Правила подготовки и проведения деловой беседы, совещаний, собеседований

      При выборе места проведения беседы полезно  учесть следующие рекомендации специалистов. В своем кабинете вы будете чувствовать  себя увереннее, если инициатива разговора  исходит от вас. В кабинете своего собеседника вам будет легче  решать вопросы, по которым вы занимаете  объективно более выгодную позицию. Если необходимо выработать совместное решение, программу совместных действий, имеет смысл назначить встречу "на нейтральной территории", где  ни одна из сторон не будет иметь  преимуществ.

        Начало беседы. Задачи, которые решаются  в начале беседы, связаны прежде  всего с установлением контакта  с собеседником, созданием атмосферы  взаимопонимания, пробуждением интереса  к разговору. От первых фраз  каждого участника встречи зависит  их дальнейшее отношение к  предмету разговора и своему  собеседнику как личности.

        Перечислим  ряд методов, использование которых  эффективно в начале беседы:

       - метод снятия напряженности:  использование теплых слов, личного  обращения, комплиментов, шутки для  установления более тесного контакта  с собеседником;

       - метод "зацепки": использование  какого-либо события, сравнения,  личного впечатления, анекдота  или необычного вопроса, позволяющих  образно представить суть проблемы, обсуждению которой должна быть  посвящена беседа;

       - метод стимулирования игры воображения:  постановка в начале беседы  множества вопросов по ряду  проблем, которые должны рассматриваться  в ходе беседы:

       - метод "прямого подхода": непосредственный  переход к делу без какого-либо  обсуждения - краткое сообщение о  причинах, по которым назначена  беседа, и быстрый переход к  конкретному вопросу. 

        Основная часть беседы нацелена  на сбор и оценку информации  по обсуждаемой проблеме; выявление  мотивов и целей собеседника;  передачу запланированной информации. Успешному проведению этой фазы  способствует владение техникой  постановки вопросов, методами активного  слушания и восприятия сведений  и фактов.

        Откровенной, конструктивно-критической  атмосфере деловой беседы противоречат:

       - бестактное обрывание на полуслове; 

       - неоправданное лишение собеседника  возможности высказать свое мнение;

       - навязывание мнения ведущего  беседу;

       - игнорирование:  или высмеивание аргументов собеседника; 

       - грубая реакция на высказывание; партнерами противоположных точек  зрения;

       - подтасовка фактов;

       - необоснованные подозрения, голословные  утверждения, окрики за критику; 

       - давление на собеседника голосом,  манерами

      Деловая беседа по телефону – самый быстрый  деловой контакт, требующий особого  умения. У телефонного разговора  по сравнению с письмом есть одно важное преимущество: он обеспечивает непрерывный двухсторонний обмен  информацией независимо от расстояния.

      Подготовка  к деловой беседе по телефону заключается  в следующем:

      1.Точно  определить цель разговора и  тактику его проведения;

      2.Составить  план беседы;

      3.Продумать  и четко сформулировать вопросы  и порядок их предъявления;

      4.Подготовить  необходимые документы, имеющие  отношение к делу, а также календарь  и записную книжку.

      Искусство ведения телефонных разговоров состоит  в том, чтобы кратко сообщить все, что нужно, и получить ответ.

      Основа  успешного проведения делового телефонного  разговора – компетентность, тактичность, доброжелательность. Важно, чтобы служебный  телефонный разговор велся в спокойном, вежливом тоне и вызвал положительные  эмоции у собеседника.

       Во время  разговора надо уметь заинтересовать собеседника, используя методы внушения и убеждения.

      Если  собеседник проявляет склонность к  спорам, высказывает в резкой форме  упреки, если в его тоне звучит высокомерие  и самомнение, то надо набраться  терпения и не отвечать ему тем  же, а при возможности перевести  разговор на более спокойный тон, частично признать его правоту, постараться  понять мотивы его поведения, кратко и ясно изложить свои аргументы.

      Надо  помнить, что телефон усугубляет недостатки техники речи. Особенно важно следить за произношением  чисел и имен собственных. Если в  разговоре встречаются слова, которые  плохо воспринимаются на слух, их нужно  произносить по слогам или же передавать по буквам.

      5. Порядок подготовки делового совещания:

      1. Определение целей и задач  совещания. 

      2. Назначение ответственных за  подготовку совещания и распределение  между ними обязанностей.

      3. Составление сметы расходов на  подготовку и проведение совещания.

      4. Определение даты и времени  проведения совещания (с учетом  доступности для участников и  возможности подготовиться). Следует  проверить, чтобы это время  было по возможности минимальным,  не совпадало с временем проведения  других мероприятий.

      5. Выбор подходящего помещения,  бронирование его.

      6. Подготовка и утверждение конкретной  повестки совещания, с указанием  времени, необходимого для рассмотрения  каждого вопроса. При этом для  каждого вопроса следует отводить  время в соответствии с его  значимостью. Вопросы располагать  в порядке их важности и  сложности.

       7. Составление  списка участников совещания.  При этом следует сузить, насколько  возможно, круг участников, пригласив  лишь тех, без кого нельзя  обойтись, а именно:непосредственно  затрагиваемых решениями заседания;располагающих  соответствующими специальными  знаниями;исполняющих решения;имеющих  опыт решения аналогичных проблем;ответственных  за надлежащее исполнение;опытных  советников и людей, умеющих  решать проблемы.

      8. Определение докладчиков, а при  необходимости и выступающих.  Подготовка докладов и выступлений.

      9. Подготовка и рассылка приглашений  и материалов участникам совещания  в сроки, достаточные для их  подготовки к совещанию. При  этом следует проинформировать  как можно конкретнее участников  о повестке и целях заседания  (по возможности с указанием  времени в часах и минутах,  если отдельным участникам следует  появиться к обсуждению определенных  пунктов).

      10. Подготовка проекта решения совещания  (заседания), также направление его  участникам.

      11. Подготовка помещения для проведения  совещания.

      12. Подготовка необходимых средств  наглядной информации, технических  и вспомогательных средств.

      13. Подготовка объявлений и указателей.

      14. Подготовка для участников совещания  рабочих (раздаточных) материалов, блокнотов, ручек и т. д.

      15. Бронирование мест в гостиницах  для проживания иногородних участников.

      16. Заказ транспорта для обслуживания  участников совещания.

       17. Заказ на обслуживание в  предприятии общественного питания.

      18. Подготовка регистрации участников  и отметки командировочных удостоверений.

      19. Подготовка культурной программы  для участников совещания.

      В день проведения совещания рекомендуется: перед началом заседания произвести регистрацию присутствующих; начать заседание точно вовремя; сообщить о стоимости минуты данного совещания и о своем намерении провести его рационально, выразить уверенность в успешном ходе заседания; согласовать с участниками правила совместной работы: время выступлений, перерывов, окончания совещания, порядок принятия решений и т. д.; поручить одному из участников или секретарю ведение протокола; держать под контролем перерывы; распознавать и блокировать такие критические пункты в дискуссии, как разговоры на отвлеченную тему, поспешные выводы и неверные решения; во время заседания перепроверять, как достигаются поставленные цели: анализ проблемы, альтернативные решения, поиски итоговых решений, информация, координация; повторить принятые решения и согласованные меры, чтобы заручиться согласием участников и исключить разногласия; в конце заседания подвести итоги и пояснить: что, кем и к какому времени должно быть сделано; перед окончанием совещания подготовить и раздать участникам краткий протокол, содержащий главным образом принятые решения, ответственных и сроки. При отсутствии такой возможности протокол разослать участникам и заинтересованным лицам не позже чем через 48 ч; завершить совещание на позитивной ноте, высказав несколько приветливых слов. Поблагодарить выступавших, всех участников и готовивших совещание; закончить совещание точно в назначенное время, чем обеспечить себе репутацию умелого организатора. При проведении последующих заседаний участники будут уже сами себя дисциплинировать и стремиться к своевременному выполнению повестки дня.

       После совещания  рекомендуется:

      1) Проанализировать ход и результаты состоявшегося совещания. Для этого можно провести также опрос участников, выясняя:

      Были  ли достаточно ясными тема и цель совещания? Получил ли каждый участник своевременно повестку дня и другие материалы? Началось ли заседание вовремя? Соблюдались ли повестка дня и регламент? Была ли достигнута цель совещания? Какой процент решения выполняется в установленные сроки? Были ли распределены задачи и установлены соответствующие сроки? Следует ли продолжать проводить совещания? Сколько времени было использовано неэффективно? Перекрывают ли результаты, полученные от совещания, затраты времени и средств на его подготовку и проведение?

      2) По результатам анализа наметить: что может быть сделано лучше при подготовке и проведении следующего совещания.

      3) Составить и выслать участникам четкий итоговый протокол — не более чем через 48 ч после завершения заседания (если не был роздан участникам заседания при его окончании краткий протокол);

      4)Контролировать выполнение принятых решений, добиться полного и своевременного выполнения содержащихся в них планов и заданий;

      5)Информировать участников очередного заседания о выполнении решений предыдущего заседания.

      6.Подготовка перед проведением собеседования заключается в определении требований к работнику, составлению планов о предстоящей работе,которую необходимо выполнить.

        Правила проведения собеседования:

       1. Для успешного  проведения собеседования интервьюеру  необходимо иметь в наличии:

- контрольный  список кандидатов с критериями  и местом для заметок; 

- модель (профессиограмму) рабочего места  или должности, или краткие  требования к кандидату на  должность; 

- должностные  инструкции;

- план  собеседования; 

- подготовленные  заранее для собеседования вопросы;

- комплект  бланков для записи ответов  претендентов;

- выделенное  время из расчета не менее  30 минут на каждого кандидата;