Организация рабочего места включает  выбор его правильной планировки, применение таких систем обслуживания, средств связи и условий труда, которые обеспечивают: удобство, быстроту и высокое качество выполнения функций управления; непрерывность связи и регулярность поступления необходимой и достоверной информации; рациональное использование рабочего времени; комфортность условий труда и, как следствие, - высокую работоспособность и производительность труда.       
 

                

      5. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

     

      В работе секретаря значительную  часть его рабочего времени  занимает печатание и оформление документов, подготовленных руководителем или по заданию руководства другими работниками. В обязанности профессионально обученного секретаря-референта входит и самостоятельное составление документов. Все эти виды работ: составление, оформление документов и печатание – требуют определенных знаний и навыков. Кроме того, следует знать, что, как и другие виды управленческих работ, они нормированы.

      Работа по печатанию документов, то есть перепечатка составленного  другим лицом текста, относится к техническим видам работ, и всегда нормировалась. Работа по составлению и оформлению документов относится к творческим и логическим видам работ, но в последние десятилетия и на эти виды работ постепенно появляются нормы времени. Они разрабатываются Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда и социального развития Российской Федерации.

      До недавнего времени нормы  выработки на машинописные работы  были определены лишь в «Единых  нормах времени (выработки) на  машинописные работы», утвержденных Государственным комитетом СССР по труду и социальным вопросам и ВЦСПС в 1984 г. Срок их действия был установлен до 1990г. Все выходившие нормы времени на делопроизводственные виды работ: «Укрепленные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию» и вышедшие уже в 1990-е годы «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органом управления» и «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления» опирались на эти нормативы. Но разработанные до массового внедрения персональных компьютеров в систему управления, они не могли учитывать составление и оформление документов на компьютере.

      В 2002г. Постановлением Министерства  труда и социального развития Российской Федерации утверждены новые «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах власти». В них впервые в разделе «Оформление документов» даются нормы времени на печатание документов на персональных компьютерах.

      Конечно, эти нормы были составлены  с учетом и на базе «Единых  норм времени (выработки) на  машинописные работы». Из этих  нормативов перенесено в новые  деление оригинала, с которого  производится перепечатка, на три группы:

• I группа – печатный или разборчивый рукописный оригинал;
• II группа – печатный или рукописный оригинал с поправками и вставками, затрудняющими прочтение до 50% текста;
• III группа – неразборчивый рукописный оригинал с большим количеством поправок, превышающих 50% текста, мелкий типографический или компьютерный шрифт.

      За единицу измерения по-прежнему  берется текстовый оригинал формата  А4 – 210х297 мм, напечатанный с  одной стороны. Хотя в новых  нормативах в разделе «Общие  положения» указаны не три интервала, как ранее – через два, через полтора и через один интервал, а за единицу измерения принят только текст, напечатанный через полтора интервала с 38-41 строчками (2450 знаков) с количеством печатных знаков в строке 60-64, в самих таблицах (таблица 26-27) используются все три интервала. Поэтому из ранее вышедших нормативов берем нормы при печати через два интервала – 29-31 строка с количеством знаков 1860 на странице и через один интервал – 58-61 строка с количеством знаков 3630 на странице.

      Нормы времени, как и раньше, указаны в минутах на один  нормально заполненный лист. При  печатании на типовых бланках  (формах, таблицах) – на 100 печатных  знаков.

     Конечно, содержание работ при  печатании на компьютере в  корне отличается от печатания на машинке, за исключением операций получения оригинала для печатания, ознакомления с ним, печатания и сдачи работы.        Совсем новым является раздел – Работы по обработке введенной информации в текстовом редакторе Word. Конечно, он мог появиться только с массовым внедрением компьютерных технологий. Приведем его полностью, так как он может быть интересен для любого секретаря, работающего с компьютером. 

 

      В нормативах времени есть и раздел «Использование Microsoft Excel в работе оператора электронного набора», который нужен в том случае, если приходится составлять и оформлять текст, содержащий таблицы с вычисляемыми значениями.

      Как показывает обзор «Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур», они могут быть использованы и окажут пользу при планировании рабочего дня любого секретаря.

   
 
 
 
 

6. ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

      Ещё раз следует подчеркнуть,  что этика включает в себя  систему универсальных и специфических (например, для какой-либо профессиональной деятельности) нравственных требований и норм поведения, т.е. этика деловых отношений, основывается на общих правилах поведения, выработанных людьми в процессе совместной жизнедеятельности. Естественно, что многие нормы взаимоотношений в деловой обстановке справедливы для повседневной жизни, и наоборот, практически все правила межличностных взаимоотношений находят своё отражение в служебной этике.

     Взаимосвязь этики в широком смысле и деловой этики можно проследить на логической последовательности отдельных проблем восприятия людьми друг друга. Благоприятная основа для знакомства, для дальнейших взаимоотношений закладывается в первые моменты встречи. Существенную роль при этом играет внешний облик человека, его соответствие ситуации, что демонстрирует уважительное отношение к другому. Немаловажную роль играет в данном случае такая кажущуюся мелочью деталь, как этика приветствия, рукопожатия и представления человека человеку. Эти начальные нюансы взаимоотношений важны как в повседневной, так и в деловой жизни. Для установления приятных и полезных деловых взаимоотношений необходимо уметь заинтересовать человека своими чёткими и в тоже время образными высказываниями, вниманием к сущности вопроса. Эти проблемы решаются при отработке навыков риторики, важных в повседневной жизни и, особенно в служебной обстановке. Эти навыки должны найти своё воплощение в специальных правилах подготовки и ведения беседы, так как с необходимостью их применения мы сталкиваемся повсеместно. Достижение результата беседы, причём в уважительной форме, является важным условием, как в бытовой, так и в деловой обстановке.

     Итак, практически все направления  деловой этики имеют правила, 

применимые  этикой поведения в широком смысле. Кроме того, все без исключения направления деловой этики базируются на основополагающих нормах этики. К ним можно отнести уважение чувства собственного достоинства и личного статуса другого человека, понимание интересов и мотивов поведения окружающих, социальную ответственность за их психологическую защищённость и т. п. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

7. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ  ЛИТЕРАТУРЫ: 

1.  Кибанов  А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г.  «Этика деловых отношений» - М.  ИНФАРМА-М, 2002.

2.  Честара Дж. «Деловой этикет». – М., 1997

3.  Коробцева  Н.А., Петрова Е.А. «Истоки имиджа, или одежда женщины в азбуке  общения» – М. Гном и Д, 2000.

4.   Браим  М. Н. «Этика делового общения». – Минск, 1996

5.   Браим  М. Н. «Культура делового общения». – Минск, 1998

6.   Венедиктова  В.И. «О деловой этике и этикете». – М.: Институт новой экономики, 1994

7.   Панкратов  В.Н. «Манипуляции в общении  и их нейтрализация» – М.: Изд-во  Института Психотерапии, 2000 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение 1

 

Характеристика  стадий и этапов деловых переговоров 

Приложение 2

 

Приложение 3

Техника телефонного общения