Порядок и структура ведения деловой беседы

     Необходимость участия в кадровой беседе представителей коллектива с коммуникативной точки  зрения вытекает из взаимодействия между  коллективом и его отдельным  членом.

     При ведении кадровой беседы целесообразно  учитывать данные ниже рекомендации.

     •        В процессе подготовки собеседования обдумайте его содержание, познакомьтесь с качественными и количественными показателями работы подчиненного, зафиксируйте на бумаге в виде ключевых слов результаты вашей оценки.

     «Слово  приобретает непреходящее значение, будучи произнесенным вовремя, будучи произнесенным в свое время" Ю. Фучик

     •        Целесообразно ответить при этом на следующие вопросы:

     — какие задачи были возложены на работника  в данный период и с каким качеством он их выполнил?

     — есть ли поддающиеся проверке факты  для выставления следующей оценки: очень хорошее, удовлетворительное, частично удовлетворительное, неудовлетворительное выполнение заданий?

     — что способствовало достижению трудовых успехов (знания, навык, поддержка со стороны коллектива, личное рвение, благоприятные объективные условия)?

     — какие задания были выполнены лишь частично, только при помощи других, после критики или не были выполнены вообще?

     — что послужило причиной для невыполнения заданий (перегруженность, длительная болезнь, другие важные жизненные обстоятельства, недостаточная мотивация, конфликтные  ситуации в коллективе, объективные  негативные факторы)?

     — как повлияли достигнутые результаты на выполнение коллективом социалистических обязательств и какие выводы для предстоящей беседы можно из всего этого сделать?

       Такая содержательная подготовка  к собеседованию является важнейшим  средством обеспечения эффективности  делового общения в конкретной  ситуации: вы можете положительно (или соответственно — отрицательно) оценить трудовую деятельность  конкретного работника на основании  объективных критериев и фактов.

     Если  вы критикуете подчиненного за допущенные недостатки и ошибки в работе, следите  за аргументацией: будьте корректны, избегайте  преувеличений, говорите по существу дела; это поможет человеку исправить  свое поведение. В любом случае предоставьте подчиненному возможность высказаться  в ответ на ваши критические замечания.

       В ходе беседы обращайтесь  с вопросами ко всем ее участникам: коллективный обмен мнениями  оживит разговор, активизирует мышление  присутствующих и позволит выработать  общую точку зрения.

     При оценке производственной деятельности работника принимайте за основу объективные  результаты его труда, но в интересах  развития личности (закрепление  положительной мотивации, отвечающей измененным нормам) не упускайте из виду факторы, оказавшие в прошлом влияние на его производительность и поведение.

     В зависимости от имеющихся возможностей роста в сфере управления выясните у собеседника, готов ли он взять  на себя большую ответственность (расширение сферы задач, повышение предъявляемых  к производственной деятельности требований, переход на руководящую работу и  т. д.).

     Оценивайте  идейно-политическую позицию подчиненного прежде всего на основании того, как она сказывается на практической производственной и общественной деятельности в коллективе и вне его.

     Докажите  подчиненному своими вопросами, что  вас интересуют не только его трудовые показатели, но и его личность вообще. Справьтесь у него о состоянии  здоровья, условиях (семейное положение, свободное время, жилищные условия) и целях жизни.

     Собеседование при приеме на работу

     Для успешного проведения собеседования  при приеме на работу важно учитывать  следующие отличительные черты  этой общеупотребительной формы  делового общения на производстве.

     Претендент  впервые вступает в контакт со своим будущим руководителем  или соответственно с представителями  будущего рабочего коллектива.

     Он прежде всего хотел бы получить в нужном объеме информацию по следующим вопросам:

• требования, которые будут предъявляться к нему на новом месте работы (квалификация, производственные задания);
• конкретные условия реализации производственных заданий (качественные и количественные показатели, режим работы, сотрудничество);
• место и роль, которые отводятся его работе в деятельности трудового коллектива на предприятии;
• размер заработной платы и премии, а также социально-бытовые условия на предприятии (отпуск, жилищные условия, медицинское обслуживание, детские дошкольные учреждения, заводские пункты общественного питания, образовательные учреждения, сфера услуг и т. п.);возможности роста.

     Претендент  с большим интересом следит за ходом беседы, поскольку ее последствия  непосредственно скажутся на его  жизни, если он, конечно, решит работать на данном предприятии.

     Большая личная заинтересованность претендента  в содержании и ходе собеседования  может привести к тому, что он будет чувствовать себя при известных  условиях довольно скованно. Этого  можно избежать, предоставив претенденту  возможность задать представителям предприятия все волнующие его  вопросы, связанные с будущим  трудоустройством.

     При проведении собеседования с претендентом учитывайте следующие моменты:

     В начале собеседования после взаимного  представления его участников необходимо подчеркнуть, что послужило поводом  для вашей встречи с претендентом и выяснить, действительно ли он заинтересован в устройстве на работу на вашем предприятии.

     Кратко  обозначьте цель беседы, дайте претенденту  почувствовать, что вы готовы ответить на все его вопросы.

     Постарайтесь  подготовиться к собеседованию  должным образом:

     до  проведения собеседования зафиксируйте в памяти все важнейшие данные его биографии (возраст, образование, производственная и общественная деятельность, обстоятельства жизни) и ссылайтесь на них в ходе беседы.

     Для вас, как руководителя, важно, чтобы  между вами возник диалог; старайтесь сделать так, чтобы претендент сам  изложил мотивы своего решения, рассказал  о своих интересах, потребностях, знаниях; получив таким образом необходимую для вас информацию, разъясните партнеру, какие новые требования, условия, преимущества связаны с его трудоустройством на предприятии.

     Учитывайте  при этом следующее: какая связь существует между предыдущей производственной деятельностью претендента и новым местом работы, подходит ли он для выполнения предусмотренных для него задач?

     Как можно оценить мотивы, побудившие претендента сменить место работы, и как увязать это с социально-бытовой  ситуацией в будущем трудовом коллективе?

     Отвечает  ли квалификация претендента предъявляемым  требованиям, какие меры здесь можно  принять?

     какие преимущества (или негативные моменты) вытекают из сопоставления заработной платы и системы премирования на старом и новом месте работы?

     насколько возможно удовлетворить социально-бытовые  потребности претендента (жилье, сменная  работа, отпуск, дошкольные учреждения, ведомственный транспорт) с помощью  имеющихся на предприятии или  ожидаемых в ближайшем будущем  возможностей?

     как претендент использовал возможности  повышения квалификации, какие выводы вытекают из этого и объективных  возможностей повышения квалификации на новом месте работы?

     Вам нужно откровенно отвечать на все  вопросы претендента (а не стараться  убедить его любыми средствами, не подтверждая свои высказывания какими-либо аргументами), это позволит ему принять  положительное решение и уяснить  себе перспективы роста и свою ответственность за выполнение стоящих  перед коллективом задач.

     Не  отказывайтесь от возможности поведать претенденту о достигнутых вашим  коллективом успехах и реальных условиях развития коллектива, включая  рассказ об имеющихся трудностях.

     Если  претендент не знает, какое решение ему надо принять, познакомьте его с членами коллектива и заранее покажите ему его рабочее место.

     В заключительной части беседы обобщите все важнейшие соглашения, составляющие содержание трудового договора и  являющиеся основой правовых отношений  на производстве.

     Дисциплинарная  беседа

     Дисциплинарная  беседа связана с  нарушением трудовой дисциплины, небрежным  или несвоевременным  выполнением задания  и т.п.

     Такие беседы помогают предотвратить  административные меры наказания (замечание  или выговор, предупреждение о неполном служебном  соответствии, увольнение)

     Такие же советы дают специалисты  руководители.

     · Готовясь к встрече, хорошо разберитесь в ситуации, соберите и проанализируйте нужную информацию.

     · В начале разговора дайте возможность  сотруднику самому объяснить причину  своего поступка. Вполне вероятно, что  он приведёт какие-то новые факты.

     · Помните, что обсуждать надо действия и поступки работников, критиковать  их промахи и просчёты, а не их личные качества.

     · Создайте доверительную обстановку, чередуйте критические замечания  с комплиментами.

     · Не говорите с сотрудниками “по  горячим следам”, в пылу эмоций, но и не откладывайте беседу не более  чем на 48 часов.

     · Заканчивайте разговор на дружеской  ноте.