Информационное обеспечение офисных информационных технологий

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

Чувашский государственный университет имени  И.Н. Ульянова 
 
 
 

Информационные  технологии в управлении качеством 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 

На тему: Информационное обеспечение офисных

информационных  технологий 
 
 
 
 
 
 
 

  Выполнила  студентка группы ЗУК 51-07                                          Е.С.Данилова

  Проверил                                                                                                В.И.Сеньков 
 
 
 
 
 
 

Чебоксары 2012

Содержание: 
 

1.Структура и  содержание информационного обепечения. 

2.Электронный  документооборот. 

3.Автоматизированные  банки данных, базы данных,базы  знаний. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Структура и содержание информационного  обеспечения.

Информационное  обеспечение - важнейшая обеспечивающая подсистема

АИС, предназначенная  для снабжения пользователей  своевременной и 

достоверной информацией, характеризующей состояние управляемого

объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений;

представляет  собой совокупность средств и  методов построения

информационной  системы экономического объекта.

Информационное  обеспечение бывает 2 видов: внемашинное (включает

системы показателей, классификаторов и  кодов и документации) и 

внутримашинное (различные файлы на машинных носителях,

автоматизированные  банки данных).

Информационное  обеспечение делится на:

• системы показателей данной предметной области (напр. показатели
• бухгалтерского учета, финансово-кредитной отчетности, анализа...);
• системы классификации и кодирования;
• документация;
• потоки информации - варианты организации документооборота;
• различные информационные массивы (файлы) с различной степенью

организации;

Наиболее  сложной организацией информационного  обеспечения является

автоматизированный  банк данных, включающий массивы для решения

регламентных  задач, выдачи справок и обмена информацией  между 

различными  пользователями. 
 
 

В ходе проектирования информационного обеспечения:

• определяется состав показателей, необходимый для решения
• экономических задач, их объемно-временные характеристики;
• разрабатываются различные классификаторы и коды;
• выявляется возможность применения унифицированной системы
• документации для отражения показателей, проектируются формы
• новых первичных документов, приспособленных к компьютерной
• обработке;
• определяется состав базы данных и ее организация;
• проектируются формы вывода результатов обработки.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
---
 
 
 

Электронный документооборот. 

Система ведения документации, при которой  весь массив создаваемых,  

передаваемых  и хранимых документов поддерживается с помощью  

информационно-коммуникационных технологий на компьютерах,  

объединенных  в сетевую структуру, предусматривающую возможность  

формирования  и ведения распределенной базы данных. При этом не  

отрицается  использование бумажных документов, но приоритетным  

признается  электронный документ, создаваемый, корректируемый и  

хранимый  в компьютере. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Автоматизированные  банки данных. 

     Как правило, в литературе присутствует всего лишь несколько определений  АБД, не сильно отличающихся между собой. Вот некоторые, на мой взгляд, наиболее удачные из них.   

     Автоматизированный  банк данных - самостоятельность одной или нескольких баз данных и комплекса информационных, программных и технических средств, обеспечивающих накопление, обновление, корректировку и многоаспектное использование данных в интересах пользователей.  

     Автоматизированный  банк данных  – совокупность системы управления базами данных и конкретной базы данных, находящейся под ее управлением.  

     Оба определения вполне исчерпывающи и  в достаточной степени раскрывают содержание термина «автоматизированный  банк данных».

     Следует отметить, что термин АБД – это своего рода собирательное понятие. Оно включает в себя такие понятия как «база данных» (БД) и «система управления базами данных» (СУБД). По сути эти два понятия уже давно стали фундаментальными.

База  данных (БД) – упорядоченная совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, для накопления и систематизации которых используются ЭВМ. 

Существует  множество дефиниций понятия  «база данных», все они так или иначе сводятся к понятию «совокупность хранимых данных», которая обладает, по меньшей мере, тремя важными свойствами (признаками):

     База  данных хранится и обрабатывается в  вычислительной системе. Таким образом, любые внекомпьютерные хранилища  информации (архивы, библиотеки и т.п.) базами данных не являются.

     Данные  в базе данных хорошо структурированы (систематизированы). Под структурированностью в данном случае понимается явное  выделение составных частей (элементов), связей между ними, а также типизация допустимых операций.

     Структура базы данных обеспечивает эффективный  поиск и обработку данных. Эффективность  здесь главным образом определяется тем, как соотносятся возможности  поиска и обработки данных с затратами  усилий и ресурсов.

     Из  трёх перечисленных признаков только первый является строгим, а два других допускают различные трактовки  и различные степени оценки. Не существует возможности строго определить, является ли некоторая совокупность данных на компьютере базой данных или нет. Можно лишь установить некоторую степень их соответствия требованиям, предъявляемым к БД.

     В такой ситуации не последнюю роль играет общепринятая практика. В соответствии с ней, например, не называют базами данных файловые архивы или электронные  таблицы, несмотря на то, что они в некоторой степени обладают признаками БД. Принято считать, что эта степень в большинстве случаев недостаточна, хотя могут быть исключения. 

База знаний, БЗ (англ. Knowledge base, KB) — это особого рода база данных,

разработанная для управления знаниями (метаданными), то есть сбором,

хранением, поиском и выдачей знаний. Раздел искусственного интеллекта

 изучающий  базы знаний и методы работы  со знаниями, называется 

инженерией знаний.

Под базами знаний понимают совокупность фактов и правил вывода,

допускающих логический вывод и осмысленную  обработку информации. В

языке Пролог базы знаний описываются в форме конкретных фактов и

правил  логического вывода над базами данных и процедурами обработки 

информации, представляющих сведения и знания о  людях, предметах, фактах

событиях  и процессах в логической форме.

Наиболее  важным свойством информации, хранящейся в базах знаний,

является достоверность конкретных и обобщенных сведений в базе данных и

 релевантности  информации, получаемой с использованием  правил вывода,

заложенных  в базу знаний. В ответах на простейшие запросы к базам знаний

системы логического программирования Пролог, выдает значения «истина» и

«ложь»  в зависимости от наличия соответствующих  фактов.

Обобщенные  сведения В языке Пролог задаются с помощью правил

логического вывода, выполняющих роль определения  понятий, а также 

логических  процедур, состоящих из наборов правил логического вывода.

Достоверность обобщенных сведений зависит от наличия  необходимых 

фактов  и достоверности данных в базах  знаний.

Наиболее  важный параметр БЗ — качество содержащихся знаний. Лучшие

БЗ включают самую релевантную, достоверную и свежую информацию,

имеют совершенные системы поиска информации и тщательно продуманную

структуру и формат знаний.