Фазы  поиска приемлемого  или оптимального решения, а затем принятие окончательного решения могут осуществляться либо в стиле сотрудничества, равноправия и взаимной ответственности, либо в форме авторитарного принятия решения одним из партнеров и добровольным либо вынужденным согласием, подчинением другого собеседника. Не проявляйте неуверенности в фазе принятия решения. Если вы колеблетесь в момент принятия решения, то не удивляйтесь, если начнет колебаться и собеседник. Сохраняйте спокойствие, умение анализировать исходя из своих позиций.

     Всегда  оставляйте в запасе один сильный  аргумент, подтверждающий ваш тезис, на тот случай, если собеседник в  момент принятия решения начнет колебаться. Пользуйтесь достоверными аргументами, так как лучше, если собеседник примет решение сейчас, чем потом. Но если перед нами флегматик, не раздражайтесь медлительностью принятия решения или вовсе откладыванием его, назначением новой встречи (попытки эмоционального или логически «давить» на флегматика с целью ускорить принятие решения часто безуспешны). Помните, что с помощью полуправды и «тонких манипуляций» можно вынудить собеседника на какое-то решение, но нельзя создать корректных деловых отношений. Не сдавайтесь слишком легко на милость собеседника до тех пор, пока либо не испробуете все возможные методы форсирования, либо пока собеседник несколько раз отчетливо не повторит «нет».

     Фиксация  договоренности и  выход из контакта – заключительный «аккорд» беседы. Итоги беседы должны быть резюмированы, полезно даже сделать записи о сути решения в рабочий блокнот в присутствии партнера (или даже составить официальный протокол решения). Полезно установить конкретные сроки, способ информирования друг друга о результатах намеченных действий. Поблагодарите собеседника, поздравьте его с достигнутым решением. Выход из контакта осуществляется вначале невербально: изменяется поза, человек отводит глаза, *встает – и завершается речевым про-щанием «до свидания», «до встречи», «всего доброго», «успеха» и т. п.

     Самоанализ  итогов и хода встречи позволяет осознать допущенные просчеты, накопить полезный опыт на будущее, наметить дальнейшую тактику общения, при этом полезно ответить себе на такие вопросы: «1. Последовательно ли вы вели основную линию разговора? Удалось ли вам предусмотреть контрдоводы другой стороны? 2. Не навязали ли вы собеседнику свои аргументы при выработке решений? Если да, то вы посеяли в собеседнике семена неудовлетворенности, досады, и при дальнейших встречах они могут возрасти. 3. Основательны ли были ваши замечания и возражения? Не были ли они субъективны, не отразилось ли в них ваше настроение? 4. Удалось ли вам быть тактичным на всем протяжении разговора? 5. Сумели ли вы достичь максимальной пользы для дела? Удалось ли вам достичь намеченных целей или, на худой конец, хотя бы запасной, альтернативной цели? Если нет, то почему это произошло? 6. Как следует в дальнейшем строить взаимодействия с данным партнером?»

     Инициатива  в деловом общении определяется тем, кто задал тип контакта, определил форму постановки цели, выдвинул принятую идею решения, кто подвел итоги обсуждения, тот в большей степени несет и ответственность за разрешение проблемы. Существует правило «Вовремя отдай инициативу», что особенно необходимо при разговоре начальника с подчиненным, т. е. важно дать возможность подчиненному высказать свое мнение, полезно, чтобы подчиненный сам окончательно сформулировал решение, даже если оно предложено начальником, поскольку это повышает активность, снимает отчуждение и формальное отношение («от сих и до сих») подчиненного к проблеме.

 

      2 Формы делового общения. Организация презентаций, официальных приемов, коктейлей и брифингов

 

     Деловое общение - процесс речевого взаимодействия людей, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом с целью достижения определенного результата.

     Способы познания собеседника в общении.

     1. Идентификация (отождествление) - это  уподобление себя собеседнику  и попытка посмотреть на ситуацию  его глазами.

     2. Эмпатия (сопереживание) - это постижение  собеседника на основе чувств  с сохранением своей линии  поведения.

     3. Рефлексия (обращение назад) - это  знание и понимание собеседника  и того, как он понимает вас.

     По  способу контакта собеседников деловое  общение делится на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (пространственно-временная дистанция).

     Формы делового общения.

     1. Деловая беседа - устный контакт  между собеседниками. Ее участники  должны иметь полномочия для  принятия и закрепления выработанных  позиций. К функциям деловой беседы относятся: решение стоящих перед участниками задач, общение между работниками одной деловой среды, поддержание и развитие деловых контактов.

     2. Деловая переписка - деловое письмо (служебное послание в виде  официального документа, а также в форме запросов, предложений, претензий, поздравлений и ответов на них).

     При составлении делового письма нужно, чтобы оно было актуальным, кратким, логичным, убедительным с отсутствием  излишней солидарности.

     3. Деловое совещание - это дискуссия с целью разрешения организационных задач, включающая в себя сбор и анализ информации, а также принятие решений.

     Виды  деловых совещаний:

1. по форме организации:

     - диктаторское (ведущая роль принадлежит  руководителю);

     - сегрегативное (доклады участников заранее планируются);

     - дискуссионное (свободный обмен  мнениями и информацией с последующим  утверждением решения руководителем);

     - кулуарное (продолжение другого  совещания);

2. по целевой установке:

     - информационное (доклад о текущей  работе);

     - направленное на принятие решений;

     - творческое (цель - поиск новых идей  и путей развития).

     4. Деловые переговоры - это деловое  общение с целью устранения  противоречий между собеседниками  и выработки общего решения.

     Подходы к ведению переговоров:

1. позиционный подход предполагает наличие двух возможных альтернатив поведения собеседников: уступать и не уступать;
2. принципиальный подход предполагает стремление участников к компромиссу и взаимной выгоде. Переговорный процесс состоит из трех этапов: анализа, планирования и дискуссии. На первом этапе собирается информация и определяются первостепенные вопросы, нуждающиеся в согласовании. На втором разрабатываются пути их решения. В итоге вырабатывается компромиссное решение, которое затем утверждается.

     5. Публичное выступление - это непосредственное речевое воздействие выступающего на аудиторию. В зависимости от целей публичное выступление делится на информационное, побуждающее (митинг, предвыборная речь) и убеждающее (торжественная речь).

     Данная  форма делового общения является одной из самых сложных, так как внимание слушателей приковано только к оратору, который должен четко следить за своей речью, мимикой, жестами и реакцией аудитории.

     Отношения с общественностью (public relations) и отношения  с прессой (press relations) часто обозначаются одной и той же аббревиатурой PR, иногда это вносит путаницу. В США такой проблемы не существует, поскольку там чаще используется термин “отношения со средствами массовой информации“ (mass media reiations). Но в России путаница распространяется не только на названия, но и непосредственно на специфику деятельности. Очень часто функции pr – специалиста и пресс-секретаря являются идентичными.

     «Пресс-служба - это отдел сбора и обработки  информации по материалам печати».

     Поэтому следует выделить основные функции пресс-службы. К ним относятся:

     Составление планов работы по реализации стратегии  информационной политики компании.

     Подготовка  заявлений и сообщений для  средств массовой информации, брифингов  и пресс-конференций.

     Оперативное распространение в СМИ официальных сообщений.

     Ведение официального сайта компании, поддержка  интерактивных сервисов, информационная переписка с посетителями сайта.

     Контроль  за упоминаниями о компании и руководства  в Интернет-источниках, СМИ и неформальных коммуникационных ресурсах.

     Поддержка рабочих контактов с главными редакторами СМИ, руководителями телерадиокомпаний.

     Проведение  пресс-конференций, брифингов, информационных встреч журналистов.

     Участие в подготовке и проведении официальных  визитов и рабочих поездок  по стране и за рубеж в целях их освещения в средствах массовой информации.

     Подготовка  и передача средствам массовой информации теле-, фото - и аудиоматериалов, связанных  с деятельностью компании.

     Подготовка  мониторингов.

     Отсюда  видно, что пресс-служба, помимо оперативного распространения информации о деятельности компании и мониторинга СМИ, также осуществляет оперативное взаимодействие со СМИ в качестве представительских мероприятий. Но сегодня функции большинства пресс-центров включают также и организацию специальных событий.

     Специальные события. Для привлечения к компании и ее продуктам внимания СМИ, потребителей, партнеров организуются специальные события. Мы создадим такие специальные события и организуем внимание к ним целевых групп с помощью методов ПР и маркетинга. При необходимости, мы подготовим и проведем соответствующие мероприятия с участием представителей СМИ, партнеров, целевых лиц. Специальное событие будет освещено в СМИ в соответствии с задачами информирования целевой аудитории.

     Деловые мероприятия проводятся компанией в целях привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности и продуктам. Они призваны стать событием для целевых групп общественности. Иногда их так и называют – специальные события.

     Успешное  специальное событие требует серьезной подготовки. Важно четко определить цель события, согласовать ее со всеми заинтересованными сторонами и довести до сведения всех участников подготовки мероприятия. Подготовка делового мероприятия предполагает определение круга участников и их ролей, состава приглашенных, разработку детальной программы и сценария, расписанного по минутам. Мероприятия, имеющие значение для общественности более широкой, чем сами участники, предполагается освещать в СМИ.

     Каждое  мероприятие имеет свой план и структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени, отводимого на каждую из частей единого мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления (информационные сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п.

     Качество  обслуживания участников конференций  в Москве или Санкт-Петербурге не ниже, а иногда и выше, чем за границей. Но многие международные организации предпочитают пока проводить свои ежегодные конференции за рубежом. Из нескольких тысяч международных ассоциаций только ~50 выбрали Россию местом встречи своих членов, многие из них впервые. Например, “Европейский союз Теле-радио вещателей” (European Broadcast Union), неоднократно проводивший свои конференции (ассамблеи) в Москве и Санкт-Петербурге, “Всемирная ассоциация детективов” и некоторые другие.

     Уникальными возможностями для организации приемов обладает Санкт-Петербург. К услугам участников деловых мероприятий десятки дворцов, в которых имеется возможность организации ресторанного обслуживания на самом высоком уровне. В их числе: Государственный музей Эрмитаж, Мраморный дворец, Этнографический музей и др. Санкт-Петербург обладает уникальной коллекцией историко-культурных ценностей. Это лучшее направление для пост-конгрессных туров и организации культурных программ для участников деловых мероприятий.

     Различают несколько видов деловых мероприятий:

     Международные, отраслевые, научные  конгрессы, съезды, форумы и симпозиумы:

     Конференция

     Представляет  собой выступления докладчиков  по определенной теме, цель конференции - обсуждение и решение различных  проблем. Практически конференция является совещанием или собранием производственной группы и может быть организована территориально как в одном, так и в разных местах (распределенная конференция). Существует также популярный формат аудио- или видеоконференций, проводящихся на расстоянии и позволяющих порой значительно сэкономить средства на организацию мероприятия.