- не
появляйтесь на работе
в сверхмодной вещи:
порой мода может быть
однодневкой и подведет
вас.
- не
приходите на работу
в одежде, подчеркивающей
только вашу женскую
привлекательность,
чтобы не предлагать
окружающим в первую
очередь.....увы, не свой
ум.
- не
носите брюки, если имеете
дело с мужчинами.
- мужской
стиль одежды для женщины
противопоказан.
- оставьте
женскую сумку, когда
можно взять атташе-кейс.
- не
позволяйте моде диктовать
длину вашей юбки в деловом
костюме.
- не
снимайте жакет на работе.
- не
носите очков в ультрамодной
оправе и с сильно затемненными
стеклами.
- одежду
для работы покупайте
с особой тщательностью.
Всегда:
- надевайте
в рабочие часы костюм
с юбкой.
- шейте
новый костюм с учетом
специфики работы.
- носите
простые туфли на среднем
каблуке (4 см).
- надевайте
чулки телесного цвета.
- носите
пальто и плащ, закрывающие
юбку или платье.
- на
выезде (в выходные дни)
надевайте спортивную
одежду хорошего качества.
- прежде
чем одеться, подумайте,
с кем придется встречаться
и что нужно будет сделать.
Модельеры обратили внимание, что
женщины, потерпевшие фиаско на
службе, допускали ошибки не только
в делах, но и в подборе гардероба. Вот
они, враги безупречного имиджа:
- слепое повиновение
капризам моды;
- преувеличенная
оценка и подчеркивание своих женских
достоинств;
- злоупотребление
атрибутами мужской одежды (темный цвет
брючного костюма; сорочка мужского фасона;
обувь без каблука; мужская стрижка);
- недостаточное
внимание к аксессуарам;
- неухоженный
внешний вид (волосы, кожа, одежда, обувь).
Вовсе не обязательно рабски
следовать моде, нужно сосредоточиться
на том, что вам лично подходит
и соответствует вашему собственному
характеру и образу жизни. Хотя умение
подать себя – только один из факторов
общего профессионализма, но фактор немаловажный.
Умение подать себя позволит вам выглядеть
более привлекательно.
Важным фактором, особенно в определенной
среде, является стоимость одежды. Одежда
– это символ определенного уровня благосостояния,
а ведь еще со времен каменного века материальное
благосостояние было престижным. Таким
образом, высокое качество вашей одежды
– это неявное указание на ваше личное
благосостояние, что улучшает ваш имидж.
Деловой набор.
Для деловой женщины незаменимым
предметом должен стать атташе-кейс.
Кожаный телесно-коричневый, простой,
без ярких металлических украшений.
Если женщина пользуется дамской
сумочкой, то уж, конечно, кожаной и
очень высокого качества (внутри сумочки
должен быть полный порядок: ужасное впечатление
на мужчину производит бедлам, который
он случайно увидит в открываемой женщиной
сумочке). Бумажник и кошелек желательны
одного цвета без узоров.
Всегда при себе должны быть ручка и карандаш,
причем желательно, чтобы ручка была с
надежным золотым или позолоченным пером.
Никогда не пишите дешевыми ручками и
огрызками карандаша: эта на первый взгляд
мелкая деталь может навсегда испортить
ваш имидж.
При выборе одежды очень важно правильно
подобрать основной цвет и гармонирующие
цвета отделок, дополнений и аксессуаров.
Когда цвета соприкасаются между собой,
они взаимно влияют друг на друга и производят
соответствующее впечатление: благоприятное
– если цвета гармонируют, и не благоприятное
– если цвета не сочетаются.
2.3.
ТЕХНИКА ОБЩЕНИЯ
ПО ТЕЛЕФОНУ
Снимайте трубку не позже четвертого
звонка. Это одно из правил
хорошего тона. Подняв трубку, назовите
свое учреждение, отдел и вашу
должность. Отвечая на звонок нужно
всегда представляться. Люди хотят знать,
с кем они разговаривают. В вашем голосе
должна звучать заинтересованность. Не
давайте выхода своим отрицательным эмоциям.
Ваш собеседник не виноват в том, что, возможно,
за пару минут до этого вы имели с кем-либо
неприятный разговор или у вас личные
проблемы.
- Если вам
необходимо прервать разговор, чтобы ответить
на другой звонок, попросите у вашего собеседника
разрешения сделать это.
- Добейтесь
того, чтобы в вашем голосе «звучала» улыбка.
Это очень просто: улыбнитесь самой себе,
когда снимаете трубку. Ваш голос должен
звучать дружелюбно.
- Договариваясь
о следующем телефонном разговоре, следует
уточнить, какое время удобно для собеседника.
- Если вам
задали вопрос, ответа на который вы не
знаете, то лучший ответ звучит примерно
так: «Хороший вопрос. Разрешите уточнить
для вас и перезвонить?»
Трубку снимают левой рукой,
чтобы правой можно было записать
передаваемую информацию. Недалеко
от телефонного аппарата всегда
под руками должны быть телефонный
блокнот для записи сообщений и ручка.
Обязательно
надо записать:
- Дату и время
звонка;
- Фамилию,
имя, отчество и должность звонившего;
- Суть сообщения;
- По какому
номеру перезвонить и когда.
Типичные
ошибки при телефонном
общении:
- Неготовность
вести диалог;
- Недружелюбие,
сухость в общении;
- Подчеркнутая
краткость, граничащая с невежливостью;
- Нетерпение;
- Желание быстрее
закончить разговор и положить трубку;
- Отсутствие
обращения к собеседнику по имени-отчеству;
- Недостаточное
участие в проблемах собеседника;
- Долгие паузы,
связанные с поиском документов.
Существуют выражения, которых
следует избегать при телефонных
разговорах, чтобы о вашем учреждении
не сложилось превратного представления.
- я
не знаю
- мы
не сможем этого сделать
- вы
должны….
- подождите
секунду, я скоро вернусь
- нет
10
телефонных грехов:
- конкретная
цель разговора неясна самому звонящему
- неудобное
для собеседника время звонка
- долгий поиск
номера абонента (при отсутствии систематических
записей)
- звонок без
предварительной подготовки необходимых
материалов
- предварительно
не записаны план разговора и ключевые
слова
- собеседнику
не сообщается цель разговора
- импровизация
вместо того, чтобы действовать по плану
- длинные монологи,
не дающие возможности собеседнику высказаться
- не ведется
запись основных результатов делового
разговора
- неконкретные
договоренности
2.4.
ОРГАНИЗАЦИЯ СОВЕЩАНИЙ
Для успешного проведения, плодотворной
работы его участников и оперативного
обсуждения вопросов большое
значение имеют своевременная
подготовка, размножение и рассылка участникам
документов. Все предполагаемые к совещанию
документы должны быть собраны не менее
чем за 48 часов и размножены о разосланы
за 24 часа до совещания.
В случае участия в совещании
иногородних лиц не менее важным
является процедура размещения участников.
Обычно этим занимаются административно-хозяйственные
службы.
В подготовительный этап также
входит и забота о транспортном
обеспечении участников. Заканчивается
этот этап подготовкой помещения
для проведения совещания и его техническим
оснащением. Необходимость демонстративных
средств выясняется заранее.
При проведении совещания с
ограниченным числом участников
секретарь
встречает
их перед входом в помещение, где
будет проходить совещание, приветствует
каждого и приглашает пройти на совещание.
Участники совещания регистрируются.
Одновременно с регистрацией
желательно проводить и проставление
отметок на командировочных удостоверениях.
При регистрации участникам выдаются,
если не были ранее разосланы,
размноженные для них документы. Также
могут выдаваться канцелярские принадлежности,
что предусматривается заранее и закладывается
в смету совещания.
В перерыве могут быть организованы
кофе-паузы, когда участникам
предлагаются чай, кофе и т.д.,
а также выставка-продажа литературы.
2.5.
ПРИЕМ ПОСЕТИТЕЛЕЙ
2.5.1.
ПРИЕМ СОТРУДНИКОВ
Организуя прием
сотрудников своего
предприятия по текущим
вопросам, секретарь должен очень хорошо
знать структуру предприятия, иметь представление
о его деятельности, знать распределение
обязанностей и вопросов между руководящими
работниками.
Секретарь должен довести до
сведения всех сотрудников предприятия
часы приема по текущим вопросам.
Он должен хорошо знать сотрудников,
которые имеют доступ к руководителю
в любое время.
Очень часто посетители идут
на прием к руководителю по
вопросам, которые могут быть
решены другими сотрудниками. Секретарь
должен направить посетителя
к лицу, наиболее компетентному
в решении того или иного
вопроса.
Во время проведения приемов
всех видов секретарь сам отвечает на
все телефонные звонки и переадресует
их заместителям руководителя. Телефон
руководителя во время приема должен быть
подключен только в чрезвычайных обстоятельствах.
В противном случае беседа может затянуться,
так как изложение посетителем вопроса
будет неоднократно прерываться разговором
руководителя по телефону. Не следует
также во время приема пропускать в кабинет
руководителя других сотрудников, не имеющих
отношение к приему. В таких ситуациях
их следует направлять к заместителям
руководителя или называть время, когда
руководитель освободится и сможет их
принять.
По окончании беседы и принятия
решения руководитель записывает
сам или поручает секретарю
сделать запись о результатах
беседы в соответствующем журнале.
2.5.2.
ПРИЕМ ПОСЕТИТЕЛЕЙ
ИЗ ДРУГИХ ОРГАНИЗАЦИЙ
Прием посетителей из других
организаций должен быть заранее
подготовлен секретарем. Время приема
должно быть согласовано и
удобно как для посетителя, так
и для руководителя. Секретарь
должен заранее поставить в известность
руководителя о вопросе, который будет
решаться во время встречи.
В ряде организаций, особенно
государственных, принята практика
предварительной записи посетителей
в специальный журнал, в котором
указывают: Ф.И.О., должность посетителя,
организацию, телефон, вопрос, который
подлежит обсуждению, дату и время приема.
Если посетитель пришел без
предварительной договоренности, секретарь
вправе сам решить: доложить о
нем руководителю немедленно
или записать на прием. Если
после доклада руководителю о
посетителе получен отказ в
его приеме, секретарь должен
предложить посетителю переговорить
с заместителями руководителя или другим
компетентным работником предприятия,
обращаясь к нему следующим образом: «Вы
не пробовали решить этот вопрос с…».
Если посетителя такое предложение не
устраивает, секретарь сообщает ему дату
и время, когда его примет руководитель.
Если руководитель, к которому
приглашался посетитель, отсутствует,
необходимо, чтобы посетителя принял
другой компетентный сотрудник.
Секретарь должен в такой ситуации
извиниться за отсутствие руководителя
и объяснить причину его отсутствия.
Следует помнить, что вторичный вызов
посетителя является фактически проявлением
невнимательности и неуважения к нему.