Региональная специфика управленческого аппарата музейного учреждения и место отдела по связям с общественностью в его структуре (на прим

     Пример  Метрополитен Музея не является единственным. Параллельная организационная структура  управления получила распространение  не только в США, но и в других странах. Так, в Великобритании заслуживает внимания опыт другого крупнейшего музея мира — Британского Музея.

     Неэффективность линейно-функциональной структуры  управления Британским Музеем специалисты видели в низком уровне контроля, слабой координации рабочих процессов и др., что привело к решению о преобразовании существующей организационной структуры музея. Главным нововведением стало появление в 2000 г. наряду с директором должности главного управляющего. Как и в Метрополитен, директор и главный управляющий несут полную ответственность за определенные направления деятельности и совместно принимают решения по общим организационным вопросам. Согласно «Документу о сотрудничестве»⁴, принятому советом попечителей музея, «директор и главный управляющий строят свою деятельность на основе общности понимания задач и форм деятельности музея. Между ними существует разделение высших полномочий: менеджментом коллекций музея занимается директор, в обязанности главного управляющего входят бухгалтерский учет, проектный менеджмент, организация коммерческой деятельности музея и др. При этом если директор вырабатывает «общий стиль» работы музея, его общественный имидж, то главный управляющий заботится о развитии связей с общественностью».

     В подчинении директора находятся  заместители по коллекциям, образовательным  программам, административным вопросам, а главный управляющий руководит работой управляющих по финансам и хозяйственной деятельности, связям с общественностью и развитию. Новую организационную структуру Британского Музея также можно отнести к параллельной.

     2. Параллельная структура управления не является единственным вариантом усовершенствования организационной структуры музеев. В 1996 г. в Великобритании было проведено специальное исследование в области музейного менеджмента под руководством сотрудника Казначейства А. Эдварда. В ходе исследования были выявлены такие недостатки управления музеями, как «консервативность», «отсутствие достаточной ясности в целях и задачах», «запутанность управленческих процессов»⁵ и др. Решение проблем Эдвард видел в преобразовании организационной структуры музеев. По его рекомендациям, на высшем уровне управления музея должна сохраниться должность директора как главы исполнительной власти. В подчинение директору, по мнению Эдварда, следует ввести четыре новые организационные единицы: финансового директора, директора по корпоративным связям и персоналу, директора по строительству и развитию, а также директора по связям с общественностью.

     Тем самым в новой организационной  структуре усиливалась ее функциональная специализация, однако принцип единоначалия сохранялся.

     Опыт  применения линейно-функциональной структуры  Эдварда показал, что она является достаточно эффективной для музеев средних и малых размеров. Данная структура вполне обеспечивает четкую координацию управленческих процессов  и необходимый уровень контроля. В крупных музеях линейно-функциональная структура Эдварда предстает сложной, инертной, с низким уровнем контроля. Выделенные недостатки решает параллельная организационная структура управления.

     Как отмечает В. Д. Александер, американский специалист в области музейного менеджмента, параллельная структура управления характерна только для очень крупных музеев. Большинство же музеев «все еще предпочитают сохранять принцип единоначалия, основываясь на том, что все растущее число директоров успешно сочетают в себе искусствоведческие и управленческие качества».  
 

2. Региональная специфика музейной политики организации связей с общественностью

 

     В данном параграфе речь пойдёт о специфике управления музейным делом в Республике Коми, находящейся в периферийной области по отношению к центральным районам России.

     ГУК «Национальная галерея Республики Коми» была основана 4 декабря 1943 года, с ноября 1947 года открыта для посещения. В настоящее время является единственным музеем художественного профиля  республиканского подчинения, находящимся на территории Республики Коми.

     Предметом деятельности ГУК «НГРК» являются музейные предметы и музейные коллекции художественного  профиля.

     Основная  деятельность ГУК «НГРК» осуществляется в целях  хранения, выявления и  собирания, изучения и публикаций музейных предметов и музейных коллекций, а также осуществления просветительской и образовательной деятельности.

     Здание, занимаемое ГУК «НГРК», - бывшее Духовное училище - является памятником истории  и архитектуры. Находится вблизи центра города Сыктывкара по адресу: ул. Кирова, 44. Общая площадь здания составляет  2969 кв.м.

     Рис.1. Схема организации управления музеем⁶ 

     Руководство ГУК «НГРК»  осуществляется директором, которому непосредственно подчиняются 3 заместителя и главный бухгалтер, осуществляющие руководство работой  соответствующих отделов, возглавляемых  заведующими: отдела фондов (через главного хранителя), научного отдела и отдела научно-просветительской работы, бухгалтерии. Также в подчинении директора находится административно-управленческий персонал, служба безопасности и отдел хозяйственного обеспечения во главе с заведующей хозяйством.

     Как мы видим, в Национальной галерее выстроена линейно-функциональная структура управления, которая считается устаревшим образцом ведения менеджмента организации культурного учреждения. Составленная схема наглядно демонстрирует первый её признак, описанный ранее. Однако исходя из данных исследований, проведённых Эдвардом, данный тип структуры удовлетворяет запросы в реорганизации музеев малых и средних размеров. 

     Описание  организации связей с общественностью  НГРК 

     Бренд ГУК «Национальная галерея Республики Коми» хорошо известен в республике и представлен на общероссийском уровне.

     Согласно  содержанию Стратегического плана  развития, один из пунктов видов  деятельности галереи гласит, что  она осуществляет в установленном порядке рекламно-информационную, издательскую и полиграфическую деятельность⁷. Соответственно, учреждению такого масштаба следует иметь собственный отдел по СО.

     Однако  Национальная галерея, как и большая часть государственных учреждений в республике, не имеет собственного отдела по связям с общественностью, или так называемой пресс-службы. Функции пресс-секретаря исполняет один из научных сотрудников – совмещение должностей позволяет галерее экономить на штатном специалисте по СО.

     Его должностные обязанности, относящиеся к работе со СМИ, включают:

     - составление и рассылку афиш на текущий месяц, пресс-релизов о грядущих событиях;

     - приглашение журналистов на брифинги, пресс-конференции (по телефону, факсу, e-mail);

     - аккредитацию СМИ накануне различных  мероприятий;

     - мониторинг СМИ;

     - подготовка и проведение пресс-конференций и других спец-мероприятий.

     Обязанности секретаря по совместительству выполняет  специалист по кадрам.

     Функции фотосъёмки, составления презентаций  и видеорядов относятся к должностным  обязанностям другого сотрудника –  программиста. Программист также следит за обновлением сайта НГРК. Функции разработки макетов пригласительных, листовок, афиш и т.д. – обязанность дизайнера галереи.

     За  привлечение населения отвечает научно-просветительский отдел. Сотрудники отдела напрямую работают с завучами по воспитательной работе школ города, с детскими садами, библиотеками, министерствами. Они также готовят списки людей, которых следует пригласить на открытие выставки персонально, перед каждым открытием, а затем занимаются подготовкой и доставкой этих пригласительных.

     Как правило, информация о той или  иной выставке подбирается её куратором, который назначается директором галереи. По предоставленной информации сотрудник, и.о. специалиста по СО, готовит пресс-релизы. Подготовкой открытия выставки занимается так называемая рабочая группа, её состав непостоянен.

     Это является вторым признаком линейно-функциональной схемы управления.

     Если  выставка является коммерческой, то торжественные  мероприятия в день открытия не проводятся, если нет – то члены рабочей  группы договариваются о концертных выступлениях с творческими коллективами города.

     За  рекламную деятельность и продвижение  коммерческих выставок отвечает специалист по маркетингу. Смелость его идей зависит  от бюджета, которым в конкретный данный момент располагает галерея.  

     Осуществление связей с внешней и внутренней общественностью 

     Внутренняя  работа по СО включает контакты с научными сотрудниками и обслуживающим персоналом. Эта работа преимущественно ведётся  посредством приказов от имени директора  галереи, под личную подпись каждого сотрудника как свидетельство ознакомления.

     Как известно, Национальная галерея размещается  в здании бывшей духовной семинарии, которое имеет достаточно большую  площадь. Специфика расположения кабинетов  заключается в том, что бухгалтерия  и приёмная находятся в одном крыле здания, научные сотрудники – в другом, а обслуживающий персонал – в подвале.

     Чтобы попасть в приёмную, нужно миновать несколько выставочных залов  – этот факт существенно понижает вероятность того, что сотрудник  будет настаивать на личной встрече с директором. Поэтому на помощь приходят средства удалённой связи – телефоны и компьютеры.

     Часть рабочих мест оснащена компьютерами, между которыми налажена локальная  связь. Эта сеть позволяет иметь  доступ к общей папке со всех компьютеров, куда скидываются необходимые для работы документы.

     Компьютеры, подключенные к Интернету, имеют  выход к единому почтовому  ящику, который также иногда используется как средство связи между сотрудниками галереи. Также некоторое время  назад приходил приказ от Министерства культуры об оснащении всех рабочих компьютеров программой Skype, который был в силе до тех пор, пока программе не были предъявлены обвинения в нелегальности. Предполагалось, скайп будет использоваться для онлайн видеоконференций различных культурных учреждений.

     Кроме того, в кабинетах установлены  телефоны. Несмотря на то, что проведены  параллельные линии, дозвониться до необходимого сотрудника не составляет труда.

     Внешняя общественность делится на целевую  и приоритетную. К приоритетным группам принято отнести прежде всего художников, Министерство культуры, другие культурные учреждения (музеи, театры, библиотеки), другие учреждения, влияющие на работу галереи (Центральный архив, Учебно-методический центр и т.д.), СМИ; к целевым – самих посетителей. Среди посетителей преобладают пенсионеры и студенты факультета искусств СыктГУ, учащиеся Колледжа искусств, а также учащиеся школ города.

     Специалист  по маркетингу рассылает анонсы по факсу и в электронном виде в СМИ, в школы, вузы, министрам, друзьям галереи. Афиша на месяц в СМИ отсылается ежемесячно, пресс-релизы анонсы – накануне значимых мероприятий. Также проводится предварительная аккредитация СМИ по телефону.

     Телевидение извещается об открытии выставки заранее, съёмки происходят, как правило, за день-два до официального открытия, а затем сюжет транслируется в вечерних новостях.

     Кроме того, по мере возможности галерея  выделяет средства на рекламу –  изготавливаются плакаты для  размещения на театральных тумбах у  входа в Сад скульптур, периодически спонсоры оплачивают размещение на баннерах.

     Дни открытых дверей проходят каждое первое воскресенье месяца и по различным  поводам – например, День пожилых  людей, День матери, День инвалидов  и т.п.)

     В работе по привлечению внешней общественности галерея нередко привлекает другие ресурсы, такие как рекламные агентства (Главмедиа, Достоевский дизайн), типографии.

     Приток  денежных средств на осуществление  работы с внешней общественностью  обеспечивается плановым финансированием, прибылью от оказываемых платных услуг, а также поиском спонсоров и фандрайзингом. Директор галереи периодически приглашает на закрытые встречи членов Попечительского совета НГРК, где обсуждает возможные варианты финансирования.  

     Недостатки  существующей системы осуществления  СО 

     Практика показывает, что, несмотря на все усилия сотрудников галереи, они не справляются с задачей привлечения новых целевых групп. Это может быть следствием следующих факторов: