.

     7. Организация деятельности торгового  персонала.

     8. Ведение документации и отчетности.

     9. Мотивация сотрудников.

     10. Отбор кандидатов на вакантные  должности.

     11. Проведение собраний.

     12. Работа с жалобами и конфликтами.

     13. Предоставление отчета о работе  отдела руководству предприятия. 

     В работе будет дана оценка деятельности руководителя с помощью подхода  Генри Минцберга. Также будет рассмотрено умение управлять временем, стрессом, нагрузкой, а также подходы к принятию управленческих решений. Всё это позволит выявить сильные и слабые стороны руководителя и при обнаружении отрицательных моментов в его деятельности будут даны рекомендации по усовершенствованию управленческой деятельности.

     В первую очередь, обособлению людей  в группы, способствует принцип разделения труда - на предприятии создаются  различные функциональные подразделения, внутри которых определяется структура  должностей, назначается руководитель, закрепляются обязанности. Такие группы принято называть формальными. Однако люди имеют свою психологическую  систему ценностей и вступают при работе в организации в  социальные связи, основанные на симпатиях  и антипатиях. Так формируются  неформальные структуры. Наличие неформальных групп в структуре формальных - явление совершенно нормальное. При этом нельзя забывать, что в некоторых условиях неформальные образования могут негативно влиять на работу групп и являться серьезным препятствием на пути к достижению определенных целей.

     В настоящей работе предпринята попытка  определения эффективности работы отдела продаж предприятия, занимающегося производством и реализацией продуктов питания. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава 1. Анализ эффективности руководителя.

     1.1. Анализ ситуации.

     Анализ  деятельности руководителя с помощью  подхода Генри Минцберга.

     I. Межличностные роли

     1. Главный руководитель.

Руководитель  отдела продаж данной компании является главным руководитель в рамках своего структурного подразделения, является центром принятия решений, несет  ответственность за работу всего  отдела.

     1. Лидер.

Однозначно, описываемый руководитель является лидером т.к. ни одно 
принципиальное дело или решение не проходит без его ведома. Каждый работник отдела знает, что его руководитель - это прежде всего первоклассный специалист в своем деле, его авторитет среди работников достаточно высок. При возникновении спорных ситуаций любой сотрудник отдела может рассчитывать на помощь в решении сложившихся ситуаций.

     2. Связующее звено. 

Руководитель  отдела продаж является связующим звеном между руководителями других служб (главный бухгалтер, главный инженер, главный механик, главный технолог, начальник отдела кадров), либо руководством предприятия и работниками своего подразделения.

     II. Информационные роли.

     1. Приемник информации.

Одна  из функций руководителя отдела продаж - следить за развитием и изменениями  рынка в своем сегменте. В связи  с этим возникает необходимость  изыскивать возможности для получения  информации специализированного характера (исследование развития и изменения  рынка в своем сегменте, мониторинги  цен на аналогичную продукцию  других производителей и т.д.). Руководитель отдела продаж успешно выполняет  эту роль благодаря богатому опыту работы в данной отрасли в г. Шарыпово и наличию контактов во многих структурах и организациях города.

     2. Распространитель информации.

Полученную  извне информацию, а также информацию полученную от подчиненных, руководитель обрабатывает и, если это необходимо, доводит до руководителей других подразделений и/или до руководства предприятия. Также обеспечивает своевременное предоставление работникам отдела необходимой информации.

     3. Представитель.

Руководитель  отдела продаж представляет интересы компании во внешних организациях (Торговый отдел при Администрации города, проверяющие инстанции и т.д.), участвует в заседаниях, презентациях, конференциях, различных выставках  и ярмарках.

     III. Управленческие роли.

     1. Предприниматель.

Руководитель  находится в постоянном поиске путей  оптимизации работы отдела, разрабатывает  и внедряет проекты по совершенствованию.

     2. Устраняющий нарушения.

Действуя  в интересах предприятия, отвечает за корректировочные действия, когда  организация оказывается перед  необходимостью неожиданных нарушений.

     3. Распределитель ресурсов.

Руководитель  определяет, какие именно ресурсы  необходимы для эффективной работы отдела и изыскивает возможности  для их получения. Например, в связи  с расширением рынка сбыта, объем  продаж в 2007г. Увеличился на 30%, вследствие этого стало невозможно поддержание  прежнего качества обслуживания клиентов. Руководитель отдела продаж доказал  руководству предприятия необходимость  расширения торгового персонала, в  результате чего в отдел был принят на работу еще один торговый представитель.

     3. Ведущий переговоры.

Руководитель  отдела продаж ведет переговоры с  ключевыми клиентами о продлении  или заключении новых контрактов, также ведет переговоры с «конфликтными» или «проблемными» клиентами, если переговоры на уровне менеджеров не дают результатов, решает финансовые, кадровые вопросы, вопросы премирования работников.

     1.2. Управление временем.

     Для осуществления эффективного руководства  и организации работы отдела, прежде всего необходимо эффективно управлять своим временем: расставлять приоритеты, уметь распределять обязанности, не выполнять ненужную работу или работу, которую должны выполнять другие подразделения или работники.

     Руководитель  отдела продаж все намеченные задачи прежде всего выстраивает в определенной логике. Другими словами, определяет, что нужно сделать в первую очередь, что во вторую и т. д. Кроме  того, часть мероприятий, направленных на решение разных задач, могут пересекаться. Поэтому составляется детальный  план выполнения каждой задачи. Это  позволяет эффективно распределить время, и при этом не упустить из вида важные вопросы. Также руководитель умеет правильно организовать канцелярскую работу, вовремя сортируя документы  и бумаги, а также информацию в  электронном виде, что в дальнейшем облегчает поиск нужной информации.

     Собрания  по мере необходимости в отделе продаж с персоналом (операторы, торговые представители) проводят менеджеры отдела продаж, которые ежедневно на утренней пятиминутной планерке получают план работы и задачи на день от руководителя отдела. Это  также позволяет экономить время  руководителя для решения стратегических вопросов.

Отрицательно  влияют на эффективное использование  рабочего времени не правильное распределение  обязанностей между отделами. Например, руководитель отдела продаж решает вопросы  правильности оформления бухгалтерских документов, или снабжения подразделений хозяйственными средствами, спецодеждой и т.д.

     1.3. Принятие управленческих решений.

     Принятие  решений является неотъемлемой частью деятельности человека в любой сфере: политической, экономической, культурной, личной жизни и т.д. Существенным отличительным признаком управленческого  решения является то, что оно принимается  при наличии назревшей проблемы. А поскольку такие проблемы возникают  при управлении любым объектом постоянно, то функция принятия решений заключается  в постоянном решении в процессе управления той или иной задачи.

     Ответственность за принятие важных решений - тяжелое  моральное бремя. Руководитель имеет  дело с собственностью, принадлежащей  другим людям, и через нее влияет на их жизнь. Если руководитель решает уволить подчиненного, последний  может сильно пострадать. Если плохого  работника не остановить, может пострадать весь отдел или даже предприятие, что отрицательно скажется на его  владельцах и всех сотрудниках. Поэтому  руководитель, как правило, не может  принимать непродуманных решений.

     1.4. Управление стрессом.

     По  данным психологов, в современном  мире практически каждый человек  живет в постоянном стрессе. Люди, занимающие руководящие должности  подвержены стрессу намного больше, чем находящиеся в подчинении.

     Руководитель  отдела продаж данного предприятия  очень дисциплинированный и требовательный к себе человек. Его настроение и  эмоции не отражаются на работе и на отношении к подчиненным.

Отрицательным моментом в управлении стрессом является неумение «отключаться» от работы, даже в выходные дни руководитель звонит в отдел и контролирует работу и показатели за день. В течение  последних двух лет руководитель отдела ограничивался недельным  отпуском.