Ответы.
- Включайте
в ваше послание отрывки письма, на которое
отвечаете. Помните, электронная почта
– не разговор по телефону в реальном
времени, и ваш адресат может забыть содержание
предыдущего письма (особенно, если он
ведет активную переписку). Включайте
отрывки оригинального текста в ваш ответ,
и адресат легче поймет, о чем идет речь.
- Не переусердствуйте
в цитировании предыдущих посланий. Очень
неприятно получать обратно собственное
письмо на пяти страницах (в качестве комментария)
с маленькой припиской типа «я согласен»
в конце. Отделяйте каким-то образом текст
вашего послания от текста цитируемых
писем, тогда ваш ответ будет легче читаться.
Обычно используется для этих целей знак
>, хотя это и не единственный вариант.
- Старайтесь
не смешивать в своем послании информацию
общего и личного характера.
- Спросите
себя: так ли уж необходим ваш ответ. Например,
если вы получили письмо в результате
веерной рассылки, вряд ли стоит извещать
каждого из адресатов о своем отношении
к нему – лучше послать письмо непосредственно
автору.
Подписи.
Подпись
- небольшой текстовый отрывок
в конце сообщения, обычно содержит
информацию о контактах. Большинство
мэйлеров могут автоматически "приклеивать"
подпись к исходящим сообщениям. Подпись
- интересная вещь, но и в ней надо знать
меру.
- Если можете,
используйте подпись. Она должна идентифицировать
вас и содержать данные об альтернативных
каналах связи (обычный телефон, факс).
На многих системах, в частности, тех, где
почта проходит через шлюзы, ваша подпись
может быть единственным идентификатором.
- Делайте свою
подпись покороче - 4-7 строчек вполне достаточно.
Неоправданно длинные подписи загружают
каналы связи.
- Некоторые
мэйлеры позволяют добавлять случайные
строки к вашей подписи: будьте с этим
аккуратнее. В любом случае помните:
- Краткость
- сестра таланта. Цитата на сотни слов
из "Критики чистого разума" Канта
в качестве подписи вряд ли порадует ваших
адресатов.
- Понятие "оскорбления"
может толковаться очень широко, поэтому
старайтесь избегать выражений, которые
могут послужить причиной конфликта на
религиозной, расовой, политической или
сексуальной основе.
- Не используйте
"местные" (понятные только вам и
небольшому кругу лиц) замечания. Вы не
найдете понимания у пользователей других
городов, стран или культурных сообществ.
- Изменяющиеся
подписи лучше всего смотрятся, если носят
шутливый характер. Высказывания на политическую
тему, например, могут расстроить некоторых
людей, в то время как короткая шутка только
поднимает настроение.
Простые
правила вежливости.
Электронная
почта - средство связи между людьми,
и без правил вежливости здесь
не обойтись.
- Если вы обращаетесь
к кому-либо с просьбой, не забудьте сказать
"пожалуйста". В то же время, если
кто-то помогает вам, никогда не вредно
сказать "спасибо". Хотя это может
показаться банальным, вы будете удивлены
тем, какое количество людей являются
образцами вежливости в реальной жизни
и словно забывают о своих манерах в переписке
по e-mail.
- Не ждите,
что вам ответят немедленно. Тот факт,
что вы в течение десяти минут не получили
ответа на свой вопрос, вовсе не означает,
что адресат вас игнорирует.
- Помните,
что не существует надежной почтовой системы.
Неразумно помещать очень личную информацию
в электронное письмо, если только вы не
собираетесь его зашифровать с помощью
надежной программы шифрования. Помните
об адресате. Вы не единственный человек,
который пострадает в случае, если деликатное
сообщение попадет в плохие руки.
- Включайте
в свое письмо полную информацию по теме,
особенно, если рассчитываете на квалифицированный
ответ. Например, если вы посылаете сообщение
"Программа электронных таблиц не работает"
в службу технической поддержки компании
"Lotus", консультант вряд ли сможет
вам помочь - ему для этого просто не хватит
для этого информации. Вам нужно включить
детальное описание проблемы, не забывая
указать версию программы, которой вы
пользуетесь.
"Смайлики".
Хотя
электронная почта похожа на разговор
в реальном времени, она лишена возможности
жестикуляции. Для решения этой проблемы
в Internet используются "смайлики"
- последовательности ASCII-символов, которые
напоминают лицо, если смотреть на них,
повернув голову набок.
Чаще всего применяют
такие "смайлики":
:-) или :)
- улыбка; обычно используется для выражения
радости, удовольствия (иногда встречается
\ или \ - "усмешка").
:-( или :(
- несчастное лицо; выражает сожаление
или разочарование.
;-) или ;)
- подмигивающее лицо; обычно выражает
иронию и означает, что слова не следует
понимать слишком буквально.
Существуют
сотни различных "смайликов", одни
используются чаще, другие - реже.
Правильное
использование "смайликов" способно
придать вашему письму живой характер
и даже заменить жестикуляцию. Однако,
не переусердствуйте.
И
наконец...
помните,
что e-mail - средство связи с живыми людьми.
Перед тем, как послать письмо, прочтите
его внимательно еще раз и поставьте себя
на место получателя.