Этикет официальной корреспонденции

 Общепринятого  стандарта официального письма  нет, но все-таки есть определенные  нормы, которые следует соблюдать.  Подписывать и отправлять следует  только те письма, которые правильно  составлены, хорошо отпечатаны, безукоризненно  аккуратны, т. е. письма, сразу  же производящие благоприятное впечатление.

 Как правило,  для официальной переписки используют  фирменные бланки формата А-4 или  А-5 (в зависимости от объема  письма), напечатанные типографским  способом. Личные письма в официальные  инстанции пишут на обычной  бумаге. Бумагу для письма используют  чистую, аккуратно обрезанную, текст  печатают только на лицевой  стороне. Конверты следует выбирать  соответствующего формата, поскольку  письмо при пересылке должно  складываться в пол-листа, обязательно текстом внутрь.

Обычно письмо посвящают лишь одному вопросу, при  этом информация должна быть исчерпывающей  и по возможности краткой. Ее объем  не должен превышать полутора страниц  машинописного текста. Если письмо больше одной страницы, то в конце  листа ставится «продолжение следует» («continued over»); каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами. В тех случаях, когда необходимо изложить более пространные сведения (справки, заключения, графики, таблицы и т. п.), их оформляют в качестве приложений к письму. Объем приложений и их количество не ограничены. Не рекомендуется использование сложных и громоздких предложений.

 Постскриптуп в официальной переписке применяется только в случаях, когда необходимо придать какой-либо мысли более сильное звучание. При этом возможна лишь одна приписка. Использование же постскриптума для упоминания забытой мысли или идеи может быть расценено как недостаток в подготовке письма.

 Письмо печатается  через 1,5–2 интервала с соблюдением  левого и правого полей. Ширина  левого поля должна составлять 20 мм, правого – не менее 8 мм. Абзац – 5 интервалов. Абзацы не  должны быть чрезмерно громоздкими,  чтобы у адресата не пропал  интерес к письму еще до  того, как он приступил к чтению. Для этого целесообразно соблюдать  такое правило: первый и последний  абзацы не должны быть более  четырех строк, а все остальные – не превышать восьми строк.

 В некоторых  странах достаточно популярен  цельноблочный способ размещения текста, при котором абзацы начинаются не с отступления на 5 знаков, а вровень с левым полем страницы. А для облегчения зрительного восприятия каждый новый абзац печатается не через 1,5–2 интервала, а через 3–4.

  В тексте недопустимы исправления и подчистки, как бы тщательно они не были выполнены. Письма, направляемые зарубежным партнерам, как правило, пишут на языке адресата. При невозможности это сделать (трудности с переводом на сравнительно редкие языки) допустимо составление письма на английском языке как наиболее распространенном в официально-деловых отношениях. Направление письма на белорусском (русском) языке (кроме случаев, когда известно, что партнер свободно владеет им) нежелательно, поскольку могут возникнуть трудности с переводом, искажение текста. Можно направлять два текста письма: основной (с подписями) – на своем языке и параллельный – на языке адресата или на английском языке.

 Официальное  письмо, как всякий другой документ, должно содержать некоторые обязательные элементы (реквизиты):ведения об отправителе [обычно располагаются в титуле бланка организации-отправителя (адресанта), включают название организации; почтовый адрес, телефон, телекс, телефакс приемной руководителя; банковские реквизиты; внутренний адрес или адрес получателя];дату письма; вступительное обращение; собственно содержание письма; заключительную формулу вежливости; подпись (или подписи) отправителя с расшифровкой фамилии и указанием должности официального лица; ссылку на приложения (если таковые направляются).

 Эти реквизиты  предназначаются как для внутренней, так и для международной корреспонденции.  В официальной переписке с  отечественными партнерами при  оформлении реквизитов придерживаются  правил, утвержденных соответствующими  инструкциями по делопроизводству. Возможное пространственное расположение  реквизитов в письме, адресуемом  зарубежному партнеру, показано  в приложении 

 Рассмотрим  общепринятые правила написания реквизитов.

Сведения об отправителе  могут быть напечатаны типографским способом на белорусском (русском) и английском языках.

Внутренний адрес  включает: фамилию адресата, должность, название организации (без сокращений), ее адрес (дом, улица), город, графство (в  Англии) или штат (в США) и затем  название страны. Если переписка ведется посредством телексов или телефаксов, указывают и их номера. Внутренний адрес воспроизводится и в письме, и на конверте.

 Дата отправления  письма обозначается одним из следующих способов:

 а) 16 августа, 2002 – соответствует традиционному британскому стилю;

 б) 16 августа  2002;

 в) августа  16, 2002;

 г) август 16, 2002 – форма написания, принятая в США.

 В международной  практике встречается указание  даты цифрами, но в этом содержится  определенная сложность. В британском  английском 1.8.02 означает первый  день восьмого месяца (август); в  то время как в американском  английском 1.8.02 означает 8 января.

Вступительное обращение  должно согласовываться с адресом. Оно может указывать на официальную  должность, почетное звание, титул адресата: «Уважаемый господин директор», «Ваше  превосходительство» и т. д. После  обращения при написании на иностранных  языках принято ставить запятую (Англия) или двоеточие (США). В последнее  время пользование запятой после обращения вместо восклицательного знака все больше практикуется и в отечественной межведомственной переписке.

Содержание (текст) письма всегда начинается с красной  строки и заглавной буквы, несмотря на то, что следует после запятой  или двоеточия. При необходимости  в тексте используются приведенные  выше универсальные этикетные формулы.

 Если это  не первое письмо к партнеру, его следует начинать с вежливой  ссылки на последнее полученное от него письмо. Это не столько дань уважения, сколько уведомление о том, что дальнейший диалог строится на его основе.

 Первое письмо  целесообразно начать с представления  своей организации, целей и  задач, которые она ставит перед  собой в сфере международной  деятельности. Еще лучше послать  партнеру буклет с подробной  информацией. Однако рекламный  материал не должен быть объемным. Текст этого материала должен  быть на языке партнера или на английском языке.

Заключительная  формула вежливости (комплимент), завершающая  письмо, выбирается с учетом статуса  адресата и характера переписки, а также тона обращения. Примеры: «Примите, господин Президент (воспроизводится  титул, содержащийся в обращении) уверения в моем весьма высоком уважении», «С глубоким уважением», «С уважением» и др.

Подпись, удостоверяющая письмо, помещается в самом конце, сразу под заключительной формулой вежливости. Должность лица, подписавшего письмо, печатается ниже подписи. Название организации в должности, если письмо напечатано на бланке, не указывается. Женщина, подписывая письмо, ставит не только фамилию, но и имя полностью. Согласно этикету, ответ на инициативное письмо подписывает равный (или выше) по должности работник.

Приложения оформляются, если к письму прилагаются какие-нибудь материалы. В этом случае в левом  углу, ниже подписи, пишется слово  Encl. (прилагается) и указывается характер и число приложений.

 Если отправитель  письма желает, чтобы оно было  прочитано определенным лицом,  то перед вступительным обращением  ставится надпись типа «Внимание  г-на…..». В случае, когда нужно,  чтобы письмо передали определенному  лицу нераспечатанным, необходимо пометить: «для передачи».

Отвечать на полученные письма принято до истечения 10 дней. Если вопрос требует более длительного  изучения, необходимо сообщить о получении  письма и объяснить причину задержки с ответом. Окончательный ответ  в таком случае дается в течение 30 дней.

 Принято благодарить  за письменные поздравления и  добрые пожелания. Письма-благодарности  за подарки, оказанные услуги  и за все, что имеет отношение  к непосредственной деятельности  организации, могут быть напечатаны  на ее бланке. Если официальное  лицо пишет на обычной бумаге, оно не выступает от имени  организации или от себя как члена этой организации.

 При общении  посредством телефаксов, электронной  почты используются основные  реквизиты традиционной официально-деловой  корреспонденции, в том числе  этикетные формулы вежливости.

Заключение

 Русский речевой этикет является одной из составляющих национальной культуры, которая берёт на себя основную тяжесть сохранения русского этноса и государственности. И возрождение, и законодательное закрепление норм  правил русского этикета и речевого этикета, в том числе должно стать приоритетной задачей государства и общества в ближайшее время. Ведь это будет огромным и основательным шагом в возрождении России как одного из столпов мировой культуры и цивилизации, с другой – это будет великим вкладом в дело сохранения и развития русского этноса и государства.

 

ИСПОЛЬЗОВАННАЯ  ЛИТЕРАТУРА:

1. Акишина А. А., Формановская Н. И. «Русский речевой этикет» М.,1983.

2. Гольдин В.Е.  «Речь и этикет». М.: Просвещение, 1983.

3. Л.А. Введенская  «Русский язык и культура речи»., М. 2002

4. А.А. Акишина, «Речевой этикет русского телефонного разговора», М. 2000

5. Э.В. Арова «Будьте добры»., М. 1998

6. Ф. Фолсом «Книга о языке», М. 1974