Сущность и задачи закупочной логистики

  Долгосрочная  кооперация с поставщиками, характерная  для современного рынка товаров производственно-технического назначения в странах Западной Европы, ставит перед отделами снабжения фирм еще одну задачу — определение баланса между ресурсами по-

уставщика и потребителя, т. е. реализацию концепции  управления совместными ресурсами.

   В качестве примера можно рассмотреть  шведскую компанию «Эриксон информейшн  системз» («ЭИС»), которая разработала  свою систему снабжения. Согласно  ей, центр по закупкам компании подключается к разработке новой продукции с самых первых шагов. В компании считается, что ее успешное функционирование в будущем зависит от умения центра по закупкам создать адекватную структуру поставок. Это означает, что центр по закупкам начинает выбор поставщиков на стадии разработки продукции с учетом интересов будущих ведущих потребителей. Компания использует возможности поставщиков принять участие в разработке продукции, необходимой для «ЭИС» (это стремление определяется ограниченностью ресурсов самой компании «ЭИС»).

  Система снабжения, основывающаяся на использовании  потенциала поставщиков, в целом была принята компанией «ЭИС». Уже через год после ее внедрения «ЭИС» сумела реализовать проект, в котором поставщики принимали самое активное участие и в разработке, и в производстве продукции в рамках кооперации. В настоящее время закупочные группы компании работают в разных странах мира, заключая контракты с внешними поставщиками. Новая стратегия радикально изменила роль закупочного центра в компании «ЭИС», сделав его ведущим звеном на стадии как разработки продукции, так и ее производства. В компании «Сааб-Сканиа» (Швеция) в задачу отдела снабжения входят такие функции, как: разработка основы технического решения предъявляемых требований, выдвижение конкретных предложений по технологии разработок, обеспечение тестирования компонентов в лабораториях компании. В «Сааб-Сканиа» принято, что отдел снабжения отвечает за все контакты с поставщиками, он также служит связующим звеном по передаче запросов и результатов совместной деятельности между компанией и поставщиком.

  Кроме того, одной из важнейших задач  отдела снабжения в ближайшем будущем должна стать направленная работа с поставщиками по ориентации их технических разработок, исходя из интересов компании. Это требует от сотрудников отдела знаний о потенциальных возможностях поставщиков, их умении и готовности осуществить необходимую адаптацию разрабатываемой продукции.

 

 Глава 2.  Планирование закупок

  Логистика закупок (снабжения), являясь первой логистической подсистемой, представляет собой процесс движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов предприятия.

  Для эффективного функционирования логистики  закупок необходимо знать, какие именно материалы необходимы для производства продукта, составить план закупок, обеспечивающий согласованность действий всех отделов и должностных лиц предприятия по решению следующих задач снабжения:

• анализ и определение потребности, расчет количества заказываемых материалов;
• определение метода закупок;
• согласованность цены и заключение договора;

— установление наблюдения за количеством, качеством  и сроками поставок;

— организация  размещения товаров на складе. Качественное планирование и информационное обслуживание логистики снабжения решает также задачу уравновешивания противоречия между необходимостью бесперебойного снабжения производства и минимизации складских запасов.

2.1. Анализ, определение  потребности и  расчеты количества  заказываемых материалов

В процессе планирования закупок необходимо определить: — какие материалы требуются;

— количество материалов, которые понадобятся  для производства продукта;

• время, когда они понадобятся;

— возможности  поставщиков, у которых могут  быть куплены

товары;

• требуемые площади ваших складских помещений;
• издержки на закупки;

— возможности  организации производства некоторых  деталей на

своем предприятии.

  Существует  множество методик определения  того, сколько необходимо закупать материалов для производства продукции и с какой

периодичностью  они должны поступать от поставщиков, но все они

требуют информации о том, как использовались аналогичные материалы в прошлом.

  Например, в прошлом году было использовано 1000 единиц сырья, что за неделю составило 1000 : 52 = 19 единиц. Это количество может быть использовано в будущем.

  Потребность в материалах можно рассчитать, рассматривая определенную программу производства конечного продукта. В этом случае речь идет о зависимом спросе, который рассчитывается при помощи методики MRP-1 (планирование потребности в материалах). Принцип ее прост: исходная точка — это предсказуемый или известный спрос на конечную продукцию. Сборка конечной продукции из закупаемых и производимых самостоятельно материалов закрепляется в списках. При этом должно быть известно время поставок материалов и время производства их на собственном предприятии. Далее, исходя из времени поставок конечного продукта потребителю, определяют брутто-потребность в поставляемых и производимых самостоятельно материалах.

  Брутто-потребность  переводится затем в нетто-потребность, при этом учитывают: — наличный запас;

  — плюс уже заказанные материалы и  уже запланированное собственное производство;

  — минус уже предназначенный для  предыдущей серии продукции заказ.

  На  основании данных расчета определяют время выполнения заказа. Это время с момента подачи заказа до момента поставки продукта.

  Преимущество  применения методики планирования потребности в материалах заключается в том, что закупки и производство планируются, исходя из потребностей в конечном продукте.

  Если  спрос потребителей колеблется, следует  пользоваться методом сглаживания таких колебаний.

  Применение  этого метода целесообразно в  случаях регулярно повторяющихся (например, сезонных) колебаний спроса на конечный продукт.

  Сглаживание достигается сравнением фактического потребления в предшествующем периоде  и прогнозными значениями, рассчитанными для этого же периода:

Прогноз на новый период == Прогноз на предшествующий период + ах (фактическое потребление  в предшествующем периоде - прогноз на предшествующий период).

  Весомость цифр в отдельные периоды корректируется с помощью так называемого фактора «а», значение которого находится в пределах от 0 до 1. Чем больше значение «а», тем весомее влияние ближайших прошедших периодов и метод более подходит для оценки фактического потребления.

  В логистике используются и другие методы определения потребности в материалах, как-то: — детерминированный; — стохастический; — эвристический.

  Первый  используется, когда известны определенный период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам. Второй — когда основой для расчета являются математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность. С помощью третьего метода потребность определяется на основе опыта работников.

  Все рассмотренные методы определения  количества, времени и периодичности  закупок имеют свои достоинства  и недостатки с точки зрения точности, затрат времени, стоимости услуг  или определении потребностей в материалах. Выбор зависит от: — профиля фирмы; — возможностей заказчика; — типа изделий; — наличия и вида складов; — системы контроля за состоянием запасов. 
 
 

2.2. Определение метода  закупок

Выбор метода закупок зависит от сложности  конечного продукта,

от состава  комплектующих изделий и материалов. Основными методами закупок являются: оптовые закупки;

регулярные  закупки мелкими партиями;

  закупки по мере необходимости и различные  комбинации перечисленных методов. У каждого метода есть свои преимущества и недостатки, которые

необходимо  учитывать, чтобы сберечь время и сократить издержки. Рассмотрим наиболее часто используемые методы.

1. Закупка  товара одной партией

  Метод предполагает поставку товаров большой  партией за один раз (оптовые закупки).

  Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партией, повышенные торговые скидки.

  Недостатки: большая потребность в складских  помещениях, замедление оборачиваемости капитала.              

2. Регулярные  закупки мелкими партиями  В  этом случае покупатель заказывает  необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода.

  Преимущества  таковы: ускоряется оборачиваемость  капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских  помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку.

  Недостатки: вероятность заказа избыточного  количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

  3. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям Такой метод закупки широко используется там, где закупаются

дешевые и быстро используемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно)

и включают следующие сведения:

• полный перечень товаров;

— количество товара, имеющегося на складе;

—требуемое  количество товаров. Преимущества: ускорение  оборачиваемости капитала; снижение

затрат  на складирование и хранение; своевременность  поставок.

4. Получение  товара по мере необходимости  Этот метод похож на регулярную  поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:

— количество не устанавливается, а определяется приблизительно; — поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с

покупателем;

• оплачивается только поставленное количество товара;

— по истечении  срока контракта заказчик не обязан принимать и

оплачивать  товары, которые еще только должны быть поставлены.

  Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.

5. Закупка  товара с немедленной сдачей

  Сфера применения этого метода — покупка  нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости.

    Товар заказывается тогда, когда  он требуется, и вывозится со  складов поставщиков.

  Недостаток  этого метода — в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, изменьчиваемостью заказов и множеством поставщиков.

 
2.3. Документальное оформление  заказа

  В условиях рыночной экономики использование  большинством фирм сложившихся ранее  документов (заказ-наряд, различного рода накладные и т. п.) во многих случаях уже не удовлетворяет современным требованиям. Относительно ведения документации по закупкам руководителям соответствующих отделов целесообразно разработать стандартные бланки, в которые рекомендуется включить: