Сущность и задачи закупочной логистики

1. Название  документа

  В целях выделения бланка заказа среди других документов необходимо обозначить его словом «Заказ» или «Заказ на поставку».

2. Порядковый  номер

  Порядковый  номер используется в документах, прилагаемых к копии заказа (товарно-транспортная накладная, грузовая таможенная декларация, счет-фактура и т. п.). Кроме этого, номер поможет быстро отыскать нужный документ.

3. Название  и адрес компании

  Эти сведения информируют поставщика о  том, с кем ему предстоит иметь дело, куда поставлять товар и куда посылать счет.

4. Ответственность за заказ

  В бланке заказа укажите должностное  лицо, с которым поставщик может выяснить все вопросы, связанные с заказом. Желательно, чтобы им был человек, стоящий у истоков заказа. Это поможет поставщику при необходимости найти конкретного человека для решения своих проблем.

  5. Дату, наименование и адрес поставщика

  6. Сроки поставки и количество  поставляемых товаров

    7. Описание товаров

  Необходимые товары должны быть четко определены в заказе на поставку с соответствующими ссылками на предложение о закупках, заявку или спецификацию.

    8. Адрес поставки

  В случаях когда адрес поставки отличается от основного адреса компании, названного в бланке заказа, необходимо его указать.

    9. Цену

  В бланке заказа должна быть проставлена  цена товара во избежание конфликтных ситуаций при расчете за поставленные товары.

    10. Расчетный счет

  Чтобы не возникали различные финансовые недоразумения, необходимо указать свои банковские реквизиты.

  Зарубежные  фирмы, кроме самых мелких, используют, как правило, четыре экземпляра заказа. Для облегчения работы они обычно окрашены в различные цвета.

  Экземпляр 1 (белый) — отправляется поставщику. Это заказ на поставку. Он обязывает  поставщика поставлять товары согласно оговоренным условиям, а заказчика принимать и оплачивать товар.

  Экземпляр 2 (розовый) — отправляется в финансовый отдел, подтверждает передачу заказа и  является основанием для оплаты счета.

  Экземпляр 3 (голубой) — отправляется в отдел  материально-технического снабжения. По нему отдел проверяет соответствие количества и качества товаров, означенных в бланке заказов и транспортной накладной, и уведомляет отдел закупок и финансовый отдел о совершившейся поставке.

  Экземпляр 4 (зеленый) — оставляется для  контроля и используется при необходимости разрешения конфликтных ситуаций с поставщиками.

  После того как отдел материально-технического снабжения подтвердил получение товаров, зеленый экземпляр сдается в архив.

  В зависимости от особенностей фирмы  количество, цвета и варианты использования экземпляров могут варьироваться. Важно облегчить работу и избежать возможных чисто технических ошибок.

2.4. Закупки и организация  собственного производства

  При планировании закупок после определения  потребности и расчета количества часто возникает необходимость  принять решение о том, закупать ли те или иные материалы, комплектующие изделия, детали или производить самому.

  Для принятия такого решения необходимо сопоставить затраты на закупку  и на собственное производство.

  В целом затраты на закупку определяются ценой поставщика. Необходимо также учесть затраты на заказ; транспортировку, страховку и упаковку; складирование; обработку (переработку, сортировку и т. п.); персонал, связанный с закупками.

  Затраты на производство состоят из стоимости  сырья, энергии, рабочей силы, хранения и накладных расходов.

  Сравнив, затраты на собственное производство по каждому материалу (детали, изделию) с затратами на закупку, можно принять решение.

  Решение в пользу производства на месте может  быть принято и без помощи расчетов, например, если есть уверенность в том, что предприятие способно использовать свои основные фонды и персонал более эффективно, организовав производство некоторых деталей, необходимых для изготовления конечной продукции, сократив, кроме того, расходы на сырье, рабочую силу, энергию и складские помещения.

2.5. Получение и кодирование  поставляемой продукции

  Важное  значение в реализации плана закупок  имеют приемка продукции, документальное оформление поставок, проверка качества и количества товара.

1. Приемка  продукции В первую очередь необходимо удостовериться, что получен товар: — нужного качества;— в   нужном количестве; — от своего поставщика; — в обусловленное время; — за оговоренную цену.

  В целях экономии времени, усилий и  соответственно денег следует позаботиться о том, чтобы складские помещения, места разгрузки, приемки товара были расположены как можно ближе друг к другу и недалеко от производственных помещений.

  Во  избежание скопления транспорта на территории предприятия или у  ворот склада, для экономии затрат труда на погрузочно-разгрузочных работах составьте график поставок, согласованный со всеми поставщиками. Предусмотрите при этом, чтобы основное сырье поставлялось в строго определенные дни, а другие виды материалов — по мере необходимости.

  Такие меры позволяют, кроме того, не отрывать рабочих основного производства для разгрузки неожиданно прибывшего транспорта.

2. Документальное  оформление поставок

  Для правильного выполнения операций, связанных  с поставками товаров, необходимо внимательно  работать с документами, их отражающими.

  Копия заказов должна быть направлена в  подразделение-потребитель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке фактически поступившего товара. При проверке используют и спецификации (описание товара).

  Уведомление об отгрузке направляет поставщик после подготовки продукции к отправке. В этом документе указывается номер заказа и время поставки.

  Сопроводительное  письмо обязательно сопровождает поставленную партию товара и подтверждает, что эти товары предназначены именно для вашей фирмы.

  Документ  доставщика применяется, когда поставщик  пользуется транспортом другой фирмы. В этом документе указываются:

• название и адрес отправителя;
• описание продукции;
• количество мест;
• масса (вес) продукции;

 —  особенности транспортировки;     

 —  название доставщика.

  Подтверждение получения поставки используют для  информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий заказан счета.

  В книге регистрации товаров указываются: номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки и дается краткое описание товаров.

  Некоторые фирмы не используют приведенные  виды уведомлений о получении товара, а закладывают информацию в компьютер. Однако на случай недобросовестности поставщика необходимо проявить предусмотрительность и сохранить какие-то письменные документы.

  Не  будет лишним в отдельном документе  фиксировать брак и другие недостатки поставленного товара, так как это поможет отделу закупок принять необходимые меры.

 

Глава 3. Выбор поставщика 

 Получение  и оценка предложений

  Процедура получения и оценки предложений  от потенциальных поставщиков может  быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются:

  1. Конкурсные торги.

  2. Письменные переговоры между  поставщиком и потребителем. Конкурсные  торги (тендеры) — распространенная  форма поиска потенциальных поставщиков.  Конкурсные торги проводят в  случае, если предполагается закупить  сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого предложения и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

    Проведение тендера включает  следующие этапы:

  1. Реклама.

  2. Разработка тендерной документации.

  3. Публикация тендерной документации.

  4. Приемка и вскрытие тендерных  предложений.

  5. Оценка тендерных предложений.

  6. Подтверждение квалификации участников  торгов.

  7. Предложение и присуждение контракта.  Организация конкурсных торгов  — сложная и многоплановая  работа. Здесь мы дадим лишь краткую ее характеристику, необходимую для ознакомления с этой широко используемой в развитых странах мира возможностью налаживания высокоэффективных взаимоотношений поставщиков и потребителей.

  Тендерная документация, как правило, имеет  довольно большой объем и исполняет ряд важных функций, а именно: инструктирует участников торгов о процедуре торгов,  дает описание закупаемых товаров или услуг, устанавливает критерии для оценки предложений,  определяет условия будущего контракта. Оценка тендерных предложений ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила процедуры оценки таковы:

  — предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложений;

  — рассмотрение только тех предложений, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации;

  — безусловное следование объявленным  в тендерной документации процедурам оценки;

    — отсутствие каких-либо переговоров  с участниками торгов. Тендерный  комитет составляет отчет об оценке тендерных предложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта.

  Победителем конкурсных торгов признается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение.

  Другим  вариантом процедуры получения  предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

  В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами. Первый — когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (или оферты). Эти документы аналогичны предложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурсных торгов. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты в случае письменных переговоров могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты:  наименование товара,  количество и качество товара, цену,  условия и срок поставки, условия платежа,  характеристику тары и упаковки, порядок приемки-сдачи.

Оферты  могут быть твердыми и свободными (инициативными). Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения.