Прием иностранной делегации

     Второй  этап — собственно ход переговоров.

     Третий  — анализ достигнутых результатов.

     В данной статье основное внимание будет уделено организационно-протокольной стороне переговоров.

     По  взаимной договоренности определяется время, место, регламент переговоров. При этом окончательное решение предоставляется приглашенной стороне. Местом переговоров могут быть служебное помещение принимающей стороны либо нейтральная территория. Регламент работы в течение дня рекомендуется в пределах полутора-двух часов. Если затрачивается больше времени, то переговоры проводятся с перерывом.

     Помещение для переговоров должно быть чистым, светлым, нешумным. Стол переговоров должен быть соответствующей конфигурации (круглый, квадратный, прямоугольный) и размера. Уделяется внимание оформлению помещения. На столе переговоров могут быть расположены государственные флаги (флажки) стран-участниц. По протоколу, одновременно выставляемые флаги (флажки) разных стран должны быть одинакового размера и размещены на одном уровне. Зал может быть украшен цветами. На столе раскладывают блокноты, листы бумаги, карандаши, ручки. Не полагается оставлять никаких документов бумаг, кроме переговорных.

     Если  на столе для переговоров стоят пепельницы, курить нельзя. В таком случае полагается подготовить помещение для курения.

     Должно  быть приготовлено и все необходимое для фиксирования хода переговоров в соответствии с договоренностью (протокол, стенограмма, аудиозапись).

     Телефоны, пейджеры, сотовая связь в период переговоров не должны мешать работе. На входной двери должна быть табличка о переговорах с просьбой не входить. Обстановка переговоров должна быть спокойной и конфиденциальной.

     На  стол переговоров еще до начала ставят бутылки с минеральной водой, стаканы или фужеры, на один-два больше числа участник.

     В перерыве подается угощение: чай, кофе, бутерброды, фрукты, т.п. Желательно еду организовать в отдельном помещении. Если такой возможности нет, угощение вносят в зал заседания. Персонально обслуживаются только руководители делегаций, остальные участники обслуживают себя сами. Алкогольные напитки могут быть предложены только после завершения переговоров и подписания протоколов.

     Обслуживание переговоров иностранной делегацией производят только секретарь руководителя и сотрудницы учреждения. Официанты и буфетчики не привлекаются

     Делегация принимающей стороны в полном составе ждет гостей в комнате зала для переговоров. Состав делегации, должностной статус руководителя определяют на основе паритета. Делегации имеют равный уровень полномочий.

     После прибытия делегации гостей происходит процедура официального представления. Руководители делегаций обмениваются визитными карточками.

     Для удобства ведения переговоров заранее готовится «Протокольный список присутствующих» с указанием фамилии, имени (для россиян и отчества), должности, места работы членов делегаций.

     После того как произошло представление, руководитель принимающей делегации приглашает всех за стол переговоров.

     Рассадка  за столом двусторонних переговоров в составе делегации может быть проведена с использованием одного из следующих вариантов:

     1. Главы делегаций располагаются  на первых местах во главе  прямоугольного стола, переводчики сбоку от каждого. Далее за столом — заместитель и члены делегаций в соответствии с должностным рангом (по убывающей).

     2. Главы делегаций занимают места в центре прямоугольного стола напротив друг друга. По правую руку каждого из них располагаются заместители, по левую — переводчики. Остальные члены делегации занимают места с правой и левой стороны в соответствии с должностным рангом.

     3. Делегации располагаются за круглым  столом по схеме варианта №2.

     Если  двусторонние переговоры происходят «с глазу на глаз» между «хозяином кабинета» и главным гостем, то для рассадки может быть использован протокол по схеме «Визита вежливости». Второй вариант —

     «хозяин кабинета» предлагает провести переговоры за специальным столом и приглашает гостя сесть напротив.

     Некоторые вопросы, касающиеся правил поведения участников переговоров.

     Переговоры  протекают при соблюдении правил субординации. По протоколу переговоры ведут руководители делегаций. Остальные члены делегации вступают в разговор только по приглашению своего лидера.

     Строго  соблюдается дисциплина присутствия: не принято покидать комнату переговоров, за исключением случаев, связанных с потребностью в медицинской помощи.

     В случае деловой необходимости делегация  может попросить о перерыве в заседании.

     Для успешного продвижения по пути переговоров  члены делегации должны не только владеть профессиональными знаниями и навыками ведения переговоров, но и обладать серьезной подготовкой в области делового общения, знать принципы, нормы и правила делового этикета. К числу его главных принципов относятся: принцип уважения достоинства личности, принцип целесообразности действий, принцип эстетизма, принцип уважения традиций и обычаев других народов.

     Участникам  переговоров необходимо понимать ситуацию общения, находить наиболее приемлемую линию поведения. Владеть правилами речевого этикета — обращения и привлечения внимания, приветствия, согласия и несогласия, одобрения и неодобрения, внесения предложения, извинения, комплимента. Использования

       грамматических и лексических норм, позволяющих вести переговоры в дипломатической форме.

     Нужно следить за содержанием и формой своей речи с учетом общения через переводчика: говорить четко, точно формулировать мысль, быть немногословным. Важно слушать и слышать собеседника. Твердость в отстаивании интересов своей компании, организации должна сочетаться с уважением позиций и потребностей партнеров.

     Нужно быть корректным, то есть ориентироваться  на нормы «приличного» поведения в любых, в том числе в острых, конфликтных случаях. Необходимо контролировать свои движения, жесты, мимику и адекватно интерпретировать реакцию собеседников.

     Этикет  в силу своей нормативности предъявляет  строгие требования к стилю самоподачи участников переговоров, в том числе  к деловому стилю их одежды на переговорах. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      УТВЕРЖДАЮ

       «___» ______________ 0000 г

                           _________________________

                        (подпись) М.П. 
 

      ПРОГРАММА 

  Пребывание  немецкой делегации в количестве 4-х человек, прибывающих АО «Интеркаонтинет» для решения вопросов по взаимному сотрудничеству

Состав  делегации: Герман фон Бегр – президент  фирмы «Ориент»

Эрих  Крамер – руководитель отдела внешних  сношений,

Фриц  Вольф – руководитель отдела закупок,

Хельга  Редигер – переводчик. 

  Срок  пребывания – 00 дня.

  Прибытие 00.00.0000

  Убытие 00.00.0000

  Ответственней за прием делегации – Сидоров  Александр Анатольевич 

Тел: 773 30 56

 

Начальник Отдела внешних сношений  л.п.  К.И.Баринов 
Заключение 

     Прием иностранной делегации, проведение переговоров – сложный комплекс задач, которые необходимо решать для  успеха дела. В период подготовки и  ходе визита бывают задействованы многие сотрудники и даже целые структурные подразделения. Активная роль в оказании помощи своему руководителю в этом деле может принадлежать профессиональному, хорошо воспитанному и ответственному секретарю. Прием иностранной делегации в наше время очень ответственное мероприятие нужно грамотно все организовать. В моем реферате раскрыта тема полностью.

 

      Список используемой литературы:

1. Логинова А.С. Этикет и культура поведения секретаря – референта.- М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2005. Стр 102 – 110
2. Михалькевич Г.Н. Этикет международного общения.: учебное пособие: «Книжный дом» стр 98
3. Соловьев Э.Я. Современый этикет. Деловой протокол. 5-е изд., перерааб. и .доп. – М.: издательство «Ось - 89», 2001 стр 58 - 62