Прием иностранной делегации

 

Профессиональное  училище № 71 
 
 
 
 
 
 

Реферат

на тему:

«Прием  иностранной делегации» 
 

Проверила: мастер группы 103

Пожникова Н.М

Выполнила: учащаяся группы 103

Меркулова Н.Н. 
 
 
 
 
 
 
 

Челябинск 2008 

     Содержание 

 Введение    

1. Приглашение ………………………………………………………………..4
2. Регистрация ………………………………………………………………….5
3. Встреча в аэропорту …………………………………………………………6
4. Гостиница …………………………………………………………………....8
5. Переговоры…………………………………………………………………..10
6. Программа пребывания……………………………………………………..14

Заключение 

Список используемой литературы  
Введение 

     Подготовка  встречи делегации в крупных компаниях занимается протокольный отдел. В некоторых фирмах создается специальный оргкомитет. Но обычно протокольной отдел и оргкомитет заменяет офис – менеджер или секретарь.

     В этой ситуации перед  офис – менеджерами и секретарями встает ряд вопросов о том. Как правильно подготовиться к приему делегаций на фирме. Как подготовиться помещение для переговоров? Как приготовить и подать чай и кофе участникам переговоров?...

     В некоторых фирмах заведен четкий порядок работы с зарубежными партнерами. Приему делегации предшествует переписка. Секретарь по определенному образцу составляет письмо – приглашение. Партнеры извещают о своей готовности к приезду примерно за месяц. За это время согласовывается дата, время прибытия, должность партнеров. В ответ принимающей стороне направляется письмо сотрудничестве. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Приглашение 

     Текст приглашения должен содержать следующие  данные о партнере:

• Фамилию и имя
• Число, месяц и год рождения
• Пол, гражданство . номер паспорта
• Цель поездки (переговоры, выставка, семинары и т.д.)
• Маршрут следования
• Дату въезда и выезда из страны
• Наименование принимающей организации
• Фамилию и должность лица, подписавшего соглашения

     Срок  пребывания определяется деловой целесообразностью. Приглашение направляется в виде телекса или письма, и оно является достаточным основанием для получении я визы.

     Минимальный срок обращение за визой в российское посольство или консульство составляет 5 дней, для получения многократной визы 14 дней.

     Для получения визы иностранному партнеру следует предоставить следующие документы:

• Письмо – запрос на визу от иностранной фирмы.
• Российскую визовую анкету.
• 3 фото 4×5 см.
• Полученное приглашение.
• Паспорт.

     В ряде случаев двусторонними межгосударственными  соглашениями предусматривается безвизовый въезд в нашу страну.

 

      Регистрация 

     Иностранные граждане проживают на территории Российской Федерации по паспортам, зарегистрированными  согласно «Правилам пребывания иностранных  граждан».

     Свой  паспорта иностранные граждане представляют для регистрации по прибытии в пункт назначения в течении 3 дней, исключая праздничные и выходные дни.

     От  регистрации освобождаются:

•   Лица, имеющие дипломатические паспорта и члены их семей.
• Лица, имеющие паспорт ООН, и члены из семей.
• Лица, прибывшие на сток до 3 суток, не считая праздничных и выходных дней.
• Лица, не достигшие 18 летнего возраста.
• Лица, следующие транзитом через территорию  Российской Федерации.
• Иностранные туристы, совершающие круизы.

     Принимающие организации регистрируют своих деловых партнеров, прибывших по приглашению, на срок не более 3 месяцев. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Встреча в аэропорту (на вокзале) 

     Встреча делегации в аэропорту (на вокзале) открывает визит. Протокол встречи предусматривает соблюдение ряда правил.

     На  встречу, делегации следует выезжать в таком составе, который соответствует статусу приезжающих гостей. Однако протокол разрешает, чтобы в процедуре встречи вместо первого лица принял участие его заместитель. Главного встречающего сопровождают 2—3 члена принимающей делегации, включая переводчика. При этом количество встречающих не должно превышать число гостей.

     В момент встречи с прибывшей делегацией главный представитель встречающих первым подходит к главе иностранной делегации и называет свою фамилию, имя, отчество, должность. В ответ представляется гость. Если он прибывает с супругой, то на встрече присутствует супруга главного встречающего. Происходит их взаимное представление.

     После этого главный встречающий представляет сопровождающих его лиц в соответствии с их служебным положением. Но если в их составе есть женщины, он представляет их первыми. Глава иностранной делегации называет своих спутников. Дамам преподносятся цветы (при встрече в аэропорту, на вокзале цветы вручают в целлофановой упаковке). После короткой процедуры взаимных приветствий гости, в сопровождении встречающих, в автомобилях направляются в гостиницу.

     Главный гость и главный встречающий садятся в первую машину. По протоколу наиболее почетное место находится на заднем сиденье справа. Это место и предназначается главному гостю. Вторым почетным местом считается заднее сиденье слева.

     Машина  подается правой дверцей к тротуару. Дверцу машины открывает кто-нибудь из встречающих или водитель машины. Первым садится и выходит почетный гость. Главный встречающий обходит машину сзади и садится в автомобиль через левую дверцу после того, как в машину сел почетный гость. Переводчик занимает место на переднем сиденье рядом с шофером. Если в машине едет еще один пассажир, он занимает место между главным гостем и главным встречающим, либо, если машина большая, на откидном сиденье.

     В тех случаях, когда условия не позволяют подать автомобиль с правой стороны, почетный гость первым садится в машину через левую дверцу, остальные следуют за ним. По прибытии на место машина паркуется так, чтобы свободным был выход с правой стороны.

     В том случае, когда глава иностранной делегации прибывает вместе с супругой и во встрече участвует супруга главного встречающего, дамам подается вторая машина, и они занимают в ней места по той же схеме, по которой происходила рассадка в первой машине.

     Если  при встрече используется личный автомобиль, а за рулем находится встречающий член российской делегации равного с гостем ранга, он приглашает гостя сесть рядом с собой. В данном варианте это место

     читается  самым почетным. Дамам место на переднем сиденье по протоколу предлагать не принято. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Гостиница 

     К моменту приезда делегации в гостиницу там все должно быть подготовлено сотрудниками организации (протокольный отдел, управление делами, секретарь-референт). Для того чтобы не было накладок, следует заранее знать, сколько ожидается мужчин, сколько женщин, супружеских пар, какого уровня номера им предоставлены. Вопрос об оплате решается на стадии согласования, и к моменту приезда делегации все необходимые платежи уже должны быть произведены.

     Встречающие официальные лица прощаются с  гостями в вестибюле гостиницы, договорившись с руководителем делегации о протокольном визите к руководителю учреждения, так называемом визите вежливости. С гостями до момента расселения остается переводчик и представитель протокольного отдела или административно-хозяйственной службы, которые помогают им пройти положенные формальности.

     После устройства в гостинице членам делегации предоставляется личное время в соответствии с программой.

     Прежде  чем начать деловую часть визита, глава прибывшей делегации в соответствии с общепринятой практикой наносит визит вежливости руководителю принимающей организации. Визит вежливости является протокольным ответом за проявленное внимание, за встречу при приезде. В процессе визита, кроме того, еще раз согласовывается программа пребывания, высказываются, если есть необходимость, дополнительные просьбы и пожелания.

     Рассмотрим  протокол визита вежливости.

     В назначенное время в вестибюле  первого этажа офиса принимающей  организации главу приехавшей делегации, сопровождаемого переводчиком, встречает секретарь-референт или помощник руководителя, сотрудник протокольного отдела и провожает их в кабинет руководителя организации (если нет специального помещения для приема иностранцев). Руководитель встречает гостей, выйдя из-за рабочего стола примерно на середину кабинета. Переводчик представляет гостя хозяину.

     По  сложившейся традиции, гостя приглашают сесть на диван, стоящий в гостевой части кабинета. Это почетное место. Хозяин кабинета занимает кресло слева от дивана. В результате, как и полагается по этикету, гость сидит по правую руку от хозяина. Если они оба садятся на диван, то гостя следует пригласить сесть с правой стороны от хозяина. Если гость прибыл с дамой, то в таком случае на самое почетное место, по правую руку от хозяина, приглашают сесть даму, а по левую руку - гостя. Переводчик занимает место произвольно.

     Не  полагается принимать почетных гостей сидя за своим письменным столом или во главе стола для заседаний. Такое расположение собеседников относительно друг друга создает моральное преимущество для хозяина, атмосферу его доминирования в общении. Беседу начинает хозяин. Первые фразы должны носить светский характер. Только после этого возможно обсуждение деловых вопросов, связанных с программой.

     Поскольку визит вежливости длится не более 20-30 минут, уже через 5-7 минут секретарь может подать угощение: чай, кофе, прохладительные напитки, конфеты (в коробке), печенье, фрукты Спиртные напитки не подаются. Естественно, что все угощение, кроме чая и кофе, может быть накрыто на журнальном столе до прихода гостей.

     В завершение беседы гостю могут быть вручены фирменные сувениры. Инициатива ухода принадлежит гостю. Хозяин встречи провожает иностранного коллегу до дверей кабинета. Дальше, до выхода из здания, гостей провожает тот сотрудник учреждения, который их встречал. 
 
 
 
 
 
 
 

     Переговоры 

     Переговоры  имеют целью найти приемлемое решение взаимо актуальной для партнеров проблемы. Они могут пройти успешно или завершиться неудачей. Во многом их успех решается тем, как переговоры подготовлены организационно и по содержанию, как проработаны их будущие стратегия и тактика.

     На  первом этапе, в период подготовки, обе стороны анализируют проблему, интересы участников в ее разрешении; формируется общий подход и собственная позиция на переговорах; определяются их возможные результаты. Готовятся документы (заявления, протоколы, проекты договоров, соглашений, контрактов), переводятся на рабочий язык переговоров. Составляется досье по вопросам, намеченным для обсуждения. Собираются официальные справки, рекламные проспекты, пресса, аналитические материалы о фирме-партнере. А также о собственной фирме в аспекте, интересном для участников переговоров.