Пресс-конференция: назначение, подготовка, проведение

Министерство  высшего образования Российской Федерации

  
 
 
 

Курсовая  работа

По дисциплине «Теория и практика связей с общественностью»

На тему: «Пресс-конференция: назначение, подготовка, проведение» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение …………………………………………………………………………3

Глава 1. Пресс-конференция, как один из инструментов PR-

деятельности…………………………………………………………….. ……….5

1.1 Специфика, цели и задачи пресс-конференции………………….... ……..5

1.2 Анализ этапов подготовки пресс-конференции………………..… ………9

Глава 2. Исследование основных форм проведения пресс-конференции……………………………………………………………………..14

Глава 3. Пути оптимизации проведения пресс-конференции……………….19

Глава 4. Практическая работа: Москва-2012 за здоровые продукты питания.............................................................................................................24

Заключение  ………………………………………………………….….. …….24

Список  литературы…………………………………………………………... 25 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ВВЕДЕНИЕ

     Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Получив огромное распространение пресс-конференции, как метод общения со средствами массовой информации, дают положительные результаты.

     Отношения с прессой и другими средствами массовой информации носят двусторонний характер. Они взаимовыгодны и постоянно возобновляются как журналистами, так и представителями деловых кругов, отдельных коммерческих, общественных и государственных структур. Взаимное доверие сторон в этом общении, в этом обмене информацией и услугами - основа равноправных отношений между СМИ и Public Relations, PR-агентствами, пресс-центрами, представляющими интересы своих организаций. Встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, традиционно называется пресс-конференцией. Этим термином обходятся и в тех случаях, когда журналистский корпус представляет исключительно телевидение и радио.

     Актуальность  исследования обусловлена возрастающим количеством коммуникации в общественной и деловой жизни и необходимостью их детального исследования для правильного построения менеджмента организаций. В частности в современном мире получила распространение такая форма коммуникации, как пресс-конференция, которая практикуется органами власти, общественными организациями, коммерческими предприятиями и частными лицами.

     Целью работы является оптимизация подготовки и проведения пресс-конференции.

     Для реализации цели поставлены следующие  задачи:

• Раскрыть смысл, назначение пресс-конференции.
• Исследовать методические основы подготовки и проведения пресс-конференций.
• Выявить основные этапы подготовки пресс-конференции и важные моменты ее проведения.
• Провести анализ эффективности пресс-конференции.

      Объектом  исследования выступает пресс-конференция, как PR-мероприятие.

      Предмет исследования – сущность, подготовка, организация и проведения пресс-конференции.

      При написании первой главы была использована следующая литература: С. Блэк «Введение в паблик рилейшнз»; С. Блэк «Паблик рилейшнз. Что это такое?»; Лариса Геращенко «Азбука рекламы»; наибольшее влияние оказали: Кочеткова А. В., Филиппов В. Н., Скворцов Я. Л., Тарасов А. С.     «Теория и практика связей с общественностью»; Варакута С.А. «Связи с общественностью». При написании второй главы опор делался на: Игнатьев Д., Бекетов А. «Настольная энциклопедия Public Relations»; С. Холл «Мир наедине с собой: Производство новостей». Для написания третьей главы были использованы сайты газеты «Комсомольская правда», «PodFm.ru» и «информационный портал Тольятти», статьи из периодической печати: журнала «Советник». 
 
 
 
 

1.ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЯ, КАК ОДИН ИЗ ИНСТРУМЕНТОВ PR-ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1 Специфика,  цели и задачи пресс-конференции.

     Пресс-конференция  представляет собой заранее спланированную акцию в сфере связей с общественностью, основанную на тщательно выбранном информационном поводе.¹ По форме это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественных организаций и коммерческих структур. Ее отличие от других форм взаимодействия с прессой состоит в том, что выбранный информационный повод должен быть достаточно весомым и значительным для всех заинтересованных сторон.

     Цель  пресс-конференции — способствовать адресному распространению информации (новостей, документов, фотографий) среди редакций СМИ. Целенаправленная встреча с журналистами ускоряет поступление информации в редакции, отличается авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений, при этом всегда возможна многократная проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений).

     Комментированность  предлагаемой информации достигается, во-первых, приглашением признанных авторитетов  в своей области (лидеров мнений), лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, а во-вторых, самим регламентом пресс-конференции, предусматривающим уточняющие вопросы журналистов, снабжение их пресс-релизами, фотографиями, текстами речей и выступлений.

     Пресс-конференции  целесообразны в тех случаях, когда организации необходимо: ²

• проинформировать свою общественность о каком-либо важном и неординарном событии в своей жизни;
• продемонстрировать достижения фирмы или ее новую продукцию;
• представить новую концепцию развития, вызывающую массовый общественный интерес;
• решить спорные вопросы, давно обсуждаемые общественность;
• наладить личные контакты руководства организации с представителями СМИ.

     Инициаторами  проведения пресс-конференции в  подавляющем большинстве случаев  являются руководители и специалисты  различных структур, организаций  и компании, а иногда работники СМИ, которые под давление различных групп общественности желают получить развернутые, квалифицированные и официальные ответы на интересующий вопрос.

     При организации пресс-конференции необходимо решить несколько задач:

1. какой будет  информационный повод для пресс-конференции. Информационный повод (сформулированное в прошедшем времени сообщение о прошедшем событии, законченном этапе деятельности, принятом решении и пр.)
2. выбор ньюсмейкера (персона либо организация, имеющая возможность и право сообщать новость)
3. как собрать журналистов;

4. когда проводить пресс-конференцию.

     Главная задача при подготовке пресс-конференции – это формирование информационного повода. Данный процесс является самым сложным и длительным моментом процесса подготовки любого новостного мероприятия.

     Информационный  повод — это то, что делает событие интересным, неординарным, значимым и привлекательным прежде всего для читателя, зрителя, слушателя. ³

     Грамотно  составленный информационный повод  — основа успешного мероприятия. Для эффективного формирования информационного повода необходимо:

• владеть текущей общественной, политической и экономической ситуацией;
• иметь функциональную базу данных СМИ, которая позволяет быстро составить «медиа-карту»;
• правильно определить целевую группу СМИ;
• определить цель мероприятия, его задачи, ожидаемый результат;
• определить возможные риски и критические моменты;
• исходя из всего выше изложенного определить тему мероприятия.

     Существуют  несколько факторов, которые помогут выделить ваш информационный повод среди других:

• повод должен быть интересным для всех целевых групп, вовлеченных в проект;
• его формулировка должна быть краткой и емкой;
• повод должен соответствовать текущему политическому, экономическому, социальному и культурному контексту;
• он должен иметь необычную подачу или эмоциональный оттенок;
• чем более событие персонализировано, тем выше вероятность, что оно станет новостью;
• чем больше в событии негативного, тем выше вероятность, что оно станет новостью;
• лидеры общественного мнения скорее становятся предметом новостей.

 

     Для привлечения журналистов используют несколько приемов и стратегий. Во-первых, большое значение имеют  личные связи и хорошие отношения  с журналистами: гораздо легче  журналисту отказать малознакомому  человеку, которому он ничем не обязан, чем давнему знакомому, с которым его связывают хорошие отношения.

     Во-вторых, если событие, по которому собирается пресс-конференция не дотягивает до информационного повода или политика, ее собирающего, нельзя назвать ньюсмекером, то приглашают «специального гостя» — человека, выступление которого само по себе уже информационный повод.

     В-третьих, по завершению пресс-конференции организаторы обычно устраивают для приглашенных журналистов и репортеров небольшое угощение (коктейль, фуршет и т.п.). Цель данного мероприятия в создание неформальной обстановки для более эффективного общения руководителей и специалистов компании с представителями СМИ и деловых кругов.

     Подводя итог можно сказать, что для достижения поставленной цели,  специалистам по связям с общественностью необходимо грамотно подходить не только к подбору нужной целевой аудитории данного мероприятия, но и правильно организовать само проведение пресс-конференции, которая представляет собой адресное распространение информации, что является сложной задачей для решения которой необходима тщательная подготовка. 
 

     1.2 Анализ этапов подготовки пресс-конференции.

      Анализ  Российского рынка PR-услуг показывает, что средняя по качеству пресс-конференция обеспечивает значительно больший выход материалов в СМИ, чем самый блестящий пресс-релиз. Последний полезен на этапе подготовки события, в том числе пресс-конференции (как «разогревающая» информация), при его прохождении и после завершения акции (как дополнительный материал). ⁴

     Необходимо  знать, что каждая пресс-конференция имеет свой план, структуру, включающую последовательность ряда событий.

     Этапы планирования и подготовки пресс-конференции включают в себя следующие действия: создание новостного повода, определение тематики и состава участников пресс-конференции, определение доступного для журналистов места и нужного времени для проведения пресс-конференции, подбор модератора, отбор необходимого компании круга СМИ, заинтересованного в освещении конкретного новостного повода, приглашение журналистов: рассылка пресс-релизов, приглашений, обзвон и аккредитация приглашенных журналистов, подготовка зала для пресс-конференции, встреча журналистов, вручение пресс-пакетов, организация кофе-брейка, оформление и рассылка пост-релизов журналистам, которым не удалась попасть на пресс-конференцию, мониторинг вышедших публикаций в СМИ. ⁵

     Следует отметить, что пресс-конференция является отличной возможностью рассказать о новостях компании, подвести итоги или, наоборот, сообщить о начале мероприятия.

     В наиболее общем виде новость представляет собой творчески преобразованные факты с расчетом на их восприятие аудиторией, чтобы неожиданное, сенсационное сочеталось со значимым, помогающим в социальной ориентации. По мнению С.Холла, новостью может стать только интересное, необычное и значимое событие, происшедшее за последние двадцать четыре часа. То есть, прежде всего, важны ощутимая своевременность происшествий или высказанных мнений, их явная близость аудитории.