Этическое поведение секретаря

1. не появляйтесь на работе в сверхмодной вещи: порой мода может быть однодневкой и подведет вас.
2. не приходите на работу в одежде, подчеркивающей только вашу женскую привлекательность, чтобы не предлагать окружающим в первую очередь.....увы, не свой ум.
3. не носите брюки, если имеете дело с мужчинами.
4. мужской стиль одежды для женщины противопоказан.
5. оставьте женскую сумку, когда можно взять атташе-кейс.
6. не позволяйте моде диктовать длину вашей юбки в деловом костюме.
7. не снимайте жакет на работе.
8. не носите очков в ультрамодной оправе и с сильно затемненными стеклами.
9. одежду для работы покупайте с особой тщательностью.

Всегда:

1. надевайте в рабочие часы костюм с юбкой.
2. шейте новый костюм с учетом специфики работы.
3. носите простые туфли на среднем каблуке (4 см).
4. надевайте чулки телесного цвета.
5. носите пальто и плащ, закрывающие юбку или платье.
6. на выезде (в выходные дни) надевайте спортивную одежду хорошего качества.
7. прежде чем одеться, подумайте, с кем придется встречаться и что нужно будет сделать.

     Модельеры обратили внимание, что  женщины, потерпевшие фиаско на  службе, допускали ошибки не только  в делах, но и в подборе гардероба. Вот они, враги безупречного имиджа:

• слепое повиновение капризам моды;
• преувеличенная оценка и подчеркивание своих женских достоинств;
• злоупотребление атрибутами мужской одежды (темный цвет брючного костюма; сорочка мужского фасона; обувь без каблука; мужская стрижка);
• недостаточное внимание к аксессуарам;
• неухоженный внешний вид (волосы, кожа, одежда, обувь).

     Вовсе не обязательно рабски  следовать моде, нужно сосредоточиться  на том, что вам лично подходит  и соответствует вашему собственному характеру и образу жизни. Хотя умение подать себя – только один из факторов общего профессионализма, но фактор немаловажный. Умение подать себя позволит вам выглядеть более привлекательно.

     Важным фактором, особенно в определенной  среде, является стоимость одежды. Одежда – это символ определенного уровня благосостояния, а ведь еще со времен каменного века материальное благосостояние было престижным. Таким образом, высокое качество вашей одежды – это неявное указание на ваше личное благосостояние, что улучшает ваш имидж.

     Деловой набор.

     Для деловой женщины незаменимым  предметом должен стать атташе-кейс. Кожаный телесно-коричневый, простой,  без ярких металлических украшений.  Если женщина пользуется дамской  сумочкой, то уж, конечно, кожаной и очень высокого качества (внутри сумочки должен быть полный порядок: ужасное впечатление на мужчину производит бедлам, который он случайно увидит в открываемой женщиной сумочке). Бумажник и кошелек желательны одного цвета без узоров.

     Всегда при себе должны быть ручка и карандаш, причем желательно, чтобы ручка была с надежным золотым или позолоченным пером. Никогда не пишите дешевыми ручками и огрызками карандаша: эта на первый взгляд мелкая деталь может навсегда испортить ваш имидж.

    При выборе одежды очень важно правильно подобрать основной цвет и гармонирующие цвета отделок, дополнений и аксессуаров. Когда цвета соприкасаются между собой, они взаимно влияют друг на друга и производят соответствующее впечатление: благоприятное – если цвета гармонируют, и не благоприятное – если цвета не сочетаются.  

2.3. ТЕХНИКА ОБЩЕНИЯ  ПО ТЕЛЕФОНУ 

     Снимайте трубку не позже четвертого  звонка. Это одно из правил  хорошего тона. Подняв трубку, назовите  свое учреждение, отдел и вашу  должность. Отвечая на звонок нужно всегда представляться. Люди хотят знать, с кем они разговаривают. В вашем голосе должна звучать заинтересованность. Не давайте выхода своим отрицательным эмоциям. Ваш собеседник не виноват в том, что, возможно, за пару минут до этого вы имели с кем-либо неприятный разговор или у вас личные проблемы.

• Если вам необходимо прервать разговор, чтобы ответить на другой звонок, попросите у вашего собеседника разрешения сделать это.
• Добейтесь того, чтобы в вашем голосе «звучала» улыбка. Это очень просто: улыбнитесь самой себе, когда снимаете трубку. Ваш голос должен звучать дружелюбно.
• Договариваясь о следующем телефонном разговоре, следует уточнить, какое время удобно для собеседника.
• Если вам задали вопрос, ответа на который вы не знаете, то лучший ответ звучит примерно так: «Хороший вопрос. Разрешите уточнить для вас и перезвонить?»

     Трубку снимают левой рукой,  чтобы правой можно было записать  передаваемую информацию. Недалеко  от телефонного аппарата всегда  под руками должны быть телефонный  блокнот для записи сообщений и ручка.

Обязательно надо записать:

• Дату и время звонка;
• Фамилию, имя, отчество и должность звонившего;
• Суть сообщения;
• По какому номеру перезвонить и когда.

Типичные  ошибки при телефонном общении:

• Неготовность вести диалог;
• Недружелюбие, сухость в общении;
• Подчеркнутая краткость, граничащая с невежливостью;
• Нетерпение;
• Желание быстрее закончить разговор и положить трубку;
• Отсутствие обращения к собеседнику по имени-отчеству;
• Недостаточное участие в проблемах собеседника;
• Долгие паузы, связанные с поиском документов.

     Существуют выражения, которых  следует избегать при телефонных разговорах, чтобы о вашем учреждении не сложилось превратного представления.

1. я не знаю
2. мы не сможем этого сделать
3. вы должны….
4. подождите секунду, я скоро вернусь
5. нет

10 телефонных грехов:

1. конкретная цель разговора неясна самому звонящему
2. неудобное для собеседника время звонка
3. долгий поиск номера абонента (при отсутствии систематических записей)
4. звонок без предварительной подготовки необходимых материалов
5. предварительно не записаны план разговора и ключевые слова
6. собеседнику не сообщается цель разговора
7. импровизация вместо того, чтобы действовать по плану
8. длинные монологи, не дающие возможности собеседнику высказаться
9. не ведется запись основных результатов делового разговора
10. неконкретные договоренности

2.4. ОРГАНИЗАЦИЯ СОВЕЩАНИЙ 

     Для успешного проведения, плодотворной  работы его участников и оперативного  обсуждения вопросов большое  значение имеют своевременная  подготовка, размножение и рассылка участникам документов. Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены о разосланы за 24 часа до совещания.

     В случае участия в совещании  иногородних лиц не менее важным  является процедура размещения участников. Обычно этим занимаются административно-хозяйственные службы.

     В подготовительный этап также  входит и забота о транспортном  обеспечении участников. Заканчивается  этот этап подготовкой помещения  для проведения совещания и его техническим оснащением. Необходимость демонстративных средств выясняется заранее.

     При проведении совещания с  ограниченным числом участников  секретарь  

встречает их перед входом в помещение, где  будет проходить совещание, приветствует каждого и приглашает пройти на совещание.

     Участники совещания регистрируются. Одновременно с регистрацией  желательно проводить и проставление  отметок на командировочных удостоверениях. При регистрации участникам выдаются, если не были ранее разосланы,  размноженные для них документы. Также могут выдаваться канцелярские принадлежности, что предусматривается заранее и закладывается в смету совещания.

     В перерыве могут быть организованы  кофе-паузы, когда участникам  предлагаются чай, кофе и т.д., а также выставка-продажа литературы. 

2.5. ПРИЕМ ПОСЕТИТЕЛЕЙ 

2.5.1. ПРИЕМ СОТРУДНИКОВ 

     Организуя прием сотрудников своего предприятия по текущим вопросам, секретарь должен очень хорошо знать структуру предприятия, иметь представление о его деятельности, знать распределение обязанностей и вопросов между руководящими работниками.

     Секретарь должен довести до  сведения всех сотрудников предприятия  часы приема по текущим вопросам. Он должен хорошо знать сотрудников,  которые имеют доступ к руководителю  в любое время.

     Очень часто посетители идут  на прием к руководителю по  вопросам, которые могут быть  решены другими сотрудниками. Секретарь  должен направить посетителя  к лицу, наиболее компетентному  в решении того или иного  вопроса.

     Во время проведения приемов  всех видов секретарь сам отвечает на все  телефонные звонки и переадресует их заместителям руководителя. Телефон руководителя во время приема должен быть подключен только в чрезвычайных обстоятельствах. В противном случае беседа может затянуться, так как изложение посетителем вопроса будет неоднократно прерываться разговором руководителя по телефону. Не следует также во время приема пропускать в кабинет руководителя других сотрудников, не имеющих отношение к приему. В таких ситуациях их следует направлять к заместителям руководителя или называть время, когда руководитель освободится и сможет их принять.

     По окончании беседы и принятия  решения руководитель записывает  сам или поручает секретарю  сделать запись о результатах  беседы в соответствующем журнале. 

2.5.2. ПРИЕМ ПОСЕТИТЕЛЕЙ  ИЗ ДРУГИХ ОРГАНИЗАЦИЙ 

     Прием посетителей из других  организаций должен быть заранее  подготовлен секретарем. Время приема  должно быть согласовано и  удобно как для посетителя, так  и для руководителя. Секретарь  должен заранее поставить в известность руководителя о вопросе, который будет решаться во время встречи.

     В ряде организаций, особенно  государственных, принята практика  предварительной записи посетителей  в специальный журнал, в котором  указывают: Ф.И.О., должность посетителя, организацию, телефон, вопрос, который подлежит обсуждению, дату и время приема.

     Если посетитель пришел без  предварительной договоренности, секретарь  вправе сам решить: доложить о  нем руководителю немедленно  или записать на прием. Если  после доклада руководителю о  посетителе получен отказ в  его приеме, секретарь должен  предложить посетителю переговорить с заместителями руководителя или другим компетентным работником предприятия, обращаясь к нему следующим образом: «Вы не пробовали решить этот вопрос с…». Если посетителя такое предложение не устраивает, секретарь сообщает ему дату и время, когда его примет руководитель.

     Если руководитель, к которому  приглашался посетитель, отсутствует,  необходимо, чтобы посетителя принял  другой компетентный сотрудник.  Секретарь должен в такой ситуации  извиниться за отсутствие руководителя  и объяснить причину его отсутствия. Следует помнить, что вторичный вызов посетителя является фактически проявлением невнимательности и неуважения  к нему.