Правила подготовки и проведения деловой беседы, совещаний, собеседований

План:

     I.Введение

    II.Основная часть:

1.Понятие  деловой беседы;

2.Понятие  делового совещания;

3.Понятие  собеседования;

4.Правила  поготовки и проведения деловой  беседы;

5.Правила  подготовки и проведения делового  совещания;

6.Правила  подготовки и проведения собеседования;

    III.Заключение

1.Моё  мнение

2.Список  использованной литературы.

 

       

                                       I.Введение

    Без общения, как без воздуха, человек  не может существовать.

    Способность общаться с другими людьми позволила  человеку достичь высокой цивилизации, прорваться в космос, опуститься на дно океана, проникнуть в недра  земли.

    Общение даёт человеку возможность раскрыть свои чувства, переживания, рассказать о радостях и горестях, о взлётах  и падениях.

    Общение для человека- это среда его  обитания. Без общения невозможно формирование личности человека, его  воспитание, развитие интеллекта.

    Общение помогает организовывать совместную работу, наметить и обсудить планы, реализовать  их.

    Общение может быть разного вида. Мы будем  рассуждать о деловом общении, а  точнее о его трёх основных формах: деловая беседа, совещание, собеседование.

    Главная цель реферата: изучить основные правила  подготовки и проведения деловой  беседы, совещаний, собеседований. Для  этого следует решить следующие  задачи:

1. Прежде всего понять суть деловой беседы, совещания, собеседования;
2. Определить значение деловой беседы, совещания, собеседования в современном обществе;
3. На основании предыдущих задач определить для деловой беседы, совещания, собеседования основные правила их подготовки и проведения.

                           II.Основная часть

      1. Деловая беседа является основной  и наиболее распространенной  формой делового общения. 

       Понятие «деловая беседа» весьма широко и достаточно неопределенно: это и просто деловой  разговор заинтересованных лиц, и устный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями.

      Под деловой беседой понимают речевое  общение между собеседниками, которые  имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для  установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки  конструктивного подхода к их решению.

       Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить  собеседника в обоснованности вашей  позиции, с тем чтобы он согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач деловой  беседы – убедить партнера принять  конкретные предложения.

       Деловая беседа выполняет ряд важнейших  функций:

       1.Поиск  новых направлений и начало  перспективных мероприятий; 

       2.Обмен  информацией; 

       3.Контроль  и координирование уже начатых  деловых мероприятий; 

       4.Взаимное  общение работников из одной  деловой среды; 

       5.Поиски  и оперативная разработка рабочих  идей и замыслов;

       6.Поддержание  деловых контактов на уровне  предприятий, фирм, отраслей, стран.

       Основными этапами деловой беседы являются:

       -подготовка  к деловой беседе;

       -установление  места и времени встречи; 

       -начало  беседы: вступление в контакт; 

       -постановка  проблемы и передача информации;

       -аргументирование;

       -опровержение  доводов собеседника; 

       -анализ  альтернатив, поиск оптимального  или компромиссного варианта  либо конфронтация участников;

       -принятие  решения; 

       -фиксация  договоренности;

       -выход  из контакта;

        -анализ результатов  беседы, своей тактики общения.

      2. Совещание - это форма делового  общения коллектива (группы) с целью  обмена информацией и принятия  коллективного решения по актуальным  для данного коллектива проблемам,  по обсуждению производственных  вопросов и проблем, требующих  коллективного осмысления и решения. 

      Деловые совещания представляют собой вид  организации труда, действующей  очень короткие сроки и имеющий  определенную целенаправленность. Совещания  классифицируются по следующим признакам:

По назначению:

- вырабатывающие  и принимающие решения;

- разъясняющие  и уточняющие задачи по реализации  ранее принятых решений;

- подводящие  итоги и дающие оценку принятым  ранее решениям;

- оперативные  (диспетчерские).

По периодичности (частоте) проведения:

- разовые;

- регулярные;

- периодические.

По количеству участников:

- узкий  состав (до пяти человек);

- расширенные  (до двадцати человек);

- представительные (свыше двадцати человек).

По степени  стабильности состава участников совещания:

- с фиксированным  составом;

- с приглашаемыми  по списку, составленному для  каждого совещания; 

- комбинированные.

По принадлежности:

- партийные  (и других общественных организаций);

- административные; - научные и научно-технические; 

Формы делового обсуждения очень разнообразны, поэтому очень важно - обоснование  и актуальность выбранной темы. Подводя  итоги по основным задачам можно  с уверенностью сказать, что совещание, как форма делового разговора  имеет много положительных сторон:

Во-первых, оно повышает эффективность мышления, интеллектуальные результаты не складываются, а умножаются, во-вторых, в процессе совещания укрепляется состав работников, происходит включение интересов  отдельных работников, способствует решению коллективных задач, а также повышается квалификация его состава, и, в-третьих, в совместной мыслительной работе раскрывается талант каждого из них.

      3. Собеседование-форма общения,которая  используется обычно при приеме  на работу,а также имеет решающее  значение в процессе подбора  кадров. Заключается в отборе  подходящего человека для работы  на основе объективных критериев,  которые применяются к кандидату  взвешенно и справедливо. Собеседование  преследует две главные цели: 1) помочь организации оценить  кандидатов на соответствие должности; 2) помочь кандидатам оценить организацию  как будущее место работы. Исторически  сложились следующие методики  проведения собеседования:

       1. Британский  метод собеседования основан  на личной беседе с кандидатом  членов кадровой комиссии. Интервьюеры  интересуются биографией, традициями  семьи и местом, где он получил  образование: «Не родственник  ли Вы герцога Соммерсетского? Кто из семьи служил в Королевском  флоте? Где Вы учились —  не в Оксфорде?» Если кандидат  успешно отвечает на заданные  вопросы, то он быстро принимается. 

      2. Немецкий метод основан на  предварительной подготовке кандидатами  значительного числа документов  с обязательными письменными  рекомендациями известных специалистов, ученых, руководителей, политиков.  Экспертная комиссия из компетентных  лиц анализирует представленные  документы, следит за правильностью  их оформления. Кандидаты на вакантные  должности проходят целый ряд  обязательных строгих процедур, предшествующих непосредственному  собеседованию. 

      3. Американский метод собеседования  сводится к проверке интеллектуальных  и творческих способностей, психологическому  тестированию с использованием  компьютеров и наблюдению за  кандидатами в неформальной обстановке. Для этого кандидат приглашается, к примеру, на уикэнд, презентацию, ланч. При этом обращается большое внимание на потенциал человека и недостатки его личности, что не всегда подтверждает возможность работы подобранного таким способом менеджера в команде. Однако такой метод позволяет выявить скрываемые недостатки личности, которые могут быть недопустимы для работы в конкретной фирме.

      4. Китайский метод основан на  предварительных письменных экзаменах  и имеет давние исторические  традиции. Кандидаты пишут ряд  сочинений, доказывая знание классики, грамотность письма, знание истории.  Успешно сдавшие все экзамены, а таких набирается несколько  процентов от участвующих в  конкурсе, пишут заключительное  сочинение на тему будущей   работы. Выдержавшие и этот экзамен  допускаются к непосредственному  собеседованию. В случае приема  на работу их служебное положение  нередко зависит от полученной  на экзаменах отметки.

       В современной  практике кадровой работы обычно наблюдаются  различные комбинации вышеназванных  методов.

      Собеседование «один-на-один», несмотря на всю его  популярность, является ненадежным способом отбора специалистов. Интервьюеру рекомендуется  проводить собеседование при  участии хотя бы одного помощника  в целях принятия более объективного решения, а лучше всего — в  составе группы (3-5 человек). Групповое  собеседование позволяет исключить  предвзятую оценку кандидата, однако требует  тщательной предварительной подготовки и согласованного поведения интервьюеров.

      4. В деловом общении принято  разделять деловую беседу на  беседу при очной встрече и  беседу по телефону.

      Как правило, деловые беседы планируются  заранее. В процессе подготовки определяются предмет беседы, круг вопросов, который  целесообразно обсудить, основные намерения, которые необходимо осуществить. При проведении беседы используются заранее подготовленные документы и материалы.

      Особое  внимание при подготовке следует  уделить отработке хода беседы: продумать  вопросы, которые необходимо задать собеседнику, определить желаемый конечный результат, регламент и место  проведения беседы, определить ее стратегию  и тактику. Во время беседы нельзя перебивать речь собеседника, негативно  оценивать его высказывания, подчеркивать разницу между собой и партнером.

      Правильное  проведение деловых бесед способствует росту производительности труда  на 20–30%. Не случайно многие фирмы за рубежом имеют в своих штатах специалистов, идеально владеющих искусством подготовки и проведения деловой  беседы.

       Исследователями выделяются следующие факторы, позволяющие  деловой беседе пройти успешно:профессиональные знания (дают возможность владеть  ситуацией);ясность мысли (помогает увязать факты и детали, избежать двусмысленности, путаницы, недосказанности);наглядность (подразумевает максимальное использование  иллюстративных материалов: документов, информационных источников, таблиц, схем и пр.);ритм (повышение интенсивности  беседы по мере приближения ее к  концу);повторение основных положений  и мыслей (помогает собеседнику лучше  воспринимать информацию);элемент внезапности (представляет собой продуманную, но неожиданную для собеседника  увязку деталей и фактов);"насыщенность" рассуждений (предполагает чередование  моментов, когда от собеседника требуется  максимальная концентрация, с периодами, которые используются для передышки  и закрепления мыслей);юмор и ирония (поднимают дух собеседника, его  готовность к восприятию любых аспектов беседы).