Анализ и совершенствование информационного обеспечения органа местного самоуправления

4. Помимо  официальной информационной системы  должна использоваться и неформальная  система. Неформальная система  в отличии от формальной не  связана структурными ограничениями  и последовательностью отдельных  операций.

5. Аксиомой является тот факт, что информация обладает только потенциальной возможностью стать полезной для пользователя. Действительная цена информации выявляется после ее использования, часто через несколько лет. Следовательно, принцип, которого придерживаются японские менеджеры, является единственно верным - не делить первичную информацию на нужную и ненужную, а собирать всю. В органах государственного управления данное умозаключение приобретает особенно глубокий смысл.

6. Среди  технологических нововведений, обещающих рост производительности труда как рядовых сотрудников, так и руководящего звена, хотелось бы отметить следующее новшество - расширение возможности управления базами данных. Система управления базами данных - это пакет программ, предназначенный для того, чтобы обеспечить системный и гибкий подход к организации данных и доступ к ним. Существует технология, позволяющая накапливать данные в одной центральной базе и обеспечивать доступ сотрудников-специалистов к сведениям, относящихся к их компетенции.

К сожалению, наряду с рецептом повышения эффективности  информационных потоков, возникают проблемные моменты, связанные с информацией: - Некоторые виды информации с большим трудом поддаются количественной оценке (к примеру, мотивация) - Информационная система способна учитывать только формальные информационные связи (в то же время большое значение имеют неформальные контакты) - Несмотря на повышение гибкости информационных систем путем децентрализации, по-прежнему сфера их применения ограничена определенными внутренними и внешними условиями. Безусловен тот факт, что информационные системы, информационные технологии могут привести к повышению производительности государственного управления. Однако, технология - это не сам успех, необходимо компетентное, энергичное, ответственное руководство. Важно оценить варианты предполагаемого использования информационной технологии с точки зрения организационной системы в целом. В свою очередь, ответственность и эффективность управления находятся в тесной связи и взаимозависимости. Ответственность - это субъектная составляющая эффективности управленческой деятельности. Фиксируя эту взаимозависимость, можно дать следующее ее определение: ответственность - это нацеленность и способность субъекта к эффективному (результативному) выполнению обязанностей и достижению целей его деятельности в соответствии с разделяемыми им общественными ценностями. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.  ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ Основы информационного обеспечения муниципального управления

 

1. Определение, сущность и значение информации

      Термин «информация» означает как «некоторые сведения, совокупность каких-либо данных, знаний». Научное понятие информации во многом отвлекается от содержательной стороны сообщения, беря их количественный аспект. Так вводится понятие количества информации. Выработка научного понятия информации позволила подойти с единой точки зрения ко многим ранее казавшимся совершенно различными процессам: передаче сообщений по техническим каналам связи, функционированию нервной системы, работе вычислительных машин, разнообразным процессам управления и т.д. Все это связано с процессами передачи, хранения и переработки информации.

      В понятии информации следует различать  два аспекта. Во-первых, информация представляет собой меру организации системы. Математическое выражение для информации тождественно выражению для энтропии, взятой с обратным знаком. Как энтропия системы выражает степень ее неупорядоченности, так информация дает меру ее организации.

      В том числе можно сказать, что  информация является средством организации  и регулирования частной и  общественной жизнедеятельности, одной  из форм закрепления и распределения  имеющихся и приобретенных знаний.

      Под информацией понимается любое сообщение, содержащее какие-либо сведения о предметах, явлениях, событиях и т.д.

      Однако  с позиции кибернетики, как науки  об общих принципах управления, под  информацией понимается не каждое сообщение, а лишь такое, которое содержит неизвестные  ранее его получателю факты, дополняющие его представление об изучаемом или анализируемом объекте (процессе).

      И информация является одним из основных элементов социального управления. «…Она выступает связующим звеном между объектом и субъектом управления, характеризуя состояние объекта управления в статике и динамике, и обеспечивая подготовку управляющего воздействия в виде управленческого решения и характеристику результата его реализации. Чем полнее и объективнее информация, тем эффективнее принимаемые управленческие решения и, следовательно, результаты от их реализации».

      Информация как совокупность каких-либо сведений, данных, факторов, характеристик о соответствующих предметах, процессах, явлениях, отношениях, событиях и т.д., собранных и систематизированных в пригодную для использования форму, составляют основу муниципального управления. Управленческие процессы – это не что иное, как поиск, фиксация, анализ, оценка, распространение социальной информации, т.е. той информации, которая связана с отражением и преобразованием различных форм жизнедеятельности людей.

      Информационное  обеспечение органов местного самоуправления в настоящее время является одной  из самых насущных в то же время  одной из самых сложных задач. Связано это с несколькими  причинами. Во-первых, за последнее  время резко увеличился поток информации, как внешней, так и внутриотраслевой. Во-вторых, в связи с постоянной потребностью улучшения эффективности управления, растет необходимость более качественной обработки информации. Все это вместе взятое и заставляет искать новые пути и методы организации обработки информационных потоков.           

  
 
 
 
 
 

1.2     Понятие информационной системы муниципального управления  

      Если  говорить, в общем, то информационная система муниципального управления предназначена для удовлетворения потребности пользователей в информации, необходимой для осуществления деятельности муниципальной органов власти и управления в сферах, определенных актами законодательства или иными нормативными правовыми актами. А правовой режим определяется системой прав, обязанностей и ответственности в сфере его создания, использования и актуализации (сопровождения).

      Информационное  обеспечение муниципального управления - это система концепций, методов и средств, предназначенных для обеспечения пользователей (потребителей) информацией. К пользователям информацией относятся любые субъекты, обращающиеся к средствам информационного обеспечения за необходимой им фактографической, документальной, аналитической и другой информацией и пользующиеся ею. Такими общепризнанными средствами являются системы информационного обеспечения различных классов и видов, средства телерадиокомпаний, массовой информации.

      Муниципальное управление реализуется муниципальными органами. Как у заказчика, так и у разработчиков систем информационного обеспечения наибольшие методологические трудности возникают при детализации самого этого понятия для конкретного того или иного органа муниципальной власти и определении составляющих его процессов, процедур. Объясняется это тем, что хотя функции и компетенция конкретных властных органов определены Конституцией, законами и другими нормативными правовыми актами, но сформулированы они, как правило, на достаточно общем языке концептуального уровня. Концепция информационного обеспечения органов муниципальной власти и управления основана на идее представления их как развивающихся операционных систем.

      Деятельность  этих органов представляет собой  совокупность логически взаимоувязанных массовых действий - операций, направленных на осуществление возложенных на них функций. Следовательно, это действительно своеобразные операционные системы, реализующие класс календарно развивающихся операций, семантика которых определяется компетенцией соответствующих органов. Операции всегда нацелены на достижение как стратегических целей муниципального образования в целом, так и обеспечивающих решение стратегических задач целей более низких уровней. Операции должны быть упорядочены во времени, последовательности их выполнения и составу участников - властных органов, других юридических и физических лиц. Муниципальное управление - процесс выполнения комплекса операций, ориентированных на достижение определенных целей. Цели описываются в алфавите, отображающем желаемые состояния муниципального органа и его составных частей. Именно для реализации операций муниципального управления и необходима соответствующая информация и поддержание ее в актуальном состоянии. Отсюда следует важный вывод, что эффективность информационного обеспечения органов муниципальной власти и управления необходимо определять через показатели качества муниципального управления.

      В стране созданы значительные объемы информационных ресурсов различных  видов и классов. Так, в разрезе отраслей, подотраслей, предприятий и организаций, видов деятельности насчитывается порядка 800 тыс. баз данных различного назначения. Однако, что касается информационного обеспечения звеньев муниципального управления, то этим проблемам уделяется недостаточное внимание. Именно разработка этих направлений способна, как нам представляется, дать значительный эффект и действительно улучшить положение дел.

      Проблемы  информационного обеспечения органов  власти и управления можно рассматривать  в разрезе различных этапов и направлений создания, использования, организации и развития. Ниже представлены схемы некоторых подходов (рис. 1 и 2).

        

 

 

   
 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 1. По видам органов муниципальной власти.

       Рисунок 2. По видам нормативных правовых актов, регулирующих взаимоотношения в  информационной сфере. 

      Сфера правового регулирования информационного обеспечения муниципального управления должна охватывать весь его жизненный цикл "проектирование - создание - эксплуатация - замена". Последний этап замены характеризуется процессами поддержания его в актуальном состоянии. Возможны стратегии замены систем по критерию интегральных эксплуатационных расходов или по принципу переоценки. 

1.3    Система прав, обязанностей и ответственности в сфере информационного обеспечения муниципального управления

      Политика  по информационному обеспечению должна проводиться по многим взаимоувязанным направлениям, прежде всего Правительство Российской Федерации обязано разрабатывать программы в области информационного обеспечения граждан, государства, общества.

      Следует законодательно закрепить ряд прав органов муниципальной власти и управления в рассматриваемой сфере, одно из них — право на формирование программ информационного обеспечения на основе выявления и обобщения информационных потребностей пользователей (потребителей) информации, которые должны содержать прогнозируемые долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные и оперативные требования к содержанию, виду, объему, источникам, регламенту и порядку представления необходимой пользователям (потребителям) информации.

      Прежде  чем формировать такие программы, органы муниципальной власти и управления должны иметь право на получение сведений об информационных системах, сетях, ресурсах, услугах, а право на их деятельность по созданию информационного обеспечения, распространению информации и информационных услуг должно определяться законодательно. Реализация этого права осуществляется в порядке, определенном Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации".

      Обязанности органов муниципальной власти и  управления целесообразно изложить в виде ряда законодательных норм, а именно они обязаны:

-                формировать информационные ресурсы в соответствии с их компетенцией;

-                выдавать информацию из муниципальных ресурсов другим муниципальным органам, организациям и физическим лицам в установленные сроки и за установленную стоимость, эффективно использовать информационные ресурсы в процессе муниципального управления;

-                сохранять и поддерживать муниципальные информационные ресурсы в актуальном состоянии;

-                обеспечивать сохранение государственной, коммерческой, служебной и личной тайны при формировании и использовании муниципальных информационных ресурсов.